Системы для хранения документов дома: 11 дельных идей для хранения документов

Содержание

11 дельных идей для хранения документов

1 Папки-органайзеры

Если у вас не так много различных бумаг и документов, собрать их воедино помогут специальные папки-органайзеры. Можно приобрести готовые или заказать у рукодельниц нужный вариант. А можно смастерить и самостоятельно, «собрав» в отделе канцтоваров подходящую папку из основы и нужных файлов-вкладышей.

2 Газетницы

Если количество ваших важных бумаг, счетов и квитанций постоянно пополняется, и актуальные нужно держать на виду, подойдут газетницы (бывают напольные, настенные, настольные). Для большего удобства можно снабдить их отделения стикерами-метками.

3 Органайзеры для журналов

Подставки-органайзеры для журналов — пожалуй, один из самых простых, незатратных и эстетичных способов организовать дома хранение важных бумаг и документов. Кстати, ими можно дополнить и закрытые шкафы, и открытые полки. Бонус: широкий выбор цветов и размеров и возможность аккуратно прикрепить метки-ярлычки.

4 Коробки + закладки-ярлычки

Коробка с папками и файлами, дополненная для удобства закладками, разделителями и ярлычками, — еще один практически универсальный способ хранить нужные документы. Такая коробочка может занять место в шкафу или послужить вставкой в открытый стеллаж. Увы, если бумаг у вас действительно много, такой способ вряд ли подойдет.

5 Папки для бумаг + стикеры

Обычные папки для бумаг тоже справятся с задачей организовать удобное хранение документов, если их относительно немного. Особенно если выбрать полупрозрачные варианты или снабдить их стикерами для удобства.

6 Винтажные бюро

Количество документов у вас — внушительное? Присмотритесь к ретро-бюро для бумаг. Они замечательно справляются со своей функцией и в рамках современного интерьера. Бонус: винтажная мебель и аксессуары сейчас в тренде.

7 Лотки для корреспонденции

Аксессуары, созданные для сортировки и хранения корреспонденции, отлично выполнят роль органайзеров для ваших документов. Будут эстетично смотреться на комоде в прихожей, на полке открытого стеллажа или на письменном столе.

8 Мини-комоды

Можно хранить нужные документы и в настольных мини-комодах. Способ подойдет для тех, кто отдает предпочтение закрытому хранению и максимально аккуратной организации пространства.

9 Тележки

Более вместительный аксессуар для хранения бумаг — тележка. Выручит тех, кто в элементах обстановки особенно ценит мобильность.

10 Стеллажи

Важных бумаг у вас довольно много, и ни папкой, ни коробкой — не обойтись? Возможно, стоит выделить для их хранения отдельный стеллаж или шкаф-секретер.

11 Пегборды

Перфорированная доска — модный тренд и многофункциональный элемент обстановки. Пригодится он и в организации хранения документов: стоит лишь дополнить соответствующими держателями и зажимами. Для любителей держать все на виду подойдет настенное расположение пегборда. А для тех, кто привык прятать важные бумаги подальше от посторонних глаз и шаловливых детских ручек, хорошим выходом станет разместить доску-органайзер на внутренней стороне дверцы шкафа.

Как хранить документы, варианты хранения

Документы всегда сопровождают человека, начиная с рождения человек получает свидетельство о рождении, в котором указаны кто его родители, пол, имя, гражданство. Далее ребёнок наблюдается в поликлинике и заводят карту с информацией о здоровье, плановых прививках.

Для того, чтобы пользоваться медицинскими услугами в России бесплатно, необходим полис обязательного медицинского страхования (сокращённо ОМС).

С 14 лет в России уже выдают паспорт. Для того, кто водит автомобиль, необходимы документы на вождение автомобиля. При трудоустройстве на работу, нужно иметь ИНН, страховое свидетельство, куда работодатель будет отчислять пенсионные начисления, необходимо иметь резюме.

Человек платит за квартиру, машину, оплачивает различные услуги, печатает фотографии всё это документы, которые необходимо как-то хранить в квартире.

Все люди разные и всем по-разному удобно хранить документы. В нашей статье рассмотрим всевозможные варианты хранения документов. План наведения домашнего порядка по систематизации документов.

Организация хранения документов дома

Прежде всего кладём все документы на рабочую поверхность. Документы и чеки со старыми датами, например, оплата за квартиру, домофон, дата которых 3-5 лет назад можно выкинуть в мусорное ведро, чтобы не собирать хлам в квартире. Старый загранпаспорт, полис, проездные документы срок действия, которых истёк, тоже не нуждается в хранении.

Раскладываем документы по видам: ценные бумаги, семейные, бытовые приборы, договора, счёта, документы на машину, визитки и банковские карточки.

Разложите документы по видам

Как хранить визитки и банковские карточки?

С течением жизни человек пользуется разными видами услуг, чтобы не забыть место расположение, возможно иметь скидку, а главное телефон фирма имеет визитку.
Визитки, банковские карточки, которыми часто пользуется человек оставляем в кошельке.

Карточки, которыми часто пользуетесь, удобно хранить в кошельке

Кошелёк лучше всего брать большой прямой, по размеру денежной купюры с кармашками для того, чтобы вставлять визитки. Материал, цвет и фактура по желанию. Кожаные кошельки стоят дороже, но в носке они не очень практичные, появляются сколы и трещины.

Где хранить?

Визитки, которые нужны изредка складываем в визитницу. Визитницу лучше всего хранить на видном месте, чтобы всегда ей могли воспользоваться все члены семьи, например в коридоре на журнальном столике или ящике стола, на полке возле компьютера или в галошнице.

Визитница для хранения карт

Обычно в галошнице хранят обувь, но плоские галошницы с отсеками подходят также для хранения других предметов, например можно хранить зонты, тапочки, пакеты, очки и расположить визитницу.

Хранение документов в галошнице

При открытии денежного вклада в банке в обязательном порядке выдают пластиковую карточку. Человек может принести в банк денежную сумму и положить под процент на год, карточка ему не нужна. Поэтому данную карточку убираем вместе с документами по вкладу в файл и в свою личную папку.

к оглавлению ↑

Как хранить инструкции к бытовым приборам?

Человек за свою жизнь приобретает много разных приборов для себя: плойка, бигуди, фен, сотовый телефон, автомобиль, покупает приборы для дома: хлебопечка, тостер, микроволновка, утюг, отправитель и другие приборы пользования. Ко всем приборам, есть инструкция по применению. До того, как пользоваться товаром необходимо прочитать инструкцию по его эксплуатации, знать, что можно делать, а что делать нельзя, какой срок гарантии, возврата товара?

Рассмотрим, как и где хранить инструкции к бытовым приборам.

Прежде всего нужно заняться сортировкой, разложить на маленькие, средние и большие. Инструкции к приборам, которых уже нет в наличии можно выкинуть.

Коробка из под обуви.

Берём обычную картонную коробку из под обуви. Размер коробки зависит от того, сколько документов имеется. Если инструкций много, то лучше всего использовать длинную коробку из под зимних сапог.

Чтобы коробка служила долгое время, лучше обклеить её пакетом, упаковочной бумагой или использовать скотч.

Для хранения инструкций можно использовать обувные коробки

Берём коробку и вставляем большие инструкции, затем меньшего размера и ещё меньше. Убираем коробку с инструкциями в шкаф или кладовую, т. к коробка большая, тяжёлая, то лучше ставить на нижние полки.

Пластиковый контейнер.

Можно хранить документы в пластиковом контейнере. Сверху сделать цветные разделители и указать приборы или сделать алфавитный указатель.

Хранение документов в пластиковом контейнере

Если человек не выкидывает коробку из под прибора, то можно оставить инструкцию по применению внутри коробки. Например, можно хранить швейную машинку в коробке, чтобы она не пылилась и там же оставить инструкцию.

к оглавлению ↑

Как хранить документы дома?

У всех людей есть документы: свидетельство о рождении, диплом, сертификаты, квитанции об оплате, полис, договора, а как всё это правильно хранить, расскажем в нашей статье.

Прежде всего делаем сортировку по всем членам семьи, документы мамы, папы, детей нужно хранить отдельно.
Если в доме есть животные, то для них тоже делаем отдельную папку.

Отсортируйте документы по всем членам семьи

Приобретаем в магазине канцелярских товаров папки разного цвета, размера, фактуры и прозрачные файлы разного размера. Есть папки -портфели, которые могут подойти для бухгалтеров. Некоторые люди хранят документы, например квитанции об оплате в альбоме для фотографий.

Берём папку размера А 4 с кольцами, вставляем прозрачные файлы. Печатаем или пашем название «документы Аня», «документы Дима». Чтобы отделить документы друг от друга, лучше делать картинки. Находим картинки в интернете или вырезаем из журнала.
Например, в журнале находим картинку с изображением девушки с документами, офисом, вставляем картинку в прозрачный файл, а за ней вставляем документы, которые касаются работы: резюме, договор, который заключали на работе с работодателем, выписку по заработной плате, ИНН и другие рабочие документы.

Приобретите канцелярские папки разных цветов

Вначале вставляем маленькие файлы и вставляем туда маленькие документы: загранпаспорт, трудовая книжка, пенсионное свидетельство.

Далее, находим другую картинку и вставляем документы, которые необходимы человеку.

Диплом, сертификат небольшого размера, имеет плотную основу. Можно вставить в папку с документами, а можно сложить отдельно в небольшую коробку или плотный прозрачный короб.

Документы небольшого размера храните в маленькой коробке

Берём другую папку и вставляем туда все документы, которые касаются здоровья, называем её «здоровье». В папку с названием «квартира» вставляем все документы, которые касаются квартиры: квитанции на оплату квартиры, домофона, покупка мебели. Если в квартире устанавливали натяжной потолок, проводилась застекление балкона, то все договора нужно хранить, потому что там контакты, гарантии.

Если вы собираетесь вступать в наследство, то лучше купить папку с файлами небольшого размера и хранить всё, что касается наследственных дел в ней.

Где хранить?

Самое оптимальное место хранения документов – это шкаф, тумба или подставка под телевизор.
В продаже есть настольный бокс для документов с определёнными параметрами по высоте, ширине и глубине ячейки. Такой бокс можно поставить на рабочий стол или на полку.

Удобный бокс для хранения документов

Если человек работает в домашних условиях и нужно много места для хранения документов, то лучшим решением будет купить или сделать стеллаж своими руками, а затем расставить папки с документами, коробки.

Ценные бумаги, документы не должны быть на видном месте, их нужно скрыть от посторонних глаз. Если в доме есть дети, то нужно спрятать документы от них. В младенчестве дети любят всё пробовать на вкус и могут порвать всё, что будет у них в руках.

Хранение документов в стеллаже

Ценные документы можно хранить в сейфе или шкафу, можно арендовать банковскую ячейку в банке.

Ценные документы рекомендуется хранить в сейфе

к оглавлению ↑

Как хранить документы клиентов на работе?

Чтобы понять как хранить документы клиентов на работе, вначале нужно определится много ли документов нуждается в хранении. И в каком виде документы? В бумажном или электронном виде.

Документы в бумажном виде.

Если клиентов не очень много, например, фирма только открылась, тогда берём большую папку с кольцами, делаем разделители с буквами, как в записной книжке и вставляем клиентов по фамилии. Можно использовать файлы для хранения документов или использовать дырокол.

Разложите документы клиентов по фамилии

Где хранить?

Если документов для хранения много, тогда нужно сделать выдвижные ящики, с буквенными вставками, в которые будут складываться документы. Подобное хранение документов используется в медицинский центрах.
В обычных поликлиниках стоят стеллажи, в которых хранятся карточки с информацией по клиенту. Храниться в алфавитном порядке.

Стеллаж для хранения документов с выдвижными ящиками

Если клиент не прописан в данном районе, то его могут хранить отдельно, в обычной бумажной коробке.

Документы в электронном виде.

Сейчас век технологий, интернета и лучше всего хранить документы в электронном виде. Таким образом можно сэкономить пространство в помещении. Если кто-то из клиентов что-то забыл, то он может попросить родных выслать информацию на электронную почту.

к оглавлению ↑

Как хранить документы автомобилистам?

Для хранения документов на автомобиль лучшим решением будет приобрести авто-органайзер. В продаже разные виды, цвета. В нём много кармашков и каждый документ будет на своём месте. В маленькие кармашки можно вставить визитные карточки, а также скидочные карточки, которые касаются авто: ремонт, АЗС, эвакуатор и другая информация.

Органайзер для хранения документов в автомобиле

Где хранить?

Основные документы на автомобиль (чтобы ездить на машине) человек берёт тогда, когда собирается выезжать куда-то. Обычно их хранят в сумке – барсетке.
Неосновные документы, например договор о купле – продаже машины, документы касающиеся машины, например покупка колёс, ремонт машины нужно положить в прозрачный файл, а затем в папку с названием «автомобиль».

Для машин в продаже имеется специальный органайзер для хранения вещей. В него можно положить книги, журналы, карты, бутылку с питьевой водой, детские аксессуары, игрушки.

Автомобильный органайзер для хранения вещей

к оглавлению ↑

Как хранить документы путешественникам?

Есть люди, кто собирается на отдых, в путешествия. Все документы нужно хранить в одном месте и видеть, что все документы на месте и ничего не забыто.

Прозрачные зип-пакеты, пластиковые конверты на кнопке.
В такой папке будет все видно.

Органайзер для документов.

В продаже можно купить холдер, органайзер для путешественников и собираясь в путешествие все документы будут в одном месте.

Холдер для хранения документов в путешествии

Где хранить?

Если поездка состоится в ближайшем будущем, то документы нужно положить на видное место. Например, на подставку для телевизора. При условии, что в квартире нет маленьких детей.

Если поездка будет через месяц и больше, тогда убрать на полку рабочего стола.

к оглавлению ↑

Как хранить тетрадки?

Для школьника, студента и педагога документы – это тетрадки. На рабочей поверхности стола можно установить картонные, пластиковые или деревянные накопители для документов (стойка угол) и разложить тетрадки.
Чтобы школьникам и студентам не запутаться в тетрадках, лучше брать разные обложки для каждого предмета.

Пример организации хранения школьных тетрадей

Папки, скоросшиватели, прозрачные зип-пакеты, холдер для документов, можно купить в книжном магазине, газетном киоске, а также заказать в интернет-магазине.

Готовый холдер для хранения школьных принадлежностей

Выбирайте наиболее оптимальный способ хранения документов в домашних условиях и тогда все документы всегда можно будет найти, в экстренных случаях подсказать родным, где они лежат.

к оглавлению ↑

Фотогалерея – как хранить документы

к оглавлению ↑

Видео

 

 

 


Автор: Михаил Бонд

Рейтинг:
Загрузка...

Понравился пост? Поделись с друзьями!

8 идей, как эффективно навести порядок

Как хранить важные документы или любовные записочки, чтобы они не потерялись в пучине вещей. Квартблог расскажет, о эффективных способах хранения документов дома.

Хранение документов дома: наводим порядок в бумагах

В наш век интернет-записей и технологий, вопрос "куда делась та маленькая голубенькая бумажка?!", казалось бы, уже не должен никого волновать в принципе. Однако это не так. Теперь различные кусочки бумаги чаще всего имеют статус прекрасного воспоминания, которое очень хочется сохранить навеки. Это могут быть корочки от билетов в дальние страны, приглашение в театр или просто милая записочка, которую вам кто-то когда-то оставил на столе. Со временем количество подобных бумажных "залежей" растет и растет,  незаметно превращая помещение в склад. А что уж говорить о людях, которые любят писать соообщения на стикерах, развешивая их то тут, то там... Мы нашли восемь идей для хранения бумаг, позволяющих не потерять ни одного важного документа и одновременно организовать пространство в помещении.

Содержание:

1. Папка

Папка для бумаг – это первое что приходит в голову при мыслях об их хранении, особенно если большую часть составляют бумаги рабочего характера. Папка удобна тем, что позволяет расположить бумаги в определенном порядке и по классификации, кроме того, вы можете хранить в ней бумаги разного размера.

Папки могут быть выполены в самом различном цвете и дизайне, поэтому легко впишутся в пространство любого рабочего стола. Кроме того, они очень вместительны и не занимают много места, поэтому станут отличным решением, если у вас много бумаг, но развернуться с ними совершенно негде.

2. Корзина 

 Корзина для бумаг является очень практичным, а также многовариантным решением. В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.

Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. Ее можно поставить на шкаф или под стол, но советуем вам надписывать ее, что потом не забыть, что вы туда поместили.

3. Держатель для бумаг

Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.

Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.  

4. Коробки

Если у вас действительно много бумаг и все они абсолютно разного свойства, правильным решением будет хранить их в коробках, разместив по тематике или по размеру. Разумеется, коробки не должны быть отголоском покупок бытовой техники – выбирайте яркие и нестандартные модели, которые  дополнят стиль интерьера.

Коробки также лучше надписывать, кто знает, вдруг вам захочется перечитать их содержимое?

5. Доска-органайзер 

Идеальное решение для тех, кто проводит много времени за рабочим столом, поэтому постоянно озабочен поиском затерявшегося стикера или нужного чека. 

Доска-органайзер можеть быть выполнена в самых различных вариациях, начиная от рамки, к которой кнопками крепятся записочки и заканчивая многофункциональными ящичками и магнитной доской. Тут все зависит от того, что является более удобным лично для вас.

6. Мини-комод

Мини-комодик является очень изящным решением для хранения, а декорировать его вы сможете по своему вкусу: для этого лишь стоит приобрести деревянную заготовку в Икее, ну или попросить какого-нибудь знакомого смастерить ее лично для вас.

 Выдвижные ящички в таком комоде очень функциональны и идеально подходят для хранения самых маленьких бумажек, которые сразу теряются навеки вечные. Теперь этого больше не будет! Если вам нравится лаконичный деревянный вариант подобного комодика, то он также будет весьма уместен, особенно в минималистичных интерьерах.

7. Почтовый ящик 

Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!

Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение. Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки. Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!

8.

Карман-конверт

Практичное решение для хранения бумаг, позволяющее экономить пространство. Подобные кармашки можно разместить сбоку стола, на кухне или в прихожей и хранить там бумаги, разделив их по тематике.

Например, в конверте на кухне можно держать чеки на продукты и записочки с пожеланиями что-то купить, в комнатном конверте это могут быть стикеры с номерами телефонов, а в прихожей бумажки, неожиданно найденные на полу. Хотя... после наших идей такое вряд ли случится, правда?

Надеемся, что да. И теперь ваши бумаги всегда будут в идеальном порядке! 

Фото: ideas.vdolevke.ru, babyblog.ru, design-remont.info, wordofdecor.com, decorwind.ru

хранение, идеи

Хранение документов дома: как хранить в порядке и где, в чем удобнее - на столе, в файлах для бумаг, идеи организации с фото, способы удобно и правильно систематизировать и организовать

  1. Почему порядок так важен
  2. Как организовать хранение документов дома
  3. Наводим порядок – осуществляем сортировку
  4. Систематизация
  5. Системы хранения документов дома
  6. Ящики для бумаг
  7. Папки для документов
  8. Коробки
  9. Органайзеры
  10. Сейфы
  11. Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи
  12. Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото
  13. Как лучше хранить документы дома: фото и видео
  14. Заключение

Со временем у нас накапливается все больше бумаг, деловых и личных, и рано или поздно, но возникает вопрос о том, где же их держать. Поэтому ниже мы всесторонне рассмотрим хранение документов дома: как его организовать, что при этом использовать, чему отдать предпочтение и так далее.


Почему порядок так важен

Даже сегодня, в век всеобщей компьютеризации, далеко не все данные содержатся в электронном виде. Паспорт – наиболее яркий пример физического носителя информации, а ведь есть еще заверенные подписями контракты, дарственные, сертификаты, завещания.

Для вышеперечисленного нужно найти место, причем максимально подходящее. Зачем? Сразу по нескольким причинам:

  • Чтобы бумаги не торчали из каждого ящика многострадального комода и, уж тем более, не захламляли комнату, в которой и так зачастую не хватает свободного пространства.

  • Чтобы точно знать, где что лежит, и не тратить драгоценное время на поиски понадобившегося файла.

  • Чтобы защитить договоры со свидетельствами от порчи, ведь восстановление столь важных вещей либо долго длится, либо вовсе невозможно.

  • Чтобы уберечь информацию от любопытных взглядов (чтобы посторонний человек не мог случайно или намеренно ознакомиться с содержанием проекта или личного письма).

  • Чтобы успеть быстро забрать бумаги вместе с другими ценностями при экстренном покидании жилья, допустим, в случае утечки газа или пожара.

Причин хватает, и они весомые, но порядок не возникнет сам по себе, только из-за желания его создать, поэтому рассмотрим, как же его добиться.

Как организовать хранение документов дома


Есть сразу несколько эффективных решений: так, можно расставить папки по полкам, сложить их во вместительные короба или спрятать в запираемых на замки ящиках. Но в первую очередь следует разобраться, а все ли из накопившегося вам так уж необходимо, то есть:

1. Тщательно перебрать архив.

2. Без особенных сожалений выбросить то, что уже стало неактуальным.

3. Каталогизировать то, что осталось.

Вот увидите, уже после второго шага вы серьезно облегчите себе задачу. Потому что обнаружите, как то, что имело важное значение 10 лет назад, к сегодняшнему дню превратилось, грубо говоря, в мусор.

Обычно, при организации хранения документов дома, можно смело отправлять в корзину:

  • Чеки на те покупки, срок возврата которых уже давно истек.

  • Квитанции «старше» 3 лет – это их предельный возраст.

  • Уведомления от налоговых органов, сообщающие, что пора предоставлять отчетность.

  • Потерявшие актуальность инструкции или гарантийные талоны.

Хотя такие вещи, как контракты, могут сохранять свою юридическую силу на протяжении лет или послужить доказательством правоты в будущем, как письмо от приставов, с подтверждением неуплаты алиментов. Так что важно подойти к вопросу со всей ответственностью и внимательно просмотреть то, от чего собрались избавляться.

Наводим порядок – осуществляем сортировку


Она действительно необходима, чтобы обеспечить удобное хранение документов дома, способы ее выполнения могут быть разными, но все они основываются на выявлении и выбрасывании ненужного.

Эта процедура будет особенно полезна для излишне запасливых людей – для тех, кто когда-то взял за привычку откладывать буквально каждый чек, оказавшийся в их руках, не говоря уже о чем-то более серьезном. И в итоге накопил такой архив, что на поиск чего-то действительно важного, например, договора с провайдером или справки из ЖКХ, потребуются даже не минуты, а часы времени. Помните, бережливость не должна граничить с абсурдом.

Итак, что же делать? Выше мы уже определились, что нужно просмотреть все имеющиеся бумаги, буквально по одной, и безжалостно выбросить те из них, которые уже неактуальны. С другой стороны, необходимы идеи хранения документов, не имеющих срока давности, а есть и такие:

  • Свидетельства о рождении или вступлении в брак, завещания и прочее, связанное с семейными делами.

  • Подтверждения права владения машиной или недвижимостью.

  • Дипломы и аттестаты об образовании, трудовые книжки, пенсионные удостоверения.

  • Выписки и справки из больницы, заключения об обследовании; сюда же можно добавить и квитанции из частных медучреждений, но учтите, что их используют для оформления страховых выплат лишь в течение 2 лет с момента их получения.

  • Все, что заверено нотариально и имеет юридическую силу.

Гарантийные талоны даже на самые дорогие покупки обычно действительны 12 месяцев (если в них не указан более долгий срок), после чего от них стоит смело избавляться. С чеками на коммунальные услуги, а также помощь врача, адвоката, преподавателя немного другая история: они актуальны от 3 до 5 лет, но по истечении этого времени все равно должны отправляться в корзину.

Систематизация


Основа для хранения бумаг дома, согласно которой все документы нужно упорядочить, то есть разделить по категориям. И вот тут есть 3 подхода.

  1. Сортировка осуществляется по сфере применения. То есть паспорт и права держат в одной папке, медицинские справки – в другой, квитанции – в третьей. Это просто и эффективно, уже не запутаешься.

  2. У каждого члена семьи есть свой персональный ящик, в который человек может сложить все необходимое. Здесь каталогизация обычно выполняется для родителей, детей и даже домашних животных. Опять же, упрощает жизнь, но стоит учитывать, что в таком варианте у мамы с папой со временем может накопиться гораздо больше свидетельств и справок, чем у Шарика.

  3. Проводится классификация бумаг по частоте их использования. Они делятся на архивные «вечные» (фото, техпаспорт на квартиру), базовые, необходимость в которых возникает периодически (водительское удостоверение, медкарта, диплом), и текущие активные, воспользоваться ими придется в ближайшее время (квитанции, чеки).

Все перечисленные способы хранения документов могут подвергаться индивидуальным «доработкам» – в зависимости от конкретной ситуации. Но даже в своем базовом виде каждый из них полезен, так как существенно экономит время на поиск срочно понадобившейся справки или не дает свидетельству о рождении затеряться на антресолях.

Какому бы методу вы ни отдали предпочтение, необходимо помнить, что рабочие и личные бумаги стоит держать отдельно или как-то разделять между собой. В принципе, чем больше параметров сортировки, тем лучше, но в разумных пределах – важно не переборщить и рационально использовать имеющееся место, чтобы не было так, что в большом ящике лежит всего лишь одна маленькая выписка.

Системы хранения документов дома


Определяясь, куда сложить все необходимое, люди обычно выбирают банальные варианты: один человек остановится на верхних полках шкафа, другой – на выдвижном отделении комода. Есть и более оригинальные решения вроде отцовского чемодана-дипломата, антресоли или бабушкиной коробки из-под обуви.

И все они недостаточно хороши, ведь нет никакой классификации: медкарта соседствует с фотографиями детских лет, листы многостраничного договора смешиваются с личными письмами, и даже паспорт легко теряется под ворохом деловых заметок. В итоге, когда что-то понадобится, придется потратить минимум несколько драгоценных минут на поиски.

Путаница недопустима, поэтому мы расскажем, в чем хранить документы так, чтобы они не портились, так, чтобы это было действительно удобно. Популярных вариантов 5, и мы не только их перечислим, но и рассмотрим особенности, преимущества, недостатки каждого.

Ящики для бумаг


Существует огромное их разнообразие, и классифицируются они по целому ряду параметров:

  • По расположению – отдельностоящие и встроенные в мебель.

  • По исполнению – открытые или с крышкой, выдвижные, запираемые на замок.

  • По материалу изготовления – из металла, дерева, пластика, картона.

И это не считая богатства размеров – встречаются как миниатюрные, так и очень габаритные модели, – и даже широты дизайна.

По сути, это универсальная и даже классическая идея, как хранить документы, которую можно дополнить и улучшить. Ее плюс в том, что не составит труда подобрать вариант под любой бюджет. При этом листы, корешки, файлы будут неплохо защищены от внешних воздействий. Также можно установить в боксе разделители и не бояться того, что договоры смешаются с проектами, а водительское удостоверение попадет к снимкам прошлых лет. Минус в том, что пространство не всегда используется с максимальной рациональностью, ведь и сам ящик тоже нужно где-то размещать – либо встраивать в шкаф или стеллаж, либо складировать в личном кабинете, спальне или другом подходящем помещении.

Папки для документов


Это ответ на вопрос о том, как хранить файлы: для бумаги предусмотрены максимально простые варианты. И они же самые дешевые и, внимание, удобные с точки зрения каталогизации – сразу по нескольким причинам:

  • Занимают мало места сами по себе.

  • Бывают самых разных цветов, что дополнительно упрощает сортировку.

  • Без труда прячутся в бюро и шкафы, в кейсы и боксы.

  • Не дают листам мяться и растрепываться.

Есть сравнительно объемные их варианты, с твердыми обложками и солидным дизайном, и даже похожие на портфели модели. Выбор широк, но минус в том, что степень защиты от внешних воздействий у папок минимальная, да и любая из них все равно проигрывает ящику или другим конкурентам по вместительности.

Коробки


Вот еще один способ того, как удобно хранить документы дома в порядке: идеи в данном случае сводятся к тому, из какого материала бокс купить — из пластика или картона. Первый дороже стоит и тяжелее, но гораздо долговечнее и выдерживает больший вес, поэтому мы советуем остановиться именно на нем.

Дизайн может быть самым разным – как с уже предусмотренными разделителями, разбивающими свободное пространство на несколько отделов, так и без них (чтобы вы потом могли размещать их там, где хотите).

После этого можно будет рассортировать папки по выбранным коробкам, причем их нужно будет именно ставить, а не класть – сразу по двум причинам:

  • Вертикально их войдет больше (полезный объем используется рациональнее).

  • Стопка не очень практична, потому что верхние ее предметы будут давить на нижние.

Органайзеры


А вот ответ на вопрос о том, как систематизировать документы дома, по крайней мере, те из них, которыми вы будете пользоваться регулярно, допустим, работая вечерами в своем кабинете.

Популярных вариантов его исполнения сразу несколько:

  • Доска, с ящичками, ячейками, кармашками, крючками – удобная для стикеров, чеков, снимков и вообще для множества разных мелочей. Сама она может быть магнитной (что делает ее еще практичнее, но дороже) или обычной пробковой. Единственный недостаток – может занимать много места на стене.

  • Подвесная модель типа корзины, снабженная несколькими отделениями: в первое вы сможете вставить папки с архивными делами, во втором – оставить тот договор, над которым трудитесь прямо сейчас, в третьем – сертификаты и так далее. Хороша с точки зрения сортировки, но компактность является ее относительным минусом.

  • Ящик, но уже декоративно оформленный и уже имеющий несколько встроенных разделителей – делает возможным хранение документов на столе, естественно, не всех, а только тех, что у вас в работе. Степлеры, печати и другие небольшие предметы в нем вы тоже расположите без труда, но размеры такого вместилища серьезно ограничены – это вариант для самого нужного.

Какой бы модели вы ни отдали предпочтение, на первое место всегда выйдет комфорт. Это решение для регулярно используемых деловых бумаг, которые важно не смешивать между собой. При правильном подходе найти любую из них на доске, в подвесной корзине или боксе можно будет за считаные секунды, быстрее всего. Правда, при этом они сравнительно плохо защищены от внешних воздействий и посторонних взглядов.

Сейфы


А это уже ответ на то, как правильно хранить документы дома, если они обладают практической ценностью или являются предметами коммерческой тайны. Несгораемые ящики или шкафы с хорошими замками будут самыми надежными решениями. Их преимущества очевидны – они:

  • Уберегают файлы от огня или влаги.

  • Не дают злоумышленникам завладеть дорогим (или просто важным) имуществом.

  • Позволяют спрятать проекты и контракты от любопытных глаз.

При этом они традиционно объемны – в них не проблема уместить большое количество папок или даже портфелей. Минусом же является их большой вес и дороговизна, хотя последний недостаток относительный: за годы использования любой отличный сейф стократ себя окупит – хотя бы тем спокойствием, которое он подарит своему владельцу.

Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи


Отсканируйте паспорта всех членов семьи, а также свидетельства о рождении или о вступлении в брак. Тогда, в случае утери или порчи чего-то из этого списка, потерю можно будет сравнительно быстро восстановить по существующей копии. А после добавьте их в облачное хранилище Гугла или Яндекса и отдельно сбросьте на флешку – чтобы у вас было сразу два источника для восстановления.

Сложите в один из органайзеров гарантийные талоны и инструкции ко всей бытовой технике. Если какими-то из них вы не пользуетесь, отсканируйте их, спрячьте физические носители подальше и смело выбрасывайте, когда пройдет 12 месяцев с момента их выдачи.

А как вы храните документы дома? Наверняка некоторые из них можно перевести в электронный вид, и это будет сразу в нескольких смыслах практичное решение:

  • Какие угодно брошюры и листы достаточно комфортно читать с монитора, тем более что их в любой момент можно увеличить или уменьшить по желанию;

  • Маленький файл MS Word или Excel успешно заменяет собой целый ворох каталогов с теми же строительными или декоративными материалами, и необходимую информацию в нем вы найдете гораздо быстрее.

Кстати, большинство инструкций на все модели бытовой техники и так уже лежат в интернете – на сайтах ее производителей – остается лишь скачать нужную, даже сканировать ничего не потребуется.

Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото


Помимо уже рассмотренных вариантов, для упорядочивания бумаг можно приобрести:

  • Сортер.

  • Канцелярские конверты.

  • Вертикальные лотки.

  • Стойки.

  • Портфели.

  • Запираемые на замки кейсы.

Для своего же комфорта стоит соблюдать следующие правила:

1. Чем реже пользуетесь бумагами, тем дальше их ставьте.

2. Основные группы должны быть собраны по самым крупным папкам (боксам и так далее).

3. Помните о размерах и экономии пространства – мелкие вещи держите вместе по несколько штук.

4. Чем больше файлов переведете в электронный вид, тем лучше.

5. Регулярно проводите ревизию своего архива и убирайте оттуда то, что потеряло актуальность.

Как лучше хранить документы дома: фото и видео


Надеемся, что запечатленные на снимках решения и познавательные тематические ролики помогут вам определиться.

Заключение

Деловые и личные бумаги имеют свойство накапливаться: кажется, что нужна каждая из них, выбрасывать жалко, вот их количество и растет. Поэтому рано или поздно их потребуется упорядочить и начать содержать в подходящих для этого условиях – так, чтобы они не портились, и на поиски срочно понадобившегося паспорта, контракта, дела уходило минимум времени и сил. Предлагаем сделать это сейчас, и уже постарались облегчить вам сортировку.


Мы подробно рассказали, как и где можно хранить домашние документы, а теперь предлагаем самые надежные решения для них – сейфы. Огромный выбор несгораемых шкафов и ящиков – современных, надежных, вместительных – вы найдете в каталоге Хардсейф, обращайтесь.



Как я организовала хранение документов у меня дома

Осенью 2016 года я проходила обучение на курсе «Профессиональный организатор пространства» у Юлианы Мызниковой.

Одно из заданий курса было таким: нужно было организовать хранение какой-нибудь категории вещей.

Я выбрала организацию полки с документами, на момент прохождения тренинга — это была моя самая «больная» тема.

1 шаг — оценка и план

Сначала я составила для себя опросник и ответила на него, вот например, несколько вопросов и ответов из него:

Зачем вам организация?

Чтобы в моем доме было уютно и красиво всем, а также было удобно найти нужную вещь быстро всем членам семьи.

 Как давно у вас беспорядок?

Беспорядок в документах где-то примерно год – постепенно накопился после рождения 3го ребенка, до этого все было организовано тщательно.

Что является препятствием на пути к сохранению порядка на ваш взгляд?

Отсутствие свободного времени у мамы и не до конца продуманная система хранения вещей.

Семья прикладывает усилия, для сохранения порядка?

С бумагами порядок навожу только я, муж по мере использования возвращает бумаги на место, но не всегда.

Есть ли у вас какие-либо особые потребности к организации?

Чтобы документы можно было легко найти и мне и мужу

Какая организация в вашем доме хорошо работает?

Ранее, когда я раскладывала все входящие документы вовремя – эта система работала хорошо. Все по папочкам. Папочки подписаны. Одна отдельная папка с самыми важными документами.

Что работает плохо или совсем не работает?

Отдельная временная папка для складывания входящих документов, она стала постоянным складированием всех документов за год.

Что хотите получить в итоге?

Хорошо упорядоченную систему хранения документов, в которой легко найти нужный документ, как мне самой, так и мужу и любому другому родственнику.

Какие сложности ожидаются?

  • Документы не разобраны за целый год
  • Документы хранятся не в одном месте
  • У меня есть годовалый ребенок, который может разорвать все документы, если делать организацию при нем (средний ребенок тоже может проявить интерес к происходящему и начать «помогать» маме.

Как их можно преодолеть?

Заниматься организацией этапами, когда дети или спят или находятся вне дома (гуляют с папой или бабушкой, находятся у бабушки в гостях, находятся в другой комнате)

Далее я составила подробный план организации, опираясь на ответы опросника. Определила сроки выполнения каждой задачи, соотнесла план с имеющимися в наличии организационными материалами и бюджетом.

У меня были в наличии следующие организационные материалы:

  • несколько папок с файлами,
  • три канцелярских папки с кольцами,
  • несколько скоросшивателей,
  • большая папка на замке для важных документов,
  • много файлов,
  • папки пластиковые разных цветов и размеров,
  • наклейки для идентификации,
  • один пластиковый органайзер.

Мне осталось купить соответственно моему плану три больших картонных органайзера, что я и сделала.

2 шаг — сортировка документов по категориям

Сначала я прописала возможную сортировку на бумаге, соотнесла с имеющейся структурой, поменяла совсем немного.

Сделала это без перфекционизма: достаточно подробно, но на простом листе в тетрадке за 2 минуты.

Вот как это выглядело:

Потом я приступила к оценке объема работ.

Вот фотографии того, что  мне требовалось разобрать:

Да, бумаг у меня всегда было много: семья большая, направлений, по которым лично мне надо хранить бумаги было и есть достаточно много.

3 шаг — минимизация

Список быстрой утилизации документов:

  • нежелательная почта – такой не было
  • рекламные каталоги – выбрасываю сразу
  • объявлений и рекламные буклеты – выбрасываю сразу
  • журналы старше двух месяцев, если в планах нет сбора коллекции для возврата к нужным публикациям – есть одна коллекция у меня и одна у мужа, коллекции организованы хорошо. Журналы периодически пересматриваем.
  • Просроченные купоны, гарантии, приглашения – нет таких
  • Руководства по эксплуатации техники, которой больше не существует, либо окончательно сломана – пересмотрела, таких руководств не оказалось
  • Важные документы, по которым истек срок хранения – таких оказалось достаточно много
  • Отработанные документы – таких оказалось тоже много

4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация

Все оставшиеся документы я разложила на 3 части:

  1. документы, которые я ношу всегда с собой
  2. самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации
  3. остальные документы

Документы, которые всегда со мной, я поместила в небольшую зеленую пластиковую папку.

В этой папке я отдельно разложила по трем голубым файлам документы по каждой дочке отдельно.

В основном я беру эти документы с собой, когда езжу куда-то со всеми дочками.

Но могу взять и документы только по одной из дочек. Теперь это сделать очень легко и быстро.

Самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации.

До начала организации они хранились все в одной папке на замке и выглядело это вот так:

Документы были все вместе, но искать нужные документы в этой папке было не очень удобно.

Я рассортировала эти документы внутри папки на несколько категорий.

Каждую категорию поместила в пластиковую папку своего цвета, папку подписала.

После этого уже все папки поместила все в ту же большую папку на замке, которую легко взять с собой в экстремальной ситуации (пожара, например).

Получилось очень здорово. Поиск нужного документа теперь осуществляется менее, чем за минуту. Причем не только мной, но и мужем.

Остальные документы я также рассортировала по категориям и поместила по отдельным папкам разного формата.

Папки, чтобы не падали, я поместила в большие картонные органайзеры.

В итоге моя полка с документами стала выглядеть вот так:

Отдельно я уделила внимание организации хранения журналов, вырезок и распечаток по видам хобби. Я очень люблю рукоделие и уделяю ему достаточно много времени.

Я организовала хранение по видам: для шитья, для плетения и вязания на вилке, вязания крючком, вышивки, разные другие виды рукоделия (квиллинг, скрапбуккинг и т.д.)

Все поместила по отдельным папкам, все подписала с помощью специальных наклеек.

Вот как это стало выглядеть в итоге:

Шаг 6 — утилизация

Все бумаги, от которых нужно было избавиться, я сразу сортировала на три части ещё во время второго шага:

1)      Оборотки для рисования для детей, я сразу же помещала детям в специальный органайзер в их комнате,

2)      Бумаги на растопку на дачу или для сбора макулатуры в школе – упаковала эти бумаги в большой пакет, который мы увезли на дачу.

3)      Некоторые важные документы с подписями я разорвала на мелкие части и выбросила в мусорное ведро.

Шаг 7 — составление плана дальнейшего поддержания порядка

После окончания разбора всех бумаг, я создала буферную папку для счетов и бумаг для сортировки.

Поместила эту папку на свой рабочий стол. Чтобы папку было удобно хранить, я приобрела специальный удобный органайзер для своего рабочего стола.

В нем я теперь храню документы для сортировки, а также свой ежедневник и некоторые книги и тетради для ежедневного использования.

 

Я определила, что буду разбирать буферную папку минимум 1 раз в месяц, в идеале 1 раз в неделю (две).

Чтобы не пропускать время разбора, я назначила конкретный день и время для разбора бумаг.

Если я буду разбирать 1 раз в месяц, то мне это удобно делать после оплаты счетов, то есть после 10 числа.

Если я буду разбирать документы 1 раз в неделю, то мне удобно разбирать документы по средам.

Пока вот уже несколько месяцев мне удается придерживаться такого порядка.

Правда пока я разбираю документы не еженедельно, но раз в месяц 11 числа.

Ещё важный момент нужно не забывать осуществлять контроль документов на входе: то есть сразу выбрасывать ненужные.

Чеки мы с мужем выбрасываем сразу, как заносим их в специальную программку. Остальные бумаги я отслеживаю примерно раз в день, когда сажусь за рабочий стол.

Пока все документы в порядке. Получившаяся система работает хорошо! И это здорово!

Вот так вот я организовала хранение документов у себя дома. А как Вы храните свои документы?

Поделитесь, пожалуйста, в комментариях ниже своими впечатлениями о статье и своим личным опытом.

Документы постоянного и личного хранения в Москве

Многие не хотят отдавать хранить документы другим людям или организациям. Это может быть связано со многими причинами. Но тогда следует правильно организовать хранение важных документов у себя дома. Хранение документов дома – очень важный и ответственный процесс, к которому необходимо подойти со всей серьезностью, чтобы в дальнейшем не искать необходимые документы по всем ящикам и полкам.

Как правильно хранить документы

Для начала следует обозначить, какими бывают документы у физических лиц, представляющие наибольшую ценность:

  • личные документы;
  • документы на квартиру;
  • коммунальные платежи;
  • второстепенные документы и копии.

К личным документам можно отнести паспорт, водительские права, дипломы о высшем образовании, любые другие документы подтверждающие вашу личность и документы, которые могут понадобиться в оформлении на работу или для любых других нужд связанных с обращением в различные инстанции.

Документы на квартиру, это техническая документация, а также бумаги подтверждающие право собственности на квартиру.

Коммунальные платежи – это все платежи, которые вам приходят за квартиру: газ, свет, отопление, горячую и холодную воду, вывоз мусора и квартплату.

Второстепенными документами можно считать диплом об окончании школы, если вы имеете высшее образование, копии документов или другие справки и документы, которыми вы практически не пользуетесь.

Стоит ли хранить важные бумаги дома

Система хранения документов должна быть продуманной, поэтому следует разделить документы по классификации приведенной выше или вашей личной классификации.

Когда документы разделены, следует рассортировать их. Сортировка в основном необходима документам, которые представляются в нескольких вариантах. Такие документы представлены в коммунальных платежах. В таком случае, лучше их сортировать от самых давних к новейшим. Это позволит сэкономить массу времени при поиске документов.

Так рассортировав коммунальные платежи по месяцам, соединяя все бумаги: газ, воду, квартплату и другое, можно не тратить время на дополнительные поиски каждой платежки.  Остальные документы лучше всего хранить в отдельных папках.

Также следует учитывать, что если в семье несколько человек, документы каждого члена семьи следует хранить отдельно. Даже если ребенок еще маленький и большого количества документов у него нет, ему все же необходима папка, так как хранятся, в основном, документы постоянного хранения. 

Если ребенок участвует в олимпиадах, занимается самодеятельностью – ему необходима отдельная папка для наград и дипломов, если их не вывешивают на стену.

Также следует поступать и с документами на собаку или кошку. Паспорт, загранпаспорт, справку о прививках следует хранить в отдельной папке, все дипломы и сертификаты в отдельном.

Место для хранения документов необходимо выбирать исходя из меблировки, защищенности отдельных мест. Так, личные документы лучше хранить в спальне или личном кабинете. Если в квартире есть сейф, некоторые документы лучше хранить там.

Антресоль24 вам поможет

Если же вы уезжаете, то стоит позаботиться о сохранности документов заранее. Зачастую в квартире нет сейфа, а хранить их в квартире или у знакомых может быть не очень безопасно.  В таком случае, мы вам поможем. Наша компания уже длительное время занимается хранением вещей на своем складе и мы имеет ряд преимуществ:

  • Вы можете арендовать место от одного квадратного метра, что позволяет не тратить средства на ненужную площадь.
  • Мы предоставляем возможность аренды от двух недель. 
  • У нас есть постоянные скидки и сертификаты для наших клиентов. 
  • В помещениях безопасно. На территории ведется видеонаблюдение, а также установлена сигнализация. Склад находится под круглосуточной охраной. 
  • Доступ к ячейке или боксу имеет только владелец, у которого находится ключ. Доступ на территорию склада происходит по пропускам.

Мы работаем двадцать четыре часа в сутки и семь дней в неделю. Места для документов личного хранения лучше не найти, так как мы обеспечиваем полную безопасность и заботимся о желаниях клиента. Это позволяет выполнять нашу работу максимально эффективно и качественно. 



Похожие статьи

Категории документов для организации хранения дома

Организация хранения документов в доме не должна быть трудной, если вы будете использовать предлагаемые инструкции в моем посте. Этот список поможет вам убедиться, что у вас есть все необходимые категории документов.

Сегодняшняя задача , предназначена для работы во время годового плана ОРГАНИЗОВАННЫЙ ДОМ ЗА 52 НЕДЕЛИ на 2019 год, состоит в том, чтобы фактически создать вашу домашнюю систему организации документов. Для этого вам нужно настроить все нужные документы в нужных категориях.

Ниже приведены мои предложения по категориям файлов, которые вы должны создать. Вы должны не слепо действовать моим рекомендациям, а использовать больше как подсказку, поскольку ваша система организации может отличаться от моей. Создайте согласно рекомендациям свою уникальную систему организации, но не переусердствуйте с уникальностью, если у вас что-то не получится, то вы бросите эту затею. А я не хочу чтобы так случилось. Так что действуйте по предложенному плану применяя согласно потребностей вашей семьи.

Этот список предназначен для типичных документов, которые есть во многих домах, но он предназначен для личных документов, а не для деловых документов.

Вот предлагаемые категории документов для организации хранения дома, для которых необходимо создать файлы:

  • Папка с медицинскими документами для каждого члена семьи
  • Файл, с квитанциями основных расходов за коммунальные услуги
  • Документы на недвижимость
  • Страховые полисы (создайте файл для каждого и обозначьте полис каждого года отдельно, чтобы узнать, на какие годы вы были покрыты какими полисами)
  • Автомобильные документы (отдельный файл для каждого автомобиля)
  • Документы кредитной карты (они отличаются от файлов для счетов кредитных карт и должны содержать соглашение, политики конфиденциальности и т. д., (отчеты, которые вы получаете по почте) (один файл для каждой карты)
  • Банковские записи (один файл для каждого счета в каждом банке)
  • Кредитные документы (один файл на каждый кредит)
  • Инвестиционные записи (один файл для каждой инвестиции, и т. д.)
  • Жизненно важные записи (например, свидетельства о рождении и браке, и т. д.) *
  • Личный домашний инвентаризационный документ (еще один экземпляр должен храниться вне дома) В Израиле, когда сдают декларацию раз в 5 лет, делают перечень ВСЕГО своего имущества сюда входит и мебель и вещи (одежда) и техника и все, все. Так вот это как раз этот документ. Еще он нужен на тот случай если с вашим домом что-то случится не дай Бог, чтобы вы могли предоставить перечень имущества для страховой компании или для адвоката и т.д.
  • Налоговые документы (инструкции по их организации описаны в статье о том, как организовать налоговые документы )
  • Ежемесячные счета и квитанции (инструкции по организации оплаченных счетов можно найти здесь и по организации квитанций здесь )
  • Гарантии и инструкции

* Жизненно важные записи могут храниться несколькими способами, Это может быть хранение в электронном виде, а можно хранить в банке, если у вас особенно ценные документы. Но для этого придется арендовать сейф у банка 🙂

Другие статьи из серии организации документов

Если вы хотите узнать больше об организации оформления документов у себя дома, обязательно ознакомьтесь с полной серией статей здесь, на сайте. Это целая рубрика статей, которая постоянно пополняется.

Присоединяйтесь к группе участников, которые хотят избавиться от беспорядка раз и навсегда.

Готовы расхламить свой дом?

Если вы хотите присоединиться к группе других людей, которые все следуют 15-ти минутным задачам по расхламлению своих домов и вы хотите больше общения со мной, я приглашаю вас присоединиться к закрытой группе Facebook. Вы можете узнать больше об этом:

У меня есть целая серия 15-минутных задач по расхламлению вашего дома (в конечном итоге 365 из них!), Которые вы можете выполнить, чтобы привести ваш дом в порядок. Чтобы ваш дом всегда вас вдохновлял и в него хотелось всегда возвращаться.

Хотите получать задачи на неделю к себе на email почту?

Готовы расхламить свой дом?

Подпишитесь, чтобы получать один раз в неделю напоминания о новостях и задачах недели.

Спасибо!

Вы успешно подписались на рассылку!

Создание эффективной системы хранения документов на дому, которая экономит ваше время

Бонус: как мы оцифровываем каждую квитанцию, счет и важный документ, чтобы быть почти на 100% безбумажными

Когда мы начали Elegant Simplicity в 2009 году, мы быстро поняли, что предоставление клиенту физического копии документов были не только расточительны для окружающей среды, но и невыгодны для клиента. Мы давали клиентам документы только для того, чтобы помочь им организовать это. Короче говоря, мы только усугубляли их проблему, прежде чем помогать ее устранять.

Итак, через несколько коротких месяцев в нашем бизнесе мы начали доставлять все наши документы в цифровом виде клиентам, генеральным подрядчикам, субподрядчикам, архитекторам и строителям. И мы создали цифровую файловую систему для нашего бизнеса, что означало меньше бумаги, лучшую планету.

Но вопрос так и остался без ответа. Что мы делаем с физическими копиями счетов и квитанций? Мы начали со сканера, который был очень неуклюжим +, честно говоря, неудобно, но мы понимали его ценность + знали, что технологии будут быстро развиваться.И прежде чем мы это узнали, мы обнаружили приложение, которое превратило наш iPhone в карманный сканер.

Сегодня мы используем Adobe Scan (доступный на всех основных устройствах), когда бумажная копия счета, квитанции или любого другого важного документа отправляется нам по почте. Мы открываем приложение, делаем снимок + сохраняем его в нашей цифровой файловой системе.

И мы используем систему хранения документов Plan Your Work, Work Your Plan как для бизнеса, так и для личного пользования.

Двойной бонус: как обеспечить непрерывность между вашей физической и цифровой системой хранения

Теперь, когда вы знаете, как мы используем Adobe Scan для оцифровки наших счетов, квитанций и других важных документов, давайте поговорим о том, как обеспечить непрерывность между вашей физической системой хранения и ваша электронная домашняя файловая система.

К счастью, это не так сложно, как кажется, потому что вы уже выполнили предварительную работу по определению + созданию всех своих подкатегорий в разделах «Личные» + «Собственность». Предположим, вы работаете преимущественно с физической файловой системой.

Что вы хотите сделать, так это продублировать каждую папку, которая есть в вашей физической файловой системе, и создать те же самые папки в вашей цифровой системе, чтобы обе системы соответствовали иерархии имен и иерархии.

Другими словами, файловая система, которую вы используете физически, имеет цифровой аналог.Вы не собираетесь записывать что-то в цифровом виде, а также физически, но мы хотим, чтобы две файловые системы общались друг с другом так, как вы привыкли их видеть.

Пример: это позволяет вам хранить в цифровом виде все ваши повторяющиеся ежемесячные счета (счета, которые вы отправили на безбумажное выставление счетов, т. Е. Выписки по ипотеке), но также иметь папки на случай, если что-то было невероятно важным + не могло быть цифровым (физическая копия вашего титула ).

Как я и обещал… проще простого! Хотя создать домашнюю файловую систему несложно, она может оказаться утомительной, особенно если вы хотите, чтобы все было сделано правильно + вы просто не знаете, как это делать.Конечно, требуется время, энергия + иногда даже немного смазки для локтей, чтобы сделать это, но я пересекаю свое сердце, что, если вы воспользуетесь системой хранения документов Plan Your Work, Work Your Plan, вы не только влюбитесь по уши с организованной всей вашей домашней файловой системой, но она масштабируема + действительно работает - независимо от того, какая проблема, по вашему мнению, мешает.

Это невероятно полезный процесс - избавляться от беспорядка и организовываться, потому что вы, наконец, можете наслаждаться своим домом без бумаги, лежащей на поверхности.

И угадайте, что ж, если вы чувствуете себя немного похожей на вываливающуюся из воды рыбу, знайте, что мы здесь, чтобы протянуть вам руку помощи. Elegant Simplicity - это зона без суждений + вы можете запланировать БЕСПЛАТНЫЙ 30-минутный звонок Clarity, чтобы начать работу здесь.

Лучшая система подачи документов на дом для вас

Лучшая домашняя файловая система для домашнего документооборота. Как настроить удобную систему организации бумажных документов для вашего дома.

Лучшая система подачи документов на дом

Я систематизировал документы для себя и своей семьи на протяжении десятилетий.

И то, что у меня сработало, - это использование комбинации папок и простой в использовании файловой системы.

Ключ к упорядоченному оформлению документов - наличие у системы .

В хорошей домашней файловой системе должно быть следующее:

  • Визуальный компонент - Цветовое кодирование файлов по категориям или назначению помогает быстрее находить папки.
  • Процесс очистки документов - Нам нужна система очистки наших файловых систем, чтобы мы не возились с документами вечно.
  • Простота использования - Чем проще в использовании, тем выше вероятность того, что вы действительно внедрите систему. Вы хотите иметь возможность быстро хранить файлы вместо того, чтобы создавать огромную кучу «в файл» на своем столе.

Связано: Инструмент, который я использую для организации своего картотеки

Подходит ли вам оформление документов?

Система хранения, которую я использую, может разумно организовать каждую бумагу в нашем доме.

Но я предпочитаю использовать папки для упорядочивания некоторых документов.

Почему?

Потому что я обнаружил, что есть какие-то бумаги, которые мне нужно часто приносить с собой из дома.

Папка с бумагами, необходимыми мне для определенных целей, например, медицинскими записями и документами, необходимыми после переезда, имела большой смысл.

Приятно было схватить скоросшиватель и отправиться в путь!

Но для других домашних документов, , для нас лучше всего подходит бытовая файловая система .

Связанный: Идеи для упорядочивания бумаги со скоросшивателями

Моя домашняя файловая система

После многих лет проб и ошибок я наконец решил начать использовать the Freedom Filer system для организации бумажной работы дома.

Для нас он щелкнул по всем полям - он имеет цветовую кодировку, прост в использовании и имеет встроенную систему продувки.

Фактически, когда я использую эту файловую систему, я могу очистить папки, даже не просматривая документы внутри.

Как человек, у которого раньше был картотечный шкаф со старыми счетами за кабельное телевидение, страховыми полисами и расшифровками стенограмм, для меня такое облегчение наконец почувствовать, что у меня есть контроль над документами.

Freedom Filer

Посмотрите это видео, чтобы увидеть Freedom Filer в действии:

Домашняя файловая система Freedom Filer упрощает настройку системы организации бумажных файлов:

  • Этикетки предварительно напечатаны и имеют цветовую кодировку. Не нужно придумывать названия ярлыков - все сделано за вас!
  • Следуйте их процессам, и это работает! К каждому набору Freedom Filer прилагается буклет, в котором четко изложен процесс настройки и обслуживания файлов.
  • Временные файлы и постоянные файлы разделены. Это значительно упрощает очистку ваших файлов. Вам действительно не нужно даже смотреть на свои временные файлы, когда их выбрасываете, и вы можете быть спокойны, потому что нет важных документов, связанных с вашими счетами за электричество за прошлый год.
  • Настраиваемый. Вы можете настроить систему для любого объема документов, и они даже включают пустые ярлыки на тот случай, если вам нужно сделать индивидуальные ярлыки для ваших файлов.

Стоит ли Freedom Filer своих денег?

Когда я решал, покупать или не покупать систему Freedom Filer, я фактически попытался сделать это своими руками и воссоздать систему сам.

Но я обнаружил, что для меня дешевле просто купить наклейки ( The Home 1/5 Tab Filing System ) от Freedom Filer и использовать мои старые висячие папки для настройки моей системы.

Плюс ко всему это сэкономило мне время и умственную энергию на попытки придумывать различные ярлыки, категории и т. Д.

Эта система организации файлов сэкономила мне часы и избавила меня от стресса и расходов, связанных с необходимостью замены важных документов.

Это того стоит!

Перейдите сюда, чтобы узнать больше о системе хранения файлов Freedom Filer

Как организовать бумажную работу дома

Нужны новые идеи для организации бумажной работы дома? Ознакомьтесь с этими ресурсами:

Как создать эффективную домашнюю файловую систему

Это сообщение в блоге может содержать партнерские ссылки.Это означает, что если вы нажмете кнопку и сделаете покупку, я могу бесплатно заработать небольшую комиссию для вас.

Если у вас беспорядок с домашними документами, первое, что вам следует сделать, это создать организованную домашнюю систему подачи документов.

Помимо надежного хранения важных документов, домашняя файловая система НАМНОГО облегчит вам работу мамы, потому что вы сможете найти то, что вам нужно, в любой момент.

И, что лучше всего, у вас не будет случайных стопок бумаги, загромождающих каждую плоскую поверхность в вашем доме!

Несмотря на все преимущества, некоторые люди думают, что файловая система требует много работы.

Раньше я чувствовал то же самое. так что я позволил газетам скапливаться по всему дому. В конце концов, они накрыли наш обеденный стол, из-за чего мы вынуждены были есть в гостиной. 😞 Я знал, что что-то нужно изменить, поэтому придумал, как лучше всего подать все наши домашние бумаги.

А теперь я здесь, чтобы показать вам, как мне это удалось!

Как вы решите подавать документы по дому, решать вам. Не существует определенного правильного или неправильного пути, поскольку все и каждая семья разные.

С учетом сказанного, я рассмотрю пару общих категорий, которые могут быть полезны для семей. И я также расскажу о некоторых способах организации газеты у себя дома.

Прочитав этот пост, вы точно будете знать, как создать организованную файловую систему. И у вас будет довольно хорошее представление, какие категории домашней файловой системы подойдут вам.

Итак, приступим!

Это сообщение в блоге может содержать партнерские ссылки.Это означает, что если вы нажмете кнопку и сделаете покупку, я могу бесплатно заработать небольшую комиссию для вас. Пожалуйста, ознакомьтесь с моей политикой раскрытия информации для получения полной информации.

Сделайте шаг вперед с бесплатным мини-переплетом для дома!

Используйте этот мини-набор для печати, чтобы упорядочить всю важную домашнюю информацию

Шаг № 1 - Обратите внимание на потребности вашей домашней системы хранения документов

При оформлении домашних документов следует учитывать несколько моментов:

- Вы хотите, чтобы ваша система была простой в использовании

Если он слишком сложный или слишком забитый, вы, скорее всего, вообще откажетесь от него.

- Его нужно организовать так, чтобы вы могли найти то, что вам нужно

- И вы хотите, чтобы ваша файловая система могла адаптироваться к жизненным изменениям

Например, если вы планируете иметь больше детей, вам нужно будет добавить больше файлов, чтобы их личные записи хранились отдельно от ваших детей старшего возраста. По мере взросления вам также может потребоваться добавить файлы, например информацию о выходе на пенсию, инвестиционные документы, завещания и т. Д.

Так что найдите время, чтобы подумать, что вам нужно в отношении вашей домашней файловой системы .

Шаг № 2 - Рассмотрите место для хранения

Прежде чем пойти и что-нибудь купить, подумайте о своих потребностях в хранилище.

Есть ли у вас место для картотеки? И будет ли к нему легко получить доступ?

Если нет, не беспокойтесь! Есть много альтернатив шкафов для хранения документов!

Пластиковые контейнеры для файлов

Они прочные и недорогие, их можно ставить друг на друга.

Они как раз подходят для хранения по категориям или по лицам.А пластиковая поверхность отлично подходит для создания персонализированных этикеток.

Возможно, вы видели их на Pinterest для хранения целых коллекций школьных документов. Файловые контейнеры (или файловые ящики) имеют очень много полезных применений!

Щелкните здесь, чтобы заказать один на Amazon.

Картонные коробки для банкиров

Ящики

Bankers изначально создавались с целью хранения нескольких записей в одном месте. Они изготовлены из картона, что делает их очень экономичными.

Но они также хорошо подходят для хранения личных файлов у вас дома! Ящики Bankers лучше всего подходят для файлов, к которым вам не нужно часто обращаться, поскольку они предназначены для штабелирования.

Вы можете купить их на Amazon здесь.

Скамья для хранения

Было бы здорово, если бы у вас были время и средства для создания одного из них!

И я нашел учебник, который показывает, как именно создать скамейку с выдвижным ящиком!

Если у вас нет места для традиционной домашней файловой системы, это будет отличный способ использовать скамейку, которая у вас уже есть! Конечно, я не строил его сам, поэтому, если вы решите построить его, дайте мне знать, как это получится.

Корзина для папок своими руками

Какой великолепный способ хранить документы по дому!

Это идеальное решение, если вам не нравится суровый вид шкафов для документов, пластиковых контейнеров или картонных коробок. Вы можете стратегически разместить их вокруг своего домашнего офиса, не ставя под угрозу свой декор.

Корзина, изображенная ниже, доступна на Overstock.com за 35 долларов.

Или вы можете сделать свои собственные, используя плетеную корзину и набор каркасов для файлов!

Боковой картотечный шкаф

Боковой шкаф для папок обычно используется в офисе.Но вы можете найти несколько очень хороших для своего дома! Обычно они идут с двумя или более глубокими ящиками. И файлы можно расположить спереди назад или слева направо.

Они идеально подходят для домов, в которых много файлов. И обычно вы можете найти боковые шкафы для папок в большем количестве вариантов стиля, чем традиционные шкафы для папок.

Этот шкаф от Office Depot - один из самых бюджетных шкафов, которые я нашел. По состоянию на февраль 2020 года он продается по цене 99 долларов.

Шаг № 3 - Покупка расходных материалов

После того, как вы определились с файловой системой, пора покупать все необходимое!

Независимо от того, выберете ли вы картотечный шкаф или другой вариант, вам все равно понадобятся несколько висящих файлов и папки с файлами манилы.

Но есть несколько разных вариантов, которые следует учитывать:

Подвесные напильники

Это относится к размеру бумаги. Legal-size обычно используется в офисе или юридическом учреждении.Хотя размер письма - это, вероятно, то, с чем вы чаще всего сталкиваетесь дома.

Если у вас файловая система стандартного размера, вам, скорее всего, потребуются подвесные файлы формата Letter. В то время как с боковым картотечным шкафом вы можете использовать формат Legal или Letter.

Висячие файлы обычно поставляются в упаковке по 25 штук примерно за 10 долларов. И вы можете найти их всех цветов радуги!

Вы можете приобрести некоторые из них в магазине канцелярских товаров, Walmart, Target или Amazon.

Папки с файлами в Маниле

Папки с файлами

Manila используются внутри подвешенных файлов для дальнейшего разделения типов файлов.

Есть несколько вариантов на выбор.

  • 1/3, 1/2, 1/5, 2/5 или прямые выступы
  • Сортированное, левое, правое или центральное положение

Это относится к размеру и положению показанного выступа вверху папки. В основном это вопрос предпочтений.Некоторые люди предпочитают, чтобы все вкладки располагались на одной прямой, в то время как другие предпочитают видеть их все сразу.

Они доступны во всех тех же местах, что и висячие файлы. Или вы можете щелкнуть здесь, чтобы заказать на Amazon.

{Side Note} Я рекомендую покупать папки с файлами в одном положении: слева, справа или по центру. Просто потому, что проще добавлять и удалять файлы, когда все вкладки расположены на одной линии.Кроме того, разные вкладки сложнее для глаз, потому что вам нужно бегать глазами, чтобы найти нужную папку.

Этикетировщик

Изготовитель этикеток не является обязательным, но если он входит в ваш бюджет, его определенно неплохо иметь!

Я использовал средство создания этикеток для создания всех категорий в моей файловой системе. Это помогает мне более четко идентифицировать ярлыки, тем более что мой почерк ужасный!

Этикетировщик Brother P-Touch идеально подходит для базового домашнего использования.У меня есть один уже 3 года, и он до сих пор отлично работает! В настоящее время они стоят около 30 долларов на Amazon.

Шаг №4 - Соберите все свои бумаги

Теперь, когда у вас есть все необходимые материалы, следующий шаг - собрать всю бумагу.

В этом шаге нет необходимости, но я рекомендую его.

Когда я впервые установил систему хранения документов в собственном доме, у меня были стопки бумаг по всему дому. Я попробовал подавать кучей, но быстро понял, что это не лучшая идея.Я продолжал находить все больше и больше категорий, которые мне нужно было добавить к зависшим файлам, из-за чего мне приходилось переделывать и переставлять вкладки.

Если вы только что закончили расхламливать бумагу из Части 1 из серии «Работа с домашними документами», вы можете пропустить этот шаг, потому что вся ваша бумага уже должна быть объединена.

В противном случае все, что вам нужно сделать, это просто собрать всю бумагу в одном конкретном месте.

Это может быть обеденный стол, письменный стол или даже пол.

Шаг № 5 - Начните категоризацию!

Собрав всю бумагу в одном месте, вы легко сможете определить, какие категории вам понадобятся для вашей системы хранения документов.

Я предлагаю создать список категорий, которые вы можете идентифицировать в своих документах. Так что пролистайте всю статью и обратите внимание на все категории или подкатегории, которые вы заметили.

Они будут использоваться для заголовков папок.

Нет правильного или неправильного способа сделать это.У каждого дома будут разные категории, и у каждого свои предпочтения. Вы можете предпочесть, чтобы ваши личные документы регистрировались по типу, как во всех свидетельствах о рождении вместе, во всех медицинских записях и т. Д. Или вы можете подать документы лично.

В любом случае, я рассмотрю пару общих категорий домашних хозяйств, а также категории, которые у меня есть в моей собственной системе регистрации для семьи из 6 человек.

Финансовая отчетность

  • Банковские счета (отдельно по счетам)
  • Налоги (по годам)
  • Доход (квитанции о заработной плате, SSI или справки об инвалидности)
  • Долги
  • Выписки по кредитной карте
  • Студенческие ссуды
  • Банковские ссуды
  • Благотворительные взносы
  • Арендная плата
  • Ипотека
  • Счета
  • Пенсионные счета
  • Инвестиции
  • Пенсии

Любые другие финансовые записи также будут помещены в этот раздел вашей домашней файловой системы.

Хозяйственные документы

  • Страхование арендаторов
  • Страхование домовладельцев
  • Страхование автомобилей
  • Право собственности на автомобиль, кредитные документы и записи о техническом обслуживании
  • Гарантии и квитанции (храните объемные руководства в другом месте
  • Мебель
  • Бытовая техника
  • Телевизоры
  • Сотовые телефоны
  • Ювелирные изделия

Вы, конечно, можете поместить информацию о транспортном средстве в отдельную категорию.У меня домашняя файловая система настроена таким образом, потому что нижний ящик моего картотеки зарезервирован для всех наших личных документов.

Верхний ящик нашего картотечного шкафа используется для хранения финансовых отчетов, информации о доме и автомобиле, а также гарантийных обязательств.

Как видите, в моей файловой системе есть разные вкладки в папках с файлами. Я купил их много лет назад, прежде чем я понял, что прямолинейная подача бумаги - лучший вариант. Мне удалось заставить его работать, сгруппировав левую, правую и центральную вкладки в «категории». Они не совпадают идеально, но их достаточно.

Vital Records

  • Свидетельства о рождении
  • Паспорта
  • Свидетельства о браке
  • Свидетельства о смерти
  • Иммиграционные документы
  • Водительское удостоверение / Карты социального страхования

Личная информация

  • Медицинское страхование
  • Прививки
  • Медицинские / стоматологические записи
  • Информация о школе
  • Художественное произведение (у меня есть только файл с рисунками для моих малышей; рисунки моих старших детей хранятся в специальной коробке, так как их так много)
  • Информация о наследстве / документы о завещании (для умерших членов семьи)
  • Информация о домашнем животном (ветеринарные справки, прививки и квитанции)
  • Разное

Учетные записи

  • Стенограммы
  • Градусы
  • Дипломы
  • Сертификаты
Мой нижний шкаф для документов немного заполнен, а папки с файлами изогнуты, но он все еще работает для нас.

Шаг № 6 - Добавьте ярлыки на основе ваших личных категорий

Не пропускайте этот шаг только потому, что у вас нет производителя этикеток. Помеченные категории - самая важная часть домашней файловой системы!

Если вы не можете легко определить, какая папка используется для каких целей, вы, скорее всего, вообще откажетесь от файловой системы.

И это вам совсем не поможет! Так что создавайте ярлыки для своих личных категорий любым удобным для вас способом.

Вы можете распечатать свои собственные этикетки с компьютера или написать их от руки темным маркером, например маркером.

Новые ярлыки, которые я добавляю в свою систему регистрации для домашних животных.
На прошлой неделе у нашей двери появился кот, поэтому мне нужно добавить для него еще одну медицинскую карту.
До сегодняшнего дня я хранил только медицинские записи нашей собаки Дейзи. Теперь, когда у нас есть еще один питомец, мне нужно добавить второй файл для подвешивания.

В идеале каждый висячий файл будет использоваться для основных категорий, а папки с файлами манильского типа будут использоваться для подкатегорий.

В приведенном выше примере я создал два новых файла для подвешивания для нашей кошки и собаки, Daisy и Rotto. И в их висячих файлах у меня есть папки с файлами для разделения подкатегорий, таких как медицинские записи.

У каждого в моей семье есть свой файл для подвешивания, и у каждого из нас есть отдельные подкатегории, которые хранятся внутри наших файлов для подвешивания. У нас есть папки для свидетельств о рождении, медицинской страховки и т. Д. Но у моих детей есть дополнительные папки для иллюстраций и прививок.

Такая настройка картотеки позволяет очень легко добавлять и удалять категории по мере необходимости. (Например, на прошлых выходных у нашей двери появился кот, поэтому я использовал это занятие по организации картотеки как возможность создать новую папку только для него!)

Шаг № 7 - Сохраните все в соответствующей категории

Теперь все, что осталось сделать, это начать подавать всю свою бумагу!

Честно говоря, эта часть может занять некоторое время.Но оно того стоит!

Самый простой способ сделать это - быстро отсортировать небольшую стопку бумаги и добавить каждый лист в общую категорию. Как только все статьи попадут в соответствующую категорию, вы можете просмотреть их и разделить на дополнительные подкатегории.

На изображении ниже я храню личные документы своей семьи.

Работая на 15-минутных сессиях, я разбирал небольшие стопки бумаг, которые нужно было заполнить.

Каждый листок бумаги оказался у кого-то в стопке.Будь то медицинские записи, произведения искусства или квитанции. Это оставило мне пару общих стопок для каждого члена семьи (которые разделены листками для заметок).

Когда я закончил сортировку исходной стопки бумаги, я начал разбивать на подкатегории стопку одного члена семьи за раз.

Например, в моем стеке было несколько старых квитанций о выплате зарплаты и несколько страховых заявлений. Квитанции о доходах были зарегистрированы в моем файле о доходах в разделе «Кисточки для оплаты труда Николь», а страховые ведомости - в моем личном файле в разделе «Страхование».

Подача документов - это легкий ветерок, когда все похожие документы объединены вместе! Если бы я попытался подать первоначальную стопку бумаг по одной, мне потребовалось бы намного больше времени, чтобы искать папку «Доход» каждый раз, когда я наталкивался на одну из своих квитанций о заработной плате.

Займите столько времени, сколько нужно, чтобы все запилить. Вы хотите, чтобы каждый листок бумаги был помещен в соответствующую категорию.

Шаг № 8 - При необходимости используйте другие системы подачи документов

Помните, вам не обязательно придерживаться стандартного шкафа для хранения документов.Если шкафы для хранения документов вам не нравятся, есть много других способов организовать вашу бумагу.

Вы можете использовать некоторые из систем, о которых я упоминал в начале этого поста, например, файловые контейнеры или банкирские ящики. Или вы можете использовать переплеты! Некоторым людям нравится использовать папки для хранения всех из домашних документов.

Например, я использую папки для определенных документов, к которым я часто обращаюсь, например, моей медицинской документации. Я не храню в папке все медицинские записи моей семьи, только свою, потому что мне нужно часто брать их с собой к врачу.Их можно легко схватить, когда я выбегаю за дверь.

Я также использую скоросшиватель для страниц с планированием еды, документов в блогах, объемных руководств по бытовой технике и некоторой информации о программе Positive Parenting, в которой я участвую. Я использую две подставки для книг, чтобы хранить их на нашей барной стойке рядом с микроволновой печью.

В качестве альтернативы вы можете хранить свои жизненно важные документы в сейфе или пожаробезопасном ящике.

Если честно, это то, что я хотел сделать.Это в моем списке дел.

Твоя очередь

Итак, вы готовы настроить домашнюю файловую систему? Не позволяйте мысли захлестнуть вас! Если вы будете следовать простым шагам, перечисленным выше, вы сможете избавиться от этого в кратчайшие сроки!

Вы даже можете разбить процесс на отдельные этапы. Выделите себе достаточно просторное рабочее место, и вы сможете работать по шагам в любое удобное для вас время!

Помните - этот процесс будет работать для любого типа файловой системы.

Используете ли вы традиционный шкаф для документов, пару ящиков для файлов или несколько папок, просто убедитесь, что вы выполняете шаги в правильном порядке:

  1. Учитывайте свои личные потребности…
  2. … И место для хранения
  3. Купите нужные расходные материалы
  4. Соберите всю бумагу
  5. Обратите внимание на общие категории и подкатегории
  6. Добавьте ярлыки
  7. Сохраните все в соответствующей категории
  8. При необходимости используйте другие файловые системы и не бойтесь менять их, если что-то не работает.

Настройка домашней файловой системы снимает с ваших плеч огромный груз.Это так освобождает возможность найти то, что вам нужно, в любой момент!

Когда вы будете готовы упорядочить свое домашнее хозяйство и упорядочить документы, возьмите бесплатную мини-версию The Organized Mom’s Household Binder . 👇 Когда вся важная информация собрана в одном специальном месте, вы сэкономите время и мозг, чтобы у вас было больше свободного времени, чтобы тратить на то, что вы любите!

Последние сообщения

Полное руководство: как организовать почту

Как организовать ежедневную работу с документами

Простое решение для всех входящих документов

Не знаете, как стать организованным? Сделай это!

Как раз и навсегда организовать свой почтовый ящик

20 самых вдохновляющих командных центров

Как создать домашнюю файловую систему для ведения документации

Каждый год все труднее становится собрать необходимую информацию для заполнения и подачи налоговой декларации, не так ли? Эту проблему можно решить, внедрив эффективную домашнюю файловую систему.

Но заполнение ваших годовых налогов - не единственная причина иметь хорошую систему подачи документов. Крайне важно сохранять квитанции, чтобы показать, сколько вы заплатили за недвижимость и инвестиции, а также чтобы подтвердить, когда были совершены покупки. Практически невозможно получить ссуду без раскрытия данных о своих доходах и расходах.

Отслеживание документов - необходимость, и это может создать проблемы для неподготовленных и неорганизованных людей. Однако создать разумную домашнюю файловую систему может быть довольно просто.

Настройка системы регистрации

Если вы еще не перешли на безбумажную систему хранения документов, вы все равно можете легко управлять системой, чтобы отслеживать все свои записи.

1. Приобретите необходимые материалы

Посетите свой любимый магазин канцелярских товаров и сделайте следующие покупки:

  • Карманный файл формата Letter, увеличивающийся до трех с половиной дюймов (примерно 3 доллара США)
  • Несколько папок с файлами (менее 1 доллара каждая)
  • Этикетки для папок с файлами (примерно 3 доллара за упаковку из 250 этикеток)

2.Создать этикетки

Отметьте расширяющуюся папку на год. Затем создайте метку для каждой папки с файлами следующим образом:

  • Личные расходы, такие как одежда, книги, продукты и развлечения
  • Медицинский / стоматологический
  • Коммунальные платежи
  • Крупные покупки и благоустройство дома
  • Выписки с банковского счета
  • Инвестиции
  • Выписки и квитанции по кредитным картам
  • Корешки для оплаты
  • Налоговая отчетность

3.Организуйте свои документы и файлы

После того, как вы пометили свои папки, приступайте к организации вашей файловой системы. По мере прохождения года вы можете добавлять больше папок для хранения квитанций по новым категориям, которые вам нужно отслеживать, например, расходы на образование, домашних животных или путешествия.

Поместите папки с файлами в расширяющуюся папку и надежно храните файловую систему в ящике или картотеке. Каждый раз, когда вы совершаете покупку или оплачиваете счет, возьмите за привычку сразу же класть квитанцию ​​в соответствующую папку.

Чтобы не упускать из виду платежи по счетам, создайте папку с надписью «Счета к оплате». Храните эту папку на видном месте, чтобы вам постоянно напоминали, что нужно регулярно просматривать ее, чтобы оплачивать неоплаченные счета. После оплаты каждого счета поместите запись в соответствующую папку в вашей файловой системе.

Вам также следует создать папку с надписью «Требует внимания». Например, если вам нужно сделать запрос относительно подозрительного списания с вашей кредитной карты, или если вам нужно связаться с поставщиком, который не предоставил вам кредит за оплату вашего последнего счета, вы должны сохранить запись или напоминание в эту папку.

Метод ежедневной подачи

Реализуя эту систему, вы можете сократить время, которое вы тратите на поиск среди разбросанных документов, за счет того, что ваши файлы упорядочены и имеют соответствующие названия. Создайте распорядок дня для постоянного и надлежащего обслуживания файлов:

  1. Соберите почту и просмотрите ее за письменным или кухонным столом.
  2. Откройте каждое почтовое отправление и отложите нежелательную почту и конверты для вторичной переработки.
  3. Поместите счета в папку «Счета к оплате».
  4. Поместите квитанции в соответствующие папки. Например, краткое изложение медицинских услуг следует поместить в вашу папку «Медицинские / Стоматологические».
  5. Все, что требует немедленного внимания, должно быть помещено в папку «Требует внимания», чтобы вы могли быстро о нем позаботиться.

Что хранить и как долго

В большинстве случаев вам следует хранить записи не менее трех лет, поскольку IRS обычно просматривает вашу историю за три года во время налоговой проверки. Однако IRS может выбрать поиск в вашей истории еще за три года, поэтому по этой причине рекомендуется сохранять записи в течение шести лет.

Вот некоторые записи, которые вы должны хранить в течение шести лет:

  • Квитанции о любых удержаниях, которые вы указали в своей налоговой декларации
  • Брокерские ведомости по операциям, указанным в вашей налоговой декларации
  • Записи, относящиеся к продаже дома или другой собственности, указанные в вашей налоговой декларации
  • Записи о доходах и расходах вашего малого бизнеса в налоговой декларации

Каждый лист бумаги, подтверждающий информацию, указанную в вашей налоговой декларации, должен храниться в течение шести лет после даты подачи вами декларации.

Однако есть некоторые записи, которые вы захотите сохранить вечно:

  • Налоговые декларации
  • Контракты
  • Акты о собственности и заключительные отчеты
  • Записи о ваших взносах в ваши пенсионные планы
  • Полисы страхования жизни
  • Документы по имущественному планированию, такие как доверенность или трастовый договор

Документы для утилизации

После того, как вы заполнили налоговую декларацию за год, есть некоторые документы, от которых можно отказаться.Если это не относится к вашей налоговой декларации, вы сможете избавиться от следующих предметов:

  • Банковские депозитные квитанции и квитанции банкоматов
  • Корешки для зарплаты
  • Квитанции об оплате коммунального кабеля

Последнее слово

Сейчас нет времени, как настоящее, чтобы начать систематизировать свои документы. Чем раньше вы создадите организованную систему хранения документов, тем скорее вы сможете пожинать плоды убранства захламленного дома или офиса. Вам также может быть намного проще получить доступ к любым документам или записям в любое время, когда они вам понадобятся.

Используете ли вы домашнюю файловую систему? Какие стратегии вам понравились?

Homemaking 101 Series: My Simple Home Filing System

Могу я поднять руку тому, кто из нас не особенно любит бумажную работу? Моя рука высоко поднята, и после того, как я был женат 30 лет и являясь основным хранителем нашей документации и оплаты счетов, я прошел через так много разных систем регистрации, что даже не могу их сосчитать.

Позвольте мне сказать вам, что я нашел тот, который лучше всего подходит для нашего дома, и мой образец работы с документами в несколько организованной манере.Я больше не куплю еще одну книгу по домашнему архиву!

Нам всем нужна какая-то организация, когда дело касается ведения документации в наших домах. Это упрощает налоговое время, помогает, когда вам нужно найти квитанцию, и позволяет быстро сортировать почту на ежедневной основе.

Заявление об ограничении ответственности: эта система не будет работать, если вы перфекционист, когда дело касается подачи документов. Это довольно расслабленно и не занимает много времени.

В моем доме есть три области, в которых я храню документы (звучит сложно, но это не так - вы можете разбить свою на две части, прочесав офис и кухню): Мой рабочий стол, кухонный стол и наш главный шкаф для документов.

Мы ведем домашний бизнес, и я также веду книги для нашей церкви, но сегодня я имею дело только с домашней файловой системой

(В конце сообщения я связался с некоторыми расходными материалами через свою партнерскую ссылку Amazon. Целью ссылок является больше показать вам предметы, которые я использую, чтобы вы имели представление о системе, о том, насколько она проста и как расходные материалы общие. Ничего особенного здесь нет!)

Место регистрации офиса:

1. У меня есть почтовый ящик для всей открытой входящей почты, которую нужно обработать.Это также место, где семья может оставить мне вещи, о которых нужно позаботиться; речь идет о счетах, приглашениях, письмах, налоговой информации и т. д.

2. У меня есть файловый ящик на рабочем столе со следующими пометками:

Депозиты
Счета к оплате
Элементы календаря
Личные данные в файл
Бизнес в файл
Церковные документы в файл
Элементы блога в файл

  • 5 Пункты с налоговой информацией
  • 3.Отсюда становится довольно легко. Когда я беру элемент из почтового ящика, он помещается в соответствующую папку. Если это счет к оплате, он попадает в папку оплаты счета. После оплаты счета он попадает в папку, в которой указывается, был ли это предмет личного, делового или церковного (эти папки можно удалить, если вы умеете сразу же хранить предмет или заботиться о нем, а я нет. Следовательно, папки для хранения ) . Обычно я плачу по счетам и делаю вклады раз в неделю.

    Элемент календаря будет полученным приглашением.Он получает ответ, помечается в календаре и переходит в папку хранения на случай, если мне понадобится дополнительная информация по мере приближения даты. После мероприятия его отбрасывают, и часто приглашение можно просто выбросить после того, как оно занесено в календарь.

    Адресные элементы - это ярлыки для возврата (я отрываю обратный адрес от конверта, полученного с адресом, которого у меня нет) или обновления, когда кто-то перемещается, которые мне нужно поместить в мою адресную книгу. Я просматриваю его раз в месяц и выбрасываю их, когда они обновляются или вводятся.

    Налоговая информация - это еще одна папка для хранения, потому что я не умею быстро заполнять документы, поэтому она может вам не понадобиться.

    4. Если вы умеете быстро заполнять файлы, вы можете удалить многие из этих папок и шагов. Я обычно оплачиваю счета и делаю депозиты еженедельно и ежемесячно подаю большую отчетность.

    Основная область хранения:

    1. Это простая система, которую я придерживаюсь, так как я обнаружил, что чем проще она, тем больше вероятность, что я буду поддерживать ее в порядке. У нас есть большие картотеки, потому что у нас есть домашний бизнес, поэтому я храню небольшую их часть для наших личных файлов.Я использую висящие папки с папками с файлами для подкатегорий, где это необходимо. Вот мои ярлыки папок для основной области с краткими описаниями, которым нужно следовать:

    - Долгосрочные улучшения дома - Подпапка Информация об ипотеке
    - Страховые политики - Подпапки для Автомобиль, дом, жизнь, инвалидность и зонтик
    -Налоговая информация
    -Информация об автомобиле
    -2014 Личный

    Долгосрочные улучшения дома - Они пригодятся для налоговых целей, когда вы продаете свой дом.Сохраняйте квитанции обо всех улучшениях, которые вы сделали в своем доме. Это поможет снизить стоимость прироста капитала при продаже. Я также храню здесь папку с информацией об ипотеке нашего дома (для целей налогообложения) - Посетите здесь, чтобы получить дополнительную информацию.

    Страховые полисы - Каждый полис находится в отдельной папке в основной папке страхования.

    Налоговая информация за текущий год - Это информация, которая нам понадобится в конце года для налогов за текущий год.Все поданные налоговые декларации и документы хранятся в сейфе в подвале.

    Информация об автомобиле - Здесь хранится информация о праве собственности и ремонте автомобиля.

    Основная папка с пометкой года - Я помечаю ее год и помещаю сюда все оплаченные счета, квитанции и все остальное, что я хочу хранить. Раньше я держал папку на каждый месяц года и сохранял ее таким образом, но обнаружил, что хранить все это в одной большой подвесной папке с файлами так же легко.

    Если мне нужно найти квитанцию ​​или корешок счета (очень редко), у меня может быть несколько минут на сортировку, но не много.Я также обнаружил, что не теряю документы и не могу вспомнить, куда я их подал, поскольку вариантов не так много.

    Мои документы резко сократились из-за онлайн-оплаты счетов через мой банк. Я получаю онлайн-выписки со своего банковского счета и кредитной карты и сохраняю их на семейном сетевом диске.

    Некоторые другие важные документы:

    1. Еще одна область, о которой я не упомянул, - это руководства к устройству, которые хранятся рядом с устройством или в той же комнате.Большинство руководств теперь доступны в Интернете, так что это необязательный элемент, который нужно держать под рукой.

    2. Другие важные документы, такие как свидетельство о браке, свидетельства о рождении и т. Д., Хранятся в сейфе в подвале.

    3. В наших транспортных средствах мы храним информацию о регистрации и страховании автомобиля в перчаточном ящике.

    4. У меня есть специальная папка, известная моей семье (на случай смерти), с информацией для входа в наши финансовые и любые другие важные счета, к которым мы получаем доступ онлайн или офлайн.Здесь также есть контактная информация нашего бухгалтера и адвоката. (Когда я пишу это, я понимаю, что мне нужно внести в него некоторые обновления).

    Зона хранения на кухне: (Больше личных вещей для дома)

    (Мой кухонный стол - слева вы видите мои папки)

    1. У меня есть файловый ящик рабочего стола со следующими папками. Они будут соответствовать потребностям и занятиям вашей семьи.

    Церковный справочник
    Пустые бланки для планирования меню
    Наклейки и почтовые расходы - Я держу наши ярлыки с обратным адресом и марки под рукой
    Статьи для чтения - из журналов или распечатанные из Интернета
    Купоны
    Сострадание - Письма от нашего ребенка Сострадания
    Планировщик - Я распечатываю еженедельные листы из Планировщика Уверенной мамы

    Собираем все вместе:

    Я хочу, чтобы вы проследили за мной пару пунктов от начала до конца в моей файловой системе.Большая часть моей регистрации в основном поле для хранения документов выполняется один раз в месяц. Это делает мою регистрацию такой быстрой и легкой, и я могу найти что угодно за считанные минуты (иногда секунды).

    Счет за электричество
    1. Оплатите счет онлайн.
    2. Положите корешок в личную папку в офисе.
    3. В конце месяца выньте все элементы из личной папки, чтобы сдать их в офис и отсортировать в нужное место в основной области хранения. Оплаченный счет за электричество просто попадал в основную папку.

    Изменения в полисе автострахования
    1. Изменение страховки поступает в почтовый ящик.
    2. Открыл и поместил в личную папку файлов в офисе.
    3. В конце месяца изменение полиса помещается в подпапку автострахования в папке страхования в основной области регистрации.

    Приглашение на свадьбу
    1. Попадает во входящие.
    2. Открыл, ответил и пометил в календаре.
    3. Я сохраняю приглашение в папке календаря на случай, если мне понадобится дополнительная информация, когда наступит дата.

    Купоны продуктового магазина или ресторана
    1. Те, которые могут быть интересны, помещаются непосредственно в файл купонов на моем кухонном столе, и, если они не используются, выбрасываются по истечении срока их действия.

    Хранилище файлов на конец года:

    1. В конце года я беру эти папки из основной области хранения (Личное 2014), относящиеся только к самому году, и помещаю их в ящик банкира для длительного хранения (мы храним их в течение семи лет, а затем измельчаем) . Налоговые формы за год хранятся в нашем сейфе.Я держу наши налоговые формы семь лет, а затем мы уничтожаем старые документы, которые не нужны. Долгосрочная папка никогда не перемещается, а страховая папка быстро очищается, чтобы увидеть, что можно зарегистрировать в этом текущем году.

    The Stuff: (Обратите внимание, что это партнерские ссылки, но они предлагаются больше, чтобы показать вам, как выглядят продукты, которые я использую. Вы можете купить их в местном магазине канцелярских товаров.)

    Desktop File Ящик:

    Ящик для документов на кухне:

    Пример почтового ящика:

    Подвесные файловые папки для настольных файлов и основной файловой системы:

    Папки с файлами: (я люблю создавать забавные для файлов на рабочем столе)

    Ярлыки папок с файлами (я пишу на них от руки - у меня уходит слишком много времени, чтобы сделать их на компьютере)

    Банковские ящики для хранения на конец года:

    Домашний сейф:

    Мой отказ от ответственности: Я не являюсь профессиональным бухгалтером или финансовым консультантом, поэтому, пожалуйста, проконсультируйтесь со своим бухгалтером, прежде чем вы решите, как создать файловую систему для вашего собственного дома.Я просто знаю, что работает для нашей семьи, и надеюсь, что это даст тем из вас, у кого несистема, простая отправная точка. Я даже не занимался здесь файлами домашнего обучения или записями блоггеров. В какой-то момент в будущем я хотел бы поработать над сообщением о том, как я буду отслеживать свои записи в блогах. Я храню файлы для нашего домашнего бизнеса и церкви, но у каждого из них есть отдельные файлы для каждой категории, но это все еще довольно просто.

    ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

    Как создать эффективную систему подачи документов

    Как ваша файловая система? Раздражающий? Вы считаете, что это слишком сложно помните, куда идут дела? Были ли у вас проблемы с поиском определенного документа еще раз, когда вы его спрятали? У вас может быть даже три или четыре файла, содержат ту же информацию, но помечены по-разному - что за беспорядок!

    Устранение проблемы

    Что вызывает крах файловой системы? Скорее всего, это было не так много «система» для начала.Скорее всего, это был случайный набор отдельные файлы, которые действительно не связаны друг с другом.

    Чтобы создать действительно эффективную файловую систему, вам нужно начать с плана. Просто приклеив ярлык к папке, вы ее не обрежете. Но не волнуйтесь; мы собираюсь настроить систему хранения документов, в которой можно будет разместить любой тип бумаги - домой или офис. Для расходных материалов все, что вам действительно нужно, это несколько цветов кроя 2/5. цветные вкладки папок, и некоторые подвесные папки снизу коробки

    Создание категорий файлов

    Посмотрите на свою текущую файловую систему (или на ту стопку бумаг, которую вы то есть хранить в течение нескольких месяцев) и начните сортировать свои документы по широким категориям.«Финансы» могут быть одним из них; «Домашние вещи» могли быть другим. На данный момент мы не сосредотачиваясь на деталях вашей файловой системы. Откровенно говоря, это не так будь то счет по кредитной карте или выписка из банка прямо сейчас. Мы будем волноваться об этих различиях позже.

    Подкатегория

    Выберите одну из стопок «основной категории» и давайте рассмотрим ее еще раз. На этот раз подумайте о том, чтобы разбить статью на более мелкие подкатегории. Для Например, вашу стопку «финансы» можно разделить на:

    • сберегательный счет
    • расчетный счет
    • Студенческий кредит
    • счет кредитной карты

    Будьте конкретны; не говорите просто, что это «банковские выписки».Определите, какие они принадлежат и разбивают каждую на отдельную кучу. Мы не хотим любые файлы, «скапливающиеся» с другими файлами - каждый получает свой отдельный папка.

    Цветовое кодирование

    Каждой основной категории документов должен быть присвоен свой цвет (ваш выбор) - а затем мы собираемся поместить каждую подкатегорию в отдельную висящая папка с файлами. В приведенном выше примере слово «финансы» может быть зеленым, а каждая из ваших учетных записей получает отдельную зеленую папку с файлами.Похоже на небольшой вещь, но цветовое кодирование вашей системы сэкономит вам огромное количество времени в подача и получение документов.

    Возможность заглядывать в ящик для файлов и видеть отдельные массивы информации выделенный цветом просто дает РАЗУМ в ваш мозг. Когда ты знаешь, что твой финансовая секция - зеленая, секция вашего дома - синяя, а документы на машину красного цвета, вам даже не нужно думать, потому что ваша рука естественным образом переходит в правую часть вашего ящика для файлов.

    Изготовление этикеток

    Теперь, когда у каждого есть своя цветная папка, нам нужно пометить каждый файл.При создании ярлыков переходите от общих к конкретным. Не говори мне, что ты подаете документы на вашу «кредитную карту Visa» - назовите ее «кредитная карта: Visa». Когда вы размещаете папки в алфавитном порядке, все файлы «кредитных карт» (сколько бы их ни было) - вместе в вашем разделе «финансы».

    Наша цель - хранить связанные файлы в непосредственной близости друг от друга. Сделай это снова и снова для каждой группы файлов, пока вы не пометите каждый файл в каждой основной категории.Я лично использую ярлыки Viewables®, потому что они аккуратные, легко читаемые, и я могу распечатать их со своего компьютера.

    Заполнение ящика

    Все, что вам нужно сделать, это поместить файлы в каждую основную категорию в алфавитном порядке. заказ, а затем сложите основные категории в ящик в алфавитном порядке порядок.

    Поместите цветные папки в нижние папки подвесного ящика, чтобы они оставались вертикальными. в ящике. Вырезанные вкладки 2/5 отображаются над свисающими файлами, а вкладки расположены по прямой линии для удобства чтения.

    Когда вам нужно найти документ или положить что-то в папку, просто посмотрите сначала для правильной основной категории (легко идентифицируемой по обоим ярлыкам и цвет). С правильной файловой системой легко взять в руки правильный файл без долгого поиска.

    , Рамона Крил

    Посмотрите или послушайте, как создать эффективную систему хранения в подкасте « Сохраняя вашу организацию, ».

    Идеи системы хранения документов для дома - The Organized Mama

    Все эти бумаги могут полностью занять ваш стол, прилавки и столы.А если серьезно, как мы на самом деле получаем столько бумаги? Чтобы избавиться от беспорядка, связанного с бумагой, есть несколько систем, которые вы можете использовать, чтобы не допустить скопления бумаг. Независимо от того, как вы хотите хранить свои документы, я разбиваю свои советы по их систематизации. Кроме того, у меня есть несколько категорий домашней файловой системы, которые вы можете использовать, чтобы упорядочить свои документы.

    Система хранения в картотеке

    Самым распространенным вариантом создания домашних картотек является использование шкафов для документов.Существуют шкафы для хранения документов разных размеров. Найдите тот, который подойдет для ваших бумаг. Но убедитесь, что шкаф для документов не слишком велик, иначе вы в конечном итоге соберете ненужные бумаги. Не уверены в размере? Начните с небольшого картотеки. При необходимости вы всегда можете добавить еще один. Но если вы начнете с небольшого картотечного шкафа, вы, скорее всего, сохраните только те бумаги, которые вам действительно нужны!

    Теперь с каждым шкафом для документов вам нужно убедиться, что у вас есть визуальный компонент. Это означает, что вам нужен способ узнать, что находится внутри картотеки.Мне нравится использовать указатель, в котором я записываю все файлы, находящиеся в ящике, и размещаю его снаружи или непосредственно внутри картотеки.

    Еще одна вещь, которую следует учитывать при настройке картотеки, - это создать процесс расхламления ненужных документов, прежде чем помещать их в картотечный шкаф. У многих есть поднос для бумаг. Мне нравится это как способ сортировки документов перед подачей. Используйте этот лоток в качестве сортировочной стопки. Решите, что нужно подшлифовать, а что можно измельчить.Держите измельчитель рядом с вашим шкафом для хранения документов, чтобы его было легко расчистить.

    Категории системы домашнего архива

    Теперь мне также нравится быть систематичным при создании категорий для вашей домашней файловой системы. Я начинаю с рассмотрения всего, что нам обычно нужно оставить. Затем я создаю папки для каждой категории. Ниже я включил общие категории и подкатегории для домашней файловой системы. Я начинаю с группировки предметов по категориям. Затем я делю все на подкатегории по каждой категории.Вы также можете получить дикий и цветовой код для каждой категории. Или просто придерживайтесь одного цвета, чтобы было проще. Когда вы помещаете категории в свой картотечный шкаф, вы можете расположить их в алфавитном порядке или по тому, как часто они вам нужны. Один клиент хранил все медицинские и денежные файлы в своем картотеке. А домашние и автомобильные файлы на заднем плане - в зависимости от того, как часто ей нужно было подавать и находить файлы.

    Категории и подкатегории системы домашнего архива

    • Медицинский
      • Отдельно от члена семьи
    • Дом
      • Документы на недвижимость
      • Квитанции на крупную бытовую технику
      • Документы для крупных проектов по благоустройству дома
      • Документы на крупную покупку жилья
      • Страхование домовладельцев
      • Страхование арендаторов
      • Любой другой документ, относящийся к дому
    • Автомобиль
      • Страхование
      • Документы на ремонт / обслуживание
      • Название
    • Финансы
      • Кредитные карты
      • Банк
      • Кредиты
      • Инвестиции
      • Налоги
    • Важные документы
      • Свидетельство о браке
      • Свидетельство о рождении
      • Паспорта
      • Карты социального страхования
      • Документы об усыновлении
      • Свидетельства о смерти
      • Указы о разводе
      • Военное дело
      • Доверенность
      • Воля и доверие
    • Гарантии
      • Крупная техника
      • Детские товары
      • Крупные закупки

    Хранение документов на рабочем столе

    Мне нравится организованный шкаф для хранения документов, но я знаю, что не все могут за ним угнаться.Итак, у меня есть несколько идей, как организовать ваши документы, держа органайзеры на вашем столе.

    Первый способ сделать это - использовать держатели для магазинов. Каждый обладатель может быть категорией. И все документы переходят к этому держателю. Обозначьте держатель журнала, чтобы вы могли найти категорию, которую ищете. Мне нравится эта система, потому что ее легко зарегистрировать и легко найти. Единственное, что держатели журналов могут заполниться, так что вам придется часто убирать мусор.

    Другой способ создать домашнюю файловую систему - использовать ящик для папок.Это ящик, в котором хранятся ваши файлы, похожий на картотечный шкаф. Но вы держите его на столе или на полке. Мне это нравится, потому что это позволяет вам сохранять документы, не беспокоясь о том, что вы забудете, где вы положите их в большой шкаф для документов. Сложность с ящиком для документов заключается в том, что они обычно поставляются с крышкой. И на этой крышке бумаги можно легко складывать друг на друга. Итак, мое решение? Снимите крышку, чтобы можно было легко складывать бумаги в нужные папки. Просто убедитесь, что у вас есть план расхламления документов, прежде чем начинать работу с ящиком для хранения документов.

    Как не отставать от домашней файловой системы

    Независимо от того, какую домашнюю файловую систему вы используете, вам необходимо убедиться, что у вас есть система для очистки документов как перед подачей, так и после нее. Один из способов, которым мне нравится это делать, - это устанавливать время раз в год, чтобы просматривать все мои файлы, чтобы уничтожить все, что мне больше не нужно. Я также стараюсь перевести как можно больше бумаги в цифровой формат, чтобы я мог хранить файлы на своем компьютере, что упрощает поиск. И я бы посоветовал получить свой бесплатный контрольный список Declutter Paper Like A Pro.Этот контрольный список помог тысячам людей избавиться от беспорядка на бумаге! Скачайте сейчас!

    Хотите больше советов по устранению беспорядка? Ознакомьтесь с этими ресурсами:

    Что делать со старыми бумагами

    Профессиональная систематизация бумаги

    Как устранить беспорядок в бумаге

    Теперь ваша очередь создать домашнюю файловую систему, которая будет работать на вас.