Хранение документов дома: как правильно хранить документацию и организовать место для бумаг, идеи и лайфхаки по наведению порядка

За несколько десятков лет у каждого человека собирается множество самых разнообразных бумаг и документов дома, удобное хранение которых хочется организовать как можно более компактно. Свидетельства о рождении, образовании и браке, СНИЛС, договоры и квитанции об оплате, акции, удостоверения, чеки и прочее, чаще всего просто свалены в один ящик. При потребности приходится перевернуть все – от начала до конца, чтобы отыскать то, что требуется.

Содержание:

1. Зачем сохранять
2. Виды и сроки
3. Правила хранения
4. Как организовать хранение документов дома правильно
5. Системы хранения для документов дома

• Папки
• Корзины, коробки, ящики
• Портфель
• Органайзер
• Конверты
• Мини-комод
• Сейфы

Если оставлять каждую бумажку, то вскоре в квартире будет нужна целая комната только для архива, что далеко не всегда возможно. Да и требуется ли все оставлять? Давайте разберемся, что именно стоит беречь, на какое время, и как именно это сделать.

Зачем сохранять

Бумажных документов на протяжении жизни скапливается чрезвычайно много. От одних можно сразу же избавляться, так как они краткосрочны в использовании, а вот другие надо тщательно классифицировать, ведь они в любой момент могут потребоваться для определенных целей:

• Предъявления в государственные структуры.
• Оформления чего-либо.
• Простота поиска.
• Удобство и компактность в экстренных случаях.

Однако упорядоченность необходима не только для того, чтобы быстро найти нужную бумагу. Некоторые, особенно ценные экземпляры, требуется бережно защищать от посторонних глаз, ведь их восстановление впоследствии может обернуться длительным процессом. Придется посещать государственные инстанции, порой размещенных далеко друг от друга, в разных районах и населенных пунктах, потратить время и собственные нервы.

Виды и сроки

Начинать изучение идеи и способы организации хранения документов дома следует с классификации. Одни имеют бессрочное действие, например, свидетельство о рождении, а другие ограничены временными рамками, после чего их без раздумий утилизируют, чтобы не создавать беспорядок:

• Налоговые декларации. Все, относящееся к этой сфере, обычно сберегают не более 7 лет. Это стандартный срок, в который, возможно, они потребуются. После этого уже не пригодятся никогда.
• Квитанции. Такой тип трудно классифицировать, так как некоторые из них требуется оставить на неопределенное время, к примеру, о покупке дома, автомобиля, акций, билетов. Чеки из обычного магазина сохраняют не более 14–31 дня, если есть вероятность (возможность) возврата приобретенного товара.
• Инструкции для техники. Они нужны только для того, чтобы научиться пользоваться прибором или устройством, потому оставлять их на годы не имеет никакого смысла. Тем более на сайтах производителей и на просторах интернета легко найти все руководства в электронном виде.
• Гарантийные талоны. Обычно их хранят, пока не истечет срок годности (употребления, эксплуатации). В дальнейшем – это просто хлам, который лучше выбросить, он больше не пригодится.
• Оплаченные счета. Они могут касаться чего угодно, начиная от коммунальных услуг и заканчивая расчетом за номер в отеле. Сберегать их следует на протяжении 3 лет, после чего они утрачивают свою силу, во внимание не принимаются никакими организациями.
• Контракты, страховые полисы, включая медицинские, кредитные, о покупке недвижимости, автомобиля. Лучше сделать для этой категории специальное отдельное хранилище и держать их там бессрочно или столько, сколько действует документ.
• Предметы личной идентификации. К ним относят: паспорта, пенсионные, рабочие и другие удостоверения, свидетельства (о рождении, браке, разводе, смене фамилии и имени, смерти), завещания. Они не подлежат утилизации никогда, должны всегда быть под рукой.

Правила хранения

Чтобы они не утратили аккуратный вид, необходимо соблюдать определенные требования и порядок:

• Помещение выбирают в меру сухое (влажность не более 50–55%).
• Желательно обеспечить стабильную температуру в пределах 18–25°С.
• Все нужное делают легкодоступными. Чтобы просто было отыскать по первому требованию.
• Раскладывают все не только по разделам, но и по годам, что упростит поиск в будущем.

Таким образом, нельзя оставлять архив на чердаке, где повышенная пожароопасность, в подвале, поскольку там зачастую зашкаливает влажность, и в других подобных помещениях. Небрежное отношение приводит к преждевременной порче, что чревато серьезными неприятностями.

Как организовать хранение документов дома правильно

Перед подготовкой пространства рекомендуем посмотреть советы от профессиональных дизайнеров, занимающихся планировкой рабочих мест и хранилищ. Достаточно просто адаптировать их под индивидуальную обстановку, а в остальном они вполне подходят для любого желающего:

• Все, что только возможно, следует перенести в электронный вид, это значительно сократит место, выделенное под необходимое.
• Что не требуется часто, к примеру, хотя бы раз в год, надо отставлять в самые дальние углы. Так более востребованные носители окажутся всегда под рукой.
• Инструменты и емкости для складывания выбирают разного размера. Например, для маленьких чеков и квитанций едва ли нужен органайзер формата А4. Совсем мелкие можно помещать по несколько в одном файле, отсортировав их по датам и/или другим параметрам.
• Для каждой категории бумаг не помешает создать отдельную папку. Это значительно упростит поиск, особенно, если указать на ней соответствующую информацию.
• Хорошо выбирать вертикальные стойки, этажерки или короба, которые сильно экономят пространство. Их приобретают в обычных мебельных магазинах, а при определенной сноровке, умении обращаться с лобзиком и отверткой, даже делают самостоятельно из МДФ, деревянных планок или фанеры.

Не реже одного раза за год проводят тщательную ревизию в собственном архиве. Это поможет вовремя избавиться от ненужного и сделает пространство свободнее.

Системы хранения для документов дома

Подбирают варианты после того, как сами бумаги полностью разобраны, классифицированы и разложены на несколько основных стопок по тематикам. Для удобства можно наклеить на каждую небольшой цветной стикер, который легко снимается и не испортит поверхность.

Зачастую, кроме личного (к примеру, у предпринимателей), имеется еще и раздел с делопроизводством, который необходимо отставить в сторону. Рекомендуется подготовить под него не просто отдельные файлы, но предусмотреть другие ящики, шкафы или помещения.

Папки

Каждая из них должна быть грамотно и ясно подписана, доносить сведения о том, что в ней находится. Оптимальный вариант – подпись на корешках, чтобы сразу было понятно, что внутри.

Удобно ставить их в специальные большие короба по несколько штук. Укладывать носители информации следует каждую по отдельности, классифицируя по типу или дате. Отдельно придется организовать емкости для следующих категорий:
• Семья или личное (паспорта внутренние и заграничные, свидетельства о браке, рождении, смерти, разводе, СНИЛС, удостоверения).
• Медицина (договоры с учреждениями, справки, выписки, чеки, анализы, книжки).
• Покупки (квитанции, инструкции, гарантийные талоны и прочее, что относится к вещам или устройствам, которые эксплуатируются в это конкретное время).
• Учёба (сертификаты, дипломы, допуски).
• Коммуналка (счета, чеки оплаченные и нет, расчеты, книжки).
• Работа (рекомендации, трудовые, контракты, справки из центра занятости).
• Кредиты и займы (договоры, квитанции, выписки со счетов).
• Банковские или правоустанавливающие (недвижимость, автомобили, яхты, дачи, антиквариат, квартиры, договоры ренты, аренды, купли-продажи, о вступлении в наследство, завещания, дарственные).

Корзины, коробки, ящики

Когда все аккуратно рассортировано по классам и разделам, будет намного проще убрать все в специально подготовленные емкости. Они могут быть изготовлены из древесины, пластика, фанеры, картона и других подходящих материалов, их вполне реально сделать собственными руками. Выбор таковых полностью зависит от владельца, а также от финансовых вложений, которые он готов выделить для этого дела.

Портфель

Для хранения меньшего объема носителей информации хорошо подойдет чемоданчик, дипломат или кейс с ключом. В него удобно разложить папки или файлы с отсортированными заранее бумагами. Материалы изготовления допустимы разные:

• дерматин;
• кожа;
• пластмасса;
• брезент;
• гранитоль;
• плотная ткань.

Этот способ хорош тем, что его очень легко перемещать при потребности, а также быстро взять в экстренных ситуациях, чего никак не скажешь о предыдущих.

Органайзер

Существует колоссальное количество устройств, которые могут быть использованы в качестве архива. Они изготавливаются из дерева, пластика, фанеры, могут представлять собой ящики со специальными ячейками, большие папки с отдельными файлами, быть в виде стационарных конструкций, которые разбираются или нет, а также иметь возможность добавления дополнительных разделов.

Для правильного выбора нет критериев, главное – это персональное удобство. Потому каждый может подбирать что-то как раз под себя, под интерьер или по размеру. 

Конверты

Современный рынок предлагает множество разнообразных материалов изготовления:

• бумага;
• картон;
• полиэтилен;
• пластмасса;
• ткань;
• стекловолокно.

Размеры вполне реально выбрать от стандартного почтового до очень крупного, превышающего 1 метр в длину. Однако подобные едва ли пригодятся, достаточно стандартного формата А4, чтобы перекрыть все потребности домашнего сберегания.

Мини-комод

Этажерки и шкафчики – небольшие предметы мебели, которые помогут справиться со сбережением довольно множества документации. Выбирают их так, чтобы на полки можно было просто установить коробки. Удобными считаются с выдвижными ящиками, куда можно поместить папки или файлы.

Мебель такого плана может быть металлической, деревянной, фанерной, из МДФ, пластика и даже полиэтилена. Обычно выбор касается не материалов, а по размерам, гармоничности и соответствию основному дизайну интерьера.

Сейфы

Большой металлический бокс для хранения подойдет тем, у кого много важных бумаг, которые следует сберегать длительное время, например, предпринимателям для финансовой отчетности. Тайники могут быть оснащены современными кодовыми электронными замками, сканерами отпечатков пальцев, сетчатки глаза и прочим технологичным оборудованием.

Подобное устройство занимает довольно много места. Но есть вариант выбрать что-то маленькое, встраиваемое в стену, спрятанное за картиной, мини-баром, книжной полкой.

В электронном виде

Когда с классификацией и емкостями все более или менее понятно, осталось разобрать идеи и лайфхаки, как удобно и правильно хранить документы дома в полном порядке, и никогда не путаться среди них. В век технического прогресса и развитых технологий на первый план выход сбережение на цифровых носителях. Все самые важные можно отсканировать, а при потребности, даже заверить копии у нотариуса при помощи электронной подписи. Если вдруг они будут по какой-либо причине утрачены, то это поможет быстрее их восстановить.

Всю информацию содержат на флешке, но в идеале надо продублировать ее также в облачное хранилище. Это предотвратит утрату при выходе носителя из строя. Тогда данные останутся в интернете, откуда их можно будет извлечь по первому требованию.

Бумажные письма, уведомления, рецепты

Текущие удобнее хранить как есть. Их вовсе не продуктивно переводить в электронный формат, ведь они должны быть постоянно под рукой. Актуальные ценные бумаги, отправленные по почте, следует сразу классифицировать: неактуальные выбрасывают, а нужные берегут в специальном ящике, чемодане, органайзере или комоде на протяжении нескольких дней, месяцев или даже лет:

• Судебные повестки, выписки или иные информационные вести оставляют не менее, чем на 1 год. Рационально складывать их вместе с банковскими уведомлениями.
• Ответы из разных инстанций на запросы желательно сохранить на 3 года. Под них можно завести папку.
• Рецепты оставляют в бумажном исполнении. Их складывают не только в отдельном файле, но и в другой корзинке. Практично держать их прямо на кухне, чтобы потом в любой момент можно было быстро отыскать любое руководство по приготовлению блюд.

Квитанции и чеки из магазина временно сбрасывают в одну корзину. Лучше всего сортировать все из такого хранилища раз в неделю, пока их не накопилось чрезвычайно много. Часть отправится в утиль, а другая будет разложена в определенные файлы.

Основные ошибки

В таком не хитром деле многие допускают типичные оплошности, которые потом могут всерьез мешать в поиске:

• Много домочадцев, подключенных к работе. Когда делом занят кто-то один, он точно знает, что и где лежит, может интуитивно разобраться в созданной им же стройной системе. Потому лучше, чтобы не все подряд занимались сортировкой и классификацией, а выбрать ответственного, кому и делегировать все полномочия.
• Мало времени для организации. Важно правильно планировать процесс, чтобы сделать все вдумчиво и методично, без спешки.
• Неправильное составление подразделов, несоответствие сроков и дат. Впоследствии трудно отыскать то, что требуется. Методичное, регулярное пренебрежение этими факторами приводит к беспорядку.

Часто в процессе многие люди приходят в недоумение по поводу некоторых бумаг, которые непонятно куда отнести. Они просто прячут их, а потом не могут вспомнить куда. Для такого рода носителей информации стоит завести отдельное место, которое регулярно придется разбирать.

Заключение

Важность сбережения семейного архива нельзя преуменьшать, ведь упорядоченность дает особые преимущества. Любую информацию впоследствии будет легко отыскать. Поэтому каждому человеку полезно разобраться, как хранить домашние документы, почему выгодно перевести часть из них в электронный вид и какие приспособления для этого оптимально использовать.

Хранение документов дома: идеи как хранить документы и другие мелочи – ключи, порошки, моющие средства

Гуру уборки все чаще говорят о концепции «зон порядка». В них предметы группируются по какому-то общему принципу. Понимая принцип, вам будет, во-первых, легче убирать их на место. А во-вторых — находить, когда вещь потребуется. Все что нужно: один раз подумать, как именно сделать хранение по зонам удобным. Идеи, как хранить документы и другие предметы дома – в нашей статье.

Starline Cabinets

Хранение документов и бумаг
У каждого из нас довольно много важных бумаг: документы от паспорта и свидетельства о рождении до дипломов или квалификационных сертификатов. Поэтому в каждом доме нужно организовать продуманное место для хранения документов. Когда важные бумаги хранятся в беспорядке, и вам приходится постоянно искать документы или квитанции, стресса не избежать.

Juliette Byrne

Как хранить
Где-нибудь неподалеку от кухни положите папку с файлами или картотечную коробку с документами, которые нужны вам часто.

Бумаги, которыми пользуетесь реже, можно держать в другой комнате в специальном шкафчике для документов. Выберите шкафчик, который будет гармонировать со спальней, гостиной, коридором. Подойдите к его выбору творчески — поищите винтажный комод, используйте пуф или необычный стеллаж.

Как можно чаще (не реже одного раза в год) просматривайте документы в ящиках, вовремя удаляйте все старые и ненужные бумаги.

lewisalderson.com

Хранение моющих средств
«Хозяйственная зона» у нас обычно под раковиной — в ванной или кухне. Но обычно вместе с бытовой химией и порошками туда же мы кучей засовываем все принадлежности. Следить за остатками и вовремя пополнять запасы неудобно, когда средства для одной бытовой операции находятся в разных местах.

J M Interiors

Как хранить
Оцениваем количество — собираем все средства для стирки и уборки в одном месте. Теперь сортируем по назначению: для стирки, для пыли, для сантехники. Затем думаем, как часто ими пользуемся.

Средства, которые вам постоянно нужны под рукой, например, порошки, расположите рядом с местом использования. Если для чистящих средств у вас отведены верхние полки шкафов, сложите все в ящик с ручками, чтобы легче было доставать.

Не забудьте о дополнительных принадлежностях для стирки: вам понадобятся корзины для грязного и чистого белья, ящичек или полка для стиральных порошков, гелей и кондиционеров. Теперь подумайте, куда вы складываете вещи после глажки: разносите сразу по шкафам или вам нужна вешалка для временного развешивания одежды? Продумайте все нюансы своего быта и учтите их при планировании «хозяйственного уголка».

ПО ТЕМЕ…
Порядок в доме: организация хранения на 10 свободных сантиметрах

Jeanette Karlsen

Мелочи для творчества
Творчеством занимаются в любом доме и в любом возрасте. Ребенком вы любили клеить и вырезать, подростком — увлекались живописью, а повзрослев, освоили вязание и шитье, но теперь клеят и вырезают уже ваши дети.

Мы храним множество мелочей, лоскутков, пуговиц, кисточек и скляночек, которые нас вдохновляют на творчество. Их сложно держать в одном месте, не говоря уж о том, чтобы упорядочить. Но если их правильно сложить и облегчить к ним доступ, вам будет проще и приятней пользоваться вдохновляющими вещицами.

Apartment Apothecary

Что делать: Для начала соберем все материалы в одном месте, чтобы оценить их количество. Когда вы точно будете знать, сколько всего для творчества хранится у вас дома, вам будет проще упорядочить это стихийное бедствие.

Теперь подумаем, как все это хранить. Подойдут стеклянные баночки с крышками или пластиковые боксы с внутренними перегородками — как для шурупов из строительного магазина. В них удобно держать всякую мелочь: ленты, перья, нитки, иголки, пуговицы, бусины. Для более крупных предметов используйте подходящие по размеру и форме контейнеры. В пластиковых файлах и папках удобно хранить картинки, фотографии, вырезки из журналов. Главное, чтобы все было в одном месте.

Если в одном месте не получается, разделите коллекцию опять же по тематическому принципу. И постарайтесь положить предметы для определенного занятия вместе. Так, ящики с материалами для детского творчества разместите в детской спальне на отдельных полках, а вязание и шитье — там, где вы чаще всего вяжете или шьете. Например, положите пряжу и спицы в красивую корзину возле любимого кресла в гостиной.

Jute Interior Design

Канцтовары
Обычно канцтовары, особенно карандаши и ручки, лежат по всему дому. Но когда нам вдруг понадобятся ножницы или скотч, мы не можем их найти. Если это про вас, создайте отдельную зону для хранения канцтоваров.

Morning Star Builders LTD

Что делать: Если дома есть рабочее место, большая часть канцелярских принадлежностей будет храниться там. Если отдельного места нет и в ближайшем будущем не предвидится, создайте мини-хранилища в других комнатах. Хорошо для этой цели подходят кухня и детские.

Чем вы пользуетесь чаще всего? Ручки, карандаши, скрепки — положите их в выдвижной ящик или небольшой контейнер и уберите его в шкаф. Если в шкафу нет места, купите красивые контейнеры, банки или корзины, которые подходят к интерьеру комнаты. Не забудьте в каждый ящик положить папку, файлы или скоросшиватель для хранения рисунков или любых поделок из бумаги.

ПО ТЕМЕ…
Психология: Не люблю убирать и бардак не люблю — как быть

Corynne Pless

Уличное снаряжение
Есть несколько вещей, которые мы всегда ищем, собираясь выйти на улицу. И они обязательно должны вовремя оказаться под рукой, когда вы отправляете детей в школу или собираетесь семьей на пикник. Набор стандартный: это шапки, шарфы, перчатки, солнечные очки, кепки, резиновые сапоги или ботинки для леса, плащи-дождевики или зонтики, бумажные платочки, влажные салфетки, ключи.

В идеале хранить все это нужно в коридоре. Но предметов много, и некоторые из них довольно объемные, потому и места вам понадобится больше.

NMB Home Management Services, LLC

Что делать: Даже крохотный коридор можно упорядочить. Приглядитесь к разным скамейкам и шкафчикам, в комплект с которыми входят полки, вешалки или сиденье с полкой для хранения обуви внизу.

Если позволяет место, каждому члену семьи выделите персональную вешалку, а под ней поставьте корзину или тумбочку. Так каждый будет отвечать за порядок в своих вещах.

Если места недостаточно, положите вещи для улицы в своей спальне или в детской прямо у двери. Зона уже не будет общей — но, возможно, так будет проще достичь порядка в большой семье.

ПО ТЕМЕ…
Малогабаритные прихожие: Реально ли навести в них порядок. И как

ВАША ОЧЕРЕДЬ…
Какие зоны вы бы добавили к этому списку? Аптечка, специи на кухне, спортивный инвентарь — где и как вы организовали «тематические» места хранения. Поделитесь своими идеями в комментариях.

8 идей и лайфхаков, как удобно хранить платежки, квитанции и другие бумаги

Кристина Фролова

читала советы читателей

Профиль автора

Каждый месяц собственникам квартир приходят платежки за ЖКУ. А некоторым до сих пор приходят бумажные уведомления из налоговой.

За год скапливается кипа бумаг, и это не считая квитанций и чеков из магазинов. Мы уже рассказывали, как долго стоит хранить платежки за квартиру и как не складировать дома макулатуру. А читатели поделились своими историями и советами, как хранить документы. Собрали все в одну подборку.

Это истории читателей из Сообщества Т⁠—⁠Ж. Собраны в один материал, бережно отредактированы и оформлены по стандартам редакции.

Совет № 1

Сложить в папку в хронологическом порядке и выкидывать через три года

У меня папка с 40 прозрачными страницами-файлами. Заплатив за текущий месяц, складываю в файл свежие бумаги, а бумаги трехлетней давности из этого файла выкидываю.

Документы за три года в хронологическом порядке и в одном месте. Мне удобно.




Совет № 2

Создать отдельную папку на компьютере

Константин
не доверяет личным кабинетам банков

Сохраняю все квитанции в электронной форме в формате «2021-04-ЖКХ», «2021-04-Капремонт», «2021-04-Электричество» и так далее. К pdf-файлу добавляю чек об оплате из личного кабинета банка. Обычно всегда есть место, куда можно поместить чек, горизонтально или вертикально.

Раз в год 12 файлов объединяю в один и складываю в архивную папку с годом. То есть открываю папку за 2019 год, там несколько файлов: «2019-ЖКХ», «2019-Капремонт» и так далее.

В случае чего найти нужное и распечатать не составит труда. И чеки не нужно отдельно искать и сопоставлять, что, когда и где оплачивалось.

Поначалу думал, что чеки сохранять не обязательно, есть же банковские кабинеты. Но был как-то «Связной-банк», был «Рокет-банк» — пойди найди теперь их кабинеты.




Совет № 3

Все оплачивать онлайн и сохранять скриншоты

Faina Shmykova
в любое время может распечатать квитанции

Я плачу онлайн, банк выдает квитанцию с печатью. Делаю скрин квитанции и сохраняю в отдельной папке — в любое время могу распечатать все квитанции.

«Мос-ру» каждый месяц рассылает квитанции в электронном виде, оплачиваю через интернет-банк. Смысла хранить бумажки вообще не вижу.




Совет № 4

Собрать все в отдельный пакет

Дмитрий
уместил все в пакет

У меня все квитанции за 14 лет уместились в небольшой подарочный пакет. Не мешает. Все платежки снабжены печатью, подписью и чеком. Плюс все с недавних пор попадает в ГИС ЖКХ.

Налоговые письма с платежками тоже хранятся, ведь их базы могут екнуться. Потом дольше доказывать через суды без этой макулатуры. У нас в России без бумажки ты букашка, а с бумажкой — человек.




Совет № 5

Не забывать про чеки из супермаркетов

Яичница
следит за свежестью хлеба

Храню даже чеки из супермаркетов три дня. Зачем? Как-то раз любимый свежий хлеб вдруг тайно зацвел: под верхней корочкой в упаковке все ломти хлеба оказались с белым налетом.

По чеку «Перекресток» заменил хлеб. Хотя, как я поняла, магазин и без чека мог принять и заменить товар, а некачественная продукция отправляется на хлебозавод на экспертизу при наличии упаковки с реквизитами.




Совет № 6

Архивировать электронные квитанции, сканировать бумажные и хранить все в облаке

Коротко: я настроил фильтры в почте так, что архив формируется сам собой. К сожалению, в офлайне так не работает.

А теперь подробнее все мои правила хранения документов:

1. Храню полгода-год ежемесячные бумажки. Электронно все само хранится благодаря фильтру в почте и пересылке на резервный ящик.
2. Раз в год выкидываю старые квитанции и одновременно архивирую их из почты в «Дропбокс». Звучит странно, но реально занимает 10—30 минут раз в год на все, включая банки и операторов. Особенно помогает функция скачивания всех аттачей разом из выделенных сообщений. Попутно проверяю логику и суммы в квитанциях — пару раз даже направлял УК претензию на 1000—2000 Р суммарно. Они решили вопрос в мою пользу за пару недель и сделали перерасчет.
3. Скачиваю вручную только выписки Тинькофф-банка, так как банк года три назад по вполне понятным мне причинам убрал файл с выпиской из письма с этой выпиской.
4. Все, что можно платить автоплатежом без комиссии, платится автоматически в рамках месячного лимита карты специально под ЖКХ. Размер лимита — средняя коммуналка плюс 20%.
5. Почти все кассовые чеки, включая электронные, раз в пару месяцев сканирую приложением от налоговой. Никогда не знаешь, когда чек пригодится.
6. До электронных чеков сразу после покупки товара длительного пользования копировал чек или на бумагу, или на обратную сторону счета товарного чека. Указывал на видном месте срок гарантии, которая не всегда есть на чеке — или ее надо искать.



Совет № 7

Хранить и на бумаге, и на компьютере

Хранить на сервере документы, которые неожиданно могут стать важными, сами хозяева этих серверов — не важно, «Гугл» или «Яндекс», — не рекомендуют в своих условиях использования, с которыми все не глядя соглашаются при регистрации. То же самое — хранить документы только на компьютере.

Лучший и самый надежный вариант — это разделять место хранения, то есть и бумага, и скан документа с резервной копией. Тогда точно будет достигнут максимальный уровень сохранности.

Ну и то, что документы эти нужны всего три года, также весьма спорно. В редких случаях может понадобиться «закопаться» и гораздо глубже этого срока.




Совет № 8

Ничего никогда не выбрасывать

Я на всякий случай храню все.

Вот один свежий пример. Ко мне обратилась знакомая, которая всегда платила по квитанции в срок все коммунальные и прочие платежи. Она тоже прочитала, что квитанции надо хранить три года, и выбросила все документы старше трех лет. Спустя месяц ей пришло уведомление о долге за ЖКУ — дело происходило в Москве, поэтому у нее одна квитанция на все. Она сходила в УК, и там выяснилось, что долг образовался больше трех лет назад, — на 1 января три года назад он уже был. Вполне вероятно, что или сама женщина пропустила платеж, или что-то в УК напутали, но требование о погашении долга было. Я тоже сразу же сказала, что, конечно, она никому ничего не должна: УК сама проспала долг.

А потом я решила посмотреть судебную практику. И выяснилось, что долг за ЖКУ сейчас считается три года не с момента просрочки, а с того момента, как долг выявлен. В случае со знакомой долг сразу не был виден даже УК, так как он постоянно гасился последующими платежами. Но вот УК решила подбить баланс — и на определенную дату долг проявился. А квитанции, которым больше трех лет, уже уничтожены. Доказать платеж невозможно, она платила через офис банка, чек был бумажный.

Поэтому я пока ничего не выбрасываю, но идею со сканированием возьму на заметку.




Хранение документов дома: идеи, правила, сортировка

Вопрос о том, как хранить документы дома, и идеи, помогающие его решить, будут актуальны для всех тех, кто хоть раз тратил бездну времени, пытаясь найти нужную бумагу. Но порядок нужен не только для того (хотя это ценно само по себе), чтобы необходимую документацию можно было найти в любой момент.

Ценные бумажные документы нуждаются в бережном хранении вдали от посторонних глаз. Не только их утеря, но иногда и порча оборачивается длительным процессом восстановления, неоднократным утомительным посещением различных инстанций. На восстановление может уйти уйма времени, нервов и средств.

Существует и другая причина для аккуратного хранения бумажной документации. В случае форс-мажора, когда приходится срочно покидать жилье (пожар, наводнение), из вещей стремятся спасти самое необходимое, деньги и документы. Если последние лежат неизвестно где, велик риск остаться совсем без них.

Содержание статьи

Как организовать хранение документов дома

Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба.  Вместимость, внешний вид приспособлений зависит от типа и количества носителей информации. Чтобы организовать хранение документов, нужно накопленный архив:

1. перебрать;
2. выкинуть неактуальное;
3. рассортировать остатки.

Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.

Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.

Легко можно избавиться от:

1. чеков из магазинов, по истечению срока возврата покупки;
2. уведомлений из налоговой инспекции, о приближении срока предоставления отчетов;
3. квитанции со сроком давности свыше 3 лет;
4. устаревших гарантийных талонов, инструкций.

Наводим порядок: сортировка

Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.

Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.

Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:

• Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).
• Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
• Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
• Нотариально заверенные бумаги.
• Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.

Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.

Систематизация

Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.

Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации.

В этом случае появляются следующие группы:

• документы на жилье,
• налоговые,
• медицинские и далее по необходимости.

Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.

Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их. 

В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:

• Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
• Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
• Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.

Правила хранения документов дома

Чтобы у вас в документах всегда был порядок, регулярно просматривайте их на актуальность.

Быстро устаревают:

1. Оплаченные коммунальные квитанции. Эти сведения актуальны в течение трех лет;
2. Ежегодно возобновляемые договора.

Любые платежи удобно производить онлайн через личный кабинет Сбербанка. При недоразумениях с квартплатой всегда можно найти нужный чек в истории и распечатать его в бумажном виде. Так же переводятся деньги за питание детей в школе, вносится ежемесячная родительская плата за дошкольные учреждения. Удобство в том, что электронная форма долго хранится на официальном сайте банка, а не пылится дома в стопках.

Как и в чем хранить документы дома

Дома организовать хранение документов просто в шкафу, комоде, на полочке. Помогают корзинки, органайзеры, папки, коробки, передвижные этажерки, тележки, мини-комоды.

Папки для хранения

Доступный любому человеку вариант. Продается в магазинах канцелярии. Нетрудно найти подходящий цвет, размер, форму, способ крепления.

Основные виды:

• простые папки на кнопках, замках. Желательно выбирать прозрачный пластик. Либо модели с окошками для нанесения записи;
• скоросшиватели с файлами. Стоят недорого, удобные в работе. Видно содержимое прозрачных кармашков. Бывают окошки для нанесения надписей. Минус — мягкая обложка;
• папки с кольцами. Вариант дороже, механизм сложнее. Имеется солидная, твердая обложка. Отличаются вместимостью, удобством. Подойдут для самых важных договоров, личных документов;

Для мелких листочков удобнее завести бумажные конверты либо пакетики с застежками zip.

Папка для бумаг

Плюсы:

• недорогая;
• легкий доступ к бумагам;
• в коробке или лотке для бумаг с помощью папок можно добиться большего порядка.

Минусы:

• поместится немного бумаг
• все они будут лежать вперемешку, документы меньшего формата могут затеряться
• из папок-уголков бумаги могут случайно выпасть
• тонкий пластик недолговечен
• не впишется в аккуратный интерьер

Для упорядочивания папок используйте самоклеящиеся этикетки и подпишите на них категорию, например «договоры в поликлинику», «недвижимость».

Папки для бумаг могут быть двух видов. В уголках удобно хранить то, к чему мы чаще всего обращаемся, например, квитанции за коммунальные платежи. А договоры, которые нам еще не скоро пригодятся, можно положить в папки, закрывающиеся на кнопку или молнию. Также второй вариант отлично подойдет для хранения медицинских карт и справок, тогда можно будет взять к врачу сразу всю папку.

Лучше папки хранить не просто стопкой, а в коробке или специальном лотке для бумаг.

Папка для файлов

Плюсы:

• недорогая;
• можно удобно рассортировать документы по разным файлам;
• файлы можно менять местами и добавлять новые;
• в коробке или лотке для бумаг с помощью папок можно добиться большего порядка.

Минусы:

• файлы со временем помнутся и будут выглядеть неаккуратно
• не впишется в аккуратный интерьер

Этот вариант похож на первый, только здесь бумаги будут храниться не просто в папке, а в отдельных файлах форматов А4 и А5. На папки и файлы тоже можно наклеить специальные этикетки, чтобы подписать что где лежит. В файлах удобно хранить второстепенные бумаги, к которым мы обращаемся не часто.

Подставка или лоток для бумаги

Плюсы:

• недорогие
• документы всегда под рукой
• можно найти стильный дизайн металлической подставки

Минусы:

• переполненный лоток с бумагами или разноцветными папками смотрится неаккуратно
• на бумагах скапливается пыль

Подставки и лотки для бумаг идеально подходят для того, что должно быть под рукой: для рабочей документации, школьных тетрадей или рецептов на кухне. Можно подобрать красивый дизайн металлических органайзеров, который украсит ваш стол. В лотках и подставках можно еще больше упорядочить бумаги, если хранить их в папках и файлах.

Держатель для бумаг

Представляет собой органайзер с отделениями. Бывает оснащение стаканчиками для ручек, карандашей, зажимами для записок. Ошибочно считать держатели исключительно офисным вариантом. Удобно использовать дома. Нужно спрятать — конструкция убирается в шкаф.

Держатели делаются из пластика, могут иметь металлические элементы, произвольное количество полочек.

Коробка

Плюсы:

• в большой коробке могут поместиться документы всех категорий;
• можно найти красивые коробки, подходящие к интерьеру.

Минус: неудобно перебирать все документы в поисках одного нужного.

Коробки отлично подойдут для того, что не понадобится нам в ближайшее время: для памятных вещей или второстепенных договоров. Внутри коробки лучше разместить бумаги в папках, а не просто положить их стопкой. Папки по возможности нужно поставить вертикально, чтобы в любой момент можно было взять любую из них. Довольно красивые, подходящие по стилю к вашему интерьеру коробки можно приобрести в ikea.com или на aliexpress.com. В крайнем случае, можно обклеить простую коробку обоями или красивой упаковочной бумагой.

Портфель из пластика или полиэстера

Плюсы:

• в портфеле с несколькими отделениями можно систематизировать документы по категориям;
• все самое основное можно хранить в одном месте.

Минусы:

• чтобы найти нужную бумагу потребуется достать, по крайней мере, половину портфеля;
• пластик со временем потрескается и потеряет хороший вид.

Есть портфели с одним отделением, в которых можно разместить несколько папок с документами. А есть папки-портфели с пластиковыми разделителями, в которых можно просто хранить бумаги даже без файлов. На aliexpress можно найти недорогие чемоданчики-органайзеры для большого количества бумаг. Но выглядят они не слишком презентабельно.

Корзины

Корзины легко приобрести в хозяйственных магазинах, отделах канцелярии. Множество идей предлагают гипермаркеты Икеа, Леруа Мерлен. Чаще емкости выполнены из пластика. Встречаются картонные, металлические модели.

Недостаток — открытое хранение. Корзины оставляют на столах, реже убирают внутрь шкафа, стеллажа. Достоинство — возможность наполнять документацией разного формата, толщины, скоросшивателями. Существуют разборные конструкции.

Комод

Удачный способ, как легко организовать хранение различных документов дома. Достаточно осуществить складирование в комод. Вариант идеально подходит для большого количества. Несомненный плюс — быстрый поиск, просто сохранять дома порядок. Несложно выдвинуть, посмотреть, вернуть назад. Ящики выдерживают внушительный вес, долго служат. Пластиковые корзинки, органайзеры быстрее ломаются.

Специальные органайзеры

Плюсы:

• плотные вкладыши не помнутся и не порвутся, в отличие от простых файлов;
• во вкладышах легко разместятся заламинированные документы;
• вкладыши можно менять местами и добавлять новые;
• предусмотрены карманы для документов нестандартного формата;
• молния не позволит документам случайно рассыпаться, даже есть органайзер упадет;
• плотный каркас папки защитит архив от механических повреждений;
• а натуральная кожа защитит от воздействия влаги;
• органайзер отлично впишется в любой интерьер.

Минус: дороже предыдущих вариантов.

Папка Дела Семейные – это вариант для тех, кто хочет не только навести порядок в доме, но и сделать его уютнее. Все самые ценные документы семьи будут храниться в органайзере из натуральной кожи.

В Делах Семейных документы хранятся в плотных вкладышах из европейского пластика и в карманах на кожаных разворотах.

• На первом развороте удобно разместить те документы, которые мы планируем использовать чаще всего, в их числе паспорта, СНИЛС, свидетельства о рождении и т.д. Также здесь есть место для флешки, банковских карт и фотографий на документы.
  А под перечисленными отделениями расположился карман для документов нестандартного размера.
• Благодаря многочисленным карманам в вкладышах из плотного пластика можно себе позволить хранить все документы в разных отделениях. Просто берём любой из них и вставляем его в карман нужного формата.
• А на последнем кожаном развороте расположились карман для документов нестандартного размера и отделения для банковских карт и визиток.

Плотный каркас в сочетании с натуральной кожей защищают документы от механических повреждений и воздействий влаги. Удобно и то, что папку можно закрыть на молнию, обеспечив полную сохранность домашнему архиву.

Удобное хранение документов в электронном виде

Паспорта, свидетельства о браке, разводе, рождении необходимо сканировать. В случае утраты их будет проще восстановить по распечатанным копиям. Скинуть информацию можно на флешку, а продублировать в облачном хранилище, например Яндекс Диске, Гугл Драйве или Дропбокс. Если накопитель информации выйдет из строя, сведения останутся целыми на сервере.

Нужные инструкции, гарантийные талоны можно сложить в один отдельный органайзер, для хранения документов дома. Руководства, которые редко нужны, переводят в электронный вид. Для этого можно создать текстовый файл в ноутбуке, и туда занести полные названия, маркировку всей имеющейся бытовой техники. Можно часть инструкций отсканировать или сфотографировать.

Совет!

Электронное хранение инструкций — это удобное размещение, которое экономит место у вас в жилище.

Электронные способы хранения позволяют сохранить информацию по строительным материалам, декоративной отделке. В любое время можно открыть файл и просмотреть сведения о производителе, названии колера, коллекции:

1. плитки;
2. линолеума;
3. обивочной ткани.

Отсканированные брошюры, инструкции удобно читать на мониторе. Обычно руководства печатают очень мелким шрифтом. Фото можно увеличить до удобного для чтения размера.

Совет!

Скорее всего, в интернете уже есть инструкции от вашей бытовой техники. Найдите её по названию модели. Вам не придется фотографировать и сканировать инструкцию самостоятельно.

Способы организации

Для быстрого поиска нужного документа, вам нужно разделить их на категории.  Не забудьте прикрепить ярлыки каждой категории, или используйте цветовую разметку. Классифицировать бумажную информацию можно по назначению:

1. медицина;
2. бытовая техника;
3. ремонт.

Слишком мелкое дробление приведет к тому, что нагромождение папок будет затруднять поиск нужной справки.

Хранение документов в кабинете

Если у вас есть рабочий кабинет, то более комфортно организовать хранение документов в нем. Ящики рабочего стола и стеллажи — это удобный способ хранения документов дома. Размещайте в них только важные бумаги или те, к которым требуется быстрый доступ.

Важно!

Ключевые и значимые рабочие документы лучше хранить в сейфе. Поместите его в ящиках рабочего стола или шкафу. Панели мебели должны быть непрозрачные.

Для хранения второстепенных документов подойдет коробка. Если в квартире есть отдельный рабочий кабинет, можно купить специальную офисную мебель. На полках шкафов подписанные папки расставляют вертикально в алфавитном порядке.

Коробка для хранения большого количества документов дома не лучший вариант. В нее бумаги вкладывают стопкой. Когда нужно что-то найти, приходится вынимать полностью все содержимое перебирать поштучно. На такие манипуляции уходит много времени. Поэтому для медицинских брошюр, рецептов, справок нужно использовать органайзер для хранения документов.

Чем лучше сейчас вы все систематизируете, тем проще потом будет найти любой документ не только вам, но и каждому члену семьи.

Другие способы организации документов и идеи

Люди, у которых хранится большое количество разнообразных важных документов, могут приобрести:

1. деревянный либо пластиковый ящик;
2. стойки для бумаг;
3. сортер;
4. вертикальные лотки;
5. папку портфель;
6. кейс, запирающийся на замок;
7. канцелярские конверты;
8. папки на молнии или с кнопкой.

Есть несколько правил, как удобно организовать хранение документов дома:

1. Бумаги, которыми пользуетесь редко, ставьте дальше;
2. Создайте несколько крупных папок, в которых сгруппируйте бумаги по одному направлению;
3. Выбирайте инструменты для хранения нужного размера. Мелкие документы можно хранить по несколько штук в одном файле;
4. Постарайтесь максимально перенести документ в электронный вид, чтобы освободить пространство;
5. Проводите ревизию своего архива документов один или два раза в год.

Вертикальные стойки и короба для хранения документов дома можно купить, либо сделать своими руками из ДВП, фанеры, или же купить в мебельном магазине.

Год от года документов скапливается все больше, и нужны они оказываются чаще всего неожиданно и срочно. По этой причине рациональным решением станет их сортировка и систематизация. Существует немало способов удобного хранения бумажной документации, каждый из которых поможет навести порядок и забыть о бумажных залежах и лихорадочных поисках нужного листочка.  Оценок 0 Прочитать позже

Как лучше хранить документы дома. Как систематизировать ваши документы. Базовые принципы хранения информации

Ценным бумагам необходимо бережное отношение, ведь из-за порчи возникает много неблагоприятных последствий. Потребуется тратить время для восстановления. Чтобы этого не допускать, необходимо обеспечить правильное хранение документов дома. Для этого можно воспользоваться различными методами.

Особенности хранения

Организация хранения документов дома имеет свои особенности. Следует позаботиться о безопасности. Бумаги должны быть скрыты от глаз, а также защищены от повреждений. Если в доме живут дети, то документы надо размещать так, чтобы они не были доступны для них. Можно выбрать сейфы для дома, а также антресоли, верхние полки шкафа.

Следует учитывать, что рабочий стол не является безопасным местом. Из-за случайно пролитого кофе или сквозняка бумаги могут испортиться. Но если их помещать в ящики с ключом или потайным дном, то это защитит от повреждений.

Где хранить документы дома? Существует множество вариантов, но следует учитывать, что место должно быть доступным для хозяина. Часто бывают ситуации, когда нужно срочно достать некоторые бумаги. При чрезвычайном происшествии каждая секунда на счету. Сейчас для этого есть функциональные элементы интерьера, включающие специальные тайники. Ими являются полки с выдвижными ящиками, книги-сейфа, розетки-муляжи.

Сортировка документов

Бумаги можно разделить по следующим критериям:

• На квартиру. Там будут храниться квитанции на воду, газ, электроэнергию.
• Связь. В этом разделе будут находиться договора и квитанции по телефону, телевидению и интернету.
• Кредиты. Сюда относят договора и чеки.
• Социальные службы. Если используются услуги этих организаций, то документы от них следует положить отдельно.
• Копии. Желательно сделать копии документов в количестве 5 шт. еще лучше отсканировать их.
• Личные документы. Сюда входят паспорта, свидетельства.
• Медицина. Необходимо отдельно сложить бумаги, относящиеся к здоровью.
• Фотографии. Их надо поместить в конверт.
• Инструкции и гарантии. При необходимости всегда можно будет найти нужную бумагу;
• Редко используемые документы.

Документы с малым форматом обычно имеют твердую обложку. Если они часто используются, например, паспорта, удостоверения, то следует хранить их в маленькой папке с разделителями.

Варианты хранения документации

При наличии множества ценных бумаг появляется вопрос, как хранить документы дома? Идеи могут быть различными, главное, чтобы все содержалось в порядке. Иначе на поиск будет тратиться много времени.

Для хранения применяются сейфа, папки, шкафы. Бумаги разместить в них следует по нужному критерию: назначению, дате или виду. Так будет намного проще найти необходимую бумагу.

Папки

Папка для хранения документов дома считается отличным выбором. В нее поместится множество файлов с бумагами. Большинство таких изделий имеют формат А4, поэтому они прекрасно подходят для хранения справок, свидетельств, договоров.

Для удобства можно пометить документы надписями, например, «работа», «банк», «жилье». Так будет намного проще отыскать необходимый документ. Можно вложить в первый файл список всего содержимого. Чеки и квитанции желательно приклеить к листам А4. Фиксировать лучше уголок, чтобы не испортить документ.

Портфель

Хранение документов дома может осуществляться с использованием специального портфеля. В нем обычно есть много отделений. Изделие можно купить в канцелярском магазине. Эти приспособления бывают разными по исполнению, включая классические, а также оригинальные виды. Выбрать подходящий будет несложно.

Папка-портфель для хранения документов дома может содержать различные бумаги. Недостатком считается невозможность перелистывания страничек и свободного просмотра. Поэтому для удобства желательно создать надписи и пометки.

Фотоальбомы

Хранение документов дома возможно и в этих приспособлениях. Они должны иметь магнитные листки. Например, в них могут размещаться квитанции по оплате, для фиксирования которых не потребуется клей. На каждом листике будет место для пометок, что является очень удобным.

Конверты

«Кармашки» из бумаги отлично подходят для хранения документации, которую следует отправить в архив. Такие бумаги нужны редко, а выбрасывать их еще рано или не хочется. Нанеся пометку, можно поместить его в ящик или на полку.

Сделать конверты можно и самостоятельно. Для этого применяется прочная бумага, клей и аксессуары. Получится практичная вещь, если использовать свою фантазию, и выполнить работу качественно. С таким конвертом не стоит беспокоиться за целостность бумаг.

Коробки

Они используются для хранения многих вещей, и документы не являются исключением. В них можно разместить множество бумаг, нужно лишь правильно разложить их, чтобы в любое время найти что-то нужное. Желательно предварительно их рассортировать по папкам.

Чтобы сохранить паспорта, диплоты и другие нестандартные документы в твердых обложках, то для этого лучше использовать плотный конверт. Сейчас продается много и других аксессуаров, многие из которых даже закрываются на ключ. Ящик для хранения документов дома тоже считается удобной вещью, так как защищает бумаги от свободного доступа.

Сейфы

Сейфы для дома считаются самыми надежными приспособлениями. Там можно размещать трудовые книжки, деньги, печати. В некоторых конструкциях есть несколько ячеек, что позволит разместить много ценностей.

При покупке этого приспособления надо учитывать следующее:

• Объем, присутствие полочек, кассовой ячейки.
• Размеры, вес.
• Вид замка.

Есть сейфы с электронными или ключевыми замками, благодаря чему хранение документов дома будет безопасным. Код надо ввести самостоятельно. Стоимость на сейфы, которые открывают ключом, несколько меньше. Если к устройству будет иметь доступ много людей, то следует выбирать с ключами.

Сейфы имеют несколько полок, которые можно фиксировать на разную высоту для удобства хранения папок. В некоторых приспособлениях есть внутренние отделения для печатей. Следует выбирать устройства с сертификатами, так как это подтверждает их соответствие качеству.

Сегодня поток бумаг вокруг нас приобретает все большие масштабы, отвлекая от дел и вынуждая уделять много внимания поддержанию порядка в документах . Хочется как-то наконец упорядочить все эти папки и счета, страховки и свидетельства….

Тем, кто работает в офисе, в каком-то смысле проще, потому что часть бумаг (по крайней мере то, что относится к работе) можно хранить на рабочем месте. Но и дома нас настигает этот «бумажный вал», раздражая и внося беспокойство, особенно если нужно срочно найти какой-то документ, а вы не можете это сделать…. Ну, а о тех людях, которые , и говорить нечего. Им нужно каким-то образом четко разделить еще и «рабочие», и «домашние» документы, что дополнительно усложняет задачу.

Каким образом подойти к этой проблеме? Что можно сделать, чтобы

Задача, в общем-то, сводится к правильной сортировке и организации хранения всех бумаг. Для начала не пытайтесь сразу бросаться «в бой», чтобы одним махом разобрать все документы. Попробуем « », разделив нашу задачу на несколько этапов. Не приступайте к ней, пока не «рассортируете» все в голове (хотя бы примерно!).

Первое. Сначала бегло просмотрите ваши «завалы», чтобы приблизительно представить, какие именно группы документов у вас имеются в наличии. При этом наверняка вы найдете что-то давно забытое или потерянное!

Второе. Возьмите лист бумаги и попытайтесь составить что-то типа «оглавления», куда внесите все типы документов, с которыми вам приходиться ежедневно (или ежемесячно) сталкиваться с разной степенью регулярности: счета можно дополнительно разделить на те, которые вы оплачиваете в начале каждого месяца и в середине.

Третье. Где вы храните свои бумаги? Если таких мест несколько, то попробуйте сначала собрать все вместе. Чтобы не захламлять комнату, приготовьте заранее большую коробку, куда можно временно сложить бумаги. Если неожиданно нагрянут гости, то ее всегда можно будет вынести в спальню или кладовку.

Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.

Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.

Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.

Хранение документов в доме

В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.

Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.

Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.

Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.

Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.




Как навести порядок в документах?

Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.

• документы на квартиру
• медицинские док-ты
• налоговые
• кредитные
• квитанции об оплате
• чеки и гарантийные талоны и так далее

Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.

Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.

Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.

Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).




Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.




Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.

Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но и сэкономите деньги.




Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.




Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.

Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.

И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.

Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!

А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!

«В конечном счете порядок и только порядок создает свободу. Беспорядок создает рабство»
Шарль Пеги

Этой статьей открываю новую рубрику на сайте — «Наводим порядок!»
Здесь будут размещаться статьи по организации, оптимизации и размусориванию окружающего нас пространства — дома, рабочего офиса, электронного пространства (компьютер и прочее), бумаг, гардероба и т.д.

Джулия Моргенстерн в своей книге «Самоорганизация по принципу “Изнутри наружу”» утверждает, что человек окружает себя хаосом лишь по причине, что он не учился организованности. Организованность — это просто навык, которому можно и необходимо учиться.

Алгоритм упорядочивания домашних документов

1. Инвентаризация всех бумаг.
На данном этапе соберите все имеющиеся в доме документы в одно место и производим сортировку на две группы:
-мусор — отправить в урну(неактуальная информация, вышли сроки хранения, не представляет ценности и т.д)
-важное и нужное — следует хранить.
2. Сортировка по категориям.
Документы, которые мы оставили для хранения, сортируем по категориям:
-финансовые документы (комунальные счета, кредитные документы, налоги)
-имущество (движимое и недвижимое: документы на жилье, землю, машину и т.д)
-личные документы или документы членов семьи (паспорта, страховые свидетельства, дипломы, награды, документы по здоровью и т.д)
-инструкции, паспорта, чеки и гарантии на приобретенные товары
-документы по направлениям деятельности (хобби, ведение домашнего хозяйства, обучение, развитие и т.д)
В случае большого объема документов в одной из предложенных категорий, возможно выделить отдельные подкатегории. Например, если в семье много хранится медицинских документов или документов по образованию, лучше организовать отдельную категорию «Медицина», «Образование», «Портфолио» и т.д.
Так в моем варианте, выделила в отдельные категории хранения документы, составляющие портфолио членов моей семьи (награды, сертификаты и т.д)
3. Закупка канцелярии и создание системы хранения документов.
После проведения сортировки документов становится ясен объем, подлежащий хранению. Встает вопрос: «Как лучше организовать хранение документов?»
Система хранения должна отвечать требованиям:
-вместить необходимый объем документов;
-легко помещать и вынимать необходимый документ из системы.

«Главное правило: ваша система хранения данных должна быть простой библиотекой, а не напоминаниями о действиях, проектах, приоритетах» Дэвид Аллен

Следуя этому правилу, напоминания об оплате счетов или оформлении тех или иных документов необходимо встроить в свои ежедневники, а не в систему хранения документов.

На сегодняшний день спектр канцелярских товаров для хранения документов весьма обширен. Для себя я остановилась на папках-накопителях с двумя кольцами и папках-конвертах, позволяющие легко положить и забрать документ из папки.

4. Упорядочивание документов в категориях.
Произвела обработку документов в каждой категории: отдельные документы разложила по папкам, которые объединила в папку накопитель с названием той и или иной категории.
На каждой папке написала, что именно хранится в ней. Сроки оплаты счетов и другие напоминания внесла в свой ежедневник.

5. Перевод документов в электронный вид.
Сегодня все чаще становится актуальным хранение информации в электронном виде. Это уменьшает время на доступ к информации (не надо рыться в папках), делает возможным доступ к информации, не привязанный к конкретному месту хранения документа.
На завершающем этапе упорядочивания документов задайте себе вопрос: какие документы я могу хранить в электронном виде без ущерба для доступности этой информации?
Для себя я решила финансовые документы по платежам онлайн впредь буду хранить только в электронном виде.

Разного рода бумаги по хобби и направлениям деятельности перевела в заметки в эверноут (Evernote). Так например, бумаги по садоводству занимали у меня приличный объем и хранились в папке. Это были и рукописные заметки и печатные документы, картинки и т.д. Всю эту массу еще раз пересмотрела на предмет ее ценности и оформила в заметки, объединенные одним блокнотом в эверноут (Evernote). Теперь эта информация мне доступна не только дома, но и в любом другом месте, что увеличило мои возможности использования информации.

От кулинарных рецептов на бумажках я избавилась ранее, писала об этом в . Сейчас все больше рецептов помещаю также в эверноут (Evernote). Полезные материалы по ЗОЖ и личному развитию также перевела в электронный вид.

Отсканировала личные документы в целях оперативного оформления услуг и разместила их на внешнем носителе (съемный диск).

Степень перехода на хранение информации в электронном виде каждый должен решить для себя в зависимости от своих предпочтений и возможностей. По своему опыту скажу, что использование оцифрованных документов тоже является тренируемым навыком и вносит в нашу жизнь много дополнительных преимуществ. Но это уже отдельная тема для обсуждения…

Буду рада, если мой опыт станет и ТВОИМ РЕШЕНИЕМ жизненных задач!

Очевидно, что любые ценные бумаги требуют крайне бережного и внимательного отношения. Ведь их случайная порча или утрата чреваты далеко не радужными последствиями. Изнурительная беготня по инстанциям с целью восстановления заветных свидетельств и удостоверений способна не только отнять у человека уйму времени, но также изрядно потрепать нервы. В данной статье мы расскажем, как хранить документы дома.

Выбор подходящего места

При поиске оптимального тайника для бумаг необходимо в первую очередь руководствоваться принципом безопасности. Важно позаботиться о том, чтобы документы не подвергались повреждениям и были скрыты от глаз посторонних людей, будь то наемные работники или воры. Если в доме есть маленькие дети, бумаги, помещенные в нижний ящик стола, могут оказаться разрисованными или разорванными юными непоседами. Поэтому в данном случае для тайника следует выбирать максимально недоступное место. Сейф, антресоль или верхняя полка книжного шкафа вполне подойдут.

Уместно сказать, что рабочий стол будет не самым безопасным местом для хранения документов. Случайно пролитый кофе или неожиданно налетевший сквозняк с высокой вероятностью приведут к порче ценных бумаг. Кроме того, расположенная на видном месте документация является отличной находкой для нагрянувшего домушника. Исключение составляют лишь ящики с ключом или с потайным дном. Впрочем, при желании извлечь их содержимое тоже не составит особого труда. Именно поэтому хозяину квартиры следует основательно поразмышлять над вопросом, где хранить документы дома.

Однако не стоит слишком изощряться при обустройстве подходящего «пристанища» для бумаг. Ведь выбранное место должно быть не только безопасным, но и доступным для хозяина. Согласитесь, что ситуации бывают разные и порой ценные документы могут понадобиться в самый неожиданный момент. В случае пожара, землетрясения или любого другого чрезвычайного происшествия на счету будет буквально каждая секунда. Поиск компромисса между безопасностью и доступностью является хоть и достаточно сложной, но вполне разрешимой задачей. Здесь на помощь особо предусмотрительным людям приходят современные функциональные предметы интерьера, оборудованные специальными тайниками. К их разряду можно отнести полки с выдвижными ящиками, книги-сейфы, розетки-муляжи и прочие хитрые приспособления (фото).

Способы хранения документов

Стоит ли говорить, что бумаги необходимо содержать в порядке. В противном случае поиск того или иного документа будет отнимать у человека уйму драгоценного времени. Многие из нас ежемесячно перебирают кипы однотипных листов, силясь обнаружить свежую квитанцию среди уже давно оплаченных счетов. Справиться с этой проблемой помогает детальный подход к распределению бумаг. В качестве примера приведем наиболее удачные идеи и способы хранения документов.

В папках

Оптимальным решением станет приобретение изделия на кольцах, в которое помещается внушительное количество файлов с бумагами (фото). Большая часть подобных папок имеет формат А 4, что как нельзя лучше подходит для хранения справок, свидетельств, договоров, документов на недвижимость и т. д. При желании стоит обзавестись несколькими тонкими канцелярскими приспособлениями, предназначенными для каждой сферы деятельности. Приклеив на папки пометки с надписями «работа», «семья», «жилье», «банк», можно значительно облегчить себе задачу поиска требуемой бумаги. Нелишним будет также вложить в первый файл полный перечень документов с указанием страниц их нахождения. Квитанции и чеки перед помещением в папку рекомендуется наклеивать на листы формата А 4. Фиксировать при этом следует лишь левый верхний уголок во избежание порчи документов.

Достойной альтернативой объемной папке выступает специальный портфель с множеством отделений, который можно приобрести в любом канцелярском магазине. Подобные приспособления представлены в самых разнообразных исполнениях, начиная со строгих классических и заканчивая изящными женственными. Подобрать вариант по душе не составит особого труда. Единственный минус папки-портфеля кроется в невозможности перелистывания страниц и свободного просмотра документов. Поэтому для обеспечения собственного удобства хозяину «хранилища ценных бумаг» придется позаботиться о соответствующих надписях и пометках. Наглядный пример размещения документов внутри папки-портфеля представлен в видеоматериале:

В фотоальбомах

Как бы это ни было удивительно, но подобные аксессуары с магнитными листами способны выполнять и другие функции помимо хранения памятных снимков. К примеру, в них можно помещать квитанции по оплате, для закрепления которых не придется прибегать к помощи клея. Кроме того, на каждом листе есть место для надписей и пометок, что также очень удобно.

В конвертах

Бумажные «кармашки» оптимально подходят для хранения старых квитанций, чеков и прочих бумаг, которые пора отправить в архив. Такие документы пригождаются крайне редко, но выбрасывать их многие все же не рискуют. Нанеся соответствующую пометку на конверт, можно смело поместить его в дальний угол ящика или полки.

В коробках

В них можно хранить практически все, и документы отнюдь не являются исключением. Однако беспорядочное складирование бумаг внутрь картонной емкости приведет к проблемам, связанным с их последующим поиском. Поэтому прежде чем помещать документы в коробку, нелишним будет распределить их по отдельным папкам или мультифорам в зависимости от назначения. Что же касается паспортов, дипломов и прочих нестандартных бумаг в твердых обложках, для них лучше завести отдельный плотный конверт. К слову сказать, на сегодняшний день существуют очень удобные аксессуары, выполненные в виде картотеки с разделителями (фото). Некоторые из них могут закрываться на ключ и использоваться в качестве сейфа.

• Во избежание порчи или выцветания документов необходимо хранить их подальше от воды и солнечных лучей.
• Нелишним будет завести папку с ксерокопиями всех важных бумаг, после чего передать ее живущим отдельно родственникам или поместить в банковскую ячейку. Более современным решением станет перенесение сведений на специально приобретенную флеш-карту. Это поможет человеку быстро восстановить оригиналы, утраченные в результате чрезвычайного происшествия (пожара, наводнения, кражи и т. д.).
• Не стоит держать дома амбулаторную карту, ведь это является нарушением законодательства РФ. Являясь юридическим документом, она должна храниться в регистратуре, а не на руках у пациента.
• Поскольку бумажные чеки имеют склонность к выцветанию, при совершении крупных покупок рекомендуется делать их ксерокопии.
• Начинать сортировку бумаг стоит прямо с почтового ящика. Не нужно складировать дома бесполезные рекламные листовки, газеты бесплатных объявлений и визитные карточки – лучше сразу отправлять их в ведро. В случае отсутствия свободного времени полезные бумаги следует положить поверх коробки или папки с документами, пообещав себе выделить пару минут в течение дня на их сортировку. Получив по почте приглашение на какое-либо мероприятие или извещение о посылке, рекомендуется сделать соответствующую заметку-напоминание в ежедневнике.
• Для упорядочивания документов необходимо хотя бы раз в год проводить их ревизию. При этом оценивать каждую бумагу следует только один раз, либо оставляя ее на хранение, либо сразу выбрасывая.

Таким образом, ответ на вопрос, как хранить документы дома, зависит от вкусов и предпочтений человека. Если одни люди ограничиваются обычными картонными коробками, то другие приобретают дорогостоящие сейфы или даже оборудуют в квартире хитрые тайники. Так или иначе, важные бумаги должны находиться в доступном и удобном для хозяина месте. Не стоит также забывать и о поддержании порядка в документах. Рациональное распределение бумаг в зависимости от их назначения и регулярное проведение ревизий позволят избежать проблем, связанных с затяжным поиском необходимых сведений.

Хранение документов в Москве, цена от 2100 рублей

Домашние библиотеки, кипы производственных документов и договоров, любая другая бумажная продукция требуют определенного хранения. Не всегда удобно держать их в жилом или офисном пространстве. Решить проблему можно легко и просто, сдав документы и книги на специализированный склад.

Наша компания принимает любую бумажную и печатную продукцию на хранение. Работаем в Москве. Относимся к своей профессиональной деятельности с максимальной ответственностью.

Особенности хранения бумаг и документов

Основная особенность бумажной продукции – она не переносит влажности. Кроме того, часто подвергается нападению насекомых-вредителей или грызунов. Обеспечить полную сохранность в домашних условиях не всегда целесообразно и удобно. Плюс, книги и документы – это «пылесборники», вызывающие аллергические реакции, особенно у детей.

Размещение печатной продукции в боксе – оптимальное решение, потому что:

• безопасно – в помещениях поддерживается рекомендованный уровень влажности;
• правильно – мы следим за температурными условиями, а также проветриваем склад;
• надежно – на всей территории постоянно ведется видеонаблюдение, есть охрана;
• комфортно – кипы бумаг и стопки книг не занимают полезную площадь дома.

Всегда подбираем подходящий бокс или контейнер, опираясь на конкретные нужды клиентов. Осуществляем необходимые разгрузочно-погрузочные работы, эргономично размещаем вещи на арендованной территории. Складской комплекс работает круглосуточно, предоставляя постоянный доступ владельцам к имуществу.

Обращайтесь – и проблема хранения бумаг решится максимально быстро!

Развернуть

Оставить заявку

Пожалуйста, заполните форму заявки

* стоимость аренды указана в рублях за один квадратный метр в месяц

** депозит за один квадратный метр

Площадь, м2	1 месяц	3 месяца	6 месяцев	12 месяцев	Депозит
		Скидка 5%	Скидка 10%	Скидка 15%
1 м2	2 520 ₽	2 394 ₽	2 268 ₽	2 142 ₽	2 520 ₽
2 м2	2 300 ₽	2 185 ₽	2 070 ₽	1 955 ₽	2 300 ₽
3 м2	2 120 ₽	2 014 ₽	1 908 ₽	1 802 ₽	2 120 ₽
4-6 м2	2 050 ₽	1 947,5 ₽	1 845 ₽	1 742,5 ₽	2 050 ₽
7-10 м2	1 940 ₽	1 843 ₽	1 746 ₽	1 649 ₽	1 940 ₽
11-30 м2	1 870 ₽	1 776,5 ₽	1 683 ₽	1 589,5 ₽	1 870 ₽

Дополнительные услуги

Транспорт

Видеокамера
внутри бокса

Упаковочные
материалы

Специалист по
переезду

Видеотур по компании «Хранилище»

Стоимость хранения

Чем больше площадь — тем дешевле каждый метр:

Часто задаваемые вопросы

Общие вопросы:

Можно ли хранить на вашем складе архивы и бухгалтерские документы?

Склад сухой и отапливаемый. Отличные условия для хранения архивов, документов, книг, печатной продукции и т.д.

Есть ли в боксе полки или стеллажи?

Нет, в боксе нет полок и стеллажей. При необходимости Вы можете арендовать или приобрести стеллаж у нас. Так же можете поставить свой стеллаж. Обращаем внимание, что крепление полок и стеллажей к стенам/полу боксов запрещено.

Мои архивы и документы будут в безопасности?

Наш комплекс находится на охраняемой огороженной территории. Сам комплекс — под круглосуточной охраной и видеонаблюдением. Кроме этого комплекс оборудован системой пожаробезопасности.

Я могу заключить договор на юридическое лицо?

Да. Для заключения договора необходимо предоставить карточку компании с реквизитами, а также копии основных учредительных документов.

Фотографии склада

Отзывы

Константин

Помещения чистые, охрана ответственная. Менеджеры всегда на связи. Склад находиться рядом с домом, доступ есть 24/7. Парковка радует.

Ева

Разместила в боксе книги из домашней библиотеки. Условия хранения для книг замечательные, в боксе чисто, тепло и сухо. Очень удобно, что можно приехать и взять определенные книги, когда захочешь. В квартире место освободилось, но все равно можно читать любимые книги. Спасибо вам.

Илья

Арендовал бокс для вещей. Обслуживание отличное, все оперативно и профессионально. Успехов и процветания вашей компании.

Роман

Оставляю благодарность в виде отзыва всем сотрудникам, с кем пришлось иметь дело. Хорошие специалисты, к работе относятся ответственно. Оставил документы в ячейке без страха за их сохранность.

Александр

Использовать склад было очень удобно. Арендовали небольшую площадь. Прекрасно работал лифт, поэтому разместились быстро. Всем сотрудникам спасибо за помощь.

Оставить отзыв на Yandex-картах Оставить отзыв в Google-картах

5 важных документов для безопасного хранения дома в 2022 году

5 важных документов для безопасного хранения дома в 2022 году | СейфВайс перейти к основному содержанию Ищи:

20 октября 2021 г.

Ваш дом полон ценных вещей, но есть одна область, которую часто упускают из виду, когда речь заходит о безопасности дома, — это хранение важных документов. Отчет Национального исследовательского центра Consumer Reports показал, что каждый четвертый американец либо потерял, либо забыл финансовый документ, и только 40 процентов смогли найти важные документы, если это необходимо.

Но помимо информации о том, где находятся ваши документы, есть некоторые документы, такие как информация о социальном страховании или налоговые декларации, которые могут быть такими же соблазнительными для грабителя, как ваш телевизор с большим экраном или ваша электроника. Взгляните ниже на пять важных документов, которые вы должны хранить, и способы уберечь эти документы от чужих рук.

Пять важных документов для обеспечения безопасности

Годовые налоговые декларации

Хотя вы можете избавиться от подтверждающих документов через три года, ваши годовые налоговые декларации следует хранить вечно. У IRS есть только три года для проведения аудита, поэтому по прошествии этого времени остальные документы можно выбросить.

Паспорт

Перед отъездом в отпуск сделайте копию паспорта и держите ее при себе на случай кражи паспорта во время путешествия. Дома обязательно запирайте паспорт.

Лучшая защита от кражи личных данных

Identity Force

Начиная с

9,99 $

/мес

Двухфакторная аутентификация

Доступные планы

Посетите Identity Force

1-866-208-1199

Вероятно, оригинал вашего завещания хранится у вашего адвоката, но вы должны были получить две копии. Храните одну копию в банковской ячейке, а другую в запертом сейфе дома.

Свидетельство о рождении

У каждого члена семьи есть свидетельство о рождении. Сделайте копии, чтобы хранить их дома, а оригиналы храните в сейфе. Вам может понадобиться доступ к информации о свидетельстве о рождении, поэтому рекомендуется держать копию под рукой.

Карточки социального обеспечения

Храните вашу карточку социального обеспечения в домашнем сейфе под замком. Не носите его с собой в кошельке, так как это простой способ украсть его и вашу личность.

Ознакомьтесь с нашим выбором лучших услуг по защите от кражи личных данных.

Как обеспечить безопасность ваших документов

Теперь, когда вы знаете пять наиболее важных документов, которые необходимо хранить в безопасности, вам нужно знать, как правильно и надежно хранить документы. При хранении важных документов у вас есть две цели: храните информацию под рукой на случай, если вам понадобится получить к ней доступ, и храните информацию в безопасности от кражи, пожара или других чрезвычайных ситуаций .

Сейф

Для хранения важных документов лучше всего использовать сейф. Большинство банков или кредитных союзов предлагают сейфовые ячейки. Некоторые банки также предложат скидку, если вы являетесь текущим клиентом.

Сейф идеально подходит для хранения оригиналов документов, таких как свидетельства о рождении, завещания, информация о социальном страховании, годовые налоговые декларации и доверенности. Ключ от сейфа должен планироваться заранее. Поскольку ящик находится в вашем банке или кредитном союзе, вы не можете быстро получить доступ к информации, если это необходимо, поэтому сделайте копии документов с информацией, которая может вам понадобиться в любой момент, и храните дома.

Домашние сейфы

Лучший домашний сейф

SentrySafe SFW123GDC

232,95 $

Электронный

Легированная сталь

Посмотреть на Amazon

* Прейскурантная цена Amazon. com на дату публикации. Прочитайте полный отказ от ответственности.

Для документов, которые вы храните дома, или копий документов в сейфе, получите домашний сейф. Он должен быть огнеупорным и иметь надежный запирающий механизм.

Домашний сейф поможет вам защитить эти предметы от людей, которым вы не хотите, чтобы они получили доступ к вашей личной информации, а также от любых чрезвычайных ситуаций, таких как пожары или наводнения.

Ознакомьтесь с нашим списком лучших домашних сейфов, чтобы найти тот, который соответствует вашим потребностям.

Используйте пластиковые вкладыши для страниц

При хранении документов в сейфе вы захотите защитить их от любого износа или случайного проливания. Один из способов сделать это — использовать пластиковые бланки . Поместите документы в пластиковый конверт, а затем сложите в папку или коробку. Затем папка может войти в ваш сейф. Каждый документ должен быть на отдельной пластиковой странице.

Используйте измельчитель

Не реже одного раза в месяц устанавливайте измельчитель на работу. Уничтожайте квитанции, предложения по кредитным картам, банковские выписки, кредитные карты с истекшим сроком действия и платежи за коммунальные услуги, которые вам больше не нужны. Никогда не выбрасывайте квитанцию, полученную в результате транзакции, в которой вы использовали свою кредитную карту, так как ваш номер и / или имя, вероятно, будут там, и преступники могут использовать это в своих интересах.

Какие еще советы по обеспечению безопасности важной информации вы можете дать?

Статьи по теме SafeWise

• Лучшая защита от кражи личных данных
• Как предотвратить кражу личных данных в Интернете?
• Как защитить бабушку и дедушку в Интернете?
• Что делать, если ваша личность украдена?
• Что такое фишинг?

Заявление об отказе от ответственности

Цены и наличие продуктов указаны на указанную дату/время и могут быть изменены. Любая информация о цене и доступности, отображаемая на Amazon во время покупки, будет применяться к покупке этого продукта. Safewise.com использует платные ссылки Amazon.

Некоторый контент, который появляется на этом сайте, получен от Amazon. Этот контент предоставляется «как есть» и может быть изменен или удален в любое время.

Compare the best internet security products

Brand	Best for	Starting price	Specs	Standout feature	Learn more	Read review
Кора	Лучший родительский контроль	$99.00/год.	Неограниченное количество устройств	Мониторинг электронной почты и социальных сетей	Посмотреть планы	Прочитать обзор
Bitdefender Total Security	Лучшее антивирусное и вредоносное ПО	$19,99/год.	Защищает до 5 устройств	Включает VPN и родительский контроль	Посмотреть на Amazon	Прочитать отзыв
NordVPN	Лучший VPN	$11,99/мес.	Работает на 6 устройствах	5100 серверов 60 стран	Посмотреть планы	Прочитать отзыв
IdentityForce	Лучшая защита от кражи личных данных	$17,95/мес.	Страхование восстановления на сумму 1 миллион долларов	Двухфакторная аутентификация	Посмотреть планы	Прочитать отзыв
Dashlane	Лучший менеджер паролей	0,00 $	Неограниченное количество устройств с планом Premium	Мониторинг VPN и даркнета с планом Premium	Посмотреть планы	Прочитать отзыв

Данные на дату публикации. Предложения и доступность могут различаться в зависимости от местоположения и могут быть изменены. SafeWise использует платные ссылки Amazon.

Автор:

Кэтрин Торрес

Кэтрин имеет многолетний опыт разработки и проведения многоканальных маркетинговых кампаний, но фактически начала свою карьеру в журналистике. Хотя она переключила передачу, она по-прежнему руководствуется необходимостью предоставлять информацию, которая может быть полезна для отдельных людей. Как владелица двух собак-спасателей, она больше всего интересуется технологиями и продуктами, которые позволяют ей внимательно следить за своими питомцами, когда она отсутствует.

Подробнее

Последние статьи

30.09.2022

Лучшие системы домашней безопасности 2022 года

Домашние системы безопасности, устанавливаемые своими руками, экономичны, эффективны и просты в установке. Посмотрите, какие DIY…

27.09.2022

Лучшая защита от кражи личных данных в 2022 году

Мы изучили предложения пяти ведущих служб защиты от кражи личных данных, включая антивирусы…

О
Контакты
Пресса
Блог
Предложения

Домашняя безопасность
Интернет-безопасность
Домашняя безопасность
Семейная безопасность
Безопасность пожилых людей

Безопасность автомобиля
Умный дом
Аварийная подготовка
Безопасность домашних животных 2 Персональная безопасность

0!

Подпишитесь на SafeWise, чтобы получать новости о безопасности, выпусках продуктов и предложениях!

Регистрируясь, вы соглашаетесь с нашими Условиями использования и Политикой конфиденциальности | Настройки файлов cookie

Back To Top

15 идей организации Easy Paper

любезно предоставлено брендами

Сортировка электронной почты занимает достаточно много времени — и это только один тип документов, с которыми мы сталкиваемся в настоящее время. Добавьте налоговые формы, медицинскую информацию и даже много (много) рисунков вашего ребенка в смесь, и ваш офисный стол — и везде — может быть быстро похоронен. К счастью, есть простой способ избавиться от беспорядка: создать четкую систему организации бумажной работы.

Чтобы помочь вам начать работу, мы нашли лучшие идеи организации бумаги, которые будут держать все в порядке (и ваш разум в здравом уме), когда дело дойдет до окончательной оплаты счета за кабельное телевидение. Эти идеи — от настольных лотков для писем и выдвижных ящиков до папок с цветовой маркировкой и персонализированных коробок памяти — гарантируют, что каждый лист бумаги будет иметь счастливое место для посадки. И чтобы узнать больше о способах никогда больше ничего не терять, ознакомьтесь с этими простыми идеями организации рабочего стола.

SimpleHouseware

1 из 15

Amazon Best Seller

Desktop Document Letter Tray Organizer

Скидка 23%

23 доллара на амазонке

August Grove

2 из 15

Лучший органайзер для рабочего стола

Бумажные ящики в деревенском стиле

64 доллара США на WAYFAIR

Если вы хотите что-то более низкопрофильное (с шикарной деревянной рамой для загрузки), эти ящики рабочего стола имеют два места для наклеек — идеально подходит для создания системы «Входящие/Исходящие».

The Container Store

3 из 15

Best Paper Organizer Box

Container Store

Ящики для хранения белья

$13 В КОНТЕЙНЕРОВОМ МАГАЗИНЕ

Коробки из ткани помогают скрыть визуальный беспорядок, который неизбежно присутствует в домашних офисах. Коробки для белья в Container Store бывают разных размеров, поэтому у вас есть варианты в зависимости от того, хотите ли вы хранить карточки с рецептами, фотографии, печатные документы или другие бумажные сувениры.

СВЯЗАННЫЕ:  16 идей для домашнего офиса, которые мотивируют вас работать стильно

Snap-N-Store

4 из 15

Best File Box

Snap-N-Store File Box

20 долларов на АМАЗОН

Нужна коробка, в которую можно поместить папки для документов? Этот контейнер со стальной ручкой доступен в нескольких размерах как для писем, так и для юридических документов. Стороны также расстегиваются и складываются, когда вам это не нужно, а очень глубокая крышка также оставляет место для выступов.

Блю Монако

5 из 15

Складные держатели журнальных папок

40 долларов на АМАЗОН

Smead

6 из 15

Подвесные папки для файлов с цветовой маркировкой

Скидка 63%

19 долларов на АМАЗОН

Мало того, что эта проверенная временем система красива, она также значительно ускорит поиск документов. Все, что вам нужно сделать, это найти зеленые папки, если вы хотите найти свою налоговую информацию, или синие папки для медицинских документов.

Смид

7 из 15

Органайзер каскадной стены

Скидка 38%

18 долларов на АМАЗОН

Более 1400 клиентов Amazon дали этой вертикальной папке с файлами рейтинг 4,5 звезды. «Я купил это, чтобы использовать его как часть кухонного «командного центра» нашей семьи», — написал один из рецензентов. «Я хотел что-то функциональное, низкопрофильное и не бельмо на глазу. Этот органайзер ИДЕАЛЬНЫЙ. В нем достаточно карманов для каждого из четырех членов нашей семьи, плюс еще несколько, которые я выделил для счетов и другой корреспонденции».

Gracie Oaks

8 из 15

Настенный органайзер из оцинкованного металла

70 долларов на WAYFAIR

Если вам нужно что-то более прочное, чем пластик, эта папка для писем сочетает в себе состаренное дерево и оцинкованные металлические карманы, достаточно большие, чтобы вместить все, что попадется на пути.

High Road

9 из 15

Органайзер для перчаточного ящика и сумка для документов

14 долларов на АМАЗОН

Храните информацию о регистрации, страховке и обслуживании автомобиля в одном месте. Пять внутренних карманов хранят важные автомобильные документы, а входящие в комплект ручка и блокнот дают вам место, чтобы записать, когда вы в последний раз брали машину в магазин.

Think Clean Car

10 из 15

Автомобильный органайзер на переднее сиденье

МАГАЗИН НА АМАЗОН

А если вы настоящий дорожный воин, органайзер с клипсой убережет рабочие документы от смятия в нише для ног. (Дополнительный подстаканник тоже никогда не помешает. )

Minne

11 из 15

Детский органайзер для документов

Скидка 10%

27 долларов на АМАЗОН

Храните отчеты о беременности, записи педиатра, данные о прививках и удостоверения личности вашего малыша (вы не хотите потерять карточку социального страхования!) вместе и в целости и сохранности в пластиковом портфеле. Папки поставляются с наклейками, или вы можете настроить их самостоятельно.

Все просто

12 из 15

Школьная коробка воспоминаний

Не позволяйте сентиментальным вещам смешиваться на вашем столе. Выделите корзину для каждого из ваших детей и разделите ее на школьный возраст — дошкольный, средний и даже старший.

МАГАЗИН ПОДВЕСНЫХ ПАПОК

Подробнее на Simple As That »

Simply Fabulous Living

13 из 15

Папки для каждого проекта

Детский душ вашей коллеги? Списки праздничных подарков вашей семьи? Тот факт, что вам не нужно постоянно ссылаться на эти документы, не означает, что они не важны. Создавайте файлы для предстоящих событий, чтобы быть в курсе того, что сейчас происходит в вашей жизни.

КУПИТЬ ПАПКИ

Подробнее смотрите на сайте Simply Fabulous Living »

The Decor Fix

14 из 15

Следующие шаги с этикеткой

Не забывайте закидывать документы в папки, а затем забывать о них на следующий месяц. Умные категории, такие как «прочитано», «файл» и «на этой неделе», обеспечивают четкие действия для ваших счетов и корреспонденции.

ДЕРЖАТЕЛИ ДЛЯ ПАПОК ДЛЯ МАГАЗИНА

Подробнее на The Decor Fix »

Чаша, полная лимонов

15 из 15

Папки с цветовой маркировкой

Если вы разложите свои бумаги по нескольким небольшим папкам, вам будет проще брать с собой одну или две папки на встречи. Попробуйте хранить их вертикально и организованно на прилавке с помощью полки для сушки посуды.

МАГАЗИН БИНДЕРОВ

См. больше на Чаша, полная лимонов »

Как лучше всего хранить важные документы?

(Эта страница может содержать партнерские ссылки, и мы можем получать комиссионные за соответствующие покупки без каких-либо дополнительных затрат для вас. Дополнительную информацию см. в раскрытии информации.)

Независимо от того, вышли ли вы недавно замуж, родили ребенка, купили машину, взяли кредит на обучение, купили дом или арендованную недвижимость, ваша стопка важных документов постоянно растет.

Когда вы, наконец, найдете время, чтобы просмотреть свою картотеку или коробки с документами, которые вам нужно сохранить, у вас возникнет еще один вопрос.

Как вы храните важные документы?

Если подумать, управление финансами домашнего хозяйства очень похоже на управление малым бизнесом.

Деньги приходят и уходят. У вас есть отчеты о прибылях и убытках, товары для покупки, счета для оплаты и налоги для рассмотрения.

Небольшому бизнесу, безусловно, пришлось бы нелегко, если бы его владелец (владельцы) не разработал план. и вы тоже можете бороться в какой-то момент.

Создание системы для организации и хранения важных финансовых документов и связанных с ними важных документов. Это может минимизировать ваш стресс и максимизировать ваше время и прибыль.

Но это нечто большее, чем просто раскладывание вещей в помеченных папках в ящике стола. Это может быть то, как вы начинаете, но это не лучший долгосрочный план, чтобы сохранить ваши самые важные документы в безопасности.

Важные документы, документы, к которым вам нужно часто обращаться, и те, которые несложно или дорого заменить, обычно можно поместить в вашу домашнюю картотеку.

Даже если вам требуется доступ к информации только время от времени, посещение сейфа может стать проблемой для чего-то, что не имеет значения для хранения вне дома.

Если у вас есть картотечный шкаф или картонный ящик для хранения, вы можете пометить и создать папки для этого типа документов, которые могут включать ваши платежные квитанции, а также выписки по банковскому счету и кредитной карте.

Вы также можете хранить квитанции о покупках, копии счетов за коммунальные услуги и налоги, а также документы, включая страховые полисы и медицинские записи, в своей домашней картотеке.

Когда вы обновляете свой бюджет и отслеживаете расходы, полезно иметь эту информацию в файлах быстро и легко доступной.

Если вы оплачиваете счета в Интернете, пользуетесь онлайн-банком или имеете электронные выписки, вы также можете сохранить их на своем компьютере.

Важно подумать о том, как вы хотите защитить эти файлы и сделать их резервные копии на флэш-накопителе, других устройствах хранения или с помощью веб-службы хранения.

Очень часто люди используют комбинацию цифровых и бумажных документов для хранения.

Домашний сейф или надежный шкаф для хранения

Некоторые важные личные документы трудно (а иногда и дорого) заменить.

К ним относятся оригиналы свидетельств о рождении, браке и смерти, паспорта, карты социального обеспечения, решения о разводе, завещания и документы, такие как право собственности на автомобиль.

• Связано с: Финансовый контрольный список для молодоженов

Записи о вашем имуществе при покупке домов или аренде недвижимости также могут храниться в вашем домашнем сейфе.

Некоторые люди кладут эти документы в сейф в банке, но это может затруднить доступ к ним ночью и в выходные дни, если они понадобятся вам дома.

Некоторые предпочитают покупать домашний сейф или надежный шкаф для хранения этих документов. Другие просто хранят записи в своей домашней картотеке.

Если вы решили приобрести домашний сейф или шкаф для хранения вещей, подумайте о том, чтобы приобрести водонепроницаемый, огнестойкий и защищенный от взлома.

Также рекомендуется хранить в сейфе домашний инвентарь и видеозапись ваших вещей, а также список всех ваших важных финансовых счетов.

Необходимые документы для хранения вне дома

Вы можете рассмотреть возможность хранения вне дома документов, к которым вам не нужно часто обращаться, а также те, которые очень дороги или их трудно заменить.

Многие документы, которые вы бы положили в домашний сейф, также можно положить в сейф в банке или почтовом отделении.

Но вы не должны класть туда документы по планированию имущества, если у близкого человека (у которого также может быть доверенность на вас) тоже нет доступа к ящику.

Вы также можете рассмотреть вопрос об открытии сейфа на имя вашего живого фонда.

Ваш адвокат может также хранить подписанные копии всех ваших документов по планированию имущества. Просто убедитесь, что кто-то из вашей семьи знает, кто ваш адвокат, и что у адвоката также есть копии ваших важных документов.

Изготовление аварийной сумки «Возьми и иди»

В дополнение к обычным важным документам, которые вы обычно носите с собой в кошельке (водительские права, карты медицинского страхования, медицинская информация, кредитные и банковские карты), рассмотрите возможность создания отдельной сумки или коробки, которую вы можете взять с собой в возникновение чрезвычайной ситуации.

Обеспечение безопасности вас и вашей семьи является высшим приоритетом в чрезвычайной ситуации.

Но если у вас есть свободное время перед эвакуацией из дома, сумка со всей важной информацией может сэкономить вам много времени и нервов, если вам нужна информация вдали от дома.

Если вы создали папку «На случай чрезвычайной ситуации» для своих близких, подумайте о том, чтобы сохранить ее копию в сумке «с собой». В нем уже будет содержаться большая часть важной информации о вас и вашей семье.

Также рекомендуется:

• Держите в сумке наличные, чтобы покрыть расходы на топливо, еду, проживание и предметы первой необходимости хотя бы на несколько дней.
• Положите в сумку несколько закусок и пару бутылок воды.
• Держите в сумке дополнительное зарядное устройство для телефона, набор ключей от дома, автомобилей и сейфа или банковской ячейки.

Хранение важных документов

Когда ваши документы будут в порядке и в безопасности, вы почувствуете облегчение. Вы также будете гордиться тем, что выполнили работу.

Для многих из нас, кто отложил эту работу, это действительно будет похоже на работу!

Если вы потратите время и силы на то, чтобы разобрать стопки важных бумаг, решить, что оставить, и правильно их хранить, это сэкономит вам много времени и избавит вас от головной боли в будущем.

Помните, что ваша система не должна быть навороченной – она просто должна работать на вас.

При принятии решения о покупке домашнего сейфа или надежного шкафа нужно подумать.

• Какой сейф вы бы купили?
• Насколько большим он должен быть?
• Или имеет смысл обзавестись сейфом и положить туда «действительно» важные документы и ценности?

Только вы можете решить, где хранить ваши документы. Самое главное, чтобы вы составили план и выполнили его.

Есть много людей, которые хотели бы, чтобы они сделали это, когда что-то происходит, и они не могут найти или легко получить копию необходимых им документов.

Далее: Предотвратите кражу личных данных и обеспечьте безопасность своей семьи

Автор: Women Who Money, соучредители Вики Кук и Эми Блэклок.

Эми и Вики являются соавторами книги Estate Planning 101, From Avoiding Probate and Assessments to Estabbling Directive and Understanding Taxes, Bash Essential Prime to Estate Planning, от Adams Media.

Хранение важных документов | SafeHome.org

Автор: SafeHome.org Team | Опубликовано: 11 августа 2020 г.

Жизнь становится намного проще, если вы держите под рукой такие важные документы, как паспорт, свидетельство о рождении и записи о прививках, но не существует единственно «правильного» способа их хранения. Вы лучше всех знаете свои потребности и жизненные обстоятельства, поэтому используйте «почему» хранения, чтобы сообщить «как». Примерами причин могут быть:

• Общее решение для хранения
• Легкий «хватай и иди» в зоне повышенного риска стихийных бедствий
• Электронный накопитель для сокращения бумаги
• Защита от огня и воды
• Защита от кражи
• Для юридических процессов после вашей смерти
• Сохранение давних семейных документов и фотографий для будущих поколений

Лучшие практики сочетают физическое хранилище (сейф, банковская ячейка и т. д.), облако и флэш-накопитель/внешний жесткий диск. В этом руководстве объясняется, какие документы следует хранить, и рассказывается о различных вариантах хранения.

Содержание

• Мнение экспертов
• Документы для хранения
• 7 передовых методов хранения документов
• Физическое хранилище
• Электронное хранилище
• Утилизация важных документов
• Дополнительные ресурсы
• Ссылки и сноски

Документы, которые необходимо сохранить

К основным документам, которые необходимо сохранить вашей семье, особенно если вы спасаетесь от стихийного бедствия, относятся следующие:

• Водительские права
• Свидетельства о рождении
• Списки лекарств, которые вы принимаете, любые заболевания, которые у вас есть, и медицинское оборудование, которое вы используете
• Записи о прививках
• Карточки социального страхования
• Паспорта
• Документы об усыновлении
• Документы о гражданстве
• Документы о браке, разводе и опеке над детьми
• Военный билет и военный билет
• Список каждого вида страхового покрытия, номер полиса и контактные данные
• Инвентаризация домашнего имущества

Некоторые из них можно оцифровать, но сохранить оригинал свидетельства о рождении или его заверенную копию. В самом деле, будьте оригинальны с любым документом, удостоверяющим вашу личность (паспорт, водительские права, военный билет, карточка социального страхования и т. д.). Оригиналы документов также помогают подтвердить ваш правовой статус или отношения с другим лицом (документы об усыновлении, документы об опеке над детьми и т. д.).

Если у вас есть домашние животные, укажите их прививки/медицинские карты, номера идентификационных чипов и обновленные фотографии.

В противном случае важные документы, которые необходимо сохранить, делятся на шесть категорий. Конкретное число немного увеличивается или уменьшается, в зависимости от того, кого вы спрашиваете.

1. Юридическая идентификация и записи актов гражданского состояния

   • Свидетельства о рождении
   • Паспорта
   • Оформление документов на усыновление
   • Карточки социального страхования
   • Документы о гражданстве (зеленая карта, документы о натурализации и т. д.)
   • Водительское удостоверение
   • Военный билет

2. Налог (часто за последние три-семь лет)

   • Налоговые декларации
   • W-2 и формы 1099
   • Квитанции, отчеты и другие налоговые формы

   Веб-сайт IRS объясняет, что для многих людей достаточно сохранить налоговые документы за последние три года. Тем не менее, агентство советует людям хранить соответствующие документы на неопределенный срок, если они не подают декларацию или подают мошенническую декларацию. Люди, подающие иск о возмещении убытков от бесполезных ценных бумаг или вычете безнадежных долгов, должны хранить свои записи в течение семи лет. ¹

3. 
   

   Медицинский

   • Записи о вакцинации/иммунизации
   • Личная история болезни, включающая лекарства, которые вы принимаете
   • Любые планы индивидуального ухода, такие как план действий при астме или план лечения пищевой аллергии и анафилаксии ²
   • Полисы медицинского страхования (как минимум список каждого типа покрытия, номер полиса и контактные данные)
   • Завещания, завещания, доверенности, распоряжения о погребении
   • Медицинские счета

   Ваша личная история болезни (также называемая личной историей болезни) дает представление о ваших заболеваниях, лечении, которое вы получаете, и о том, насколько эффективно они контролируются. В нем также излагается важная информация, такая как прошлые госпитализации, операции и несчастные случаи. Johns Hopkins Medicine также предлагает сохранять семейную историю здоровья, сводки визитов к врачу, результаты анализов и страховые формы, среди прочего. ³

4. Планирование недвижимости

   • Брачные договоры
   • Завещания
   • Трасты
   • Инструкции по похоронам/погребению
   • Доверенности
   • Имена и номера телефонов адвокатов

   Категории «Медицина» и «Планирование недвижимости» могут пересекаться. Все нормально. Главное, чтобы ваши планировочные документы были доступны нужным людям.

   Одним из способов является создание списка мест хранения важных документов. У AARP есть пример, который вы можете адаптировать к своим потребностям. Поскольку этот список содержит много конфиденциальной информации, он также должен храниться в надежном месте. Домашний сейф — один из вариантов. Кроме того, вы можете оцифровать список и сохранить его на флэш-накопителе. Просто убедитесь, что кто-то еще знает об этом и может получить к нему доступ, если это необходимо.

5. Свойство

   • Договоры аренды или аренды
   • Заявления об ипотеке, векселя, акты купли-продажи
   • Двухстраничный отчет о расчетах от титульной компании с указанием стоимости дома и расходов на покупку
   • Регистрация и право собственности на транспортное средство, лодку или дом на колесах
   • Страховые полисы
   • Список домашнего инвентаря (при необходимости включите видео и фотографии)

6. Финансовый

   • Список всех финансовых счетов (сберегательный, расчетный, компакт-диск, кредитная карта, пенсионный и т. д.), номера счетов и учреждений. Вы можете включить имена пользователей и пароли учетных записей
   • Платежные квитанции
   • Аннулированные чеки
   • Сведения об инвалидности или безработице
   • Записи пенсионного плана/пенсионного плана
   • Инвестиционные отчеты

   Многие из них уже являются цифровыми, что уменьшает объем физической бумажной работы.

   В некоторых случаях можно хранить только документацию за предыдущий год, например, платежные квитанции за год, погашенные чеки и ежемесячные пенсионные/инвестиционные отчеты. Как только вы получите сводку по инвестициям за год, выбросьте ежемесячные отчеты. Храните годовые отчеты до тех пор, пока у вас есть учетная запись плюс семь лет.

   Хранить все, что относится к налогам, включая погашенные чеки и записи о безработице, не менее трех лет. Сделайте семь лет, если вы сомневаетесь, достаточно ли трех лет.

7. Юридический/Личный/Семья/Другое

   • Список мест хранения документов
   • Юридические документы, не указанные выше
   • Имена пользователей и пароли для онлайн-аккаунтов
   • Ценные или сентиментальные фотографии и письма
   • Отпечатки пальцев и стоматологические записи

   В этой категории много свободы действий. Например, вы можете не захотеть хранить отпечатки пальцев и стоматологические записи — это нормально. Точно так же семейные фотографии могут вас не заинтересовать. Перечисленные пять пунктов являются лишь примерами.

Не кладите все яйца (оригиналы и копии) в одну корзину. В противном случае вы рискуете потерять все сразу.

Сценарий: Джон использует флешку для копирования важных документов. Он хранит оригиналы и флешку в огнеупорном и водонепроницаемом домашнем сейфе.

Проблема: Особо сильный огонь уничтожает содержимое сейфа. Джон теряет 90 886 оригиналов и 90 887 копий.

Два варианта: Облачное хранилище в дополнение к флэш-накопителю; хранение флэш-накопителя в отдельном месте, например, в банковском сейфе

Будьте осторожны, если вы делаете (или получаете) копии документов, удостоверяющих личность, таких как свидетельство о рождении и карточка социального обеспечения.

• Вероятность кражи личных данных высока, если эти документы попадут в чужие руки. По возможности избегайте копирования, особенно цифровых копий.
• Вполне нормально иметь заверенную копию свидетельства о рождении, особенно если есть разумная вероятность того, что вы скоро ей воспользуетесь. В противном случае нет необходимости хранить оригинал и несколько копий.

Совет профессионала: Говоря о краже личных данных, важно защитить себя от кражи личных данных, используя одну из самых популярных служб защиты от кражи личных данных. Ознакомьтесь с планами Identity Guard или IdentityForce, двумя из наших любимых поставщиков. Как говорится, унция профилактики стоит фунта лечения!

Физическое хранилище

Ниже приведены различные варианты физического хранилища. К ним относятся огнестойкие сейфы, банковские ячейки и картотечные шкафы.

Огнестойкий, водостойкий сейф (портативный)

Хорошее универсальное решение для хранения

• Обеспечивает защиту от пожаров, наводнений и протечек воды
• Хорошее решение для общего хранения документов
• В некоторых сейфах есть место для подвешивания папок с файлами
• Может быть хорошо спрятан
• Обеспечивает некоторую защиту от посторонних глаз и кражи

Как объясняет Ник Гай из Wirecutter: «Сейфы для документов предназначены для защиты от огня, воды и, в некоторой степени, от кражи для людей, которые хотят сохранить важные вещи в безопасности в офисе или дома. Они лучше всего подходят для важных документов, таких как паспорта или свидетельства о рождении, или небольших предметов, таких как жесткие диски или USB-накопители. Большинство людей найдут хорошее применение огнестойкому сейфу, независимо от того, хотят ли они быть готовыми к путешествию или крупным финансовым операциям или просто хотят добавить дополнительный уровень безопасности для поездки, полной ценных фотографий». ⁴

Идя дальше, Ларри Маккенна из Управления пожарной охраны США советует: «Купите лучший [сейф], который вы можете себе позволить».

• Honeywell 1104 отлично работает и стоит около 125 долларов. Он должен сохранять ваши документы в целости до часа при температуре до 1700 ° F. Он также не пропускает воду в течение 24 часов (важно, поскольку вода используется для тушения огня). Этот сейф шириной с мини-холодильник и весит 56 фунтов. Он не использует цифровую клавиатуру, вместо этого требуется физический ключ. В Honeywell можно приобрести запасные ключи на случай утери или повреждения оригинала.
• Если у вас много документов или вы отдаете предпочтение организации, другим вариантом является Honeywell 1108. Он вмещает висящие папки с файлами, но медведь для перемещения при весе 80 фунтов. Он также стоит дороже — 160 долларов.
• Некоторые сейфы, такие как First Alert 2037F и First Alert 2602DF, рассчитаны на защиту документов всего на 30 минут при температуре до 1550 °F. Они стоят примерно на 50–60 долларов меньше, чем их аналоги Honeywell, но занимают меньше места. Используйте более высокие рейтинги UL, если деньги и пространство не являются важными факторами.
• Если возможно, поместите свой сейф в подвал, чтобы он не провалился сквозь полы во время пожара.

У вас есть несколько вариантов сделать защиту документов еще на один шаг вперед. Одним из них является использование пластиковых вкладышей для защиты от износа, разливов жидкости или солнечного света (в основном, когда документы находятся вне сейфа). Вы даже можете положить эти документы в папку с тремя кольцами, чтобы быстрее сбежать в случае бедствия — подробнее об этом позже.

Другой вариант — хранить документы в огнестойких и водонепроницаемых пакетах внутри сейфа. Сами сумки обеспечивают защиту от огня и воды, но не так сильно, как сейф. Тем не менее, в сочетании они обеспечивают еще один уровень защиты. Их также легко схватить для быстрого выхода до того, как произойдет бедствие.

Огнестойкие, водостойкие сумки

Если вы часто ездите с документами в автомобиле; когда высока вероятность возникновения чрезвычайных ситуаций или катастроф; в сочетании с сейфом или банковской ячейкой в ​​качестве еще одного уровня защиты от огня и воды

• Чрезвычайно портативный в сценариях стихийных бедствий
• Подходит для перевозки документов
• Можно комбинировать с другими вариантами хранения, такими как сейф
• Некоторая защита от огня и воды, особенно от возгорания автомобилей
• Маленькая защита от кражи и посторонних глаз
• Само по себе не самое безопасное долгосрочное решение, особенно против домашних пожаров

Мы уже упоминали огнестойкие и водостойкие пакеты, поэтому не будем много повторяться. Стоит сказать, что банки, перевозящие наличные деньги и конфиденциальные документы, кладут их в сумки такого типа. В противном случае вкусности могут загореться, если произойдет огненная авария.

Огнеупорные пакеты не обеспечивают такой же уровень защиты, как огнестойкие сейфы, поэтому по возможности комбинируйте их с другим способом хранения.

Некоторые сумки довольно маленькие, а другие больше. Одна из больших сумок (торговая марка BLOKKD) обладает огнестойкостью в течение 30 минут при температуре до 1300 °F и имеет запирающиеся молнии для защиты от детей. ⁵

Папка с тремя кольцами и пластиковыми втулками

Портативность во время чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий

• Чрезвычайно портативная в случае стихийных бедствий
• Можно комбинировать с другими вариантами хранения, такими как сейф
• Хорошо для организации
• Нет защиты от кражи и посторонних глаз
• Не самое безопасное долгосрочное решение

Связующие легко помещаются в сумки для самовывоза (также называемые сумками для переноски или сумками для жуков). Если ваш район скоро будет эвакуирован, скажем, из-за урагана, пожара или землетрясения, вложите самые важные документы в конверты. Они готовы идти в спешке.

Вам неудобно хранить документы в сумке? Объедините папку с сейфом для удобного переноса в сумку.

Сейф

Может быть частью общей стратегии хранения; если вы не беспокоитесь о своевременной оплате аренды; если безопасность дома или стихийные бедствия являются проблемой

• Вне офиса, поэтому вам не нужно беспокоиться о безопасности вашего дома
• Подходит для документов, к которым не требуется постоянный доступ
• НЕ НЕ используйте для хранения паспортов, завещания о приживании, долговременной доверенности или медицинской доверенности или оригинала вашего завещания
• Доступно только в обычные часы работы банка
• Доступ после вашей смерти может быть затруднен, если вы не предпримете определенных шагов
• Не обеспечивает 100% защиту от массивного наводнения
• Затраты варьируются от 40 до нескольких сотен долларов в год
• Нет страховки FDIC
• Банки могут неправильно обращаться с предметами или выбрасывать их

К сожалению, сейфовые ячейки не так безопасны, как вы думаете. На самом деле, по оценке Джерри Плуарда, президента чикагской компании, занимающейся страхованием сейфов, около 33 000 ящиков в год повреждаются в результате несчастных случаев, стихийных бедствий и краж. ⁶

Тем не менее, шансы на то, что ваши вещи останутся целыми, в вашу пользу. (Не забывайте вовремя вносить арендную плату!) Сейфы остаются относительно хорошим выбором для хранения многих типов важных документов, в том числе следующих:

1. Оригиналы свидетельств о рождении и браке
2. Документы о разводе
3. Документы об усыновлении
4. Документы о гражданстве
5. Военные документы об увольнении
6. Инвентаризация домашнего имущества
7. Сберегательные облигации США и сертификаты акций и облигаций
8. Жесткие диски и флешки
9. Копии завещаний и доверенностей (не оригиналы)

Используйте домашний сейф или другой доступный способ хранения паспортов. Делайте это, даже если вы нечасто выезжаете за пределы страны. Зачем отказываться от спонтанной поездки только из-за банковских часов?

Сейфы не обеспечивают 100-процентной защиты в случае сильного наводнения, поэтому кладите документы в водонепроницаемые пакеты (также называемые огнестойкими) или пластиковые пакеты с застежкой-молнией. Если вы также храните ювелирные изделия и дорогостоящие предметы, имейте в виду, что страховка FDIC не применяется. Получить страховку домовладельцев или полис наездника, чтобы покрыть эти предметы.

Сообщите своему адвокату и/или наследникам о банковской ячейке, чтобы они знали, как получить к ней доступ в случае вашей смерти. К счастью, у вас может быть поручитель с теми же полномочиями, что и у вас, но из-за общего отсутствия доступа вам не следует хранить завещание при жизни, долговременную доверенность или доверенность на медицинское обслуживание или оригинал завещания в сейфе. коробка. Эти документы бесполезны, если никто не может получить к ним доступ.

Картотечный шкаф

Подходит для многих типов финансовых и юридических документов

• Замки обеспечивают некоторую защиту от кражи
• Много места для больших документов, включая финансовые
• Большинство картотечных шкафов не обладают водо- и огнестойкостью, но некоторые делают это

Физические файловые системы служат еще одним уровнем хранения документов, особенно финансовых и юридических документов. Они предлагают больше места и организации, но в долгосрочной перспективе вы можете предпочесть внешний жесткий диск и/или облако. Там меньше шансов на кражу и меньше бумажной работы, которую нужно хранить.

Однако, если что-то связано с налогами, по возможности сохраняйте оригиналы (можно делать копии). Например, оригинальные квитанции за газ являются более авторитетными, чем цифровые фотографии квитанций.

Многие шкафы для документов не являются огнестойкими и водонепроницаемыми. Однако некоторые из них есть — вам просто нужно поставить точку, чтобы купить их. (Не ожидайте, что первый картотечный шкаф, который вы увидите в местном магазине канцтоваров, будет огнестойким.) Проверьте рейтинг UL и рейтинг электронных носителей ETL.

Будьте осторожны при использовании этих решений

Следующие решения не обязательно являются лучшими, но они достаточно распространены. В некоторых ситуациях они даже имеют смысл. Просто знайте, во что вы потенциально ввязываетесь.

Адвокатская контора

• Юридические документы более доступны дома
• Документы могут быть утеряны, если в вашей адвокатской фирме произойдут изменения
• Полезно, если у вас есть проблемы с безопасностью или конфиденциальностью дома
• Документы вряд ли будут уничтожены
• Может ускорить получение завещания

Благодаря появлению домашних сейфов в наши дни юрист реже хранит ваши документы по планированию имущества, оригиналы завещаний и другие юридические документы. Такие фирмы, как Gudorf Law в Огайо, рекомендуют клиентам использовать домашний сейф или огнестойкий ящик для хранения этих документов. Фирма сканирует и делает копии, которые доступны через клиентский онлайн-портал. ⁷

Главный недостаток хранения документов в офисе вашего адвоката: они могут быть утеряны, если ваш адвокат (или даже кто-то другой в практике) уйдет на пенсию, умрет или иным образом уйдет.

Однако у вас могут быть причины хранить документы в офисе вашего адвоката. Возможно, вы не доверяете своей семье, или ваш дом неоднократно взламывали. Поговорите со своим юристом о том, как будут храниться документы и есть ли письменная политика хранения и уничтожения. Не забудьте сообщить душеприказчику, где хранится завещание.

В некоторых штатах, таких как Огайо, вы можете хранить оригинал завещания (и доверенных документов) в офисе судьи суда по наследственным делам.

Поддельная полая книга

• Не рассчитывайте на водо- и огнестойкость
• Основное внимание может уделяться украшению, а не безопасности
• Чрезвычайно универсальный и портативный

Некоторые фальшивые книги полые, без запорного механизма. Другие имеют замки и в некотором роде служат сейфами. Любой тип позволяет хранить важные документы на видном месте, независимо от того, находится ли поддельная книга в вашей спальне, офисе или комнате общежития колледжа.

Поддельные книги чрезвычайно удобны в транспортировке, но не ожидайте, что они защитят ваши документы во время пожара или наводнения. Грабители также могут легко обнаружить их.

Огнестойкий, водостойкий домашний сейф (не переносной)

• Focus с защитой от кражи, с дополнительным отделением для документов
• Большой и может быть проблематичным при установке
• Потенциальный излишек только для хранения документов
• Обеспечивает защиту от пожаров, наводнений и протечек воды

Многие непереносные сейфы, такие как настенные сейфы, скрытые сейфы и сейфы с анкерным креплением, обладают огнестойкостью и водонепроницаемостью, но дважды проверьте рейтинг сейфа UL (Underwriters Laboratories). Вам нужна минимум 30-минутная защита при пожаре до 1550 ° F.

Нет ничего плохого в непереносных сейфах как таковых. Они просто не нужны, если вы ищете решение для хранения документов. Перейдите на портативный компьютер для большей универсальности и меньше хлопот.

Еще: Много непереносных сейфов могут быть вынесены из вашего дома решительными грабителями. Они не так безопасны, как вы думаете. Старайтесь хранить документы отдельно от ценных вещей.

Внутренние блоки индивидуального хранения

• Сомнительная устойчивость к огню, воде и вредителям
• Требуется оплата
• Доступ может быть доступен только в обычные рабочие часы
• Может работать для некоторых типов хранилищ деловых документов
• Много места для семейных документов, фотографий и книг
• Хранение с климат-контролем является опцией

Самостоятельное хранение имеет смысл, если у вас есть большое количество деловых документов или семейных фотографий и документов. Найдите устройство с климат-контролем и сделайте резервные цифровые копии всего, что вы не хотите потерять.

Электронное хранилище

Электронное хранилище документов означает портативность и доступность. Например, вы можете сделать несколько копий важных документов для доступа из любого места (и уменьшить количество бумаги, которую вы храните).

Электронная почта

OK в краткосрочной перспективе во время чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий; Подходит для семейных фотографий и других документов, не требующих защиты

Электронная почта, пожалуй, самый простой способ электронного хранения, но не слишком безопасный. Отсканируйте документ или сфотографируйте его и отправьте файл себе по электронной почте. ⁸

Убедитесь, что файлы фотографий чистые.

Защитите свои устройства и учетную запись электронной почты. Любой, кто войдет в вашу учетную запись, потенциально может получить доступ к номеру вашего водительского удостоверения, номеру социального страхования и другой информации.

Старайтесь не использовать электронную почту для долговременного хранения документов. Есть слишком много способов, как это может пойти не так, но электронная почта может пригодиться в чрезвычайных ситуациях. Установите надежные уникальные замки/пароли и не стесняйтесь использовать менеджер паролей.

Знаете ли вы: Виртуальная частная сеть (VPN) может защитить ваши устройства от слежки со стороны интернет-провайдеров и злоумышленников всех мастей. Недавно мы составили рейтинг 10 лучших VPN-сервисов и обнаружили, что ExpressVPN и NordVPN превзошли конкурентов. Узнайте больше об этих услугах в нашем практическом обзоре ExpressVPN или в нашем обзоре NordVPN.

Флэш-накопители и внешние жесткие диски

Подходит как часть общей стратегии хранения; уменьшение количества бумаги; во время чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий

Флэш-накопители и внешние жесткие диски уменьшают бумажный беспорядок и не требуют, чтобы вы отправляли себе важные документы по электронной почте. Просто отсканируйте документ и сохраните его на диск (или сохраните с веб-сайта на диск).

Храните диски отдельно от оригиналов документов, особенно если вы не используете облачное хранилище. В противном случае вы рискуете потерять все в случае пожара или кражи.

• Защитите свои файлы с помощью защиты паролем и шифрования.
• Слишком много повторных попыток взлома диска могут привести к удалению файлов (в качестве меры безопасности), поэтому остерегайтесь использовать внешний диск для хранения единственной копии.
• Держите внешние накопители в надежном месте, например в сейфе или банковской ячейке. Даже запертый ящик домашнего офиса лучше незапертого ящика.

Память устройства (на телефоне, компьютере или планшете)

Подходит для чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий

Хранилище устройства, возможно, является самым простым цифровым решением из всех, возможно, лучше, чем электронная почта. Используйте свой телефон или планшет, чтобы сфотографировать документ и сохранить копию прямо на устройстве.

Этот метод может понадобиться во время стихийных бедствий, но не используйте его как долгосрочное решение. Ваши файлы и фотографии достаточно легко могут попасть в чужие руки в результате кражи, потери, взлома или даже просто любопытного знакомства. Всегда защищайте свой смартфон как можно лучше.

• Если вы уроните телефон или ноутбук, ваши копии могут оказаться бесполезными.
• Возможно, ваши файлы синхронизируются или резервируются (без вашего ведома) в облачную службу, которая недостаточно защищена.
• Возможно, ваши файлы хранятся на карте памяти, а не на устройстве. Карта может быть не защищена паролем, особенно если вы не знали, что на ней хранится конфиденциальная информация.

Хранилище устройства не так опасно, если речь идет о вашем компьютере, который остается на месте. Он никогда не гаснет; оно никогда не выходит из дома. Однако сбой жесткого диска все равно может уничтожить ваши документы. В любом случае защитите свои папки паролем и используйте программное обеспечение для шифрования для защиты от вредоносных программ.

Облачное хранилище

Подходит для некоторых важных или сентиментальных документов; сокращение количества бумаги

Перво-наперво: не используйте облачное хранилище для хранения цифровых копий свидетельства о рождении, карты социального обеспечения и другой идентификационной информации. (Если вам нужны цифровые копии, используйте флэш-накопители или внешние жесткие диски.)

Тем не менее, облачное хранилище — это разумное решение для многих типов документов, особенно если вы ведете бизнес. Вы сокращаете количество хранимой бумаги и можете получить доступ к облачным файлам из любого места, если у вас есть подключение к Интернету. Огонь, вода, воровство и тому подобное не вызывают беспокойства, но требуют соответствующих протоколов кибербезопасности.

Облачное хранилище — хороший выбор для документов, которые важны, потому что они сентиментальны. Например, у вас может быть слишком много старых газетных вырезок, школьных аттестатов и семейных фотографий, чтобы хранить их дома. Распространенным вариантом является использование мобильного приложения для сканирования и загрузки в облако (плюс внешний жесткий диск). Поместите физические оригиналы на хранение, отдайте их тому, кто в них нуждается, или даже избавьтесь от них. ⁹

Утилизация важных документов

Хорошее хранение документов включает в себя их правильную утилизацию. Ведь любой документ, лежащий в мусорном баке, подвергается риску. Уничтожайте документы, от которых избавляетесь, будь то квитанции банкомата, банковские выписки, копии свидетельства о рождении, счета по кредитным картам, юридические документы, сделки с недвижимостью, медицинские записи, списки паролей или счета за коммунальные услуги. Если у вас нет шредера (или даже если он есть), многие сообщества проводят дни уничтожения документов одновременно с днями возврата наркотиков. Многие офисные магазины также предлагают уничтожение документов.

Если вы продаете, отдаете, перерабатываете или дарите компьютер, проведите очистку жесткого диска. Сброс к заводским настройкам недостаточно безопасен.

Аналогичным образом служба поддержки Apple объясняет, что нужно делать, прежде чем отдать, продать или сдать устройство в обмен. У вас также есть несколько вариантов для устройств Android (ознакомьтесь с советами Google).

Хранение важных документов

Обычно важные документы не получаются сразу. Скорее, они приходят струйками, с одним-двумя документами то тут, то там за годы. Вам также может понадобиться хранить документы ваших детей (супругов и домашних животных). Легко потерять все эти предметы и их расположение. Помогает основной список с указанием этих местоположений, но обязательно храните этот список в безопасном месте.

Передовой опыт включает физическое хранилище в дополнение к флэш-накопителю/внешнему жесткому диску и облаку. Возможно, вам придется держать свои самые важные документы портативными на случай, если вы быстро уйдете из дома.

Дополнительные ресурсы

Замена утерянных или поврежденных документов: движение вперед

Медицинские документы: планы действий и ухода, записи актов гражданского состояния и многое другое

Ссылки и сноски

1. Как долго я должен хранить записи? (Обновлено 2020 г., 28 мая). Служба внутренних доходов. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records 9. 0126
2. Личное здоровье: Оформление документов. (2020, 13 апреля). Центры по контролю и профилактике заболеваний. Получено 04 августа 2020 г. с https://www.cdc.gov/cpr/prepareyourhealth/Paperwork.htm
.
3. Медицинские записи: организация. (н.д.). Медицина Джона Хопкинса. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.hopkinsmedicine.org/health/wellness-and-prevention/medical-records-getting-organized
.
4. Лучший огнеупорный сейф для документов. (обновлено 3 января 2020 г.). Кусачки. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.nytimes.com/wirecutter/reviews/best-fireproof-document-safe/ 9.0126
5. продуктов для защиты ваших самых ценных вещей. (н.д.). Популярная наука. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.popsci.com/security-products-safes-for-documents-valueables/
.
6. Коули, С. (2019, 19 июля). Сейфы не безопасны. Нью-Йорк Таймс. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.nytimes.com/2019/07/19/business/safe-deposit-box-theft.html
.
7. Должны ли вы хранить свое завещание в офисе своего адвоката? (2019, 10 мая). Получено 4 августа 2020 г. с https://www.daytonestateplanninglaw.com/keep-will-at-lawyers-office/9.0126
8. Ходж, Р. (2020, 28 июля). Помогите себе восстановить недостающие документы после аварии. CNET. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.cnet.com/how-to/help-yourself-recover-missing-documents-after-a-disaster/
.
9. Biersdorfer, JD (2020, 01 апреля). Как оцифровать самые важные документы. Нью-Йорк Таймс. Получено 5 августа 2020 г. с https://www.nytimes.com/2020/04/01/technology/personaltech/digitizing-important-documents.html
.

Как просто и безопасно организовать важные документы

Вы для нас на первом месте.


Каждый раз.

Мы считаем, что каждый должен иметь возможность уверенно принимать финансовые решения. И хотя на нашем сайте представлены не все компании или финансовые продукты, доступные на рынке, мы гордимся тем, что рекомендации, которые мы предлагаем, информация, которую мы предоставляем, и инструменты, которые мы создаем, являются объективными, независимыми, простыми и бесплатными.

Так как же мы делаем деньги? Наши партнеры компенсируют нам. Это может повлиять на то, какие продукты мы рассматриваем и о чем пишем (и где эти продукты появляются на сайте), но это никоим образом не влияет на наши рекомендации или советы, которые основаны на тысячах часов исследований. Наши партнеры не могут платить нам за предоставление положительных отзывов о своих продуктах или услугах. Вот список наших партнеров.

Для начала узнайте, что следует хранить и как долго. Затем настройте систему хранения документов, бумажную или электронную.

Многие или все продукты, представленные здесь, получены от наших партнеров, которые выплачивают нам компенсацию. Это может повлиять на то, о каких продуктах мы пишем, а также где и как продукт отображается на странице. Однако это не влияет на наши оценки. Наши мнения являются нашими собственными. Вот список наших партнеров и вот как мы зарабатываем деньги.

Сроки подачи налоговых деклараций вдохновляют многих из нас поклясться, что мы наконец-то наведем порядок в своих документах.

Начните с понимания того, что следует хранить, в каком формате и как долго. Затем настройте систему для организации ваших записей. Он не должен быть всеохватывающим или совершенным — просто начните с того, где вы находитесь.

Организация не только облегчит следующий налоговый сезон, но и поможет вам или тому, кому вы доверяете, получить доступ к документам, когда это необходимо.

Какие документы следует сохранить? И как долго?

Начните со сбора документов, которые вы должны хранить вечно:

• Свидетельства о рождении, усыновлении и смерти.

• Свидетельства о браке и решения о разводе.

• Карточки социального страхования.

• Военные и демобилизационные списки.

Далее следуют документы, которые могут вам понадобиться в течение многих лет:

• Документы на собственность и документы на транспортные средства, пока они не будут проданы.

• Записи о покупке дома, улучшениях и расходах, обычно до трех лет после сделки по обмену недвижимостью.

• Текущие страховые полисы и бизнес-лицензии.

• Текущие завещания и трастовые документы, а также информация о пенсионных выплатах.

Тогда подумайте о налоговых документах, которые нужно сохранять в течение трех лет после подачи. Сертифицированный бухгалтер Джон Мэдисон из Ашленда, штат Вирджиния, говорит, что для начала необходимы следующие документы:

• Инвестиционная информация, в том числе когда вы купили и сколько заплатили.

• Медицинские документы, включая счета расходов на здравоохранение.

• Коммерческие квитанции.

• Квитанции на благотворительные взносы.

В этом налоговом году есть некоторые особенности: существует благотворительный вычет в размере 300 долларов США на каждого налогоплательщика в пакете помощи коронавирусу, принятом в конце марта, даже если вы не перечисляете. И если вы получаете пособие по безработице или работаете в другом штате во время пандемии, сохраните документы, связанные с этими ситуациями.

Наконец, подумайте о таких вещах, как гарантии, другие квитанции и финансовые отчеты.

Как организовать записи?

Во-первых, плохие новости: бросать все в коробку из-под обуви — это не организационная система.

«Обувная коробка никому не нужна», — говорит Линнет Халфани-Кокс, также известная как автор книги «Денежный тренер» и бывшая журналистка, освещавшая финансовые темы. Халфани-Кокс признает, что она тоже это сделала. Она говорит, что обувная коробка — это «способ для людей «вести» записи без создания инфраструктуры и первоначальной тяжелой работы по организации».

Настройка системы хранения документов может сэкономить время и деньги в долгосрочной перспективе, говорит Халфани-Кокс. Вы сможете найти подтверждающую информацию, например, для налоговых вычетов или квитанций для получения гарантии или защиты цены.

Решите, будете ли вы организовывать занятия по темам или по годам. Вам может понадобиться физический шкаф для документов, заполненный папками, или цифровая версия для хранения электронных или отсканированных копий. Вы можете начать оцифровывать некоторые записи, выбрав безбумажный биллинг и электронную доставку выписок. Затем загрузите эти отчеты в формате PDF и поместите их в свою цифровую файловую систему.

Ни одно решение не работает для всех; лучшая система для вас — это та, которая вам удобна и которую вы будете использовать, и которая поможет вам эффективно находить документы.

Халфани-Кокс говорит, что временно класть вещи в коробку или файл, виртуальный или физический, — это нормально, если вы просматриваете это периодически — в идеале ежемесячно.

Франсин Липман, профессор налогового права Университета Невады в Лас-Вегасе, рекомендует читать заявления перед подачей. Это может помочь вам обнаружить и пресечь утечку денег, например, банковские сборы или забытые бесплатные пробные версии, которые превратились в регулярные платежи.

Она также рекомендует сканировать документы, которые могут выцветать, например квитанции, а затем распечатывать их.

Как обеспечить сохранность документов?

Поскольку эти документы содержат так много личных данных — номера счетов, страховую или инвестиционную информацию — они являются золотой жилой для воров личных данных.

Бумажные документы должны храниться в закрытом месте. Важнейшие предметы, такие как свидетельства о рождении и браке, титулы, завещания, страховые полисы, являются кандидатами на место в банковской ячейке или несгораемом сейфе. По словам Мэдисон, храните сейф «в незаметном месте на случай взлома» и храните цифровые копии его содержимого.

Когда пришло время избавиться от документов, уничтожьте их — это простой способ предотвратить кражу личных данных.

После того, как вы сделали цифровые копии документов в вашем сейфе, вы можете чувствовать себя достаточно комфортно, чтобы перейти от бумажных документов к электронным. Это экономит место и избавляет от необходимости измельчать.

Цифровые файлы должны быть заблокированы и/или защищены паролем или храниться на съемном диске. Или вы можете хранить их в облаке, чтобы иметь к ним доступ с нескольких устройств. Мэдисон говорит, что документы также должны быть зашифрованы, а программное обеспечение, которое вы используете для шифрования, должно постоянно обновляться.

Наконец, расскажите кому-нибудь, кому вы доверяете, как получить доступ к вашим файлам в экстренной ситуации.

Эта статья была написана NerdWallet и первоначально опубликована Associated Press.

Об авторе: Бев О’Ши — бывший автор кредитных историй в NerdWallet. Ее работы публиковались в New York Times, Washington Post, MarketWatch и других изданиях. Подробнее

Аналогичная заметка…

Как настроить домашнюю файловую систему

Управление важными документами и сортировка бумажного беспорядка могут быть проблемой. Поэтому крайне важно создать функциональную систему организации домашней документации, которую вы действительно будете использовать. Создание простой системы подачи документов является ключевым моментом и должно учитывать все различные типы документов, которые у вас есть. Кроме того, вы должны постоянно избавляться от ненужных бумаг, чтобы упростить хранение.

Этот проект поможет вам с первоначальной настройкой вашей домашней файловой системы. Шаги просты в выполнении, хотя время, которое вы потратите на это, может сильно различаться в зависимости от того, сколько документов вам нужно отсортировать и организовать. Но если вы приложите первоначальные усилия, у вас должна получиться файловая система, которая работает для вас без проблем.

Ель / Марго Кэвин

6 самых распространенных видов беспорядка в вашем доме

Оборудование/инструменты

• Мусорный бак
• Измельчитель
• Изготовитель этикеток или письменные принадлежности

Материалы

• Папки с файлами
• Картотечный шкаф, ящик для документов или другое место для хранения папок с файлами.
• Огнеупорный ящик или сейф (по желанию)
• Связующее (по желанию)
• Лоток для входящих сообщений (дополнительно)

1. Соберите все свои документы в одном месте

   Первый шаг в настройке домашней системы хранения документов — собрать все документы в одном месте, чтобы вы могли их сортировать. Помимо взятия бумаг из очевидных мест, таких как ящики стола и картотечные шкафы, осмотрите остальную часть дома, чтобы убедиться, что вы все учли.

   Проверьте общие места, где могут скапливаться документы, например, на кухонном столе или в рабочей сумке. Соберите все это в одно место, где у вас будет много места для разброса. Сортировка бумаг на полу или на большом столе может быть эффективной.

   Ель / Марго Кэвин

2. Разделите свои бумаги на 5 категорий

   Теперь пришло время разобраться со всеми вашими документами. Каждый документ будет относиться к одной из следующих пяти категорий: действие, архив, домашнее хозяйство, переработка и уничтожение. Вот что нужно отнести к каждой из этих категорий:

   • Действие: Это документы, над которыми нужно действовать, а затем выбросить. Не путайте их с документами, относящимися к категории домашних хозяйств. Хозяйственные документы хранятся постоянно; файлы действий используются один раз, а затем отбрасываются. Примеры включают приглашения, штрафы за парковку, напоминания о встречах, домашние задания и счета.
   • Архив: В эту категорию входят документы, которые вам нужно хранить, но на которые не нужно ссылаться чаще одного или двух раз в год. Примерами являются налоговые декларации, медицинские записи, академические записи, документы, договоры аренды, гарантии и контракты.
   • Домохозяйство: Это документы, которые вы используете, чтобы вести свой дом (и жизнь). Примеры включают купоны, рецепты, руководства пользователя, квитанции об уплате налогов за этот год и документы для предстоящей поездки.
   • Переработка: Это документы, которые не попадают ни в одну из вышеперечисленных категорий и не содержат личной информации. Примеры включают нежелательную почту, газеты, журналы, старые домашние задания, которые вам не нужны, и использованные конверты.
   • Уничтожение: В эту категорию входят бумаги, которые не попадают в первые три категории, но содержат личную информацию. Примерами являются предложения по кредитным картам, старые банковские выписки и счета.
   Ель / Марго Кэвин

3. Откажитесь от ненужных документов

   Теперь, когда вы разделили документы на пять категорий, вы можете освободить место, выбросив ненужные бумаги. Сначала выньте мусорную кучу, так как это должно быть легко, и вам нужно просто бросить ее в мусорное ведро. Затем уничтожьте конфиденциальные документы, от которых вы избавляетесь. Когда вы закончите, перед вами должны остаться только те бумаги, которые вам нужно подать.

   Ель / Марго Кэвин

4. Организация файла архива

   Во-первых, разберитесь с кучей архивных документов. В эту стопку могут входить очень важные документы, например, ваш паспорт или карточка социального страхования. Так что лучше всего положить эти документы в огнеупорную коробку или сейф, чтобы защитить их.

   Разделите стопку архивов на подкатегории для более эффективной организации, например академические, автомобильные, трудовые, финансовые, медицинские, страховые, удостоверяющие личность документы и документы о недвижимости. Используйте помеченную папку с файлами для каждой из ваших подкатегорий. Затем поместите эти папки в сейф, несгораемую коробку или другое место, где вы планируете их хранить.

   Ель / Марго Кэвин

5. Упорядочить домашнее дело

   Теперь пришло время для вашей домашней стопки документов. Вы можете хранить эти документы в папках, хранящихся в картотеке или другом доступном месте. Но многие люди предпочитают хранить свои домашние бумаги в скоросшивателе с различными отделениями и карманами. Основные преимущества скоросшивателя в том, что он не занимает много места, его можно хранить и перемещать туда, где он вам нужен.

   Например, вы можете создать папку с разделами для купонов, ваучеров и подарочных карт; бонусы и карты лояльности; квитанции, на которые вы все еще ссылаетесь; и руководства пользователя, которые вам время от времени нужно проверять. Разделите документы на категории, которые лучше всего соответствуют вашему образу жизни.

   Ель / Марго Кэвин

6. Настройка файла действий

   Наконец, вы обратитесь к своей категории документов. Поскольку эти документы включают в себя вопросы, которые необходимо решить, может быть полезно хранить их под открытым небом в качестве визуального напоминания для себя, а не спрятав в шкафу для документов. Лоток для входящих сообщений на рабочем столе может быть хорошим вариантом для хранения рабочих документов, но вы также можете просто поместить документы в папку с файлами, к которой у вас есть доступ.

   Вы можете разделить свои документы по действиям на категории, такие как счета, письма, требующие ответа, и т. д. Однако зачастую проще всего бросить все эти бумаги в одну папку и создать рутину, которую вы заполняете не реже одного раза в неделю. В этот момент вы должны предпринять соответствующие действия для каждого элемента. Затем вы должны утилизировать или измельчить предметы, с которыми вы закончили, и поместить все, что вам нужно, в свои домашние или архивные файлы.