Как хранить документы дома: Как организовать хранение документов в доме или квартире

Содержание

Хранение документов

С помощью интернета мы можем решать множество проблем: записаться на прием к врачу, оплатить штраф, отправить документы в госучреждение. Но вместе с тем, бумажные документы – это важная и необходимая часть жизни. Начиная с рождения, каждый человек обрастает «бумажками», подтверждающими его личность и права. Поэтому вопрос – как хранить документы дома, всегда будет актуален.

Какие документы бывают у каждого из нас?

Семья: паспорта, свидетельства, завещания.

Недвижимость и транспорт: документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину.

Образование: аттестаты, дипломы, сертификаты.

Работа: контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки.

Медицина: полисы, выписки, обследования, страховки.

Бытовые приборы, техника, мебель: гарантийные талоны, чеки, инструкции.

Квитанции на коммунальные платежи

Прочее: договора на оказание услуг, страховые случаи.

Как долго хранить документы?

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью.

Документы, которые нужно хранить всегда – свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии.

Документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы до момента выхода на пенсию – это те документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны.

Чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного года, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.

Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя. Чеки, подтверждающие оплату лечения, могут пригодиться для оформления возврата НДФЛ.

В обязательном порядке сохраняйте договора подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение минимум 3 лет, максимум – 5. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Избавляйтесь от ненужного сразу

По мнению Мари Кондо существует ряд документов, от которых следуют сразу избавиться по мере того, как они исполнили свою функцию:

учебный материал, который ни разу не пригодился после посещения семинара или тренинга;

инструкции по эксплуатации, если вы уже давно и хорошо разобрались как работает та или иная техника;

выписки по кредитным картам, чековые книжки, расчетные листы.

Мари Кондо рекомендует выбрасывать все, что не подпадает под три категории: используемые в настоящие время, необходимые в течение ограниченного периода времени и те, которые необходимо хранить неограниченно долго.

Термин «документы», между прочим, не включает бумажные документы, обладающие сентиментальной ценностью, например старые любовные письма или дневники.

Чтобы не было ненужных документов, система Флай Леди предлагает продумать, с какой периодичность разбирать и сортировать документы: 1 раз в день, в неделю или в месяц.

О внедрении подобного принципа в свою жизнь делится моя коллега Алёна:

«Во время обучения системе Флай Леди, я избавилась от огромного количества ненужного, неактуального. Объем документов уменьшился в 3 раза! Теперь по понедельникам у меня день «бумажной работы». Я собираю документы, которые использовала или которые появились в течение недели, и за несколько минут решаю их судьбу – положить в папку на хранение, оставить пока в работе или выкинуть. Благодаря этой привычке они перестали нарастать огромным бумажным комом».

От себя бы добавила, что не стоит накапливать чеки из продуктовых магазинов или лишний раз распечатывать чек в банкомате с информацией о балансе карты. Это можно узнать и электронно.

Как хранить и сортировать?

Сколько хозяек – столько и систем хранения. В основном, в каждой семье хранится по 2-3 папки для документов. В одной – личные документы, в другой – квитанции и гарантийные талоны.

Для каждой категории можно сделать свой отдельный органайзер для удобства хранения и быстрого поиска нужного документа. И вот примеры моих коллег и знакомых, как они хранят документы в своих домах.

Папки на кольцах с файлами подходят для хранения большого количества бумаг, для каждого вида документов – своего цвета.

Елена: «В одной папке сложены инструкции к бытовой технике, чек, гарантийный талон, по каждому прибору в отдельном файле. В другой – квитанции за коммунальные услуги, кредитные договора с чеками, «письма счастья» из налоговой и их оплата, там же трудовые договора мои и мужа, справки по зарплате, договора на недвижимость. Остальные документы храню в папках в ящике письменного стола»

Кстати, Елена всегда держит дома файл с копиями почти всех документов в нескольких экземплярах, что очень удобно и экономит время на случай того, если срочно понадобилась ксерокопия.

Пластиковые конверты на кнопках – самое популярное место хранения бумаг. А если выделить для каждой категории документов свою папку и подписать, как у Айгуль, можно сократить уйму времени на поиски конкретной бумаги.

Личные документы каждого члена семьи удобнее хранить в пластиковых кармашках с застежкой ziplock. Так делает моя сестра Регина. Квитанции – в файлах. Для того, чтобы они не деформировались, храните их в органайзере/папке или у их основания проделайте отверстия с помощью дырокола и вложите их в папку на кольцах.

 

Пластиковая папка с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. В них удобно хранить квитанции по месяцам и годам. Такой способ использует моя коллега Наталья. А другие документы хранит просто в коробке из-под обуви.

В сумке для ноутбука хранит все свои документы другая моя коллега Алёна. В ней несколько «отсеков» и карманов. В одном отсеке лежат медицинские документы, в другом – оригиналы документов, разложенные по видам в файлы, в третьем – ксерокопии. Загранпаспорта, медицинские книжки, аттестаты в одном из кармашков. В кладовке есть еще бумажный пакет с инструкциями к бытовой технике.

Вот еще несколько идей, как хранить документы:

В коробках и пластиковых контейнерах, сделанных в виде картотеки, с разделителями, без труда находится нужный документ. 

  

Часто документы нужно возить с собой (водительские права, ПТС, страховка автограждской отвественности и т.п.). Возможные решения:

 

авто-органайзер для хранения документов

органайзер в сумку для женщин

Фотоальбомы и конверты – прекрасное место для хранения квитанций и чеков.

 

Различные подставки для бумаг будут отлично смотреться в вашем семейном архиве! Вариантов много. Выбирайте, что пришлось по душе!

 

Где хранить?

Для того, чтобы важные документы всегда были целы и невредимы, их нужно хранить в сухом и чистом месте, как делают  члены команды «Всё на местах». Алёна хранит в платяном шкафу, Елена – на полке и в ящике письменного стола.

 

Отмечу, что в спальне и в кабинете – самое удачное место для хранения документов, но выбирая подходящую полку или шкафчик, подумайте:

Во-первых, удобно ли вам будет доставать все ваши документы. Совет: предупредите своих членов семьи, где лежит папка с самыми важными документами, на случай непредвиденных ситуаций, чтобы они брали ее в первую очередь;

Во-вторых, проверьте, не находятся ли ваши документы в доступном для маленьких детей и домашних животных месте. Совет: храните всё, что для вас ценно на верхних полках или там, где их можно запереть на замок.

После многочисленных попыток сына добраться до наших важных бумаг, я убрала всё на верхнюю полку шкафа в спальне. В трех папках храню – личные документы каждого члена семьи, документы на недвижимость и транспорт, квитанции и ксерокопии. Гарантийные талоны, без инструкций к эсплуатации, держу в файле в ящике письменного стола.

Я предпочитаю хранить вертикальным способом, всё под рукой и на виду. Один минус – если папка не жесткая, то она и лежащие в ней бумаги могут деформироваться. Поэтому если выбираете такой метод хранения, то присмотритесь к подобным подставкам.

Одно но: Регина, владелица документов с предыдущего фото, хранит органайзер с документами в спальне, на полке книжного стола. Повторюсь, этот вариант не подходит тем, у кого есть маленькие дети. И лучше держать документы подальше от прямых солнечных лучей, т.к. это может привести к высвечиванию и раннему старению бумаги.

Одно из решений для того, чтобы хранить документы – это хранить бумаги в коробках. Однако, так может появиться соблазн свалить в них все документы без разбора. Для удобства разложите всё по файлам или зафиксируйте стопки скрепками, как делает это

Наташа.

Непредвиденные ситуации

Самые важные документы лучше хранить в специальном огнеупорном ящике или в сейфе. Среди опрошенных мною хозяек сейф есть у двоих. У одной моей коллеги сейф не подходит для постоянного хранения документов (из-за размеров). Но когда они с семьей уезжают больше, чем на несколько дней, то она перекладывает папку с самыми важными документами в сейф. У другой хозяйки, напротив, сейф вместительный, но она не хранит там документы, которые используют чаще всего (личные документы, медицинские карты и т.д.). В нем хранятся бумаги на недвижимость и транспорт, аттестаты и дипломы.

Считается, что самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности – это банковская ячейка или депозитарий, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии. Но думаю мало, кто так делает. Конечно, можно по старинке сделать ксерокопии и отдать их на хранение ближайшим родственникам. Но если вы предпочитаете идти в ногу со временем, то лучше выбирайте облачные хранилища данных, вроде Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, ЯндексДиск, Облако @mail.ru. Естественно, речь идет о скан-копиях. Кроме того, этот способ идеален для хранения чеков, от банковских до магазинных, которые имеют тенденцию со временем выцветать.

Надеюсь, что предложенные варианты хранения документов окажутся вам полезными. Поделитесь в комментариях, как вы храните документы дома в наших группах ВКонтакте, на Фейсбук и в Инстаграм!

Система хранения документов дома ·

Наверно у каждого человека складывались такие обстоятельства, при которых нужно было срочно найти дома какой-то документ. Было и у вас наверно такое? И как вы справлялись с этим? Поиск занимал всего несколько минут? Или целый день и всей семьей :wacko: ? Если второе, то вам пора задуматься об организации хранения документов. Звучит сухо, «по-казенному». Но что поделать… Реалии таковы, что «без бумажки ты букашка». Система хранения документов дома – это просто.

Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.

Здоровье или Медицина

В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.

Медицинские документы желательно все копировать, т.к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т.к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.

Коммунальные платежи

В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.

В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.

Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.

Банк

Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.

Работа

Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.

Авто или Транспорт (если имеются)

Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.

Недвижимость

В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т.д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.

Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.

Техника

В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.

Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.

Личные документы

Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.

Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.

Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.

И еще несколько советов

  • Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.
  • Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.
  • Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе. Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.
  • Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.
  • Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей :good: .

А как вы храните свои документы? Поделитесь в комментариях своими советами, рекомендациями.

Похожие статьи:

Понравилась статья?
Помоги другим узнать об этой статье, кликни на кнопку социальных сетей!

Как и где хранить документы дома: правила, идеи и приспособления

Существует множество ситуаций, в которых мы используем страховые полисы, справки, грамоты. Поэтому, чтобы необходимые бумаги находились под рукой, люди вынуждены хранить документы дома. Но как правильно это делать, чтобы ничего не потерялось и не испортилось?

Какие документы нужно хранить?

Любой современный человек имеет массу бумажек на все случаи жизни. Но далеко не каждую из них стоит хранить.

Перечислим документы, иметь которые дома нужно обязательно:

  • Список открывают паспорта и другие семейные документы. Например, завещания, свидетельства.
  • Справки, доверенности, расписки и прочее, связанное с недвижимостью и транспортом.
  • Грамоты, дипломы, аттестаты, сертификаты, подтверждающие наличие образования.
  • Бумаги, связанные с профессиональной деятельностью: трудовые книжки, договоры, контракты.
  • Результаты обследований, медицинские полисы и карточки.
  • Гарантийные талоны, чеки к бытовым приборам и мебели.
  • Связанные с налогами бумаги.

Отдельно можно выделить электронные документы или просто данные в цифровом формате. Как правило, они соответствуют одному из указанных выше пунктов и тоже подлежат хранению.

Как долго следует хранить бумаги?

Документы можно разделить по времени хранения. Оно зависит от срока действия каждой конкретной корочки.

  • Перманентные. Такие бумаги должны находиться под рукой всегда. Это свидетельства о браке, рождении, дипломы, подтверждающие образование, медицинские данные, заверенные нотариусом сведения, завещания, пенсионные свидетельства.
  • Долгосрочные. Документы на недвижимость, автомобиль и дорогие вещи. Также к ним относятся профессиональные бумаги. Сюда же можно определить чеки, квитанции. Это то, что хранится достаточно долго и остается актуальным на протяжении определенного периода времени.
  • Краткосрочные. Справки об услугах врачей, юристов, учителей рекомендуется сохранять в течение трех лет. Коммунальные договоры и выписки предполагают тот же срок.
  • Бесполезные. Сразу можно выбросить ненужные учебные, информационные материалы, инструкции к досконально изученным вещам, расчетные листы и прочее.

Отдельно можно отметить необязательные документы, которые, однако, имеют большое значение для их владельца. К ним относятся личные дневники, записи, фотографии и иные памятные предметы. Обычно такие вещи также хранятся долго.

Следовательно, выбросить желательно все, что не используется в текущий момент и не может пригодиться в будущем. Чтобы поддерживать порядок, требуется регулярно чистить свои «закрома» и избавляться от накопившегося мусора, одновременно разбирая действительно важные документы.

Советы по хранению необходимых бумаг

Как правило, в большинстве домов бумаги хранятся стандартно.

  1. Сначала документы сортируются по направлениям: домашние, рабочие, медицинские и другие.
  2. Затем они размещаются в подписанных папках, которые точно не дадут запутаться в бумагах.
  3. Получившиеся наборы кладутся в отдельный ящик или сумку. Кстати, для удобства внутри «тары» часто делаются перегородки, не позволяющие папкам смешаться. При этом надо убедиться, что место хранения недоступно для детей и животных, но расположено удобно для пользования.

Хорошей идеей будет хранить часто используемые личные документы отдельно. Паспорт, медицинская карта, ИНН и пенсионное свидетельство уютно устроятся в пластиковых пакетах, закрываемых на бегунок. Такие упаковки герметичны и сохранят содержимое в полном порядке, не дав ему, допустим, промокнуть. При этом документы, связанные со здоровьем, должны храниться максимально доступно – чтобы не терять время, если они срочно понадобятся.

Правильно всегда иметь дома ксерокопии важных бумаг. Случаи бывают всякие, и такой запас может выручить в непредвиденной ситуации.

Особо важные документы можно поместить в сейф. Современный рынок предлагает большой выбор хранилищ, так что любой покупатель сможет подобрать себе что-нибудь подходящее. Только документы в сейфе лучше держать не в пластиковых папках – при пожаре составляющий их материал плавится быстрее бумаги.

Нетривиальные способы хранения документов

Описанное кажется скучным? Не беда! Есть более интересные, удобные способы хранения бумаг.

    • Доска-органайзер. Существует много вариантов такого приспособления. В простейшем виде она представляет собой панель, к которой кнопками прикрепляются бумаги. В более сложных версиях доска может иметь небольшие ящички и подвесные крепления.

    • Мини-комод. Он абсолютно такой же, как и обычный комод, но гораздо меньше. В нем очень удобно хранить документы. Будучи отсортированными в разные отсеки, они никогда не потеряются! Ящики в комоде могут иметь разный размер: маленькие – для мелких бумажек, большие – для чертежей.

    • Подвесной ящик. Просто небольшая коробка или корзина, прикрепленная к стене на манер почтового ящика. В такой штуке, размещенной в прихожей, удобно хранить приносимые письма и квитанции.

    • Карман-конверт. Аналогичен предыдущему варианту, но представляет собой не коробку, а конверт. Прикрепить его можно к столу, холодильнику, шкафу. Позволяет хранить временно необходимые документы, не занимая ценное пространство.

    • Корзина для бумаг. Нет, не мусорная – специальная, для хранения. Ставится на стол или в шкаф, может иметь несколько отсеков. Простой, недорогой, но эффективный способ хранить документы.

    • Часто используемые бумаги можно держать в папке-портфеле. Она имеет ручку для переноски. Сконструирована так, чтобы документы в ней не помялись. Обычно рассчитана на бумаги формата А4. При необходимости, чтобы не тратить время на поиски нужных корочек, можно просто схватить папку-портфель и побежать по делам.

Используем цифровые технологии

Инструкции к лекарствам, приборам и оргтехнике занимают много места. Гораздо проще хранить их в электронном виде. Для этого нужно найти те же сведения в интернете и сверить их с имеющимися на материальном источнике, что убедиться в идентичности. Можно просто сфотографировать инструкции и сохранить их в папке на компьютере. Только выделить последнюю нужно так, чтобы точно ненароком не удалить. Еще одну копию получившихся файлов лучше записать на внешний носитель, например карту памяти, или отправить в облачное хранилище.

На всякий случай можно отсканировать и остальные документы. Но тогда стоит озаботиться безопасностью электронной системы от возможной хакерской атаки. Никому не понравится утечка личных данных в интернет.

Кстати, использование компьютера или мобильного телефона удобно для отслеживания сроков действия бумаг. Достаточно просто ввести нужные даты в «календарь», чтобы электронное устройство оповестило об окончании периода актуальности конкретной корочки. Затем останется лишь избавиться от ненужной бумаги.

Пожалуй, главное правило хранения документов дома звучит просто: тщательность и регулярность работы с домашними бумагами – залог того, что нужный документ не потеряется в самый важный момент.

Не все документы стоит хранить. Но существует много бумаг, которые каждый из нас должен иметь при себе. Держать их нужно в безопасных и укромных, но достаточно легкодоступных местах. Можно сделать электронные и обычные копии документов – вероятно, они пригодятся. В любом случае аккуратное хранение и тщательная сортировка бумаг помогут сохранить их в целости.

Выкинуть хлам из дома: Система хранения важных документов

Как говорится: Без бумажки — ты букашка. Поэтому у каждого дома хранится масса самых разнообразных документов — от квитанций за оплату услуг до свидетельств, подтверждающих права собственности. В этой статье я попыталась разобраться, как хранить важные бумаги без ущерба для своего пространства.

Как бы мы ни старались избавляться от ненужных документов вовремя, все равно постоянно приходят какие-то выписки, гарантийные талоны, чеки, извещения, и без определенного порядка количество бумаги зашкаливало бы. Следовательно, нужна система хранения документов, которая позволит:

  • Хранить важные документы удобно
  • Избавиться от гор ненужных бумаг
  • Исключить их утерю.

Хранение важных документов по видам

Для того, чтобы понять, как и что нам лучше хранить и упорядочивать, рассмотрим несколько классификаций документов, с которыми мы можем работать. Одна из таких классификаций делит все документы тематически.

  • Семья (паспорта, свидетельства, завещания)
  • Недвижимость и транспорт (документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину)
  • Образование (аттестаты, дипломы, сертификаты)
  • Работа (контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки)
  • Медицина (выписки, обследования, страховки)
  • Гарантийные талоны и чеки
  • Прочее (договора на оказание услуг, страховые случаи).

Каждую папку можно разделить по жильцам квартиры, если документов действительно много и так будет удобней.

Документы по долгосрочности хранения

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью. В зависимости от этого, определенные папки приходится чаще перебирать, чтобы избавиться от лишнего.

  • Документы, которые нужно хранить всегда (свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии).
  • Документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны (документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы должны храниться до момента выхода на пенсию)

Счета на покупку ценных вещей лучше хранить пока вы являетесь их владельцем. В случае кражи, несчастного случая или капризов природы эти документы послужат вам доказательством для получения компенсации. Рекомендуется также особо ценные предметы сфотографировать и хранить их снимок.

  • Документы, которые нужно хранить более года (некоторые гарантийники, справки, чеки, медицинские документы, выписки)
  • Документы, которые можно хранить до года (гарантийники, справки, чеки, некоторые договора).

 

Система хранения документов по частоте использования

Документы, которыми вы крайне редко пользуетесь можно сложить отдельно и убрать в другое место, чтобы они не попадались под руку.

  • Бумаги, которые нужны от 2 до 5 раз в год (медицинские документы, страховка)
  • Документы, которые нужны реже 1 раза в год (гарантийники, договора)
  • Документы, которые всегда должны быть под рукой (паспорта, документы на машину).

Наводим порядок в документах: Сохранить vs. выбросить

Таким образом можно завести где-то 4 папки и в каждую положить по 2 другие для документов, которые будут храниться свыше года и для краткосрочного хранения. Папки для краткосрочного хранения можно перебирать пару раз в год и выбрасывать все лишнее.

Перестрахуйтесь

Конечно, самые важные документы, такие, как права на собственность, свидетельства о рождении и паспорта лучше хранить в специальном огнеупорном ящике. Если такого нет и завести его не представляется необходимым, можно просто хранить важные документы в сухом чистом месте недоступном для тех, кто может что-то с ними сделать.

Подсказка: Отсканируйте или сфотографируйте все важные бумаги и храните их копии в облаке на всякий случай.

Храните документы стильно

Если вы храните документы в открытом месте, можно приобрести для них стильные папки, мягкие или жесткие. Мы семья молодая, поэтому бумаг у нас пока не так много. Одно время мы хранили их в деревянных лотках, потом купили жесткие картонные в IKEA. Так нам проще добраться до необходимых бумаг и такая система хранения документов не вредит дизайну нашей квартиры.

Для хранения всех бумаг нам понадобилось 4 лотка. В каждом стоит еще 2-3 папки.

  1. Текущие документы, которые должны быть под рукой (договора на ближайшее время, паспорта, извещения)
  2. Документы на недвижимость и бумаги, связанные с образованием.
  3. Медицинские документы, страховки.
  4. Гарантийники и договора.

Все остальное успешно хранится в электронном виде.

Также, чтобы упорядочить хранение документов, можно приобрести в магазине канцелярских товаров пластиковую папку с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. Если документов много, папок может быть несколько.

Не накапливайте и очищайте

Раз в год следует пересматривать папки с документами и выбрасывать всё, что не актуально. Если вы беспокоитесь о том, что бумаги, которые вы хотите выбросить все-таки могут пригодиться, сложите их в одну папку и отправьте в подвал.

Надеюсь советы оказались полезными. Совсем скоро моя любимая тема: что делать с вещами, к которым есть эмоциональная привязанность.

А у вас есть особая система хранения важных семейных документов?

С наилучшими,

the A

Images: HOMEY oh my!

Тут еще много интересного:

Как правильно хранить документы дома? | Практичный советник

Храним документы дома

Храним документы дома

Документы, свидетельства о рождении, о праве собственности, любовные письма, которые вы храните со времен своей юности, старые или редкие книги и т. д. должны храниться правильно, чтобы они не потерялись или не были повреждены.

Важные документы и бумаги должны храниться в специальных папках и местах, что позволит им избежать взглядов посторонних, липких пальцев ваших детей, зубов и когтей животных и неблагоприятных условий (влажности, жары, прямых солнечных лучей).

Перед тем как убрать бумаги на хранение, проведите их ревизию и сортировку. Некоторые документы вы должны хранить всю вашу жизнь (ИНН, паспорт, пенсионное свидетельство, свидетельство о рождении и т. д.), другие достаточно хранить не более 3 лет (счета на квартиру, квитанции об уплате налогов), а третьи не более месяца (чеки, гарантийные талоны). Сразу избавьтесь от тех бумаг, которые вам точно не понадобятся.

Выбор способа и места хранения

Возможно, вы захотите приобрести специально изготовленные шкафы или сейф. В идеале они должны быть огнеупорными, водонепроницаемыми и герметичными для удержания влаги. Однако это не по карману большинству, поэтому ищите коробки и папки (очень удобны папки-портфели), специально предназначенные для хранения документов.

При большом количестве документов можно организовать специальные картотеки, их несложно сделать самостоятельно, используя в качестве разделителей плотную бумагу или картон, которые можно подписать. Независимо от того, какой способ хранения вы выберете, вам должно быть в случае необходимости удобно и легко найти нужный документ.

Размещайте документы на плоские поверхности или обеспечьте жесткие разделители между бумагами или файлами, чтобы избежать сгибания и деформации документов. Помните, что влага — главный враг бумаги. Попадание влаги может привести к тому, что документы разбухнут, страницы склеятся, а краска потускнеет. По этой причине размещение документов в правильных условиях может иметь решающее значение для их сохранности.

Подумайте о том, как систематизировать документы и бумаги. Это поможет вам быстрее найти их в будущем. Также это поможет членам вашей семьи в случае необходимости найти для вас важную информацию. Для наиболее часто используемых бумаг заведите папку с их ксерокопиями, что сэкономит время на поиск копировального аппарата.

Если возможно, оставьте пространство между файлами или папками, чтобы вы могли легче просматривать свои бумаги.

Используйте ярлыки или файлы с перманентными и водонепроницаемыми чернилами.

Коробки и папки должны располагаться на подставках или полках, но не на полу. Не стоит также выбирать солнечные, хоть и недоступные для влаги и посторонних места.

Пространство между коробками и стеной улучшит вентиляцию.

Вот такие практичные советы, могут весьма пригодится вам в быту. Ведь когда все аккуратно сложено в одном месте, это помогает достаточно быстро найти нужный документ.

Удобное хранение документов дома. Семейный архив. Как хранить документы, фотографии и старинные вещи дома. Как организовать личные и домашние документы

С помощью интернета мы можем решать множество проблем: записаться на прием к врачу, оплатить штраф, отправить документы в госучреждение. Но вместе с тем, бумажные документы - это важная и необходимая часть жизни. Начиная с рождения, каждый человек обрастает «бумажками», подтверждающими его личность и права. Поэтому вопрос - как хранить документы дома, всегда будет актуален.

Какие документы бывают у каждого из нас?

Семья : паспорта, свидетельства, завещания.

Недвижимость и транспорт : документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину.

Образование : аттестаты, дипломы, сертификаты.

Работа : контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки.

Медицина : полисы, выписки, обследования, страховки.

Бытовые приборы, техника, мебель : гарантийные талоны, чеки, инструкции.

Квитанции на коммунальные платежи

Прочее : договора на оказание услуг, страховые случаи.

Как долго хранить документы?

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью.

Документы, которые нужно хранить всегда - свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии.

Документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы до момента выхода на пенсию - это те документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны.

Чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного года, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.

Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя. Чеки, подтверждающие оплату лечения, могут пригодиться для оформления возврата НДФЛ.

В обязательном порядке сохраняйте договора подключения всех коммунальных служб : электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение минимум 3 лет, максимум - 5. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Избавляйтесь от ненужного сразу

По мнению Мари Кондо существует ряд документов, от которых следуют сразу избавиться по мере того, как они исполнили свою функцию:

учебный материал , который ни разу не пригодился после посещения семинара или тренинга;

инструкции по эксплуатации , если вы уже давно и хорошо разобрались как работает та или иная техника;

выписки по кредитным картам, чековые книжки, расчетные листы.

Термин «документы», между прочим, не включает бумажные документы, обладающие сентиментальной ценностью, например старые любовные письма или дневники.

Чтобы не было ненужных документов, система Флай Леди предлагает продумать, с какой периодичность разбирать и сортировать документы: 1 раз в день, в неделю или в месяц.

О внедрении подобного принципа в свою жизнь делится моя коллега Алёна :

«Во время обучения системе Флай Леди, я избавилась от огромного количества ненужного, неактуального. Объем документов уменьшился в 3 раза! Теперь по понедельникам у меня день «бумажной работы». Я собираю документы, которые использовала или которые появились в течение недели, и за несколько минут решаю их судьбу - положить в папку на хранение, оставить пока в работе или выкинуть. Благодаря этой привычке они перестали нарастать огромным бумажным комом».

Как хранить и сортировать?

Сколько хозяек - столько и систем хранения. В основном, в каждой семье хранится по 2-3 папки для документов. В одной - личные документы, в другой - квитанции и гарантийные талоны.

Для каждой категории можно сделать свой отдельный органайзер для удобства хранения и быстрого поиска нужного документа. И вот примеры моих коллег и знакомых, как они хранят документы в своих домах.

Папки на кольцах с файлами подходят для хранения большого количества бумаг, для каждого вида документов - своего цвета.

Елена: «В одной папке сложены инструкции к бытовой технике, чек, гарантийный талон, по каждому прибору в отдельном файле. В другой - квитанции за коммунальные услуги, кредитные договора с чеками, «письма счастья» из налоговой и их оплата, там же трудовые договора мои и мужа, справки по зарплате, договора на недвижимость. Остальные документы храню в папках в ящике письменного стола»

Кстати, Елена всегда держит дома файл с копиями почти всех документов в нескольких экземплярах, что очень удобно и экономит время на случай того, если срочно понадобилась ксерокопия.

Пластиковые конверты на кнопках - самое популярное место хранения бумаг. А если выделить для каждой категории документов свою папку и подписать, как у Айгуль , можно сократить уйму времени на поиски конкретной бумаги.

Личные документы каждого члена семьи удобнее хранить в п ластиковых кармашках с застежкой ziplock. Так делает моя сестра Регина . Квитанции - в файлах. Для того, чтобы они не деформировались, храните их в органайзере/папке или у их основания проделайте отверстия с помощью дырокола и вложите их в папку на кольцах.


Пластиковая папка с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. В них удобно хранить квитанции по месяцам и годам. Такой способ использует моя коллега Наталья. А другие документы хранит просто в коробке из-под обуви.

В сумке для ноутбука хранит все свои документы другая моя коллега Алёна . В ней несколько «отсеков» и карманов. В одном отсеке лежат медицинские документы, в другом - оригиналы документов, разложенные по видам в файлы, в третьем - ксерокопии. Загранпаспорта, медицинские книжки, аттестаты в одном из кармашков. В кладовке есть еще бумажный пакет с инструкциями к бытовой технике.

Вот еще несколько идей, как хранить документы:


Фотоальбомы и конверты - прекрасное место для хранения квитанций и чеков.


Различные подставки для бумаг будут отлично смотреться в вашем семейном архиве! Вариантов много. Выбирайте, что пришлось по душе!

Где хранить?

Для того, чтобы важные документы всегда были целы и невредимы, их нужно хранить в сухом и чистом месте, как делают члены команды «Всё на местах». Алёна хранит в платяном шкафу, Елена - на полке и в ящике письменного стола.


Отмечу, что в спальне и в кабинете - самое удачное место для хранения документов, но выбирая подходящую полку или шкафчик, подумайте:

Во-первых , удобно ли вам будет доставать все ваши документы. Совет: предупредите своих членов семьи, где лежит папка с самыми важными документами, на случай непредвиденных ситуаций, чтобы они брали ее в первую очередь;

Во-вторых , проверьте, не находятся ли ваши документы в доступном для маленьких детей и домашних животных месте. Совет: храните всё, что для вас ценно на верхних полках или там, где их можно запереть на замок.

После многочисленных попыток сына добраться до наших важных бумаг, я убрала всё на верхнюю полку шкафа в спальне. В трех папках храню - личные документы каждого члена семьи, документы на недвижимость и транспорт, квитанции и ксерокопии. Гарантийные талоны, без инструкций к эсплуатации, держу в файле в ящике письменного стола.

Я предпочитаю хранить вертикальным способом, всё под рукой и на виду. Один минус - если папка не жесткая, то она и лежащие в ней бумаги могут деформироваться. Поэтому если выбираете такой метод хранения, то присмотритесь к подобным подставкам.

Одно но: Регина, владелица документов с предыдущего фото, хранит органайзер с документами в спальне, на полке книжного стола. Повторюсь, этот вариант не подходит тем, у кого есть маленькие дети. И лучше держать документы подальше от прямых солнечных лучей, т.к. это может привести к высвечиванию и раннему старению бумаги.

Одно из решений для того, чтобы хранить документы - это хранить бумаги в коробках. Однако, так может появиться соблазн свалить в них все документы без разбора. Для удобства разложите всё по файлам или зафиксируйте стопки скрепками, как делает это Наташа .

Непредвиденные ситуации

Самые важные документы лучше хранить в специальном огнеупорном ящике или в сейфе. Среди опрошенных мною хозяек сейф есть у двоих. У одной моей коллеги сейф не подходит для постоянного хранения документов (из-за размеров). Но когда они с семьей уезжают больше, чем на несколько дней, то она перекладывает папку с самыми важными документами в сейф. У другой хозяйки, напротив, сейф вместительный, но она не хранит там документы, которые используют чаще всего (личные документы, медицинские карты и т.д.). В нем хранятся бумаги на недвижимость и транспорт, аттестаты и дипломы.

Считается, что самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности - это банковская ячейка или депозитарий, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии. Но думаю мало, кто так делает. Конечно, можно по старинке сделать ксерокопии и отдать их на хранение ближайшим родственникам. Но если вы предпочитаете идти в ногу со временем, то лучше выбирайте облачные хранилища данных, вроде Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, ЯндексДиск, Облако @mail.ru. Естественно, речь идет о скан-копиях. Кроме того, этот способ идеален для хранения чеков, от банковских до магазинных, которые имеют тенденцию со временем выцветать.

Надеюсь, что предложенные варианты хранения документов окажутся вам полезными. Поделитесь в комментариях, как вы храните документы дома в наших группах

Эффективная уборка включает всего два важнейших действия:
избавиться от ненужного и определить, где хранить нужное.
Мари Кондо

Сразу определимся, кому адресована статья. Она в первую очередь для тех, у кого скопилось много разных бумаг, квитанций, брошюр и прочего подобного добра. Музыканты, поэты, журналисты и дизайнеры всех мастей, читайте и не ропщите, глядя на горы разных бумаг. Кто ещё задает себе вопросы: как хранить документы ? где хранить документы?. Предлагаю разобраться с ними (горами) раз и навсегда. Статья про то, как привести в порядок, как где хранить документы и вообще в целом про систематизацию чего бы то ни было.

Часть 1

Если кто не в курсе, то ничего в этой жизни не происходит просто так. Даже если это случайная неожиданность. Одно, казалось бы, затрапезное обстоятельство, такой мелкий эпизод, бывает, влечет за собой цепь судьбоносных событий. Так случилось и у меня. Итак.

Я потеряла диплом о своем высшем образовании. Вот не помню, когда, где и при каких обстоятельствах видела его в последний раз. Много лет, нигде им не хвастаюсь, работаю на одном месте, никуда не избираюсь. Выписка из него есть, ксерокопии есть, копия заверенная нотариусом есть. Диплома нет. Месяц назад я специально пересмотрела все свои бумаги – не нашла. Зато навела порядок (как мне тогда казалось). На днях, когда до меня дошло, что утратила я его безвозвратно, очень расстроилась. Тревожно, как будто что-то очень важное забыла сделать. И неспроста, как оказалось. Дальше понеслась цепь событий, которые и стали причиной написания этого опуса.

Отступление № 1. Нелогичное.

Поскольку я увлекаюсь копирайтингом и иногда посещаю фрилансерские биржи, где я и увидела статью, под названием «Рекомендации по хранению документов». В голове что-то торкнуло. Вот, думаю, как раз то, что мне надо. Так как я информационно поддерживаю этот замечательный сайт для молодых (и не очень) домохозяек, я решила, что статья о том, как правильно хранить документы, будет здесь отнюдь не будет лишней.

Анонс статьи был стандартный: она обещала быть познавательной и интересной, интриговала наличием грамотного и разбитого на логические абзацы текста. Я как подогретый обстоятельствами покупатель, купилась. Статья стоила недорого. Для тех кто не в курсе, полный текс статьи возможно прочесть только после ее оплаты, что я и сделала через минуту.

Сам текст меня поначалу удивил. Откровенная безграмотность соседствовала с полным бредом. Честно сказать, я не тот человек, что живет в плену иллюзий, о людях я знаю много и работа в сфере подбора персонала избавили меня от розовых очков. Но даже я не знала, что в этом месте люди способны «впаривать» такое. В принципе, можно было бы разместить здесь весь текст, поверьте, он того стоит. Но, не буду злоупотреблять и порадую лишь несколькими фразами. «Нередко, пытаясь отыскать документ, людям приходится долго искать нужные бумаги». Не поспоришь, когда пытаешься отыскать, приходится искать. «Будут необходимы и небольшие папки в форме конвертов и несколько дыроколов». Крутяк. Если было бы просто «дыроколы», решила, что просто опечатка, но несколько! «Далее, еще легче – достаточно взять дыроколы и проколоть конверты». «Помимо этого, благодаря форме конвертов, можно легко вытащить необходимые бумаги. Вытаскивать палку с кольца будет не надо». Без комментариев. И в завершении: «Неплохой вариант – хранить документы у родственников». Совет сомнительный, не знаю, много ли найдется тех, кто готов им воспользоваться.

Вот такую веселую статейку я купила за копейки, но радости получила долларов на двадцать, не меньше.

Отступление №2. Логичное.

Так вот, поскольку размещать статью в таком виде было бы верхом неуважения к вам, дорогие читатели, я решила сама разобраться в теме и написать статью. Не откладывая дело в долгий ящик, в тот же день я открыла поисковик Google и набрала фразу «Как хранить документы». На меня хлынуло изобилие всяких советов, видео и фото. Потратив на обзор около двух часов, хочу вам сказать следующее: интернет – это страшная вещь, все друг у друга воруют не только темы и фото, практически везде сплошной дешевый рерайт. И это ужасно. Кстати, текст, который я купила, правда в более адекватном варианте, я встретила ещё на трех сайтах. Не знаю, кто у кого слямзил.

Более или менее интересные сайты и блоги на эту тему начались намного дальше от первых рядов в Google. Знайте это (!). Некоторые мне даже понравились. Например, этот http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. Сразу видно, что занимается им светлый, честный и творческий человек. Зовут Маша. Но, большинство статей на тему хранения бумаг, как мне показалось, имеют в основном мотивационных характер. Но и это тоже хорошо.

Отступление №3. Личное.


Если рядом будут находиться два магазина, один с модной, красивой одеждой и с большими скидками, а другой канцелярский – я сначала зайду во второй. Потому, что я обожаю канцелярские магазин ы. Бумажная душа. Это я к тому, чтобы было понятно, откуда у меня столько канцтоваров дома. Но, несмотря на это, мои бумаги, и в том числе документы, хоть и лежали всегда в одном месте и вроде бы даже рассортированы, но найти быстро то, что надо, иногда было непросто. Судьба решила дать мне урок и вот спустя всего за два дня я сделала то, что надо было сделать давно.

Кроме этого, иногда я пишу статьи в местные газеты, поэтому в городской типографии давно свой человек, оттуда у меня куча нарезанных небольших размеров самоклеек (они там в мусоре лежат пачками), которые я использую повсеместно. Как люди живут без них, не знаю.

Исходя из всего вышесказанного, я и решила написать этот достаточно монументальный труд. Это не просто обзор. Здесь я постаралась не только все обобщить, но и внести многое из своего личного опыта, ну и усугубила эмоциональными вставками. Надеюсь, статья найдёт отклик у тех, кто «не видит света белого» из-за обилия бумаг, не знает с чего начать и куда бежать, а также тех, кто хочет найти какой-нибудь документ или просто бумажку с ценной информацией в недрах своих письменных столов, шкафов и коробок. Конечно, за все ниженаписанное авторские не полагаются, но, поверьте, такого вы нигде не найдете. Итак, вперед.

Основные этапы на пути к порядку
Вы никогда не приведете свой дом в порядок,
если будете убирать вполсилы.
Мари Кондо

Оцените масштабы бедствия

Поначалу надо найти поверхность, куда бы поместились все бумаги. Однозначно, понадобится стол, а может и не один или табуретки, диван тоже подойдет, а может лучше на полу разместиться. И еще прикиньте, сколько времени может занять работа по разбору. Если поймете, что за один раз не осилите разбор, лучше перенесите мероприятие. И самое главное условие, чтобы никто не мешал.

Бумаги всех мастей – в кучу !

Выложите на подготовленный плацдарм сразу все, что запланировали. Например, если с фотографиями или с рецептами итак все в порядке, пусть себе дальше лежат, не трогайте их. Зачем делать лишнюю работу!

Отступление № 3 Эмоциональное .

Ой, девки, повезло, вам. Ну никто не напишет об этом лучше меня. Почему? Умные, не станут тратить свое время на описание того, как они хранят бумаги (подумаешь, ноу-хау), а у остальных, просто нет столько бумаг, чтобы они могли предложить что-то дельное. Короче, читайте дальше.

Скажу честно, если бы я не прочла неделей раньше и не посмотрела (а название-то какое!), я бы не затеяла столь масштабное мероприятие. И уж точно, не было бы оснований для этой статьи. Подход к делу, принципы и способы, которые предлагала Мари в своем бестселлере нашли живой отклик в моей душе. Хотя признаюсь, я никогда не была зациклена на уборке, и сейчас не понимаю перфекционистов разного калибра, которые тратят молодую энергию на столь скучные дела. Но, порядок уважаю и люблю.

Так вот, Мари пишет: «Убор­ка – это осо­бен­ное со­бытие, ко­торое про­ис­хо­дит раз в жиз­ни». Странное и не менее спорное утверждение. У японцев, видимо, все немного по-другому. Если в доме живет больше двух человек, то есть вероятность, что не все будут придерживаться строгих правил. Но стремиться к этому необходимо. Один раз и навсегда все разложил по местам, а потом останется только все класть на свои места.

Трудно поверить, но эта уборка стала для меня настоящим праздником и уж точно, так я ещё никогда не наводила порядок. Могу сравнить свое душевное состояние с подготовкой к Пасхе или к Новому году 31 декабря. Во всех случаях радостное ощущение будущего праздника переполняет душу и ты не чувствуя усталости творишь. Да, я не сказала, что все это происходило на фоне бессмертных творений группы Scorpions. «Love, love will keep us alive» — утверждает уже много лет Клаус Майне, что в переводе значит «любовь, любовь сохранит нам жизнь». Перефразируем: порядок, и только порядок сохранит нам жизнь.

Очевидно, что любые ценные бумаги требуют крайне бережного и внимательного отношения. Ведь их случайная порча или утрата чреваты далеко не радужными последствиями. Изнурительная беготня по инстанциям с целью восстановления заветных свидетельств и удостоверений способна не только отнять у человека уйму времени, но также изрядно потрепать нервы. В данной статье мы расскажем, как хранить документы дома.

Выбор подходящего места

При поиске оптимального тайника для бумаг необходимо в первую очередь руководствоваться принципом безопасности. Важно позаботиться о том, чтобы документы не подвергались повреждениям и были скрыты от глаз посторонних людей, будь то наемные работники или воры. Если в доме есть маленькие дети, бумаги, помещенные в нижний ящик стола, могут оказаться разрисованными или разорванными юными непоседами. Поэтому в данном случае для тайника следует выбирать максимально недоступное место. Сейф, антресоль или верхняя полка книжного шкафа вполне подойдут.

Уместно сказать, что рабочий стол будет не самым безопасным местом для хранения документов. Случайно пролитый кофе или неожиданно налетевший сквозняк с высокой вероятностью приведут к порче ценных бумаг. Кроме того, расположенная на видном месте документация является отличной находкой для нагрянувшего домушника. Исключение составляют лишь ящики с ключом или с потайным дном. Впрочем, при желании извлечь их содержимое тоже не составит особого труда. Именно поэтому хозяину квартиры следует основательно поразмышлять над вопросом, где хранить документы дома.

Однако не стоит слишком изощряться при обустройстве подходящего «пристанища» для бумаг. Ведь выбранное место должно быть не только безопасным, но и доступным для хозяина. Согласитесь, что ситуации бывают разные и порой ценные документы могут понадобиться в самый неожиданный момент. В случае пожара, землетрясения или любого другого чрезвычайного происшествия на счету будет буквально каждая секунда. Поиск компромисса между безопасностью и доступностью является хоть и достаточно сложной, но вполне разрешимой задачей. Здесь на помощь особо предусмотрительным людям приходят современные функциональные предметы интерьера, оборудованные специальными тайниками. К их разряду можно отнести полки с выдвижными ящиками, книги-сейфы, розетки-муляжи и прочие хитрые приспособления (фото).

Способы хранения документов

Стоит ли говорить, что бумаги необходимо содержать в порядке. В противном случае поиск того или иного документа будет отнимать у человека уйму драгоценного времени. Многие из нас ежемесячно перебирают кипы однотипных листов, силясь обнаружить свежую квитанцию среди уже давно оплаченных счетов. Справиться с этой проблемой помогает детальный подход к распределению бумаг. В качестве примера приведем наиболее удачные идеи и способы хранения документов.

В папках

Оптимальным решением станет приобретение изделия на кольцах, в которое помещается внушительное количество файлов с бумагами (фото). Большая часть подобных папок имеет формат А 4, что как нельзя лучше подходит для хранения справок, свидетельств, договоров, документов на недвижимость и т. д. При желании стоит обзавестись несколькими тонкими канцелярскими приспособлениями, предназначенными для каждой сферы деятельности. Приклеив на папки пометки с надписями «работа», «семья», «жилье», «банк», можно значительно облегчить себе задачу поиска требуемой бумаги. Нелишним будет также вложить в первый файл полный перечень документов с указанием страниц их нахождения. Квитанции и чеки перед помещением в папку рекомендуется наклеивать на листы формата А 4. Фиксировать при этом следует лишь левый верхний уголок во избежание порчи документов.

Достойной альтернативой объемной папке выступает специальный портфель с множеством отделений, который можно приобрести в любом канцелярском магазине. Подобные приспособления представлены в самых разнообразных исполнениях, начиная со строгих классических и заканчивая изящными женственными. Подобрать вариант по душе не составит особого труда. Единственный минус папки-портфеля кроется в невозможности перелистывания страниц и свободного просмотра документов. Поэтому для обеспечения собственного удобства хозяину «хранилища ценных бумаг» придется позаботиться о соответствующих надписях и пометках. Наглядный пример размещения документов внутри папки-портфеля представлен в видеоматериале:

В фотоальбомах

Как бы это ни было удивительно, но подобные аксессуары с магнитными листами способны выполнять и другие функции помимо хранения памятных снимков. К примеру, в них можно помещать квитанции по оплате, для закрепления которых не придется прибегать к помощи клея. Кроме того, на каждом листе есть место для надписей и пометок, что также очень удобно.

В конвертах

Бумажные «кармашки» оптимально подходят для хранения старых квитанций, чеков и прочих бумаг, которые пора отправить в архив. Такие документы пригождаются крайне редко, но выбрасывать их многие все же не рискуют. Нанеся соответствующую пометку на конверт, можно смело поместить его в дальний угол ящика или полки.

В коробках

В них можно хранить практически все, и документы отнюдь не являются исключением. Однако беспорядочное складирование бумаг внутрь картонной емкости приведет к проблемам, связанным с их последующим поиском. Поэтому прежде чем помещать документы в коробку, нелишним будет распределить их по отдельным папкам или мультифорам в зависимости от назначения. Что же касается паспортов, дипломов и прочих нестандартных бумаг в твердых обложках, для них лучше завести отдельный плотный конверт. К слову сказать, на сегодняшний день существуют очень удобные аксессуары, выполненные в виде картотеки с разделителями (фото). Некоторые из них могут закрываться на ключ и использоваться в качестве сейфа.

  • Во избежание порчи или выцветания документов необходимо хранить их подальше от воды и солнечных лучей.
  • Нелишним будет завести папку с ксерокопиями всех важных бумаг, после чего передать ее живущим отдельно родственникам или поместить в банковскую ячейку. Более современным решением станет перенесение сведений на специально приобретенную флеш-карту. Это поможет человеку быстро восстановить оригиналы, утраченные в результате чрезвычайного происшествия (пожара, наводнения, кражи и т. д.).
  • Не стоит держать дома амбулаторную карту, ведь это является нарушением законодательства РФ. Являясь юридическим документом, она должна храниться в регистратуре, а не на руках у пациента.
  • Поскольку бумажные чеки имеют склонность к выцветанию, при совершении крупных покупок рекомендуется делать их ксерокопии.
  • Начинать сортировку бумаг стоит прямо с почтового ящика. Не нужно складировать дома бесполезные рекламные листовки, газеты бесплатных объявлений и визитные карточки – лучше сразу отправлять их в ведро. В случае отсутствия свободного времени полезные бумаги следует положить поверх коробки или папки с документами, пообещав себе выделить пару минут в течение дня на их сортировку. Получив по почте приглашение на какое-либо мероприятие или извещение о посылке, рекомендуется сделать соответствующую заметку-напоминание в ежедневнике.
  • Для упорядочивания документов необходимо хотя бы раз в год проводить их ревизию. При этом оценивать каждую бумагу следует только один раз, либо оставляя ее на хранение, либо сразу выбрасывая.

Таким образом, ответ на вопрос, как хранить документы дома, зависит от вкусов и предпочтений человека. Если одни люди ограничиваются обычными картонными коробками, то другие приобретают дорогостоящие сейфы или даже оборудуют в квартире хитрые тайники. Так или иначе, важные бумаги должны находиться в доступном и удобном для хозяина месте. Не стоит также забывать и о поддержании порядка в документах. Рациональное распределение бумаг в зависимости от их назначения и регулярное проведение ревизий позволят избежать проблем, связанных с затяжным поиском необходимых сведений.

«В конечном счете порядок и только порядок создает свободу. Беспорядок создает рабство»
Шарль Пеги

Этой статьей открываю новую рубрику на сайте — «Наводим порядок!»
Здесь будут размещаться статьи по организации, оптимизации и размусориванию окружающего нас пространства — дома, рабочего офиса, электронного пространства (компьютер и прочее), бумаг, гардероба и т.д.

Джулия Моргенстерн в своей книге «Самоорганизация по принципу “Изнутри наружу”» утверждает, что человек окружает себя хаосом лишь по причине, что он не учился организованности. Организованность — это просто навык, которому можно и необходимо учиться.

Алгоритм упорядочивания домашних документов

1. Инвентаризация всех бумаг.
На данном этапе соберите все имеющиеся в доме документы в одно место и производим сортировку на две группы:
-мусор — отправить в урну(неактуальная информация, вышли сроки хранения, не представляет ценности и т.д)
-важное и нужное — следует хранить.
2. Сортировка по категориям.
Документы, которые мы оставили для хранения, сортируем по категориям:
-финансовые документы (комунальные счета, кредитные документы, налоги)
-имущество (движимое и недвижимое: документы на жилье, землю, машину и т.д)
-личные документы или документы членов семьи (паспорта, страховые свидетельства, дипломы, награды, документы по здоровью и т.д)
-инструкции, паспорта, чеки и гарантии на приобретенные товары
-документы по направлениям деятельности (хобби, ведение домашнего хозяйства, обучение, развитие и т.д)
В случае большого объема документов в одной из предложенных категорий, возможно выделить отдельные подкатегории. Например, если в семье много хранится медицинских документов или документов по образованию, лучше организовать отдельную категорию «Медицина», «Образование», «Портфолио» и т.д.
Так в моем варианте, выделила в отдельные категории хранения документы, составляющие портфолио членов моей семьи (награды, сертификаты и т.д)
3. Закупка канцелярии и создание системы хранения документов.
После проведения сортировки документов становится ясен объем, подлежащий хранению. Встает вопрос: «Как лучше организовать хранение документов?»
Система хранения должна отвечать требованиям:
-вместить необходимый объем документов;
-легко помещать и вынимать необходимый документ из системы.

«Главное правило: ваша система хранения данных должна быть простой библиотекой, а не напоминаниями о действиях, проектах, приоритетах» Дэвид Аллен

Следуя этому правилу, напоминания об оплате счетов или оформлении тех или иных документов необходимо встроить в свои ежедневники, а не в систему хранения документов.

На сегодняшний день спектр канцелярских товаров для хранения документов весьма обширен. Для себя я остановилась на папках-накопителях с двумя кольцами и папках-конвертах, позволяющие легко положить и забрать документ из папки.

4. Упорядочивание документов в категориях.
Произвела обработку документов в каждой категории: отдельные документы разложила по папкам, которые объединила в папку накопитель с названием той и или иной категории.
На каждой папке написала, что именно хранится в ней. Сроки оплаты счетов и другие напоминания внесла в свой ежедневник.

5. Перевод документов в электронный вид.
Сегодня все чаще становится актуальным хранение информации в электронном виде. Это уменьшает время на доступ к информации (не надо рыться в папках), делает возможным доступ к информации, не привязанный к конкретному месту хранения документа.
На завершающем этапе упорядочивания документов задайте себе вопрос: какие документы я могу хранить в электронном виде без ущерба для доступности этой информации?
Для себя я решила финансовые документы по платежам онлайн впредь буду хранить только в электронном виде.

Разного рода бумаги по хобби и направлениям деятельности перевела в заметки в эверноут (Evernote). Так например, бумаги по садоводству занимали у меня приличный объем и хранились в папке. Это были и рукописные заметки и печатные документы, картинки и т.д. Всю эту массу еще раз пересмотрела на предмет ее ценности и оформила в заметки, объединенные одним блокнотом в эверноут (Evernote). Теперь эта информация мне доступна не только дома, но и в любом другом месте, что увеличило мои возможности использования информации.

От кулинарных рецептов на бумажках я избавилась ранее, писала об этом в . Сейчас все больше рецептов помещаю также в эверноут (Evernote). Полезные материалы по ЗОЖ и личному развитию также перевела в электронный вид.

Отсканировала личные документы в целях оперативного оформления услуг и разместила их на внешнем носителе (съемный диск).

Степень перехода на хранение информации в электронном виде каждый должен решить для себя в зависимости от своих предпочтений и возможностей. По своему опыту скажу, что использование оцифрованных документов тоже является тренируемым навыком и вносит в нашу жизнь много дополнительных преимуществ. Но это уже отдельная тема для обсуждения…

Буду рада, если мой опыт станет и ТВОИМ РЕШЕНИЕМ жизненных задач!

Многие психологи утверждают, что любые начинания в работе на прямую зависят от порядка на вашем рабочем месте. То насколько такое утверждение правильно каждый решает самостоятельно, однако никто не будет спорить с тем, что красота и функциональность рабочего стола уже придает успеха любому делу. Поэтому, где б ни соорудили вы свою рабочую зону (имеется в виду в какой комнате в доме), всегда уделяйте внимание даже маленьким деталям.

Для хранения различных мелочей можно использовать самые разные вещи, которые можно как купить в магазинах, так и сделать своими руками. Вот вам несколько примеров таких деталей — коробки для документов, держатели и подставки для бумаг и открыток, доски для стикеров, баночки и стаканчики для канцелярских принадлежностей и многое другое.


Подставка под блокноты

Порядок на рабочем месте

Детали домашнего офиса

Подставка для открыток

Хранение мелочей

Ящики для бумаг и документов

Хранение для рукодельниц

Держатель для бумаг

Документация

Статисты определили, что на поиски нужного документа мы тратим примерно 140 часов в год. Поэтому помните главное – любые документы нужно хранить в папках! Например, файлы с документацией за месяц можно складывать в перфорированные скоросшиватели. А вот уже квартальные скоросшиватели легко хранить в сегрегаторах или, как их еще называют, архивных папках. В год их накапливается всего четыре. Размеры и цвета выбирайте на свой вкус (А4/50, А4/75, А5/50, А5/75 и др.) Такие папки занимают много места, и их лучше хранить где-то на верхних полках над столом. Что касается документов, которыми вы будете пользоваться каждый день, то их лучше держать поближе к себе. Тут подойдут лоточки для бумаг. Они бывают вертикальные и горизонтальные, пластиковые, деревянные и металлические. Меньше пространства занимают, конечно, вертикальные.


Хранение бумаг и карандашей

Документы в ящике

Где хранить документы

Идеи для документации

Канцелярская мелочь

Такая мелочь как ручки, маркеры, скрепки, степлеры, стикеры и др. также несут беспорядок и неудобства. Вспомните, сколько времени уходит на поиски ручки нужного цвета или пишущего выделителя. В этом помогут специальные контейнеры для скрепок и стаканчики для ручек. Выгодным вариантом станет органайзер-вертушка, который собирает в себя все мелкие предметы. Однако можно бить и более оригинальными и сделать несколько «сундучков» для скрепок, скоб, скотча и других мелких деталей. А вот пишущие принадлежности разложить по стаканчикам, которые можно сделать самостоятельно или же купить в магазинах канцтоваров.


Канцелярия на рабочем столе

Стаканчики для карандашей

Канцелярские принадлежности

Банки для карандашей и ручек

Записки, стикеры, календарики

Также на столе всегда лежат в разброс куча записочек, бумажек с номерами телефонов, рекламки, календарики и прочее. Быстрый и легкий вариант избавления от такого «мусора» это приобрести специальную доску для напоминаний. Она может быть магнитно-маркерной, а может быть и пробковой. Первая, конечно, более выгодный вариант (не в плане цены, а в плане удобства), на нее можно не только вешать нужную информацию, но и быстро записать номер телефона, адрес или сделать какие-либо зарисовки. На пробковую доску просто накалываются все те же численные записочки, визитки и стикеры.



Порядок на рабочем столе

Ну и конечно же рабочий стол. В зависимости от того, в какой зоне расположено ваше рабочее место и нужно выбирать стол. Он может быть квадратным, простым прямоугольным или угловым. Главное, чтоб в нем было много отделений и полочек. Идеальным вариантом можно считать стол с четырьмя выдвижными ящиками и двумя мини сейфами. Если объем ящиков позволяет провести зонирование тогда вперед! Разбивайте их на ячейки для накладных, счетов и прочих нужных бумажек. Отличным вариантом станет двойное дно в выдвижном ящике. Любые сверхсекретные документы и материалы можно спрятать именно туда, и даже налоговая их никогда не откапает.



Не забывайте и о разных крючечках, которые порой так необходимы для сумок и пакетов. Если такую мелочь не предусмотрели производители офисной мебели, то их легко набить самостоятельно в любом удобном для вас месте.




Ведерко для мусора

Очень нужная вещь для творческой работы это мусорное ведро. Его можно установить как в любом углу вблизи рабочего стола, так и непосредственно на самом столе. Есть специальные маленькие ведерки, которые имеют объем не больше двух литров. Ведро для мусора может иметь круглую, квадратную и даже треугольную форму. И напоследок еще примеры удачной организации хранения и порядка на рабочем месте дома.


Порядок на рабочем месте

Рабочий кабинет

Рабочее место у окна

Компактный домашний офис

Домашний офис у окна

Мини-офис дома

Идеи рабочего кабинета

Домашний офис девушки

Понравилась статья? Поделись в соцсетях!

Как удобно хранить бумажные документы дома – Газета "Право"

Все известна детская (а может и не очень детская), поговорка, которая гласит, что без бумажки – ты букашка, а вот с бумажкой – человек. Как бы это обидно не звучало, но в этих словах заключена стопроцентная истина, отсутствие нужного документа в определенной ситуации может испортить жизнь любому. Конечно, потеря важной «бумажки» – дело не смертельное, однако, зачастую ее восстановление требует столько времени и нервов, что сто раз пожалеешь о том, что с детства мама не приучила тебя к порядку и правильному обращению с документами с детства.

Какие документы есть в каждой квартире

Достаточно большое количество документов окружает любого человека с рождения. Через 3-4 дней после родов, родители выправляют ребенку его первый документ – свидетельство о рождении. Важно: этот документ будет нужен ему на протяжении всей жизни. Затем на ребенка заводят медицинскую карту, которая также, в идеале, будет нужна ему на протяжении всей жизни. Особенно, важным документам становиться медицинский полис (ОМС), по которому в России его будут лечить бесплатно в любой точке страны.

По наступлению 14- летнего возраста молодому человеку вручают основной документ – паспорт. Затем количество документов будет нарастать в геометрической прогрессии – свидетельство о среднем образовании, права, диплом ВУЗа, ИНН и прочая и прочая. Взрослая жизнь добавляет документы человеку постоянно, вплоть до пенсионного удостоверения (хотя,  как говорят, его скоро сделают виртуальным).

Документы о коммунальных платежах

Все документы, которые фиксируют какую-либо оплату, необходимо хранить длительное время. Особенно это касается коммунальных платежей и оплаты за телефон, компьютерную сеть, интернет и так далее. Самый лучший вариант – хранить эти документы в отдельных папках по тематике. На папку надо наклеить наклейку и написать на ней – «Платежки за коммуналку», например. Также надо поступить и с другими направлениями – оплатой за капитальный ремонт, за телефон, интернет.

Отдельно можно завести папку, где будут храниться листы с показаниями счетчиков – по газу, воде, электричеству.  В папках должны храниться квитанции об оплате за услуги. Учитывая то, что исковая давность большинства документов – три года, дольше этого срока платежки хранить нет смысла. Хотя в юридической практике есть примеры, когда старые квитанции помогали решить вопрос в пользу их владельца. Поэтому можно хранить их и дольше, было бы место.

В доме всегда есть бытовые приборы. К ним прилагаются разные документы:

  • паспорт изделия;
  • гарантийный талон;
  • инструкция по эксплуатации.

Эти документы, особенно гарантийный талон и инструкция по эксплуатации, могут быть весьма важны. Конечно, после окончания гарантийного срока талон уже не имеет силы, но инструкция может пригодиться в любой момент, особенно учитывая тот факт, что у нас ее читают только тогда, когда устройство ломается. Эти документы надо разложить по направленности – кухонная техника, музыкальная, компьютерная и т.д. Для их хранения можно приспособить ненужную коробку, написав на ней перечень хранимых документов фломастером, чтобы было лучше видно.

Учет



Хранить до истечения срока гарантии или невозможности возврата или обмена

  • Квитанция о продаже (Если не требуется для целей налогообложения, а затем хранить в течение 3 лет)

Что оставить на 1 месяц

  • Распечатки банкоматов (Каждый месяц при балансировании чековой книжки выбрасывайте чеки банкоматов)

Что хранить на 1 год

  • Квитанции о зарплате (Вы можете избавиться от них, сравнив с W2 и годовой выпиской по социальному обеспечению)
  • Счета за коммунальные услуги (Вы можете выбросить через год, если только вы не используете их в качестве вычета, как домашний офис - тогда вам нужно хранить их в течение 3 лет после подачи налоговой декларации)
  • Аннулированные чеки (Если это не требуется для целей налогообложения, а затем необходимо хранить в течение 3 лет)
  • Квитанции по кредитным картам (Если это не требуется для целей налогообложения, а затем необходимо хранить в течение 3 лет)
  • Выписки из банка (Если это не требуется для целей налогообложения, а затем необходимо хранить в течение 3 лет)
  • Квартальные инвестиционные отчеты (Подождите, пока не получите годовой отчет)

Что хранить 3 года

  • Налоговые декларации о доходах (Имейте в виду, что вы можете пройти аудит в IRS без причины в течение трех лет после подачи налоговой декларации.Если вы пропустите 25% своего валового дохода за период до 6 лет, и если вы вообще не подадите налоговую декларацию, срок давности отсутствует.)
  • Медицинские счета и аннулированные страховые полисы
  • Записи о продаже дома (Документация по налогу на прирост капитала)
  • Записи о продаже акций (Документация по налогу на прирост капитала)
  • Квитанции, аннулированные чеки и другие документы, подтверждающие доход или удержание в вашей налоговой декларации (Хранить 3 года с даты подачи декларации или 2 года с даты уплаты налога - в зависимости от того, что наступит позже)
  • Годовой отчет об инвестициях (Держите в течение 3 лет после продажи инвестиций.)

Что хранить 7 лет

  • Записи о погашенных ссудах

Что держать, пока активен


  • Контракты
  • Страховые документы
  • Сертификаты акций
  • Записи о собственности
  • Учетная запись
  • Учет пенсий и пенсионных планов
  • Спорные счета по налогу на имущество (Сохраняйте счет до разрешения спора)
  • Записи о благоустройстве дома (Держать не менее 3 лет после даты истечения срока подачи налоговой декларации, которая включает прибыль или убыток по активу при его продаже)

Keep Forever


  • Брачные лицензии
  • Свидетельства о рождении
  • Завещания
  • Документы об усыновлении
  • Свидетельства о смерти
  • Записи об оплаченной ипотеке

* Эти документы следует хранить в очень надежном месте, например, в сейфе.

60+ важных документов и документов для системы подачи документов на дом (контрольный список)

Я хочу охарактеризовать себя как организованного человека, но солгу. Каждый год, с тревогой разнося дом на части, пытаясь раскопать и собрать различные бумаги и документы для подачи налоговой декларации, я обещаю себе, наконец, сесть и организовать все важные бумаги и документы в домашней файловой системе.

И каждый год я нарушаю свое обещание. Это не делается.

Наконец, все это время застряв в доме с covid-19, я надрал себе задницу и создал простую, но исчерпывающую домашнюю файловую систему для наших важных документов и документов.

Как я это сделал? Я исследовал экспертов и применил их многолетние знания и опыт для создания бесплатного загружаемого Контрольного списка важных бумаг и документов для системы хранения документов на дому , который поможет вам создать свою собственную систему хранения документов!

Это было не весело, но время было потрачено не зря.Теперь я чувствую себя более защищенным и подготовленным к тому, что все наши важные документы организованы так, чтобы я мог быстро получить к ним доступ. И не надо больше бегать, как цыпленок с оторванной головой каждый год, пытаясь найти случайную квитанцию, пока мы готовим наши налоги. Время и обострение сэкономлено!

И теперь у вас может быть этот контрольный список, но с гораздо меньшим количеством раздражений. Пожалуйста. 😉

Кто такие эксперты?

Посмотрим правде в глаза, я средний домовладелец с ограниченными организационными навыками и финансовой смекалкой.Мне нужен совет специалиста.

Удивительно, но советы поступали из самых разных источников - от финансовых гуру, экспертов по дому и саду, блоггеров организаций, высших учебных заведений и даже федерального правительства (!?!?).

Очевидно, проектирование простой, но всеобъемлющей файловой системы для нашего дома разбито на 3 этапа или вопросов:

  1. Что представляют собой «важные» бумаги и документы?
  2. Как долго я могу хранить важные документы?
  3. Как лучше всего хранить важные документы?

Обратите внимание, что этот пост будет посвящен первому и второму вопросам.Третий вопрос я отвечу в одной из следующих статей.

Что такое «

важные » бумаги и документы?

Что именно делает документ «важным»? Важные бумаги и документы служат одной из этих двух целей:

1. Докажите жизненные события

Например, нам нужны документы, связанные с определенными жизненными событиями, такими как свидетельства о рождении, для подтверждения возраста при переходе в детский сад для подачи заявления на получение пособия по социальному обеспечению при выходе на пенсию.

2.Финансовое здоровье

Финансовые документы являются ключом к достижению, поддержанию и управлению здоровым финансовым здоровьем - от своевременной оплаты счетов до уплаты налогов и получения пенсии.

Итак, имея в виду эти две цели, что именно эксперты считают важными бумагами и документами? Эксперты определили более 60 важных бумажных документов, которые каждый домовладелец должен учитывать при составлении своей домашней файловой системы.

Это много документов! Это определенно исчерпывающий список.НО не расстраивайтесь. Почему?

  1. Не все документы применимы к каждой семье - например, только часть семей имеет документы об увольнении из армии или документы о натурализации.
  2. Многие документы состоят из одного листа бумаги - например, свидетельства о рождении.
  3. Эти 60+ важных бумаг и документов легко делятся на 9 различных категорий.
    1. Документация, удостоверяющая личность
    2. Планирование недвижимости
    3. Финансы
    4. Налоги
    5. Недвижимость
    6. Транспортные средства
    7. 9000 Здравоохранение 9000 Здравоохранение
    8. И эти 60+ документов собраны в одностраничный бесплатный контрольный список для печати (ссылка ниже) для вашего личного использования при организации вашей домашней файловой системы.

    Контрольный список важных бумаг и документов для системы подачи документов на дом

    Я разделил эти 60+ важных статей и документов на 9 категорий. Но прежде чем мы углубимся в эти 9 категорий, вот ссылка на Контрольный список.

    Вы ничего не забудете с этим бесплатным распечатываемым контрольным списком важных бумаг и документов, которые можно систематизировать в домашней файловой системе !

    1.

    Документы, удостоверяющие личность

    Эти документы, которые иногда называют «личными» документами, удостоверяют вашу личность и личность других членов семьи.Это доказывает, кем вы себя называете, благодаря определенным важным жизненным событиям в вашей жизни.

    Эти личные документы обычно выдаются правительством или юридическим лицом, имеют обязательную юридическую силу, часто содержат печати и подписи, и их обычно трудно заменить. Примеры документов, удостоверяющих личность:

    • Свидетельства о смерти
    • Паспорта / Зеленая карта
    • Документы о натурализации
    • Свидетельство о браке и документы о разводе
    • Документы об опеке
    • Водительское удостоверение / удостоверение личности
    • Военный билет
    • Карты социального страхования
    • Иммиграция
    • 6 Церковные записи
    • 2. Планировка недвижимости В планах

      Estate указано, как вы хотите передать свое имущество, инвестиции и личные вещи после смерти, а также назначить опеку, если у вас есть несовершеннолетние дети. Я не юрист (и не играю в него по телевизору), и я не совсем разбираюсь в планировании наследственного имущества, но знаю, что наличие имущественного плана имеет важное значение. Я не хочу оставлять своим детям / наследникам неразбериху с законом. (К вашему сведению - чтобы упростить планирование недвижимости для нас и наших исполнителей, мы недавно закончили нашу всеобъемлющую семейную и домашнюю документацию на случай чрезвычайных ситуаций.Я рекомендую вам проверить это, если у вас его еще нет).

      Общие документы, которые включают имущественное планирование, включают:

      • Завещания
      • Завещания о жизни
      • Доверенность
      • Медицинское распоряжение и распоряжение о похоронах
      • Распоряжение получателю

      3.

      Финансы

      Я не могу не напевать песню ABBA «Деньги, деньги, деньги!» как я думаю об этой категории. Этот раздел важных документов является сердцем и душой вашего финансового здоровья.

      Видео ABBA просто для развлечения (так как оформление документов - это ТАКОЕ удовольствие 😉)

      Предоставлено YouTube

      Категория «Финансы» включает текущий доход, такой как квитанции о выплатах и ​​государственная помощь, и будущий доход от инвестиционных и пенсионных счетов, таких как 401K, акции и облигации. В эту категорию также входят крупные расходы, такие как счета за обучение, алименты и кредитные карты.

      Примечание по кредитным картам. Обязательно сделайте копии лицевой и оборотной сторон карты на случай потери или кражи.

      • Пенсионные счета (401K, TSP, IRA)
      • Пенсионный план
      • Инвестиционные счета (акции, облигации, паевые инвестиционные фонды)
      • Сберегательные облигации
      • Бухгалтерские книги и выписки банка / кредитного союза
      • Документация по кредитной / дебетовой карте
      • Государственные пособия (социальное обеспечение, ветераны, документы по инвалидности)
      • Безработица
      • Корешки зарплаты
      • Алименты
      • Алименты на ребенка
      • Уход за престарелыми
      • Счета HSA и FSA
      • Плата за обучение в колледже / студенческие ссуды
      • Страхование имущества, жизни

      4.

      Налоги

      Ах, ужасная, но необходимая налоговая документация (извините, парень из IRS). Независимо от того, нанимаете ли вы профессионала или решаете это самостоятельно, вам потребуются определенные документы и документация для подачи налоговой декларации.

      Эта категория документов объединяет все федеральные налоговые декларации и налоговые декларации штата и сопроводительную документацию. Кроме того, этот раздел также включает в себя место для местной собственности и автомобильного налога, если это применимо. Я живу в Массачусетсе, поэтому мы платим ежегодный налог на автомобили в наш город и налог на имущество штата.

      • Годовые налоговые декларации
      • Формы W-2 и 1099
      • Документация
      • Налог на автомобили
      • Налог на имущество

      5. Недвижимость

      Люблю свой дом, но ненавижу всю связанную с ним бумажную работу. Но вы должны хранить свои документы и записи о продажах, а также ипотечный договор.

      И ведение чеков для отслеживания крупных ремонтов или улучшений может помочь двумя способами.

      Во-первых, это потенциально может помочь продать ваш дом быстрее и за большие деньги.Когда мы искали свой дом, мы серьезно рассматривали конкретный дом, который не совсем соответствовал нашему стилю, но владелец вел подробный отчет о домашних улучшениях, который был впечатляющим.

      Во-вторых, вы также можете иметь право на налоговые льготы для капитального ремонта вашего дома при продаже.

      И, наконец, просто примечание по последнему пункту - домашний инвентарь. Я твердо убежден, что в каждом доме, будь то в собственности или в аренде, должен быть какой-то инвентарь. Если у вас его еще нет, обязательно ознакомьтесь с информацией о том, что такое домашний инвентарь? и 12 веских причин для создания домашнего инвентаря.

      • Документ и продажа
      • Ипотека
      • Коммунальные услуги (электричество, вода, газ, кабель)
      • Квитанции и оценки благоустройства дома
      • Квитанции о крупных закупках
      • Инвентаризация дома

      6. Автомобиль

      Как и в случае с домом, важно хранить важные бумаги и документы, связанные с вашим автомобилем. В дополнение к праву собственности или договору аренды, вам пригодятся следующие записи, если вы попали в автомобильную аварию или хотите продать свой автомобиль.

      • Правоустанавливающие / арендные документы
      • Платежи за автомобиль
      • Квитанции о техническом обслуживании
      • Страхование

      7. Здоровье

      Организация медицинской документации важна для здоровья и финансового благополучия вашей семьи. Отслеживание записей об иммунизации и обеспечение точного медицинского обслуживания и четкое общение с поставщиками медицинских услуг. А еще есть счета.

      Тьфу.

      Думаю, мы все согласны с тем, что расходы на здравоохранение не из дешевых.Организованные счета помогут вам преодолеть всю бюрократическую волокиту и убедиться, что каждый платит свою долю. Когда в 2016 году родились наши близнецы, мы систематизировали наши счета и выявляли ошибки при выставлении счетов, в конечном итоге сэкономив несколько тысяч долларов.

      В качестве примечания: груды медицинских документов могут быстро расти, поэтому в зависимости от вашего файла их лучше всего организовать членом семьи.

      8.Образование / Работа

      Если заработали, сохраните! Сохраните эти степени, военную службу и лицензии. А документы о зарплате и отзывы могут помочь в получении работы своей мечты.

      • Письма о заработной плате и продвижении по службе
      • Ежегодные обзоры работодателей
      • Лицензии / Сертификаты / Обучение
      • Стенограммы / Академическая успеваемость
      • Степени и дипломы
      • Военные ведомости

      9. Прочие

      Поскольку в каждой семье есть уникальные ситуации, вот вам уловка для оставшихся документов, которые вы считаете важными.Так что, если он больше нигде не подходит, вот ваша категория. Примеры важных документов, подпадающих под эту категорию:

      • Наградные счета (программы для часто летающих пассажиров, гостиница, автомобиль)
      • Купоны, ваучеры, подарочные карты
      • Служба жюри
      • Цитаты
      • Онлайн-пароли

      2. Как долго хранить важные документы и документы в домашнем архиве Система?

      Теперь, когда я обошел весь дом и собрал все эти важные документы, чтобы организовать их дома, действительно ли мне нужно все это хранить? Есть ли срок годности документов?

      По мнению финансовых гуру и экспертов, вот как долго вам следует хранить эти документы.

      Документы, которые можно хранить бессрочно

      • Все документы в этих категориях:
      • Пенсия и пенсия
      • Годовые налоговые формы
      • Карта медицинского и органного донора
      • Недвижимость (или через 7 лет после продажи)

      Документы, которые нужно хранить в течение 7 лет

      • Выписки банка / кредитного союза
      • W-2 и 1099 формы
      • Вспомогательные налоговые документы, которые включают множество статей в рамках категории «Финансы», таких как безработица, государственные пособия, алименты на ребенка и т. Д.
      • Налог на транспортные средства
      • Налог на имущество
      • Медицинские и стоматологические выписки, квитанции
      • Инвестиционные счета и сберегательные облигации (после продажи)
      • Сделка с недвижимостью (после продажи)

      Документы для хранения в течение 1 года

      • Журналы чековых книжек
      • Корешки чеков
      • Выписки по ипотеке
      • Транспортное средство (после продажи)
      • Страхование (после истечения срока)

      Документы для хранения в течение 1-3 месяцев

      Вывод…

      Я безмерно счастлив и рад, что начал процесс сбора важных бумаг и документов моей семьи.Это снизило уровень стресса и повысило эффективность моей работы, особенно во время уплаты налогов.

      Следите за новостями, и в будущем мы расскажем о нашем пути к безопасному и надежному хранению этих важных бумаг и документов и, в конечном итоге, к заполнению нашей семейной домашней файловой системы. Между тем, , если вы превысили 😉 и хотите быть еще БОЛЬШЕ организованной, ознакомьтесь с этими 3 сообщениями:

      Что такое домашний инвентарь и 12 веских причин, почему он вам нужен Комплексные семейные и домашние скрепки: что, как и почему

      *** Этот пост был показан на вечеринках Marilyn’s Treats Over the Moon Link Party 266 и Grammy’s Grid Unlimited Monthly Link Party ***


      Если вам понравилось читать этот пост, просто подождите, пока вы не увидите, что я запланировал на будущее! Обязательно подпишитесь на меня в Pinterest, Instagram или Facebook.

      Или еще лучше… Подпишитесь, чтобы читать мой ежемесячный информационный бюллетень. Это похоже на ежемесячное письмо старого друга, который хочет наверстать упущенное (но без необходимости надевать тапочки и идти к почтовому ящику ...)

      [Примечание. Мои сообщения с гордостью связаны с этими замечательными вечеринками по ссылкам, полными идей и вдохновения для поделок!]

      Как создавать цифровые семейные документы и управлять ими

      В экстренной ситуации последнее, что вам нужно делать, - это искать документы. То же самое можно сказать в моменты сильного стресса или горя.В идеале все важные документы, которые могут вам когда-либо понадобиться, легко найти и легко получить к ним доступ. Как ты это делаешь?

      Лучший способ держать важные документы под рукой - отказаться от бумаги, оцифровав их, а затем сохранить эти электронные файлы в том месте, откуда их можно будет извлечь с компьютера, планшета или смартфона. Во многих случаях вам также следует сохранять физические копии документов, но это не значит, что вы также не можете сделать цифровую копию. В этом есть много преимуществ.

      Во-первых, у вас получается резервная копия, которая невероятно помогает, если с оригиналами что-то случится. Во-вторых, вы можете получить документы в любое время и в любом месте, если у вас есть безопасное подключение к Интернету. В-третьих, когда информация оцифрована, вы можете искать ее по ключевым словам, а не копаться в кипах бумаги. Наконец, гораздо проще поделиться электронным файлом с юристом, финансовым консультантом или членом семьи, которому он нужен, чем отправлять факсы или ксерокопии.

      Какие важные семейные документы вы могли бы захотеть оцифровать? Как лучше всего сканировать и хранить их, чтобы они были в безопасности, их было легко найти и всегда были доступны, когда они вам понадобятся?

      Примеры документов для оцифровки

      Вам не нужно оцифровать все. Хотя экономия каждого счета за коммунальные услуги или выписки по кредитной карте может иметь некоторую потенциальную ценность, какова вероятность того, что они вам понадобятся и вы не сможете получить к ним доступ со своего счета в онлайн-банке или поставщика коммунальных услуг?

      Вместо этого сосредоточьтесь на документах, на которые вам, вероятно, придется ссылаться в какой-то момент (например, налоговые декларации) или на которые вам действительно будет полезно иметь резервную копию.Вот несколько примеров:

      • Документы, связанные с серьезными изменениями в жизни: свидетельства о рождении; документы об усыновлении; свидетельства о браке, разводе, семейном партнерстве; иммиграционные свидетельства и формы

      • Паспорта, водительские права и удостоверения личности

      • Отчеты о состоянии здоровья, включая записи о вакцинации и вакцинации

      • Записи о домашних животных

      • Официальные справки об образовании и аттестаты об образовании

      • Звания документы на имущество

      • Договоры аренды и ссуды

      • Налоговые декларации

      Семейные фотографии тоже могут прийти на ум, но они требуют совершенно другого процесса для сканирования и сохранения.Для документа вам не нужно изображение с высоким разрешением, а для фотографий вам нужно. Кроме того, при работе с фотографиями необходимо учитывать цвет, оттенки сепии или оттенки серого, что обычно не является проблемой для стандартных документов.

      Если у вас есть исторические семейные документы, которые больше похожи на семейные фотографии, возможно, потому, что они антиквариат или имеют сентиментальную ценность, то вам, вероятно, лучше обращаться с ними как с фотографиями. По любым документам, которые являются чрезвычайно деликатными или ценными, подумайте о том, чтобы обратиться за помощью к архивисту или прочитать несколько советов из Национального архива США.

      Как оцифровать важные документы

      Давайте сначала посмотрим, как отсканировать документ и превратить его в электронный файл.

      Вам не нужен настольный сканер для получения результатов профессионального качества. Все, что вам нужно, это смартфон с мобильным приложением для сканирования, высококонтрастная поверхность (то есть, если ваша бумага белая, поверхность должна быть темной) и приличное освещение.

      Для сканирования документа:

      1. Поместите бумагу на высококонтрастную поверхность. Убедитесь, что у вас достаточно света.Находиться возле окна при дневном свете очень помогает.

      2. Разложите документ ровно. Большинство приложений для сканирования исправляют мелкие дефекты, такие как складки и перевернутые углы, но если вы можете заставить документ лежать ровно, это идеально.

      3. Запустите приложение для сканирования и расположите телефон параллельно документу. Большинство приложений для сканирования имеют автоматическое определение краев, если вы приложите разумные усилия, чтобы поместить страницу в рамки экранных руководств.

      4. Большинство приложений сканируют страницу автоматически, но в некоторых случаях вам может потребоваться нажать, чтобы завершить сканирование.Затем приложение предложит вам повторить процесс, если вы хотите добавить больше страниц в тот же файл.

      Многие отличные приложения для сканирования бесплатны или предлагают бесплатный уровень обслуживания. ABBYY FineScanner и Microsoft Office Lens - два отличных примера. В облачных хранилищах и приложениях для заметок (которые у вас, возможно, уже есть) включено сканирование документов. Это верно, например, для мобильного приложения Dropbox и мобильного приложения Evernote.

      Если вам нужна возможность редактировать отсканированные документы, например, чтобы превратить лист бумаги в документ Microsoft Word, вам понадобится приложение для сканирования, которое включает оптическое распознавание текста и преобразование в редактируемый текст.

      Где безопасно хранить документы

      Вы уже используете облачное хранилище или службу синхронизации файлов, такую ​​как Google Диск или Microsoft OneDrive, для хранения и резервного копирования важных файлов? Тогда, вероятно, имеет смысл использовать тот же сервис для хранения семейных документов.

      В облачных хранилищах недостатка нет. Все упомянутые до сих пор варианты - Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive - являются отличными вариантами. Что наиболее важно, приложения для сканирования, поскольку они очень популярны, часто дают вам возможность экспортировать оцифрованные документы прямо в них; или они предлагают свою собственную встроенную функцию сканирования.

      Рекомендовано нашими редакторами

      Какую бы услугу вы ни выбрали, убедитесь, что она шифрует ваши данные, и убедитесь, что вы используете уникальный и длинный пароль для учетной записи. В этом отношении ваш лучший друг - менеджер паролей.

      Как организовать цифровые семейные документы

      В зависимости от объема документов вашей семьи вы можете создать серию папок и подпапок в своей службе хранения для их организации. Однако это может занять много времени, и люди часто начинают идти по одному пути сортировки и систематизации, прежде чем на полпути понимают, что это не сработает.

      Итак, простой и быстрый способ сделать это - по годам. Для начала сделайте 10 папок и назовите их за последние 10 лет. Например, у вас будут папки под названием 2020, 2019, 2018 и т. Д. Когда вы дойдете до 11 лет назад, добавьте к имени папки «и старше» (или что-то подобное). Другими словами, ваша самая старая папка будет называться «2010 и старше».

      Теперь вы можете отсортировать цифровые документы в папку и примерно знать, где они находятся. Для удостоверений личности используйте год выпуска. Для стенограммы используйте последний год посещения школы.Если у вас слишком много файлов в какой-либо папке, просто создайте подпапку в соответствии с темой, например «Налоговые документы 2020 г.» или «Медицинские записи 2019 г.».

      А как насчет имен файлов? Я считаю, что при первом сканировании имеет смысл дать файлу хорошее имя, обычно потому, что я сканирую документ по определенной причине. Если врач просит меня предоставить копию моих записей о вакцинации, я даю этому файлу четкое имя, прежде чем отправлять его.

      Если вы сканируете огромные партии документов за раз, сосредоточьтесь на том, чтобы помещать их в нужную папку по годам, и обязательно создавайте подпапки, чтобы помочь вам понять, что у вас есть.Таким образом, вам не придется тратить слишком много времени на переименование файлов, но ваши документы по-прежнему находятся в разумном порядке, когда вам нужно что-то найти.

      Помните о своей цели

      Всегда помните о цели оцифровки ваших документов. Для очень важных документов целью может быть резервная копия на случай, если что-то случится с оригиналами. Для других типов документов цель может заключаться в том, чтобы сделать файлы легкодоступными в следующий раз, когда вам придется отправить их кому-то другому.Помните о своей цели, чтобы помочь вам, когда дело доходит до именования и сортировки файлов, в частности. Если вы помните об этом, вы легко сможете взяться за этот проект и получить отличные результаты.

      Этот информационный бюллетень может содержать рекламу, предложения или партнерские ссылки. Подписка на информационный бюллетень означает ваше согласие с нашими Условиями использования и Политикой конфиденциальности. Вы можете отказаться от подписки на информационные бюллетени в любое время.

      Как хранить важные документы в Интернете и дома

      Сообщения в блогах Cake содержат партнерские ссылки, и мы получаем комиссию с покупок, совершаемых по этим ссылкам.Как партнер Amazon, мы зарабатываем на соответствующих покупках.

      Если вы хоть немного похожи на обычного человека, скорее всего, у вас дома валяются стопки документов, сложенные (или сложенные) в разные стороны. Некоторые из них важны, а другие можно выбросить.

      Перейти к этим разделам:

      Вам может быть интересно, что произойдет, если вам понадобится срочно получить важный документ. Сможете ли вы найти его быстро и легко?

      Лучший способ найти важные личные и домашние документы - это создать надежную систему.Ниже мы подробно рассмотрим, как хранить важные документы как в печатном виде, так и в Интернете.

      На всякий случай поделитесь своими последними пожеланиями.

      Создайте бесплатный профиль для планирования конца жизни Cake и мгновенно поделитесь своим здоровьем, юридическими решениями, похоронами и прежними решениями с любимым человеком.

      Шаг 1. Соберите документы

      Первый шаг - выяснить, какие документы необходимы, и отследить их. Легче сказать, чем сделать. Дайте себе достаточно времени, чтобы выполнить этот шаг, поскольку вам, возможно, придется тщательно искать несколько ключевых элементов.

      Если вы потеряли какой-либо из необходимых документов, вы обычно можете запросить новый. Однако этот процесс может занять много времени, и вам нужно начать как можно скорее.

      Итак, какие самые важные документы нужно иметь дома и безопасно хранить в сети?

      Вот простой список, который поможет вам собрать все необходимое:

      • Личная и семейная документация: Свидетельства о рождении и документы об усыновлении, карты социального страхования, удостоверения личности и водительские права, паспорта или грин-карты, документы о натурализации, завещания о жизни, свидетельства о браке, документы о разводе, доверенности и расширенные директивы, а также свидетельство о смерти
      • Документация на автомобиль: Регистрация транспортного средства и подтверждение права собственности, договоры аренды и платежи по автокредиту
      • Жилищная документация: Выписка об ипотеке или доверительные акты и договоры аренды
      • Доход: квитанции о заработной плате и государственные пособия (включая социальное обеспечение, поддержку ветеранов и т. Д.)
      • Здравоохранение: Карточка медицинского страхования, выписки со счетов медицинских сбережений и последние медицинские записи
      • Активы и сбережения: Профессиональная оценка собственности, выписки с пенсионных счетов, выписки с инвестиционных счетов, а также выписки из банков и кредитных союзов
      • Долги и обязательства: Выплаты по студенческому кредиту, алименты и алименты
      • Налоги: Налоговые декларации за последние три года, декларации по налогу на имущество и декларации по налогу на имущество физических лиц

      Шаг 2. Выберите платформу онлайн-хранилища

      Хранение важных документов в Интернете может показаться находкой.Однако вы должны быть осторожны с тем, как вы выбираете и используете платформу онлайн-хранилища.

      Взлом данных становится все более распространенным явлением, поскольку крупные компании проникают через свои головы и перерастают свои возможности безопасного хранения. Кроме того, многие сайты для хранения данных просто не соответствуют требованиям HIPAA, что означает, что ваша личная медицинская информация может оказаться под угрозой.

      С помощью Cake вы можете составить план смерти и поделиться с семьей, включая похоронные пожелания, завещания и доверенности.Платформа Cake также позволяет хранить важные документы и фотографии, чтобы у всех, с кем вы ими делитесь, был доступ, если и когда он им понадобится.

      В дополнение к резервному копированию ваших документов с помощью надежной платформы хранения данных мы рекомендуем также хранить большую часть ваших документов на бумаге. Это позволяет вам легко получить к ним доступ, не беспокоясь о доступе в Интернет и паролях. Вы можете связаться с ними так быстро, как вам нужно.

      Шаг 3. Отсканируйте документы и загрузите

      Так как же сделать резервную копию всех этих документов в Интернете? Во-первых, важно признать, что процесс резервного копирования документов на онлайн-сервер может быть расширенным.

      Это может занять несколько часов, и вам может понадобиться помощь в этом процессе. Продолжительность этого шага зависит от того, сколько документов у вас есть и вы хотите загрузить.

      Получить доступ к сканеру

      Для начала вам понадобится сканер с доступом в Интернет или компьютер. Многие люди больше не владеют принтерами и сканерами, и приложение для сканирования iPhone, вероятно, не подойдет для этого проекта.

      Если вам нужно отсканировать и загрузить много страниц, вы можете нанять службу сканирования, которая сделает это за вас.Многие центры доставки и канцелярские товары предлагают услуги сканирования на месте. Вы можете платить поминутно за использование сканера самостоятельно или можете платить за страницу, чтобы кто-то сделал это за вас.

      Сделай сам или заплати за услугу сканирования

      Если вы работаете с личными документами, которые содержат личную информацию, например номер социального страхования, безопаснее сканировать документы самостоятельно.

      Офисный сканер в FedEx, Staples или другом надежном месте позволит вам сканировать больше страниц быстрее, чем домашний одностраничный сканер.

      Большинство из этих мест позволяют сканировать документы на компакт-диск или флэш-накопитель, которые можно взять с собой. Вам нужно будет найти тот, который подходит.

      Загрузите документы

      После того, как у вас есть все важные документы на компакт-диске или флэш-накопителе, вы можете загрузить эти файлы в систему хранения данных по вашему выбору.

      Также неплохо хранить флэш-накопитель или компакт-диск в защищенном месте, где вы можете легко их найти.

      Вы можете даже сделать копию, скопировав файлы на другой компакт-диск или флэш-накопитель, на всякий случай.

      Шаг 4. Поместите копии в надежный контейнер

      Организовать все в цифровом виде - это здорово. Но вам все равно нужно хранить бумажные копии многих из ваших самых важных документов. Если вы сделали резервные копии компакт-дисков или флэш-накопителей, их тоже нужно будет хранить в надежном месте.

      Для безопасного хранения документов у вас есть два варианта: безопасное хранение документов дома или сейф (или и то, и другое).

      Сейф для хранения документов

      Многие люди хранят копии своих самых важных бумажных документов или цифровых запоминающих устройств в сейфовых ячейках.

      Вы можете использовать этот метод для хранения своего завещания и любых других документов, к которым вам не нужно часто обращаться.

      Чтобы приобрести сейф, обратитесь в свой банк или несколько банков в вашем районе. Вам нужно будет платить ежемесячную арендную плату, чтобы поддерживать коробку в хорошем состоянии.

      Если вы пойдете по этому пути, важно сделать дополнительный шаг, чтобы сообщить близкому человеку о вашей сейфовой ячейке и о том, как получить к ней доступ.

      Если у вас есть ключ от ящика, храните ключ в надежном месте дома, где кто-нибудь сможет его найти в случае необходимости.Включите также информацию о местонахождении ключа или код доступа к сейфовой ячейке в свое цифровое резервное хранилище. Вся эта информация может быть частью вашего инструктивного письма.

      Хранение документов дома

      Независимо от того, снимаете ли вы сейф, вам также нужно будет установить домашнюю систему хранения. Многие документы должны быть доступны вам в любое время на тот случай, если вам потребуется обратиться к ним за важной информацией.

      Сюда входят квитанции о заработной плате, налоговая информация и данные о ваших активах и долгах.Кроме того, вы часто добавляете новые документы и выбрасываете старые, поскольку они вам больше не нужны (см. «Как долго хранить документы» ниже).

      Вот несколько советов по настройке домашней системы хранения данных:

      • Закупка контейнеров. При создании домашнего хранилища выбирайте водонепроницаемые и огнестойкие ящики для файлов. Для таких документов, как квитанции о заработной плате, высокий уровень безопасности может не потребоваться. Однако такую ​​информацию, как ваша карточка социального страхования и свидетельство о рождении, рекомендуется хранить в закрытом, герметичном и водонепроницаемом / пожаробезопасном контейнере.
      • Выбор места. Храните ящики для документов в прохладном и сухом месте. Даже если ваши ящики для файлов огнестойкие и водонепроницаемые, изменения температуры и влажности могут повлиять на наиболее важные документы.
      • Ламинирование основных документов. Если вы хотите сделать дополнительный шаг, вы можете ламинировать любые документы, которые, как вы знаете, вам понадобятся на долгие годы.
      • Обеспечение доступа. Как и в случае с вашей сейфовой ячейкой, не забудьте включить информацию о том, как получить доступ к вашим хранилищам - и местоположению любых ключей - в онлайн-хранилище резервных копий или другом безопасном месте.

      Шаг 5: Как заменить важные документы

      Аварии случаются. Люди переезжают, все выбрасывается в мусорное ведро, а иногда документы просто исчезают. Нередко можно потерять из виду важные документы, такие как налоговые декларации или даже свидетельство о рождении и карточку социального страхования.

      К счастью, есть способы заменить эти документы и перевернуть новую страницу, сохранив их в безопасности. Вот что делать, если вы потеряли важные личные или домашние документы:

      • Записи актов гражданского состояния: Если вы потеряете свидетельство о рождении или карточку социального страхования, вам необходимо обратиться в Департамент записи актов гражданского состояния вашего штата.
      • ID-карта: Если вы потеряете водительские права, обратитесь в DMV по месту жительства.
      • Паспорт: Немедленно сообщите в Государственный департамент, что вы потеряли свой паспорт или что он был украден. Затем запросите новый.
      • Карта постоянного жителя (грин-карта): Если вы потеряете грин-карту, подайте заявление на замену в Службе гражданства и иммиграции США.
      • Налоговая запись: Если вам нужна копия вашей W-2 или документации о доходах, обратитесь к своему работодателю.Если это тот же налоговый год, они могут предоставить копию. Если вам нужна налоговая декларация за прошлый год, вы можете ее получить.

      Упрощение хранения документов

      Начало работы с хранением важных документов поначалу может показаться сложной задачей. Но как только вы приведете все в порядок, вы сможете вздохнуть с облегчением.

      Все ваши важные документы будут там, где вы их легко найдете. И, что самое главное, вам не придется перебирать груды нежелательной почты и квитанции о зарплате 10-летней давности, чтобы найти то, что вы ищете.

      Совет после планирования: Если вы являетесь исполнителем умершего любимого человека, трудно справиться как с эмоциональными, так и с техническими аспектами незавершенного дела, не имея возможности организовать ваш процесс. У нас есть контрольный список после потери, который поможет вам позаботиться о семье, имуществе и других делах вашего близкого.



      Источники

      1. «Контрольный список важных юридических документов и финансовой отчетности».