Как заставить персонал соблюдать порядок на рабочем месте?
“Черные метки” и разноцветные стикеры — таков неполный перечень инструментов, которыми пользуются современные компании, чтобы приучить сотрудников содержать в порядке рабочие места. Эффект таких затей — экономия на мебели. При этом чистота на столах не гарантирует, что повысится производительность труда. Современная мебель.
В августе этого года в офисах металлургической компании “Русал” провели акцию “Русал” — остров сокровищ“. Под “сокровищами” подразумевали оставленные без присмотра документы, которые сотрудникам надлежало защищать от “пиратов” — рабочей группы во главе с представителями дирекции по персоналу, ежедневно обходившей офис. Если им на глаза попадался безнадзорный документ, они изымали его и запечатывали в полиэтиленовый пакет. На столе сотрудника оставляли “черную метку”. Руководитель подразделения, в котором сотрудник набирал более 10 меток, приглашался для объяснений к руководству. А изъятые “сокровища” можно было забрать на следующий день в отделе документационного обеспечения.
“Цель акции — формирование у персонала культуры работы с конфиденциальными документами, а также развитие навыков эффективной работы по систематизации документов, — говорит Виктория Петрова, директор по персоналу «Русала». — И конечно, мы хотели получить чистый офис, где столы не захламлены макулатурой”. В ноябре на столах сотрудников в конце рабочего дня не оставалось ни одного документа, а все ненужные бумаги отправлялись в корзину. “Кроме того, мы получили хоть и небольшой, но экономический эффект: нам не пришлось заказывать дорогие офисные шкафы для хранения лишних бумаг”, — отмечает Петрова.
В компании считают, что организация подобных мероприятий помогает “реализации концепции корпоративной системы документационного обеспечения управления”. “Мы руководствовались пониманием того, что лучше, как говорится, предупредить, чем исправлять”, — поясняет Петрова.
Кто первым сел
“Русал” не единственная компания, предлагающая своим сотрудникам игры, цель которых — чистота рабочего места. “Вместе с переездом в новый офис в конце 2004 г. в IBM в Москве изменились и внутренние правила работы ее сотрудников, — рассказывает Кирилл Корнильев, генеральный директор IBM East Europe/Asia. — Теперь у подавляющего числа сотрудников нет своего постоянного рабочего места. Это означает, что личные вещи и необходимые для работы документы хранятся в индивидуальных шкафах, а после прихода в офис сотрудник может занять любое рабочее место. По завершении работы рабочее место должно остаться чистым и все вещи убраны обратно”. “Этот метод называется «мобильный офис», и он сегодня довольно моден в Москве, — утверждает Нина Серегина, руководитель IT-отдела компании 3R Recruitment Company. — Метод помогает держать рабочее место в порядке и чистоте: никаких личных вещей и оформления в своем собственном стиле”. “Он повышает организованность сотрудников, помогает им оптимально использовать бумажные документы, — говорит Корнильев. — Кроме того, сотрудники получают возможность более активно общаться и узнавать своих коллег, что особенно важно в динамично развивающейся компании”. Впрочем, не везде в борьбе за чистоту ограничиваются играми. “Во многих компаниях начальники подразделений время от времени лично проходят по офису и смахивают горы бумаг и игрушек-талисманов в мусорную корзину”, — уверяет Елена Егорова, директор департамента продаж и развития консалтингового агентства Penny Lane Personnel.
По ее словам, чаще всего за беспорядок на столе работники отделываются устным выговором, однако бывает, что их и штрафуют. “По Трудовому кодексу денежные штрафы запрещены, но в компаниях с серыми схемами выдачи зарплат доказать, что тебя оштрафовали, зачастую невозможно, — размышляет Егорова. — Я знаю случаи, когда в учреждениях с белыми схемами за неопрятный стол не продлевали бесплатный абонемент в фитнес-клуб, не платили обещанные надбавки «за бензин» или не оплачивали обслуживание мобильного корпоративного телефона”.
Игра в ящик
В 2001 г. сотрудники кадрового агентства Exclusive Personnel, придя на работу после выходных, обнаружили, что у рабочих столов демонтировали ящики. “Это были радикальные меры, но мы вынуждены были на них пойти после того, как ряд важных документов были залиты кофе, резюме кандидатов терялись, а затем спустя месяц их находили в ящиках столов сотрудников, — поясняет Александр Казаков, замгендиректора компании. — После этого сотрудникам ничего больше не оставалось, как все документы в конце дня возвращать на место — в шкафы с документацией”.
“Для работодателя существуют лишь две причины, чтобы следить за порядком на рабочих столах подчиненных: сохранение секретности в случаях, когда речь идет о лежащих без присмотра важных документах, и сохранение положительной репутации компании в случае, если речь идет о клиентском бизнесе”, — уверена Егорова из Penny Lane Personnel.
Впрочем, стимулы к тому, чтобы содержать стол в порядке, есть и у работников. “Лет семь назад Дювейн Паддик, известный британский тренер по управлению временем, — вспоминает Ирина Лихова, директор по управлению персоналом компании «Мегафон», — очень помогла организовать пространство рабочего стола”. Паддик вытряхнула содержимое ящиков и предложила разобрать документы на три группы. Первая — те, по которым ведутся проекты в данный момент, вторая — справочная информация, к которой необходимо обращаться время от времени, и третья — архив. Систематизация происходила с помощью стикеров зеленого, красного и желтого цветов, а то, что не попало в эти категории, было отправлено в корзину.
“Дело заняло все выходные, однако в итоге возникло очень ясное ощущение того, что дела под контролем, и уровень стресса значительно снизился, — говорит Лихова. — Конечно, я не самый организованный человек в мире, но теперь я точно знаю, что когда работаешь за чистым столом — это действительно позитивно влияет на качество работы”. В “Мегафоне” нет жестких требований к соблюдению правила “чистых столов”, но своим опытом Лихова делится с сотрудниками компании.
Выход в пространство
“Но, на мой взгляд, к организации рабочего места нужно подходить индивидуально, так как для определенного типа сотрудников небольшой беспорядок на столе является неотъемлемым условием качественного выполнения работы. Для них некоторый внешний хаос не только не мешает работе, но, наоборот, создает предпосылки для ее качественного выполнения, — отмечает Серегина из 3R Recruitment Company. — Хотя есть и другой тип, для которого беспорядок на столе отражает беспорядок мыслей в его голове. Это должны учитывать HR-специалисты, обязанность которых — обеспечить комфортную психологическую атмосферу в коллективе”.
“Порядок и беспорядок — понятия субъективные, — размышляет Вера Александрова, руководитель направления «Тестирование, оценка и аудит персонала» компании «Анкор». — Неопрятная, с точки зрения начальника, гора документов на рабочем столе может оказаться необходима работнику для выполнения сложного задания, и нарушение положения бумаг порой способно провалить его проект. Легкомысленные на первый взгляд семейные фото или какие-нибудь мишки-зайчики на рабочем месте могут снимать стресс и тем самым помогать поддерживать работоспособность долгое время. По большому счету, рабочее место — это территория, которую человек инстинктивно обустраивает по-своему, говоря тем самым окружающим: это мое”. “Нарушать эту гармонию я бы советовала лишь в случае крайней необходимости: если речь идет о работе с важными документами ограниченного доступа либо в представительских офисах, где клиенты по рабочему столу судят о компании в целом. Впрочем, возможно, «рабочий беспорядок» на столе нужно еще заслужить. Требования кадровика к новому сотруднику держать свой рабочий стол в идеальном порядке я бы даже рекомендовала”, — говорит Александрова.
Михаил Малыхин
подходим к задаче с умом
Как показали исследования, из-за беспорядка человек каждый день теряет около часа своего времени – вы, наверное, не раз слышали эту мотивирующую «страшилку». Не говоря уже о том, что хаос просто действует на нервы: вроде бы все под рукой, но постоянно приходится что-то искать. Поддержание чистоты на рабочем месте – это действительно важно, но не так просто, как кажется. Задача вроде бы несложная, но миссию проваливали даже крупные компании, руководство которых одержимо порядком и готово вкладывать в это немалые деньги.
Цели
Прежде чем начать укрощение созданного вами хаоса, ответьте себе на простой вопрос: зачем? Чего вы хотите добиться в результате?
Мысль отлично сформулировала Мари Кондо: «Цель уборки – возврат к естественному спокойному состоянию».
Мы наводим чистоту не ради чистоты, а ради внутренней гармонии. На рабочем месте человеку должно быть спокойно и комфортно. Что для этого нужно?
- Чистое информационное пространство.
Офисные сотрудники, как правило, работают с информацией. Чем больше и разнообразнее информационный поток, тем сложнее человеку выполнить поставленную перед ним задачу. Поэтому оставлять все рабочие документы на виду или увешивать монитор множеством стикеров с напоминаниями – неудачная тактика. То же касается всплывающих уведомлений из мессенджеров или электронной почты.
- Отсутствие вещей, мешающих сосредоточиться или стесняющих движения.
Во-первых, для работы нужно свободное рабочее поле. Если, чтобы подписать документ формата А4, вам приходится сжиматься в комок и отодвигать локтем мешающие предметы, то ваше рабочее место требует реорганизации.
Во-вторых, личное не должно мешать рабочему. Рамки с семейными фотографиями и сувениры, привезенные из отпуска, не дают полноценно сосредоточиться – это факт. Даже если мы этого не замечаем, мозг все равно фиксирует образы и тратит ресурсы на их обработку, ведь семья и отдых – это понятия из категории «Важное».
С чего начать?
Если вы будете просто переставлять предметы на рабочем столе, стараясь их эффективно сгруппировать, вы точно потеряете тот самый пресловутый час. Действовать нужно по-другому.
Задача – полностью освободить и очистить рабочее место. Ваши цели:
- чистота предметов;
- визуальная чистота;
- чистота информационного поля.
Это значит, что для начала нужно убрать со стола и из тумбочки абсолютно все. Переложите вещи в большую коробку, на стул, соседний стол.
Теперь возьмите влажную тряпку или специальные салфетки и тщательно протрите монитор, клавиатуру, мышку, столешницу, тумбочку (изнутри и снаружи).
Не забудьте поставить рядом мусорную корзину – в нее наверняка полетит все ненужное еще на подготовительном этапе.
Расставляем все нужное по местам
Прежде всего возвращаем на стол монитор, клавиатуру и мышку. Расположите их с учетом того, что экран должен быть на расстоянии 45–50 см от глаз, а устройства ввода не должны заставлять вас горбиться.
А теперь – время остановиться и подумать. Что еще нужно вам для работы?
- Канцелярия. Если у вас 10 шариковых ручек, оставьте одну. Несколько карандашей и точилка? Заточите один карандаш и положите точилку в ящик тумбочки. Ластик? Если он вам нужен, то его место рядом с карандашом. Словом, оставьте на столе все канцелярские принадлежности, которые вы используете каждый день, но в одном экземпляре. Это могут быть ножницы, корректирующая жидкость, цветные маркеры, скрепки. Сложите их в стакан или органайзер, а остальное – в пенал или коробку. С лишними предметами разберемся потом.
- Инструменты. Устройства, занимающие много места, лучше не хранить на столе. Дырокол и печати вы, скорее всего, не используете каждый час – их можно держать в тумбочке. А вот маленький степлер не помешает – его оставляем в настольном органайзере. Место для калькулятора определяем с учетом характера труда: если он используется постоянно, то стоит держать его на рабочем столе.
- Телефон. Само собой, средство связи должно быть рядом. Если телефон стационарный, то поставьте его так, чтобы при снятии трубки кабель не задевал другие предметы.
- Ежедневник, планер. Журнал с планом работы обычно кладут в левый угол стола – там он не будет мешать, но будет всегда под рукой.
- Лампа. Если вам нужна настольная лампа, то располагайте ее с учетом своих особенностей (для правшей – слева, для левшей – справа). Не цепляйте на нее лишние предметы!
После этого останется разобраться с хранением рабочих материалов – и наведение порядка на столе можно будет считать завершенным.
Реорганизация тумбочки
В офисной тумбочке чаще всего три ящика. Каждый из них стоит использовать для хранения определенной категории предметов.
Верхний ящик – то, что мы используем чаще раза в неделю. Это могут быть:
- печати,
- дырокол,
- ножницы,
- точилка,
- стикеры,
- салфетки для офисной техники,
- скрепки.
Средний ящик – запасные материалы и то, что используется редко:
- новая канцелярия «про запас» – блокноты, стикеры, бумага и т. д.;
- запасные ручки, карандаши и маркеры, которые вы убрали со стола.
Укомплектовывая второй ящик, вам придется разобраться с теми предметами, которым не нашлось места на столе на предыдущем этапе:
- Все засохшие ручки и маркеры, «огрызки» карандашей, исписанные бумажки и грязные ластики безжалостно выбрасывайте – они точно больше не пригодятся.
- Пригодную к использованию канцелярию сложите в пенал или небольшую коробку (это важно!) и отправьте в средний ящик.
Нижний ящик – личное:
- бумажные платочки;
- влажные салфетки;
- чай, кофе, сахар;
- кружка;
- лекарства;
- косметика.
По поводу кружки может разразиться буря негодования: мало кто готов смириться с ее отсутствием на столе. Что ж, если она вам не мешает, оставьте под рукой, но не забывайте держать в чистоте.
Разбираем бумаги
Наведение порядка в бумагах – скользкая тема, потому что здесь трудно дать общие советы. Все зависит от того, как устроена ваша работа.
Главное, что стоит помнить при разборе бумаг: ваша цель – упорядочить рабочие процессы.
Три главных совета, которые подойдут почти всем:
- Купите органайзер под свои нужды. Документы в любом случае нужно разделить на группы. Например, требующие немедленного внимания, несрочные, отчетные, архивные и те, которые нужно куда-либо отправить.
- Храните документы вертикально, а не в стопках. Лучше всего использовать разноцветные папки и располагать их в органайзере с вертикальными секциями, чтобы было видно «корешки».
- Устройте «буферную зону». При организации чего-либо сложно обойтись без папки «Разное». Заведите себе ящик, корзину или коробку, куда будут попадать все бумаги или предметы, с которыми вы еще не разобрались. И заведите правило: разбирать эту коробку раз в день или раз в неделю.
Новенький компьютер
Не забудьте, что у вас есть еще один рабочий стол – на экране монитора.
- Создайте несколько папок и распределите электронные документы по тому же принципу, что и бумажные. Не забудьте сделать «буферную» папку.
- Уберите с рабочего стола ярлыки программ, которыми вы не пользуетесь.
- Если в качестве обоев стоит личная фотография – вы уже знаете, что это плохая идея. Выберите что-нибудь нейтральное, без ярких цветов, сильного контраста и мешанины форм.
- Закройте ненужные вкладки в браузере.
Не переборщите
Погрузившись в процесс наведения порядка, не стоит забывать и о том, что фанатичный подход в этом вопросе никогда еще себя не оправдывал. Компании, в которых руководство строго следит за «стерильной» чистотой рабочих мест и отсутствием на столах у сотрудников личных вещей, не показывают впечатляющих результатов. Наоборот, при введении таких порядков производительность офисных работников падает примерно на 15%.
Психологи рекомендуют в рабочем пространстве найти место для предметов, которые будут действовать на вас умиротворяюще. Это может быть растение в небольшом горшке, настольная табличка с мотивирующей надписью, какая-нибудь статуэтка, не перенасыщенная деталями, или мягкая подушка на офисном стуле. Главное – выбрать вещь, которая не будет перетягивать на себя ваше внимание.
Чтобы бардак не вернулся
Главный секрет противостояния хаосу на рабочем месте – выбросить лишнее и не обрастать новым. Мы порой недооцениваем тот колоссальный процент эмоциональных ресурсов, который уходит на привязанность к бесполезным вещам.
В одном из университетов США было проведено интересное исследование. В группе людей каждому вручили чашку и попросили некоторое время подержать ее в руках. Затем объявили, что чашки станут лотами аукциона, в котором примут участие испытуемые. Эксперимент показал: чем дольше человек держал чашку в руках, тем большую сумму он готов за нее заплатить. И это притом, что до этого чашка не была ему нужна.
Соблюдение порядка должно быть осознанным процессом. Анализируйте то, что вы видите перед собой, и убирайте вещи, которые создают хаос. Уходя из офиса в конце дня, окиньте взглядом стол и задайте себе вопрос: что из этого завтра помешает мне сосредоточиться?
Приказ о соблюдении чистоты на рабочем месте. Бланк и образец 2020 года
Порядок на рабочем месте повышает производительность труда сотрудников, улучшает дисциплину. Для его достижения можно закрепить соответствующие обязанности работников в локальных актах. В частности, рекомендуется издать приказ о соблюдении чистоты на рабочем месте.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о соблюдении чистоты на рабочем месте .docСкачать образец приказа о соблюдении чистоты на рабочем месте .doc
Методы наведения порядка
Первый шаг на пути к чистоте – это определение причин беспорядка. Они могут быть следующими:
- Сотруднику не выдали всю нужную канцелярию. К примеру, у него есть ручки, ластики, карандаши, канцелярские ножи. Однако нет органайзера для них. А потому все мелочи валяются по всему столу.
- Нет реального контроля за чистотой. Проблемы с дисциплиной возникают тогда, когда нет локального акта, регламентирующего необходимость соблюдения порядка. Работники не ознакомлены с правилами поведения, а потому они не соблюдают их. Аналогичная проблема возникает и тогда, когда отсутствует реальный контроль за чистотой.
- Перегруженность. Если сотрудники ежедневно работают над разными задачами, которые требуют постоянного внимания, на столе неизбежно будет беспорядок.
Часто беспорядок не просто снижает дисциплину, но и замедляет работу. К примеру, велик риск потери важного документа, срыва переговоров.
Как обязать сотрудников соблюдать чистоту
Для того чтобы обязать сотрудников соблюдать чистоту, нужно закрепить соответствующие требования в нормативных актах. Работников нужно обязательно ознакомить с изданным распоряжением. Очевидно, что трудящиеся будут соблюдать требования только при наличии этих обстоятельств:
- Соблюдение чистоты регулярно контролируется.
- За несоблюдение правил сотрудника привлекают к ответственности.
Рекомендуется зафиксировать в локальных актах, что именно должен делать работник для соблюдения чистоты.
Ответственность за несоблюдение чистоты
ТК не регламентирует привлечение сотрудника к ответственности за беспорядок на рабочем месте. Это не может быть основанием для увольнения. Наиболее оптимальный инструмент для привлечения к ответственности – депремирование. Сотрудник будет знать, что за несоблюдение правил чистоты он лишится части премии. Эта форма санкций не вызовет вопросы со стороны проверяющих.
Однако просто взять и лишить премии одного сотрудника нельзя. Должны быть основания. В частности, предварительно требуется издать соответствующий приказ и ознакомить с ним сотрудника. Если работник не ознакомлен с распоряжением, он не обязан его соблюдать.
К СВЕДЕНИЮ! Требования, касающиеся чистоты на рабочем месте, можно также зафиксировать в должностной инструкции, коллективном договоре, во внутренних положениях фирмы.
Образец
Приказ №67-Р
г. Новосибирск
9 сентября 2021 года
О соблюдении чистоты на рабочем месте
Из-за несоблюдения норм чистоты снижается эффективность работы и нарушается дисциплина труда. В связи с этим
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Замдиректора Лескову О.О. усилить контроль за соблюдением чистоты на рабочем месте.
2. Запретить сотрудникам ООО «Утепление балконов» принимать пищу за пределами специально оборудованной обеденной зоны.
3. Обязать работников держать свое место в чистоте, складывать всю канцелярию в органайзеры.
4. Все документы раскладывать по соответствующим папкам в конце каждого рабочего дня.
5. Замдиректора Лескову О.О. ознакомить с настоящим приказом всех сотрудников ООО «Утепление балконов».
6. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
Руководитель (подпись) Ольхов К.А.
С приказом ознакомлен:
Замдиректора (подпись) Лесков О.О.
Как навести порядок на рабочем месте: лучшие способы
Если на столе из-за обилия бумаг, папок и других мелочей невозможно найти свободного места, стоит задуматься о том, как навести порядок на рабочем месте. Ведь хаос не только отвлекает и не даёт сконцентрироваться на важных задачах, но и в разы снижает работоспособность, повышая стресс.
Размусоривание
Главная причина хаоса на рабочем столе — вовремя не убранные (или не выброшенные) бумаги. Именно поэтому начать уборку следует с разбора и сортировки. В мусор немедленно должны отправиться все документы, справки, счета и другие бумаги, срок хранения которых давно истёк. Туда же нужно определить сломанную канцелярию, старые записные книжки и неактуальные визитки.
Следующим этапом станет анализ всего, что осталось на столе после «зачистки». То, что используется каждый день, оставляем на поверхности либо убираем в самый верхний ящик, а остальное раскладываем по полкам.
Система хранения
Качественные органайзеры — прекрасное решение проблемы хаоса на рабочем столе. Всевозможные лотки, контейнеры и стойки позволят рассортировать бумаги по степени важности и срочности, а подставка для карандашей и ручек — быстро найти то, что нужно в данный момент.
Немаловажную роль играет небольшая ёмкость для разных мелочей — записок, скрепок, визиток и т. п., которые накапливаются на столе в течение дня и требуют еженедельного разбора.
И наконец — мусорное ведро, в которое необходимо регулярно отправлять всё ненужное, не оставляя «на потом».
Декор
Вдохновляющие декоративные элементы на рабочем месте не только сделают его более уютным, но и вызовут желание поддерживать чистоту и порядок. Главное — выбрать то, что не будет отвлекать от работы.
Подходящим вариантом станет небольшой цветок в горшке, милое сердцу фото в стильной рамке либо оригинальный календарь.
Вечерний ритуал уборки
Для идеального порядка на столе недостаточно просто сделать уборку. Чтобы постоянно поддерживать чистоту, необходимо взять за правило в конце каждого рабочего дня рассортировывать все документы по органайзерам и выбрасывать ненужное в мусорное ведро. После этого останется лишь протереть влажной салфеткой стол и вымыть любимую кружку.
После генеральной уборки на рабочем столе достаточно лишь ежедневно поддерживать порядок на нём, и тогда ничто не будет отвлекать от работы.
6 шагов для порядка на рабочем месте.
Как быстро навести порядок на рабочем столе?
Организация рабочего места как и управление временем требует системности и упорядоченности. Гораздо легче выделить для себя несколько правил уборки и ухода за своим рабочим столом, и это сэкономит ваше драгоценное время.
Ох, уж этот письменный стол! Несметное количество ручек, бумажек, чеков, фантиков. Знакомо? Неспроста организация рабочего места как и организация хранения вещей – одни из самых популярных запросов на Youtube. А правилам наведения порядка на рабочем месте учат на семинарах для секретарей. Ведь ваш рабочий стол– это ваше лицо. Лучше, когда оно аккуратное и ухоженное.
Исследования показывают, что в среднем мы теряем час в день из-за дезорганизации.
Даем советы по наведению порядка на рабочем столе, чтобы он стал лучшим местом для интеллектуальной работы:
- уберитесь на столе: все, что не относится, к работе необходимо убрать. Безделушки и провода, зарядки от телефонов, флешки только мешаются под руками и глазами и отвлекают от работы. А все часто необходимые вещи надо располагать со стороны преобладающей руки — так не нужно тянуться и сваливать все вокруг.
- для организации документов на столе и экономии пространства лучше использовать контейнеры. В них аккуратно и ровно можно расположить бумажные документы, папки, журналы. Это также экономит и время поиска нужных бумаг. Во время ревизии проверьте даты документов, чеков, рекламных брошюр — они вам еще актуальны?
- канцелярские предметы должны находиться в специальных подставках, а все 10 ручек, если они Вам правда нужны, должны писать.
- ближний к вам ящик необходимо использовать для бумаг и дел по текущим проектам. Второй ящик — для бумажной канцелярии и зарядок/шнуров.
- стикеры для заметок надо использовать только для записи краткосрочных важных напоминаний. Не превращайте монитор в доску для объявлений — это непродуктивно. Если контроль исполнения поручений у вас реализуется только напоминалками-стикерами на специальной пробковой доске, то следите за актуальностью написанного и сроков.
- обязательно оставляйте островок 30*40 см у правой или левой руки (в зависимости от преобладающей) для бумажной работы: расписаться, составить от руки документ.
Имидж секретаря да и любого сотрудника всех уровней состоит не только из одежды. Но и из отношения к вещам, умения ими аккуратно пользоваться, организации места, где вы проводите как минимум половину своего времени.
И помните, хоть беспорядок помогал творить Алану Тьюрингу и Александру Флемингу. Но такие примеры единичны.
До скорых встреч в нашем блоге.
Автор:
Cосновая Анна Владимировна — сертифицированный специалист в области стратегического менеджмента и Learning and knowledge management (управления знаниями). Специалист по управлению временем, целями и задачами. Постоянный автор профессионального журнала по секретарскому делу «Справочник секретаря и офис-менеджера». Эксперт Высшей Школы Секретаря
Как навести порядок на своем компьютере
Правильная организация хранения файлов и информации, наведение порядка на компьютере, сделает более продуктивной использование ПК, повысит эффективность работы на компьютере. При правильной организации работы на компьютере, пользователь сэкономит значительное количество времени, которое он тратит на поиск файлов, с компьютера будут удалены ненужные данные.
Многие пользователи часто сталкиваются с ситуациями, когда на компьютере невозможно, что-то найти. В папках все файлы свалены в кучу, царит полный хаос. Я думаю, что многим такое знакомо. Мало того, что файлы разбросаны в беспорядке, на компьютере полно дубликатов файлов, которые занимают значительное место на диске.
Меня уже несколько раз просили написать данную статью. Посетители, просматривая видео на моем канале YouTube, заметили, что Рабочий стол моего компьютера практически свободен от посторонних элементов, а в Проводнике файлы и папки на дисках распределены в определенном порядке, и имеют нормальные названия. Я выполняю свое обещание, правда, с задержкой на пару-тройку лет.
Мне часто приходилось иметь место с папками: «Новая папка1», «Новая папка2», с файлами типа: «111», «123» и т. п., часть папок бывают пустыми. Подобные файлы и папки имеют копии, дублируются.
Поиск в операционной системе Windows для доступа к необходимым данным с непонятными названиями, если их огромное количество, мало чем поможет. На разбирательство с беспорядком уйдет очень много времени.
В этой статье я поделюсь своим опытом по организации хранения файлов на компьютере. Если у вас есть свои наработки по упорядочению хранения и использованию информации на ПК, поделитесь об этом в комментариях к этой статье.
Если вы испытываете трудности с поиском нужных файлов, на диске уменьшается свободное место, которое постепенно занимают файлы и папки, вам следует заняться наведением порядка на своем компьютере.
Вам придется потратить много времени на правильную организацию хранения файлов (в «тяжелых» случаях, можно сделать это в несколько этапов), но поверьте, затраченное время будет того стоить.
В дальнейшем, когда беспорядка на компьютере уже не будет, вам придется только распределять новые файлы по соответствующим местам (диски, разделы, папки и т. п.). Вы быстро найдете нужную папку, файл или документ, потому что вам будет понятно, где их нужно искать.
Выполните работы по организации хранения и наведению порядка на домашнем компьютере в примерно такой последовательности:
- Выбор правильной структуры для хранения информации.
- Определение порядка хранения данных.
- Удаление дубликатов файлов.
- Наведение порядка на Рабочем столе.
- Распределение файлов и папок.
- Переименование файлов и папок для того, чтобы дать им нормальные имена.
- Наведение порядка в программах.
- Очистка и дефрагментация компьютера.
- Резервное копирование важных данных.
- Постоянное поддержание определенного порядка.
Базовые принципы хранения информации
Перед тем, как приступить к наведению порядка на компьютере, нужно определить для себя базовые принципы для упорядочивания хранения данных.
Все объекты необходимо распределить на категории, в дальнейшем все новые объекты должны распределяться по ранее созданным категориям. Структура хранения данных должна отвечать следующим требованиям:
- создаваемая структура должна быть удобной и максимально понятной;
- изменения не должны быть хаотичными;
- необходимо поддерживать порядок в выбранной структуре хранения данных.
В результате с компьютера будут удалены ненужные и лишние файлы (так как файлы часто дублируются), освободится место на ПК, повысится продуктивность работы.
Определение порядка хранения данных
Правильное распределение информации на жестком диске повышает надежность компьютера. В большинстве случаев, дисковое пространство компьютера распределяется следующим образом: на системном локальном диске «С» установлена операционная система Windows, программы, другие важные данные, необходимые для работы системы, а второй локальный диск используется для хранения пользовательских данных.
Для чего нужны два раздела? Для большей безопасности и надежности работы. Система и данные должны быть разделены.
В случае краха системы, вы не потеряете данные, которые находятся на другом локальном диске (диск «D»). Потому что после переустановки системы, будут потеряны только данные на системном диске «С», все остальное сохраниться в целостности и сохранности.
Поэтому на компьютере желательно иметь два или более локальных дисков (например, диски «C» и «D»). На диске «D» имеет смысл хранить свою личную информацию: музыку, фильмы, фотографии, учебные материалы, дистрибутивы программ и т. п.
Перед распределением данных, обратите внимание на следующее: на системном диске всегда должно хватать места для работы операционной системы и программ, установленных на компьютере. Не забывайте о будущем (вдруг вы установите приложения, занимающие много места на диске), и о том, чтобы на системном диске оставалось свободное место (минимум 15-20%) необходимое для оптимальной работы операционной системы Windows. В противном случае, после заполнения свободного пространства на диске, серьезно замедлится работа компьютера.
На системном диске «С» находятся папки «Документы» (Мои документы), «Рабочий стол», «Загрузки», в которых порой храниться большой объем информации. Эти каталоги можно перенести на другой раздел жесткого диска. Лично я этого не делаю, а только контролирую содержимое этих папок. Я не храню файлы в папке «Загрузки», а переношу загруженные файлы в места постоянного хранения.
После установки на компьютер приложения для облачного хранилища, папка хранилища по умолчанию расположена на диске «С». Если вы используете синхронизацию, все данные «облака» будут на системном диске.
Если объем облачного хранилища большой, оптимальное решение: перенести папку облачного хранилища на другой локальный диск компьютера. В этом случае, ваши данные из «облака» не будут занимать место на системном диске.
На своем компьютере я перемещаю папки облачных хранилищ на другие разделы. Прочитайте статью о том, как перенести Яндекс.Диск на другой локальный диск.
На диске «D» моего компьютера находится папка Яндекс.Диск, размером более 200ГБ, а на диске «E» находится папка Cloud Mail.Ru, объемом 1000ГБ. Эти папки синхронизированы с облачными хранилищами, в них находятся важные для меня данные. Папки находятся на компьютере, поэтому я имею постоянный доступ к этим файлам, и даже в случае выхода из строя жесткого диска, я не потеряю важную информацию, потому что благодаря синхронизации она сохранится в «облаке».
В данный момент, на моем компьютере установлены два жестких диска: на первом жестком диске расположены два Локальных диска «С» и «D», а на втором жестком диске – один Локальный диск «E».
Диски используются следующим образом:
- Локальный диск «С» (системный диск).
- Локальный диск «D» (хранилище файлов).
- Локальный диск «E» (хранилище файлов).
После того, как вы определитесь с дисками компьютера, удалите дубликаты файлов.
Удаление дубликатов файлов
Удаление дубликатов поможет отсеять ненужные копии файлов, с компьютера будут удалены лишние данные. Во многих программах для очистки компьютера есть модули для поиска и удаления дубликатов. Для удаления дубликатов файлов можно воспользоваться специализированными программами, например, Auslogics Duplicate File Finder.
Наведение порядка на Рабочем столе
Очистка Рабочего стола — первый шаг в процессе наведения порядка на ПК. От обилия ненужных данных на Рабочем столе может тормозиться работа компьютера.
Некоторое время назад, мне принесли ноутбук, с операционной системой Windows 8. Ноутбук жутко тормозил. На Рабочем столе находилась куча папок, ярлыков и файлов. Там было много фотографий, часть фотографий дублировалась в разных папках. Я решил посмотреть, сколько данных находится на Рабочем столе. Оказалось, что около 250 ГБ, это меня даже немного шокировало.
Пользователям удобно все запускать с Рабочего стола, правда, потом они удивляются медленной работе своего компьютера. Мои предложения по перемещению файлов на другой диск или по поводу загрузки данных в облачное хранилище, часто встречают непонимание. Многим людям лень сделать лишний клик мыши для доступа к нужным файлам.
Рабочий стол — место работы (это не случайное название). От работы ничто не должно отвлекать. Поэтому на Рабочем столе не стоит размещать лишние элементы, которые вполне могут находиться в других местах, оставьте здесь только минимум объектов, действительно необходимых. После этого, вы заметите, что повысилась эффективность работы.
Во время работы на Рабочем столе могут скапливаться разные временные данные: папки, файлы, документы. Следуйте простому правилу: после завершения работы, уберите все объекты, переместите их в соответствующие места, туда, где они должны постоянно храниться.
Завершили работу над документом Word (например), переместите документ в места хранения для документов этого типа.
На Рабочем столе моего компьютера в Windows 10 находятся всего три объекта: значки «Этот компьютер» и «Корзина», и папка «Программы». С помощью значка «Этот компьютер» можно быстро попасть в управление компьютером (прочитайте здесь, как вернуть «Мой компьютер» на Рабочий стол), а в папке «Программы» находятся ярлыки наиболее часто мною используемых программ, большая часть которых переносные. Сами портативные программы расположены на диске «D».
Можно обойтись без подобной папки для ярлыков. Для портативных (portable) программ используйте программу-оболочку PortableApps.com Platform. Портативные программы могут находиться в любом месте компьютера, а запускаться они будут из оболочки. Папку с ярлыками переносных программ можно перенести в меню «Пуск» для того, чтобы запускать портативные программы оттуда, вместе с обычными приложениями.
Распределение файлов и папок
После того, как вы определились с местами хранения файлов на компьютере, потребуется распределить файлы и папки по дискам. Сначала перемещайте и сортируйте понятные для себя данные, а то, что пока не понятно, оставьте на завершающий этап распределения.
На диске для хранения файлов создайте папки с понятными названиями, например, «Музыка», «Видео», «Фото», «Документы» и т. д. В этих папках будут созданы другие папки для сортировки файлов по определенным критериям.
Создайте жесткую иерархию папок для того, чтобы четко понимать, где что у вас находится.
Допустим, на вашем компьютере есть много фотографий, видео, музыки. Перенесите на диск, который вы будете использовать в качестве хранилища, все мультимедиа файлы.
В папку «Фото» будут помещены отдельные фото и папки с фотографиями. Сгруппируйте снимки по определенным критериям, например, времени съемки, поместите фото в папки, названные по определенным параметрам, например, в папку «Отдых на море в таком-то году». К папкам с фотографиями я советую всегда добавлять даты, для того, чтобы вы легко могли найти нужные фотографии.
В папку «Музыка» поместите все музыкальные файлы, которые следует распределить в категории (папки) по именам исполнителей, по названию альбома, по музыкальным жанрам и т. д., в зависимости от своих предпочтений.
Подобным образом поступите с фильмами, документами, другими файлами. В процессе разбирательства, вы найдете много ненужных файлов, которые не стоит хранить на компьютере.
Пример распределения папок на моем компьютере. На диске «E» создано несколько папок с понятными названиями. В папке «Музыка» находится несколько папок с аудио файлами, среди них папки «Дискотека 80-х» и «Зарубежные исполнители». В папке «Зарубежные исполнители» находятся папки, имеющие названия по именам исполнителей и названием групп.
Файлы программ распределены в папки, названные в соответствии с определенными категориями.
Подобная логичная структура поможет легко и быстро найти нужный файл или папку.
Понятные названия папок и файлов
Очень важно всегда придерживаться правила: папкам и файлам необходимо давать понятные имена. Имена должны быть понятны для любого человека.
Даже, если нет времени дать понятное имя в данный момент, найдите время для того, чтобы после завершения работы назвать файл или папку понятным именем. Это сэкономит массу времени, которое придется затратить на поиски нужного файла или папки.
Если на ПК много файлов с непонятными названиями, переименование займет довольно много времени. Выполните эту работу в несколько этапов.
Наведение порядка в программах
Обратите внимание на программное обеспечение своего компьютера, удалите все ненужные программы и игры. Посмотрите почтовые ящики электронной почты, возможно, там потребуется произвести чистку.
Наведите порядок в браузерах. Удалите ненужные расширения. Разберитесь с закладками: проверьте закладки (бывает, что сайты прекращают свое существование), сгруппируйте или удобно для себя распределите закладки в окне визуальных закладок. Если у вас много закладок в браузере, сгруппируйте закладки в отдельные папки с краткими понятными названиями на панели закладок.
Очистка и дефрагментация системы
После завершения наведения порядка, выполните очистку компьютера от временных и мусорных файлов. При перемещении больших объемов файлов на компьютере появляется много временных файлов. Удалите ненужные файлы с помощью средства Windows, или при помощи специализированной программы, например, CCleaner.
После этого выполните дефрагментацию компьютера для того, чтобы собрать фрагменты файлов в одном месте на диске. При значительном перемещении данных, степень фрагментации файлов серьезно повысится. Выполнение дефрагментации упорядочит распределение файлов на компьютере, повысит скорость работы системы.
Сохранение важных данных с помощью резервного копирования
Для надежного сохранения информации, делайте резервное копирование системы или важных данных. С помощью резервного копирования системы на другой диск (желательно, на внешний жесткий диск), вы состояние системы на момент архивации.
В случае краха операционной системы, проведите восстановление Windows из резервной копии. В случае отказа жесткого диска, систему или другие данные из резервной копии можно восстановить на новый диск.
Для резервного копирования можно воспользоваться средством операционной системы Windows, или специализированными программами: Acronis True Image (есть бесплатная версия — Acronis True Image WD), AOMEI Backupper и т. д.
Постоянное поддержание определенного порядка
После распределения файлов, поддерживайте порядок на компьютере, новые файлы помещайте в ранее созданные категории, или создавайте новые. После выполнения повседневной работы, распределение файлов и папок в места постоянного размещения не займет много времени.
Выводы статьи
Наведение порядка на компьютере для правильной организации хранения данных на компьютере позволит серьезно повысить эффективность работы. Файлы и папки будут распределены по дискам компьютера в соответствии с определенной структурой, пользователь быстро найдет нужные данные.
Похожие публикации:
Порядок на рабочем месте – залог успеха.
Всем доброе утро!
После недавнего ремонта проведенного в моей комнате, я решил написать статью о соблюдение порядка на рабочем месте и как это мотивирует к работе.
Рабочее место для многих из нас – место, где мы проводим большую часть жизни. Трудимся ли мы в офисе или организовали свою деятельность дома, работа неотъемлемая часть наших будней.
Мало кто задумывается, что рабочее пространство – это не только инструмент заработка, но и источник нашего вдохновения, гарант внутренней гармонии человека и, как следствие, успешности. Порядок на рабочем месте помогает нам сохранять ясность мыслей и концентрацию на поставленной задаче.
[important]Чистота — залог здоровья.
Порядок на рабочем месте – залог успеха.[/important]
Психологи данным вопросом озадачились уже давно, провели ряд исследований и сделали вывод, что беспорядок вызывает стресс, а так же является причиной депрессии во многих случаях. Если на вашем столе кипа нужных и ненужных бумаг, документов, журналов, записок, милые сувенирчики и фото, а кроме того множество полезных мелочей – ручки, файлы, скрепки, стикеры, да еще в придачу пару чашек, не всегда чистых, – всё это можно до поры до времени принимать за творческий беспорядок. Он и правда может быть очень творческим и стимулировать Вас к гениальным решениям, но, к сожалению, не очень долго.В большинстве случаев такое положение вещей снижает вашу концентрацию, а, следовательно, эффективность выполнения работы, порой страдает и качество. Вы начинаете тонуть в собственных «очень полезных вещах», с трудом находите необходимые документы, и тратите массу времени впустую. Повышается уровень стресса, страдает рабочий настрой и результат не так уж радует, может расти недовольство собой, а там и до депрессивных состояний недолго.
Всего этого можно избежать, если поддерживать своё рабочее место в порядке. Уделите однажды время, разберите свои «завалы», структурируйте информацию, возьмите за правило уделять наведению порядка 5-10 минут каждый день и Вам гарантировано хорошее настроение и позитивный настрой на работу.
myworkpro.ru
Что касается документов их лучше рассортировать на 3 группы:
- те, с которыми вы работаете прямо сейчас;
- те, к которым вы периодически обращаетесь;
- те, работа с которыми успешна закончена.
Пусть на вашем рабочем столе не останется ничего, кроме компьютера, необходимых канцелярских мелочей и текущих документов, можете оставить еще чашечку кофе для собственного комфорта и удовольствия. Так реализуется один из основных советов психологов — придерживаться правила чистого стола. Некоторые специалисты советуют следовать правилу «пустого верхнего ящика стола». Оно заключается в том, что в конце рабочего дня, вы убираете все в верхний ящик стола, который держите обычно не занятым. Таким образом, каждый новый день у вас начинаете с чистого стола. Это помогает не испытывать стресс каждое утро, ведь вас встречает пустой и аккуратный стол, вас не угнетает вид стопок папок и бумаг, с которыми надо разобраться, а значит, вы чувствуете себя хозяином ситуации.
Документы, к которым вы обращаетесь регулярно за справочной информацией, можно держать на «расстоянии вытянутой руки», будь это полка на стене, или ящик стола. А вот те бумаги, которые уже не нужны, но выбросить их по разным причинам нельзя, лучше убрать подальше, как говориться с глаз долой.
Не забудьте обзавестись таким важным элементом рабочего места, как корзина для мусора, ведь она ваш главный помощник в борьбе с беспорядком.
Если один раз вы упорядочите свое рабочее пространство, а затем приучите себя его следить за порядком, просто кладя все вещи и документы на свои места, вы сами заметите, насколько легче Вам стало сосредоточиться, насколько быстрее Вы справляетесь с поставленными задачами, насколько комфортнее вам стало работать.
P.S. — Предлагаю взаимовыгодное сотрудничество по раскрутке блога, подробности читайте здесь.
Автор статьи, Александр Рус.
Обсудить данную статью можно в Twitter. Благодарен буду за retweet:
← Моему блогу исполнилось пол года. Это только начало! В гостях на блоге у Петра Александрова. →Порядок на рабочем месте – залог успеха. | Авто-кликом по РуНету http://t.co/Cq4GOgtGii с помощью @myworkpro59
— Александр Рус (@myworkpro59) September 16, 2013
Нажимая на кнопку, я даю согласие на рассылку, обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.