Ранее, когда я раскладывала все входящие документы вовремя – эта система работала хорошо. Все по папочкам. Папочки подписаны. Одна отдельная папка с самыми важными документами.

Что работает плохо или совсем не работает?

Отдельная временная папка для складывания входящих документов, она стала постоянным складированием всех документов за год.

Что хотите получить в итоге?

Хорошо упорядоченную систему хранения документов, в которой легко найти нужный документ, как мне самой, так и мужу и любому другому родственнику.

Какие сложности ожидаются?

• Документы не разобраны за целый год
• Документы хранятся не в одном месте
• У меня есть годовалый ребенок, который может разорвать все документы, если делать организацию при нем (средний ребенок тоже может проявить интерес к происходящему и начать «помогать» маме.

Как их можно преодолеть?

Заниматься организацией этапами, когда дети или спят или находятся вне дома (гуляют с папой или бабушкой, находятся у бабушки в гостях, находятся в другой комнате)

Далее я составила подробный план организации, опираясь на ответы опросника. Определила сроки выполнения каждой задачи, соотнесла план с имеющимися в наличии организационными материалами и бюджетом.

У меня были в наличии следующие организационные материалы:

• несколько папок с файлами,
• три канцелярских папки с кольцами,
• несколько скоросшивателей,
• большая папка на замке для важных документов,
• много файлов,
• папки пластиковые разных цветов и размеров,
• наклейки для идентификации,
• один пластиковый органайзер.

Мне осталось купить соответственно моему плану три больших картонных органайзера, что я и сделала.

2 шаг — сортировка документов по категориям

Сначала я прописала возможную сортировку на бумаге, соотнесла с имеющейся структурой, поменяла совсем немного.

Сделала это без перфекционизма: достаточно подробно, но на простом листе в тетрадке за 2 минуты.

Вот как это выглядело:

Потом я приступила к оценке объема работ.

Вот фотографии того, что мне требовалось разобрать:

Да, бумаг у меня всегда было много: семья большая, направлений, по которым лично мне надо хранить бумаги было и есть достаточно много.

3 шаг — минимизация

Список быстрой утилизации документов:

• нежелательная почта – такой не было
• рекламные каталоги – выбрасываю сразу
• объявлений и рекламные буклеты – выбрасываю сразу
• журналы старше двух месяцев, если в планах нет сбора коллекции для возврата к нужным публикациям – есть одна коллекция у меня и одна у мужа, коллекции организованы хорошо. Журналы периодически пересматриваем.
• Просроченные купоны, гарантии, приглашения – нет таких
• Руководства по эксплуатации техники, которой больше не существует, либо окончательно сломана – пересмотрела, таких руководств не оказалось
• Важные документы, по которым истек срок хранения – таких оказалось достаточно много
• Отработанные документы – таких оказалось тоже много

4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация

Все оставшиеся документы я разложила на 3 части:

1. документы, которые я ношу всегда с собой
2. самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации
3. остальные документы

Документы, которые всегда со мной, я поместила в небольшую зеленую пластиковую папку.

В этой папке я отдельно разложила по трем голубым файлам документы по каждой дочке отдельно.

В основном я беру эти документы с собой, когда езжу куда-то со всеми дочками.

Но могу взять и документы только по одной из дочек. Теперь это сделать очень легко и быстро.

Самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации.

До начала организации они хранились все в одной папке на замке и выглядело это вот так:

Документы были все вместе, но искать нужные документы в этой папке было не очень удобно.

Я рассортировала эти документы внутри папки на несколько категорий.

Каждую категорию поместила в пластиковую папку своего цвета, папку подписала.

После этого уже все папки поместила все в ту же большую папку на замке, которую легко взять с собой в экстремальной ситуации (пожара, например).

Получилось очень здорово. Поиск нужного документа теперь осуществляется менее, чем за минуту. Причем не только мной, но и мужем.

Остальные документы я также рассортировала по категориям и поместила по отдельным папкам разного формата.

Папки, чтобы не падали, я поместила в большие картонные органайзеры.

В итоге моя полка с документами стала выглядеть вот так:

Отдельно я уделила внимание организации хранения журналов, вырезок и распечаток по видам хобби. Я очень люблю рукоделие и уделяю ему достаточно много времени.

Я организовала хранение по видам: для шитья, для плетения и вязания на вилке, вязания крючком, вышивки, разные другие виды рукоделия (квиллинг, скрапбуккинг и т.д.)

Все поместила по отдельным папкам, все подписала с помощью специальных наклеек.

Вот как это стало выглядеть в итоге:

Правила хранения документов дома

Чтобы у вас в документах всегда был порядок, регулярно просматривайте их на актуальность. Быстро устаревают:

1. Оплаченные коммунальные квитанции. Эти сведения актуальны в течение трех лет;
2. Ежегодно возобновляемые договора.

Любые платежи удобно производить онлайн через личный кабинет Сбербанка. При недоразумениях с квартплатой всегда можно найти нужный чек в истории и распечатать его в бумажном виде. Так же переводятся деньги за питание детей в школе, вносится ежемесячная родительская плата за дошкольные учреждения. Удобство в том, что электронная форма долго хранится на официальном сайте банка, а не пылится дома в стопках.

Удобное хранение документов в электронном виде

Паспорта, свидетельства о браке, разводе, рождении необходимо сканировать. В случае утраты их будет проще восстановить по распечатанным копиям. Скинуть информацию можно на флешку, а продублировать в облачном хранилище, например Яндекс Диске, Гугл Драйве или Дропбокс. Если накопитель информации выйдет из строя, сведения останутся целыми на сервере.

Нужные инструкции, гарантийные талоны можно сложить в один отдельный органайзер, для хранения документов дома. Руководства, которые редко нужны, переводят в электронный вид. Для этого можно создать текстовый файл в ноутбуке, и туда занести полные названия, маркировку всей имеющейся бытовой техники. Можно часть инструкций отсканировать или сфотографировать.

Электронное хранение инструкций — это удобное размещение, которое экономит место у вас в жилище.

Электронные способы хранения позволяют сохранить информацию по строительным материалам, декоративной отделке. В любое время можно открыть файл и просмотреть сведения о производителе, названии колера, коллекции:

1. плитки;
2. линолеума;
3. обивочной ткани.

Отсканированные брошюры, инструкции удобно читать на мониторе. Обычно руководства печатают очень мелким шрифтом. Фото можно увеличить до удобного для чтения размера.

Скорее всего, в интернете уже есть инструкции от вашей бытовой техники. Найдите её по названию модели. Вам не придется фотографировать и сканировать инструкцию самостоятельно.

Источники

• https://cleanhack.ru/hranenie/hranenie-dokumentov-doma-idei-organizatsii-foto.html
• https://www.werfstore.ru/kak-organizovat-domashnie-dokumenty/
• https://profhranenie.ru/hranenie-dokumentov-doma
• https://yellowhome.ru/2017/06/29/kak-xranit-dokumenty-gde-xranit-dokumenty/
• http://tragaruk.ru/kak-ya-organizovala-khranenie-dokument/

Как избавиться от бумажного беспорядка раз и навсегда

Управление важными документами и сортировка бумажного беспорядка могут быть проблемой. Поэтому крайне важно создать функциональную систему организации домашней документации, которую вы действительно будете использовать. Создание простой системы подачи документов является ключевым моментом и должно учитывать все различные типы документов, которые у вас есть. Кроме того, вы должны постоянно избавляться от ненужных бумаг, чтобы упростить хранение.

Этот проект бумажного органайзера поможет вам с первоначальной настройкой вашей домашней системы хранения документов. Шаги просты в выполнении, хотя время, которое вы потратите на это, может сильно различаться в зависимости от того, сколько документов вам нужно отсортировать и организовать. Приложив первоначальные усилия, вы получите файловую систему, которая работает на вас без проблем.

Ниже вы узнаете, как упорядочить документы для долгосрочного бумажного решения в вашей семье.

6 самых распространенных типов беспорядка

Оборудование/инструменты

• Мусорный бак
• Измельчитель
• Изготовитель этикеток или письменные принадлежности

Материалы

• Папки с файлами
• Картотечный шкаф, ящик для документов или другое место для хранения папок с файлами.
• Огнеупорный ящик или сейф (по желанию)
• Связующее (по желанию)
• Лоток для входящих сообщений (дополнительно)

1. Соберите все свои документы в одном месте

   Первый шаг к быстрому избавлению от хлама – собрать все документы в одном месте, чтобы вы могли их сортировать. Помимо того, что берите бумаги из очевидных мест, таких как ящики стола и картотечные шкафы, проверьте остальную часть вашего дома, чтобы убедиться, что вы учли все, даже старые бумаги, с которыми вы никогда не имели дело.

   Проверьте общие места, где могут скапливаться документы, например, на кухонном столе или в рабочей сумке. Соберите все это в одно место, где у вас будет много места для разброса. Сортировка бумаг на полу или на большом столе может быть эффективной.

   Ель / Марго Кэвин

2. Разделите свои бумаги на 5 категорий

   Теперь пришло время разобраться со всеми вашими документами. Организуйте годы бумажной работы, поместив каждый документ в одну из этих пяти категорий бумаги: действие, архив, домашнее хозяйство, переработка и уничтожение. Вот что нужно указать в каждом разделе:

   • Действие: Это бумаги, над которыми вам нужно поработать, а затем выбросить их. Не путайте их с документами, относящимися к категории домашних хозяйств. Хозяйственные документы хранятся постоянно; файлы действий используются один раз, а затем отбрасываются. Примеры включают приглашения, штрафы за парковку, напоминания о встречах, домашние задания и счета.
   • Архив: В эту категорию входят документы, которые вам нужно хранить, но на которые не нужно ссылаться чаще одного или двух раз в год. Примерами являются налоговые декларации, медицинские записи, академические записи, документы, договоры аренды, гарантии и контракты.
   • Домохозяйство: Это документы, которые вы используете, чтобы вести свой дом (и жизнь). Примеры включают купоны, рецепты, руководства пользователя, квитанции об уплате налогов за этот год и документы для предстоящей поездки.
   • Переработка: Это документы, которые не попадают ни в одну из вышеперечисленных категорий и не содержат личной информации. Примеры включают нежелательную почту, конверты из бумажной почты, газеты, журналы, старые домашние задания, которые вам не нужны, и использованные конверты.
   • Shred: В эту категорию входят документы, такие как бумажная почта, которые не попадают в первые три категории, но содержат личную информацию, включая предложения по кредитным картам, старые банковские выписки и счета.
   Ель / Марго Кэвин

3. Откажитесь от ненужных документов

   Теперь, когда вы разделили документы на пять категорий, вы можете освободить место, выбросив ненужные бумаги. Сначала выньте мусорную кучу, так как это должно быть легко, и вам нужно просто бросить ее в мусорное ведро. Затем уничтожьте конфиденциальные документы, от которых вы избавляетесь. Если у вас нет шредера, вы можете убрать бумажный беспорядок, посетив местный копировальный аппарат или почтовые магазины, чтобы уничтожить его в магазине. Когда вы закончите, перед вами должны остаться только те бумаги, которые вам нужно подать.

   Ель / Марго Кэвин

4. Организация файла архива

   Во-первых, разберитесь с кучей архивных документов. В эту стопку могут входить очень важные документы, например, ваш паспорт или карточка социального страхования. Так что лучше всего положить эти документы в огнеупорную коробку или сейф, чтобы защитить их.

   Разделите стопку архивов на подкатегории для более эффективной организации, например академические, автомобильные, трудовые, финансовые, медицинские, страховые, удостоверяющие личность документы и документы о недвижимости. Используйте помеченную папку с файлами для каждой из ваших подкатегорий. Затем поместите эти папки в сейф, несгораемый ящик или другое место, где вы планируете их хранить.

   Ель / Марго Кэвин

5. Упорядочить домашнее дело

   Теперь пришло время для вашей домашней стопки документов. Вы можете организовать свою бумагу без картотеки, используя папку, коробку с папками, ящики на столе или другое доступное место. Многие люди предпочитают хранить свои домашние бумаги в папке с различными отделениями и карманами. Основные преимущества скоросшивателя в том, что он не занимает много места, его можно хранить и перемещать туда, где он вам нужен.

   Например, вы можете создать папку с разделами для купонов, ваучеров и подарочных карт; бонусы и карты лояльности; квитанции, на которые вы все еще ссылаетесь, и руководства пользователя, которые вам время от времени нужно проверять. Разделите документы на категории, которые лучше всего соответствуют вашему образу жизни.

   Ель / Марго Кэвин

6. Настройка файла действий

   Наконец, вы обратитесь к своей категории документов. Поскольку эти документы включают в себя вопросы, которые необходимо решить, может быть полезно хранить стопки бумаг на открытом воздухе в качестве визуального напоминания для себя, а не спрятанных в шкафу для документов. Лоток для входящих сообщений на рабочем столе может быть хорошим вариантом для хранения рабочих документов, но вы также можете просто поместить документы в папку с файлами, к которой у вас есть доступ.

   Вы можете разделить свои документы по действиям на категории, такие как счета, письма, требующие ответа, и т. д. Однако часто бывает проще сложить все эти бумаги в одну папку и сделать это рутиной, чтобы подавать по крайней мере один раз в неделю. В этот момент вы должны предпринять соответствующие действия для каждого элемента. Затем вы должны утилизировать или измельчить предметы, с которыми вы закончили, и поместить все, что вам нужно, в свои домашние или архивные файлы. Цель состоит в том, чтобы ваш файл действий был как можно меньше.

   Ель / Марго Кэвин

12 пространств, которые можно организовать за 15 минут или меньше

10 удобных способов упорядочить свои личные документы

10 умных способов упорядочить свои документы.

Документы! Если вы похожи на большинство людей, вы, вероятно, время от времени чувствуете себя перегруженным бумажным беспорядком , с которым вам нужно разобраться и организовать. Если вы не получаете только электронные счета, у вас есть ежемесячные счета и выписки со счетов, которые нужно просеивать, помимо нежелательной почты, медицинских карт, страховых документов, гарантий, квитанций, руководств, школьных документов ваших детей, налоговых документов. , и более! Очень много бумажной работы, за которой нужно следить! И плохо то, что у вас могут быть большие проблемы, если вам понадобится один из этих документов, а вы не сможете его найти. К счастью, есть много разных способов справиться со всей бумагой в вашей жизни! Посмотрите эти 10 удобных способов организовать ваши личные документы !

Раскрытие информации: Этот пост может содержать партнерские ссылки на Amazon и/или Etsy, что означает, что я могу получать небольшую комиссию от некоторых ссылок в этом посте. Пожалуйста, посетите нашу страницу раскрытия информации для получения дополнительной информации.

Я видел рекламу некоторых веб-сайтов, которые предлагают хранить и упорядочивать ваши личные документы в Интернете для вас. Хотя мне нравится, что мои документы всегда доступны в облаке и защищены от огня или воды, я также знаю, что любой веб-сайт можно взломать. Так что в настоящее время я предпочитаю придерживаться старой школы и иметь домашняя система заполнения , которая обрабатывает мои методы организации бумаги . Если вы чувствуете то же самое, вы обязательно найдете эти идеи организации домашней документации ниже, чтобы быть очень полезными!

Хотите навести порядок в доме?
Нажмите здесь, чтобы ознакомиться с нашей скоросшивателем для домашнего хозяйства , предназначенным для печати акварелью !
Содержит более 40 печатных форм (включая обложки и вкладки)!

1. Индивидуальный органайзер для почты

Это одновременно симпатичный проект «сделай сам» и отличный способ систематизировать почту! Мне нравится, что в нем есть место для вещей, которые вы планируете отправить по почте. Вы можете настроить этикетки так, чтобы они говорили все, что вы хотите, чтобы лучше соответствовать вашему образу жизни. Узнайте, как сделать этот великолепный персонализированный органайзер для почты, следуя руководству Her Tool Belt! Если у вас нет времени на создание основной структуры почтового органайзера своими руками, вы можете найти симпатичный готовый органайзер на Amazon, к которому можно добавлять ярлыки.

2. Органайзер для чеков

Это отличный способ систематизировать чеки, не занимая много места. А можно сделать разные органайзеры для разных категорий чеков! Отправляйтесь на сайт I Heart Planners, чтобы узнать, как собрать свой собственный умный органайзер для чеков, а также ее советы по организации умных чеков! Вы можете получить организатор квитанций с цветовой кодировкой, чтобы использовать его на Amazon.

3. Организация файлов с вкладками

Если вы храните свои файлы всего в нескольких папках или у вас много немаркированных папок, то вы можете извлечь выгоду из этой системы, используя вкладки! Душевное дитя дает советы о том, как упорядочить документы, а также некоторые другие бумаги!

4. Система хранения школьных бумаг

Вы не поверите, сколько бумаги вы соберете со школьных лет ваших детей! Между табелями успеваемости и официальными документами, произведениями искусства, фотографиями и другими памятными подарками вы вскоре получите большую стопку! Просто + Кирсте объясняет простой способ упорядочить школьные бумаги ваших детей (и бесплатные этикетки для печати включены!).

5. Дверь шкафа для счетов и органайзеры для чеков

Отличная идея! Вы можете настроить их так, чтобы они говорили все, что хотите, и можете сделать столько, сколько поместится в вашем кухонном шкафу или любом другом шкафу, который у вас есть! Следуйте руководству «Организация семейной жизни» и сделайте свои собственные удобные органайзеры для счетов и квитанций в дверях шкафа!

6. Почтовые органайзеры Old Book

Это так мило и креативно! Легко сортируйте свои счета, нежелательную почту, журналы и многое другое, следуя объяснениям Beyond the Picket Fence о том, как сделать очаровательные органайзеры для почты из старых книг своими руками!

7. Папка-переплет

Вы не можете назвать свои документы официально оформленными, если у вас нет быстрого доступа к наиболее важным в экстренной ситуации. Арадор объясняет, как легко собрать папку, в которой ваши самые важные документы будут организованы и готовы к любому наихудшему сценарию!

8.

Система, которую вы можете использовать вместо или в дополнение к обычному методу маркировки для организации важных документов, — это цветовая кодировка. В «Чашке, полной лимонов» рассказывается, как сделать ваш шкаф для документов аккуратным и организованным с помощью удобной системы организации файлов с цветовой кодировкой! Вы можете найти красочные подвесные папки с файлами на Amazon.

9. Сортировщик почты из ткани

Это милая идея для хранения документов! Если вы предпочитаете шить вещи, то вам может понравиться сделать из ткани сортировщик писем! Bright and Blithe объясняет, как сшить симпатичные тканевые сортировщики почты, и включает в себя бесплатные печатные формы, которые помогут вам лучше организовать свои сортировщики!

10. Папка по управлению домом

Папка по управлению домом имеет решающее значение для управления вашим домом! Это удобное место для организации ваших важных личных документов и других документов, таких как списки дел и планы меню.