Как навести порядок на рабочем месте — WEEEK на vc.ru

Сложно оставаться продуктивным и сконцентрированным, если рабочий стол заставлен вчерашними кружками из-под кофе, а кипа документов и блокноты перекрывают монитор; в чатиках из-за мемов и стикеров сложно найти нужный документ, а в папках на экране — Содом и Гоморра. Выход один — правильно организовать своё рабочее пространство.

262 просмотров

Мы собрали для этого 12 советов. Приготовься, предстоит навести порядок на столе, в компьютере и в рабочем процессе.

РАБОЧИЙ СТОЛ

Круто, когда за рабочим столом тебе комфортно и удобно, а разные мелочи не отвлекают внимание. Это ведь то место, где ты находишься большую часть своего дня! Поэтому…

1. Заведи привычку следить за чистотой на рабочем столе

В начале и конце рабочего дня протирай пыль, мелкие разводы и лужи от чая и кофе (хотя лучше протирай их сразу, чтобы не пачкать себя и бумаги), убирай крошки. Со временем старайся делать это не только утром и вечером, а в течение всего дня по мере необходимости (главное, чтобы это не мешало работе).

Другое дело, если на столе лежит бесполезный хлам, который тряпочкой не убрать…

2. Поставь рядом корзину для мусора

Конечно, мусор можно выкидывать и в общее мусорное ведро. Но давай будем честны — будешь ли ты ходить к нему всякий раз, когда понадобиться выбросить бумажку или маленький кусочек скотча?

Лучше поставь под столом личную рабочую корзину для мусора и очищай её в конце рабочего дня.

3. Спрячь провода и ненужную технику

Если в рабочем процессе тебе не обойтись без смартфона — организуй для него отдельное место с зарядкой. Также поступай с остальными нужными устройствами.

А вот ненужные убирай, чтобы не отвлекали. Проводов и различных кабелей на столе и вовсе не должно быть. Они путаются друг с другом, мешают тебе и могут сломаться от какого-либо неосторожного действия. К чему эти проблемы?

Если в работе тебе нужен блокнот и ручка, положи их рядом, а всё остальное убери. Если канцелярия не нужна в принципе, но у тебя её почему-то завались — выброси или отдай кому-нибудь.

5. Периодически наводи порядок

Раз в неделю глобально пересматривай состояние рабочего места. Например, в начале недели тебе нужна была эта папка для работы, а сейчас уже не нужна; или ты принёс органайзер для канцелярии и нужно перебрать ручки, маркеры и пр., чтобы гармонично разместить их в уголочке.

Главное во время такой «генеральной» ревизии руководствуйся двумя правилами:

• стол должен всегда быть чистым,
• тебе за этим столом должно быть комфортно и удобно.

КОМПЬЮТЕР

Скорее всего, вся важная часть твоей работы находится в компьютере, а не на столе, поэтому наводить порядок в цифровом пространстве также важно, как в реальном.

6. Рабочий стол всегда должен быть чистым

На рабочем столе компьютера придерживайся принципа:

Убрать всё лишнее.

Минимальное действие, которое поможет тебе – разбери по папкам все одинокие файлы. Далее – перенеси эти папки с главного экрана в соответствующие разделы в системе компьютера. На рабочем столе оставь только то, с чем работаешь сейчас и будешь работать в ближайшее время.

7. Организуй хранение файлов

Выбери удобный для себя тип сортировки и придерживайся его постоянно. Например, кто-то распределяет файлы по их назначению (изображения, документы, тексты и пр.), кто-то — по проектам или клиентам. Если ты найдёшь для себя такой удобный способ группировки — ориентироваться в информации будет легче. Это напрямую скажется на твоей продуктивности и скорости работы.

8. Пользуйся таск-менеджером

Выбери какой-нибудь крутой таск-менеджер и попробуй поработать с ним какое-то время. В этот сервис можно перенести бесконечное количество заметок по проекту, дела и задачи. Также он поможет тебе адекватно оценивать дедлайны и свою загруженность.

РАБОЧИЙ ПРОЦЕСС

Привести в порядок реальное и цифровое рабочее пространство — важно. Но ещё важнее — организовать рабочий процесс так, чтобы избежать хаоса, горящих дедлайнов, потерянных или забытых задачек, выгорания и усталости.

9. Оцифровывай всё, что оцифровывается

Да-да. Бумага может испачкаться или потеряться. Ничего — если это просто листочки, катастрофа — если они важные и рабочие. С оцифрованными документами такого не случится. Главное — заведи для них отдельное место, желательно в облаке.

10. Приоритезируй

Даже если тебе кажется, что все задачи очень срочные, скорее всего это не так. Наверняка есть задачи сложнее, есть более «горящие», что-то можно и вовсе отложить на какое-то время. В предыдущей статье мы рассказывали про тайм-менеджмент и приоритезацию – заглядывай, если тебе бывает сложно сгруппировать задачи по важности.

11. Сначала работай с текучкой

Если у тебя кроме одного большого проекта есть ежедневные небольшие задачи на 5–10 минут — сначала закрывай их (желательно, в первой половине дня). Так у тебя будет меньше причин отвлекаться, да и список дел на день значительно сократится.

12. Не делай несколько задач одновременно

Миф о многозадачности уже давно развеян. Качественно делать несколько задач одновременно невозможно, потому что что-то обязательно пострадает. Лучше делай постепенно — одну задачу, за ней вторую и т. д.

Всегда начинай с простого и двигайся постепенно — это правило отлично работает в организации рабочего пространства. Начни с порядка на рабочем столе и в файлах компьютера, после переходи к процессу, приоритезируй и последовательно выполняй задачи. Очень скоро ты заметишь, что твоя личная эффективность увеличилась — успеваешь больше, отвлекаешься меньше.

6 шагов для порядка на рабочем месте.

Как быстро навести порядок на рабочем столе?

Организация рабочего места как и управление временем требует системности и упорядоченности. Гораздо легче выделить для себя несколько правил уборки и ухода за своим рабочим столом, и это сэкономит ваше драгоценное время.

Ох, уж этот письменный стол! Несметное количество ручек, бумажек, чеков, фантиков. Знакомо? Неспроста организация рабочего места как и организация хранения вещей – одни из самых популярных запросов на Youtube. А правилам наведения порядка на рабочем месте учат на семинарах для секретарей. Ведь ваш рабочий стол– это ваше лицо. Лучше, когда оно аккуратное и ухоженное.

Исследования показывают, что в среднем мы теряем час в день из-за дезорганизации. 

Даем советы по наведению порядка на рабочем столе, чтобы он стал лучшим местом для интеллектуальной работы:

1. уберитесь на столе: все, что не относится, к работе необходимо убрать. Безделушки и провода, зарядки от телефонов, флешки только мешаются под руками и глазами и отвлекают от работы. А все часто необходимые вещи надо располагать со стороны преобладающей руки — так не нужно тянуться и сваливать все вокруг.
2. для организации документов на столе и экономии пространства лучше использовать контейнеры. В них аккуратно и ровно можно расположить бумажные документы, папки, журналы.
   Это также экономит и время поиска нужных бумаг. Во время ревизии проверьте даты документов, чеков, рекламных брошюр — они вам еще актуальны?
3. канцелярские предметы должны находиться в специальных подставках, а все 10 ручек, если они Вам правда нужны, должны писать.
4. ближний к вам ящик необходимо использовать для бумаг и дел по текущим проектам. Второй ящик — для бумажной канцелярии и зарядок/шнуров.
5. стикеры для заметок надо использовать только для записи краткосрочных важных напоминаний. Не превращайте монитор в доску для объявлений — это непродуктивно. Если контроль исполнения поручений у вас реализуется только напоминалками-стикерами на специальной пробковой доске, то следите за актуальностью написанного и сроков.
6. обязательно оставляйте островок 30*40 см у правой или левой руки  (в зависимости от преобладающей) для бумажной работы: расписаться, составить от руки документ.

Имидж секретаря да и любого сотрудника всех уровней состоит не только из одежды. Но и из отношения к вещам, умения ими аккуратно пользоваться, организации места, где вы проводите как минимум половину своего времени.

И помните, хоть беспорядок помогал творить Алану Тьюрингу и Александру Флемингу. Но такие примеры единичны.

До скорых встреч в нашем блоге.

Автор:

Cосновая Анна Владимировна — сертифицированный специалист в области стратегического менеджмента и Learning and knowledge management (управления знаниями). Специалист по управлению временем, целями и задачами. Постоянный автор профессионального журнала по секретарскому делу «Справочник секретаря и офис-менеджера». Эксперт Высшей Школы Секретаря

7 способов поддерживать порядок на рабочем месте при ограниченном бюджете

Согласно опросу, проведенному Office Max, 77% американцев считают, что неорганизованность негативно влияет на их производительность, а 53% говорят, что неорганизованность негативно влияет на их мотивацию.

Чтобы поддерживать профессиональную и организованную рабочую среду, крупные корпорации часто тратят много денег на содержание своих офисов. Если вы управляете малым или средним бизнесом (SMB), есть способы поддерживать чистую рабочую среду без ущерба для бюджета. Вот несколько советов, как поддерживать порядок в офисе и поддерживать его в отличной форме.

1. Используйте подходящее место для хранения вещей Когда у вас нет подходящего места для хранения вещей — папок, ручек, калькуляторов и т. д., — результатом становится беспорядок. В то время как стол с ящиками — отличное начало, шкафы для документов, полки и даже шкафы для хранения позволяют аккуратно спрятать все мелкие предметы, необходимые для ведения бизнеса.

Бывшие в употреблении шкафы для документов дешевле, чем покупка новых. Имейте шкаф с полками для хранения ваших рабочих предметов и не забудьте пометить все, чтобы вы могли найти это, когда вам это нужно. Каждая полка может быть предназначена для определенных предметов, например, одна для папок, а другая для ручек и карандашей или небольших канцелярских принадлежностей.

2. Избавьтесь от того, что вы не используете Беспорядок на столе обычно накапливается со временем. Чтобы свести к минимуму беспорядок на рабочем столе, попробуйте следующую тактику: возьмите любую бумагу или предмет, который обычно лежит на вашем столе, внутри или рядом с ним, и положите его в коробку. Когда вам понадобится предмет, достаньте его из коробки и верните на стол. По прошествии недели все, что осталось в коробке, должно быть либо отправлено в другое место хранения, либо отправлено на переработку. Все, что не использовалось в течение недели, не должно быть видно в вашем рабочем пространстве.

3. Перейдите на безбумажный офис Беспорядок в офисе часто возникает из-за распечатки электронных писем, форм, квитанций или других бумажных транзакций. Существует множество приложений и программ, позволяющих сохранять информацию в Интернете. Оттуда вы можете сохранить его, упорядочить и поделиться им с другими. Это не только создаст меньше бумажных отходов, но и бережнее относится к окружающей среде.

4. Покупайте чистящие средства Хотя вы не хотите экономить на частоте уборки, особенно в офисных ванных комнатах и ​​на кухне, вы можете сэкономить много денег, экономя средства при покупке чистящих средств и других расходных материалов. . Советы по экономии денег на чистящих средствах включают в себя:

• Покупка торговой марки магазина вместо известной марки. Сравните активные ингредиенты. Часто в фирменном магазине есть те же самые вещи менее чем за полцены.
• Используйте службы подписки (например, Amazon.com) или покупайте оптом, чтобы сэкономить деньги.
• Будьте минималистом с моющими средствами. Пылесос с функцией уборки твердых полов может означать, что вам не придется постоянно покупать швабры. Покупка универсального чистящего спрея может избавить от необходимости покупать отдельные чистящие средства для унитаза, раковины и столешницы.
• Используйте купоны и покупайте горячие предложения.
• Для дорогостоящих товаров, таких как пылесосы и средства для мытья ковров, рассмотрите возможность покупки бывших в употреблении.
• Используйте гигиенические салфетки в качестве дешевого и простого решения для протирки поверхностей между более тщательными чистками.

5. Организуйте свои кабели Развитие технологий привело к увеличению количества проводов и кабелей. Помимо того, что эти неприглядные кабели представляют угрозу безопасности, они могут вызывать избыточную пыль, а также заставлять вас чувствовать себя более неорганизованно. Водосточные желоба, купленные в хозяйственном магазине, можно прикрепить к задней части стола, и кабели можно пропустить через них, спрятав их от глаз.

Кроме того, вы можете поэкспериментировать с декоративными коробками, купленными в магазинах по сниженным ценам. Вырежьте отверстия в задней части этих коробок и пропустите кабели через эти коробки так, чтобы заглушки выходили из заднего отверстия. Делая ваши кабели невидимыми, вы создаете иллюзию беспроводного рабочего места без помех.

6. Не ешьте за рабочим столом Есть за рабочим столом — плохая, хотя и удобная, привычка, которой грешат многие из нас. Эта практика может оставить после себя беспорядок из крошек и липкости по всему рабочему месту. Имея специально отведенное место, где сотрудники могут поесть, вы сведете к минимуму загрязнение рабочего стола и предоставите своей команде место для отдыха. В качестве бонуса специально отведенное место для приема пищи отлично подходит для корпоративной культуры и благополучия сотрудников.

7. Убирайтесь по очереди Напомните всем, что чистота в офисе помогает создать более эффективную рабочую среду и что в интересах всех помочь. Чтобы убедиться, что уборка выполнена, вы можете сделать из этого вызов. В конце недели человек или команда с самой чистой рабочей зоной получают бесплатные рогалики или другое угощение на завтрак в понедельник утром.

Заключение Иметь чистое рабочее место при сохранении разумного бюджета проще, чем кажется. Если вы будете следовать приведенным выше советам, вы сможете сэкономить свои с трудом заработанные деньги и при этом содержать офис в чистоте.

Это сообщение предназначено только для информационных целей; это не юридическая, налоговая или бухгалтерская консультация; и не является предложением продать, купить или приобрести страховку. Этот пост может содержать гиперссылки на веб-сайты, управляемые сторонами, отличными от TriNet. Такие гиперссылки предоставляются только для справки. TriNet не контролирует такие веб-сайты и не несет ответственности за их содержание. Размещение таких гиперссылок на TriNet.com не обязательно означает какое-либо одобрение материалов на таких веб-сайтах или связь с их операторами.

Мнения и взгляды, выраженные приглашенными авторами блога TriNet, являются их собственными и не обязательно отражают точку зрения TriNet или любого из ее филиалов или партнеров.

12 лучших советов по поддержанию чистоты и гигиены на рабочем месте — Workplace с открытым исходным кодом

Независимо от того, ищете ли вы способ повысить производительность с помощью чистого стола или создать здоровое офисное пространство для пост-COVID-времени, зная самые эффективные Советы по уборке рабочего места обеспечат чистоту и порядок в офисе, что поможет сократить количество дней, которые сотрудники берут на больничный.

Почему мой стол всегда пыльный? 12 sim…

Пожалуйста, включите JavaScript

Почему мой стол всегда пыльный? 12 простых умных советов!

Если вы хотите поддержать рабочее место с открытым исходным кодом:

Лучший способ узнать, как содержать офис в чистоте, — регулярно проводить уборку с использованием антибактериальных чистящих средств, а также избегать загромождения помещений. Аккуратное рабочее место и ежедневная уборка рабочего стола сдерживают микробы и обеспечивают соблюдение максимальных стандартов здоровья и безопасности для сотрудников. Чистое рабочее место отличается высокой гигиеной и чистотой, которые должны поддерживаться как персоналом, так и службами уборки.

В этом руководстве мы рассказываем, как поддерживать чистоту в офисе, а также предлагаем важные советы по уборке рабочего места, которые вы можете применить прямо сейчас. Узнайте, почему уборка рабочего стола важна и каковы преимущества безупречной рабочей среды.

Мы проводим все больше и больше времени на рабочих местах, поэтому они должны быть чистыми и свежими. Кроме того, если вы работаете из дома, важно ежедневно дезинфицировать рабочее место. Это защитит вас от вирусов, которые могли быть занесены домой, сохранит ваше пространство в чистоте и гарантирует, что вы не распространите какие-либо микробы в другие области.

Лучшие советы по поддержанию чистоты и гигиены на рабочем месте

Эти советы по уборке рабочего места сделают ваше рабочее место сверкающим с утра до вечера. Вы можете сразу же применить эти советы по уборке рабочего места для оптимального здоровья и безопасности ваших работников.

1. Наведите порядок на своем столе

Мы все слышали поговорку; «чистое пространство, чистый разум». Такое мышление будет поддерживать вашу мотивацию, а просто убрать беспорядок со своего стола будет лишним бременем. Уже одно это облегчение может помочь вам без особых усилий расставить приоритеты и организовать свою рабочую нагрузку. Просто не забывайте регулярно убирать беспорядок, чтобы поддерживать этот рабочий стандарт.

2. Очистите свое ИТ-оборудование

Ваше ИТ-оборудование подвергается большому трафику, как от вас, так и от коллег, поэтому важно содержать эти элементы в чистоте. Частое использование также означает, что они могут содержать бактерии, которые легко распространяются. Простые дезинфицирующие салфетки могут поддерживать чистоту ИТ-оборудования. Тем не менее, также рекомендуется часто проводить глубокую очистку их вместе с другими областями в вашем офисе, чтобы предотвратить потенциальное распространение COVID-19.

3. Вымыть пол

Чистота пола имеет большое значение, особенно в местах с высокой проходимостью. Пол может легко содержать пыль, бактерии и множество возможных микробов, занесенных из внешнего мира. Существует также вероятность того, что пролитая еда и напитки могут упасть на пол, что может привести к переносу бактерий и болезней. Глубокая чистка с отбеливателем, как правило, является наиболее эффективным методом очистки твердых поверхностей, в то время как ковры можно чистить паром, чтобы они были безупречными.

4. Поддержание порядка в местах общего пользования

Поддержание мест общего пользования в чистоте и порядке является обязательным. На вашем рабочем месте или на рабочем месте ваших коллег могут быть бактерии, которые могут попасть в общественное достояние, позволяя другим заболеть. Этого можно легко избежать, держа руки в чистоте перед входом, следя за тем, чтобы руки были чистыми, прежде чем прикасаться к чему-либо, и выполняя ежедневную уборку мест общего пользования с помощью отбеливания или очистки антибактериальным чистящим средством. Также неплохо иметь дезинфицирующее средство для рук в этих местах.

5. Не ешьте за рабочим столом

Прием пищи за рабочим столом создает больше проблем как с уборкой, так и с гигиеной в целом. Кроме того, это влияет на то, насколько функциональным должно быть ваше офисное пространство. Никто не хочет находить на своем рабочем месте старую, заплесневелую пищу, поэтому наличие специального места для приема пищи — хороший способ решить эту проблему.

6. Выбрасывайте и перерабатывайте

Много мусора можно переработать, от крышки от старой бутылки до кучи газет! Это не только помогает окружающей среде, но и поддерживает чистоту и порядок в вашем офисе. Постарайтесь выделить 5 минут в день, чтобы выбросить весь старый хлам, который лежит на вашем столе или рядом с ним. Вы почувствуете себя намного лучше.

Начать бизнес по уборке офисов

7. Используйте освежители воздуха

Освежители воздуха на рабочем месте или рядом с ним полезны для поддержания приятного и свежего запаха в помещении. Это создает позитивную атмосферу и поможет скрыть любые затяжные запахи, которые могут исходить от мусорных баков. Держите окна открытыми и в теплую погоду, так как это способствует хорошей вентиляции.

8. Наймите профессиональную клининговую компанию

Найм коммерческой клининговой компании предлагает множество преимуществ, поскольку вы можете забронировать столько времени, сколько вам нужно. От одного раза в неделю до одного раза в месяц вы можете пользоваться услугами экспертов по уборке, которые знают, какие продукты лучше всего использовать для защиты вашего пространства от микробов.

9. Храните предметы первой необходимости в порядке

Храните в порядке все предметы первой необходимости, которые используются ежедневно. Даже офисные канцтовары должны иметь определенный дом. Благодаря этому все эргономично и всегда под рукой, когда вам это нужно.

10. Регулярно мойте руки

Соблюдать чистоту рук необходимо, особенно во время пандемии. Если вы идете в туалет, обязательно тщательно вымойте руки. Также чаще дезинфицируйте руки. Держите портативное дезинфицирующее средство для рук на каждом столе и убедитесь, что в общественных местах есть полноразмерные дезинфицирующие средства. Это помогает уменьшить распространение инфекции для себя и других.

11. Дезинфицируйте мусорные баки и телефоны

Часто используемые предметы, такие как мусорные баки и телефоны, обычно не учитываются при уборке офиса. Эти предметы часто содержат много бактерий и нуждаются в ежедневной чистке. Отбеливатель легко дезинфицирует офисные мусорные баки, а телефоны можно дезинфицировать для уничтожения вредных бактерий и микробов.

12. Не забывайте протирать пыль

Пыль повсюду, и она легко оседает на поверхностях, расположенных выше, таких как фоторамки, картины, часы и верх шкафов для документов. Пыль может быть неприятной, но простое распыление выбранного вами чистящего спрея должно сконденсировать пыль и убрать ее. Лучше всего сначала высушить пыль сухой тряпкой, а затем распылить чистящее средство. Еще раз протрите и отполируйте поверхность до блеска.

Как поддерживать чистоту на рабочем месте

Эти полезные советы по уборке предоставляют подробное представление о том, как поддерживать чистоту на рабочем месте, а также о том, как за ним ухаживать. Следуйте каждому шагу, и ваш офис легко будет соответствовать стандартам охраны труда и техники безопасности. Вы позаботитесь о благополучии своих сотрудников и создадите хорошую репутацию своему бизнесу с помощью отличной презентации.

Вопросы по теме

Вот еще несколько моментов, которые следует учитывать в дополнение к преимуществам чистого рабочего места.

Как содержать свой рабочий стол в чистоте

Избавьте свой рабочий стол от беспорядка и беспорядка, выполнив следующие действия:

• Спросите себя; этот предмет принадлежит моему столу? Если это не так, выбросьте его или положите на правильное место.
• После использования кладите ручки, канцелярские принадлежности, файлы или книги на свои места.
• Используйте ящики стола для хранения важных вещей, которые вам нужны каждый день.
• Рассмотрите возможность перехода на цифровые технологии, чтобы сократить количество используемой бумаги.

Каковы преимущества чистого рабочего места?

Чистое и опрятное рабочее место дает много замечательных преимуществ. Вот лишь некоторые из них:

• Меньше отвлекающих факторов от беспорядка и беспорядка
• Более здоровая среда благодаря меньшему количеству микробов
• Меньше ошибок, так как рабочие процессы яснее
• Более высокий моральный дух в офисе
• У компании лучшая репутация как это чисто и аккуратно

Об авторе:

Perfect Clean — профессиональная клининговая компания, базирующаяся в Эдинбурге.