Основное правило — выбросить все. Мари Кондо объясняет, как навести порядок в документах
Препринт
Основное правило — выбросить все. Мари Кондо объясняет, как навести порядок в документах
Афиша Daily
3 декабря 2020 13:50
В издательстве «Бомбора» вышла книга Мари Кондо и Скотта Соненшайна «Магическая уборка на работе», в которой они рассказывают, как навести порядок в голове и на рабочем столе, — даже если вы трудитесь не в офисе, а сидите на удаленке. «Афиша Daily» публикует фрагмент книги.
Основное правило в работе с бумагами — выбросить все. У моих клиентов всегда бывает ошарашенный вид, когда я это говорю. Конечно же, я не имею в виду, что нужно уничтожить все бумажные документы подчистую. Я просто пытаюсь донести до собеседника, какая железная решимость нужна, чтобы отобрать только те документы, которые действительно абсолютно необходимы, и выбросить все остальное. На рабочем месте ничто так не достает нас, как бумаги, которые, кажется, накапливаются быстрее, чем мы успеваем это осознать.
Бумажные листки кажутся такими тоненькими, что мы часто не задумываясь оставляем их у себя. Однако когда приходится их разбирать, этот процесс съедает много времени, потому что нам нужно убедиться, что мы знаем их содержание. Что еще хуже: чем больше бумаг у нас накапливается, тем больше времени требуется на поиски конкретного документа или отчета и тем труднее приводить их в порядок. По этой причине я рекомендую специально выделить время в расписании для наведения порядка в бумажных документах.
Как и при работе с другими категориями, для начала соберите все свои бумаги в кучку и рассмотрите каждую.
Документы — единственная категория, которую нельзя сортировать по «критерию радости».
Вместо этого вы должны проверить их содержание. Даже письма и документы в конвертах следует вынуть и просмотреть, страницу за страницей, на случай закравшихся в них рекламных листовок или других нежелательных материалов.
Возможно, полезно будет рассортировывать бумаги по категориям, пока вы бегло просматриваете их содержание.
Тогда после завершения этого процесса будет быстрее и легче разложить их на нужные места. Бумажные документы можно разделить на три широкие категории: «требующие рассмотрения», «хранить обязательно» и «хранить, потому что этого хочется».
Категория «требующие рассмотрения» включает документы, предусматривающие какие‑либо действия с вашей стороны — например, счета и проектные предложения, на которые необходимо дать отзыв. Я рекомендую хранить их все в одном вертикальном картотечном ящике, пока вы с ними не разберетесь. Тогда они не смешаются с документами из других категорий.
Теперь давайте взглянем на документы, которые мы обязаны хранить. По закону требуется, чтобы мы хранили определенные типы отчетов, банковские выписки, контракты и прочее в течение определенного периода времени вне зависимости от того, радуют они нас или нет. Сортируйте их по категориям и отправляйте на хранение на стеллаж для документов или на полки. Если нет необходимости хранить оригиналы, можно отсканировать их и хранить в электронном виде.
В этом случае эффективнее будет складывать такие документы в отдельную стопку и потом отсканировать все в один заход.
Последняя категория — это бумажные документы, которые вы хотите оставить себе по иным причинам. Например, такие, которые вы считаете нужным держать под рукой как справочные, или такие, что действительно радуют вас. Хранить их или нет — этот вопрос целиком и полностью в вашей компетенции. Но поскольку, когда люди держатся за свои вещи «просто так», часто возникает проблема рецидива, учитывайте, что основное правило для бумаг — выбросить все.
Во время уроков наведения порядка, когда клиенту трудно решить, какие документы оставить, а какие выбросить, я засыпаю его вопросами по поводу каждой бумажки: «Когда вам это понадобится?», «Как давно вы это храните?», «Насколько часто вы это перечитываете?», «Можно ли найти тот же контент в Интернете?», «Вы уже перенесли это в компьютер?», «Возникнут ли у вас проблемы, если вы избавитесь от этого?», «Вы уверены, что это приносит вам радость?».
Если обнаруживаете, что никак не можете решить, сохранить ли вам какой‑то конкретный документ, не расслабляйтесь. Не упускайте эту драгоценную возможность. Задавайте трудные вопросы и пообещайте себе разобраться с документами так тщательно и полно, чтобы больше никогда не приходилось устраивать столь же масштабное мероприятие.
Если предпосылка «выброси все» заставляет вас упрямиться, представьте себе, как я вхожу в кабинет и объявляю, что сейчас пущу под нож все ваши документы. Что вы сделаете? За какими листочками броситесь, стремясь спасти их от шредера?
Вы можете обнаружить, что можно избавиться почти от всех бумажных документов, но это, конечно, зависит от специфики вашей работы. Одна учительница средней школы рассказала мне, что перевела в цифровой формат все необходимое, полностью опустошив два шкафа для хранения документов, а заодно увеличив эффективность своей работы.
Один мой знакомый бизнес-менеджер завел привычку определять, нужно ли ему хранить документ, прямо в момент получения.
Ненужный документ тут же отправлялся под нож, и у него перестали накапливаться кучи бумаги. Но при пользовании шредером нужно соблюдать осторожность. Тот же самый менеджер привык включать его настолько поспешно, что однажды пустил на ленточки письмо от одного из своих подчиненных с заявлением об уходе — вместе с конвертом. (Честно говоря, это был мой бывший начальник, а заявление, которое он нечаянно уничтожил, было моим.)
Некоторые читатели, добравшись до этого места в книге, возможно, испытают тревогу. Даже если разобрать все бумаги, они неизбежно будут снова накапливаться, сделав столь же неизбежным рецидив захламленности. Но не стоит волноваться! При условии, что вы будете следовать трем правилам хранения, изложенным ниже, вы больше никогда не погрязнете в бумажном беспорядке.
Правило первое: классифицируйте все документы до последнего листа.
Сначала рассортируйте свои документы по четким категориям: презентации, проектные предложения, отчеты, счета. Еще можно сортировать их по датам, проектам или именам отдельных клиентов, пациентов или учащихся.
Одна моя клиентка, например, отвела специальные папки для «идей дизайна», «идей управления», «учебных материалов по английскому» и «документов, о которых следует помнить». Используйте ту систему, которая лучше всего подходит вам.
Главное — ни в коем случае не оставлять у себя ни одного листка «просто так». Настала пора классифицировать документы таким образом, который упростит вашу работу. Позаботьтесь о том, чтобы каждая бумага была отнесена к какой‑либо категории.
Правило второе: храните документы в вертикальном положении.
Вам наверняка знакомы люди, которые вечно бормочут: «И куда подевалась эта папка?» Часто так бывает потому, что они держат свои документы в стопках на столе. У такого способа хранения есть два недостатка. Во-первых, труднее определить, сколько у вас всего документов, так что вы не замечаете, как много их накапливается с течением времени, и в результате ваш стол оказывается захламленным. Во-вторых, вы забываете о тех документах, которые лежат в нижней части стопки, и тратите много времени на их поиски.
Оптимально хранить документы в размещенных вертикально папках. Вкладывайте каждую категорию документов в отдельную папку и храните их в шкафу для бумаг или ящике, убранном на полку. При таком способе хранения легко понять, насколько много у вас документов. К тому же они выглядят аккуратно и опрятно.
Правило третье: выделите ящик для документов, требующих рассмотрения.
Выделите отдельный ящик для документов, с которыми вам нужно разобраться в этот конкретный день. Опять же я рекомендую хранить их вертикально, чтобы вы четко видели, сколько документов необходимо обработать. Если вам так больше нравится, можете использовать картотечный ящик типа подноса и складывать их в стопку, но позаботьтесь о том, чтобы не забыть о существовании документов, оказавшихся в самом низу. Обработав документы, требующие рассмотрения, избавьтесь от тех, которые необязательно хранить.
Наведение порядка в бумагах невероятно облегчает работу, поскольку вы точно знаете, сколько документов каждого типа у вас есть и где они находятся.
Разобрав документы и отведя особое место для каждой категории, взгляните на свое рабочее пространство и определите максимальный доступный объем для их хранения. Когда вы превысите этот лимит, бумаги начнут вылезать за пределы отведенного им пространства. Это сигнал о том, что их нужно перебрать. Отыскивайте документы, которые больше не нужно хранить, и расставайтесь с ними. Если проводить подобные проверки регулярно, всегда можно содержать свои документы в порядке.
Издательство
«Бомбора», перевод Э.Мельник
расскажите друзьям
люди
Мари Кондо
Как навести порядок в документах? ⋆ Тайшет24
Общество
20:34082
Перейти к комментариям
Порядок в бумагах — сложная задача, независимо от того, где именно вы его наводите, дома или на работе.
Важно не просто один раз разобрать все документы, но создать такую систему, которая сама по себе будет поддерживать в дальнейшем порядок.
Тайшет24 во Вконтакте
И если в офисе, особенно в официальном архиве компании на помощь могут прийти профессионалы, оказывающие архивные услуги, то дома придется потрудиться самостоятельно. Хотя несколько идей от специалистов все же можно взять на заметку.
Собрать все бумаги в одном месте
Первый шаг — отыскать все документы, которые есть в вашем доме и собрать их в одном месте. Это делается для того, чтобы без внимания не осталось никаких бумаг, а также, чтобы в дальнейшем поместить их на одной полке. Так будет проще искать нужное и добавлять на хранение новые листы.
Не стоит думать, что вес обязательно разбирать за раз. В особенно сложных случаев бумаг в семье может быть так много, что на наведение порядка может потребоваться несколько дней. Поэтому оптимальное решение — выделить для уборки целый стол, на котором вы сможете оставить неразобранное до следующего дня.
Экспертиза ценности документов
На профессиональном языке этот этап называется именно так. В быту можно сказать проще: на этой стадии нужно разобраться, нужно ли вам в принципе хранить эти бумаги или нет.
В процессе разборов обычно выясняется, что в коробках и папках с документами много бумажного мусора. Это могут быть просроченные и утратившие актуальность бумаги (например, инструкции к технике, которая давно не работает, или оплаченные квитанции за электричество десятилетней давности), так и черновики, старые записки, выгоревшие чеки и т.д.
Все эти ненужные вещи нужно сдать в макулатуру (фискальные чеки обычно туда не принимают), а все нужное — рассортировать.
Сортировка
Для создания домашнего архива можно руководствоваться следующим принципом:
- Выделить документы бессрочного хранения (на недвижимость, на машины, медицинские, образовательные и т.д.). Для каждого объекта или человека завести отдельную папку.
- Выделить документы со сроком годности, разложить их в папки по годам, на папках удобно подписать «Утилизировать в январе такого-то года», чтобы потом не перебирать листы заново, а просто сдать в переработку устаревшее.
- Выделить отдельную папку для текущих, актуальных дел — неоплаченные квитанции, неотвеченные письма и т.д. Желательно следить за тем, чтобы эта папка всегда была пуста, то есть вовремя закрывать вопросы.
Организация архива
Чтобы физически создать домашний архив, удобно использовать папки с файлами, помещая в каждый файл отдельный документ. Затем папки нужно подписать на корешке и поставить на полку.
Но некоторые действуют по-другому, например, заводят коробки, корзины или другие емкости для хранения бумаг. Вы можете действовать любым удобным для вас способом, главное, чтобы вам было комфортно в любой момент получить доступ к любой категории хранения.
Присоединяйтесь к нам:
Как сортировать, выбрасывать и хранить все виды документов
Держите квитанции, юридические документы и счета под контролем с помощью этих советов по организации.
Нэшия Бейкер, заместитель цифрового редактора Martha Stewart
Автор: Нэшия Бейкер Обновлено 14 июня 2021 г.
Каждый представленный нами продукт был независимо отобран и проверен нашей редакционной командой. Если вы совершите покупку по включенным ссылкам, мы можем получить комиссию.
розовый поднос с оргтехникой и расходными материалами
Предоставлено: Кана Окада
Сложенные в ящики или сваленные в кучу почта и документы могут быстро заполнить рабочее пространство и снизить производительность. В то время как остальную часть вашего дома может быть легче поддерживать в порядке, мы держим пари, что вы не уделяете такого же внимания и внимания организации счетов и ксерокопий форм. Хотя может показаться заманчивым спрятать документы до тех пор, пока вам снова не понадобятся ссылки на каждую часть, вы не должны откладывать сортировку своих стопок бумаг еще на год. Вот как это сделать раз и навсегда, по словам эксперта по организации.
Начните с двери.
Прежде чем различные документы начнут путешествовать по вашему дому, Малайка Лубега, профессиональный организатор, декоратор интерьеров и владелец Huza Home Concepts, говорит, что вы можете понять, нужно ли вам сортировать, выбрасывать или хранить их, как только вы идете через твою входную дверь. «Создание простой «зоны размещения» помогает избавиться от бумажного беспорядка», — говорит она. «В своем собственном доме я использую то, что я называю «коробкой для меда», чтобы содержать, поддерживать и уменьшать бумажный беспорядок». Лубега указывает на свой собственный пластиковый ящик для папок Made by Design с крышкой (11 долларов США, target.com) как продукт, который может использовать каждый, так как не будет беспорядка, если его случайно опрокинут. «Один день в неделю я выделяю на то, чтобы разобрать этот мусорный бак, подпилить, измельчить и переработать все, что не останется», — добавляет она.
Создать систему сортировки.
Одним из способов облегчить процесс сортировки является создание системы хранения документов.
Это не должно быть сложным. На самом деле, Лубега говорит, что это действительно поможет вам отслеживать документы, которые требуют немедленного внимания, а не те, которые вам просто нужно подать. Она рекомендует использовать недорогие органайзеры-кубы, такие как органайзер Threshold Four-Cube Organizer Shelf (9).0019 50 долларов США, target.com ), а также корзины для журналов, такие как 62 Metal Magazine Filer от Project ( $13, target.com ), и тканевые корзины, такие как ящики для хранения кубов Threshold ( $10, target.com ) , чтобы все было в порядке. Отсюда маркируйте каждую корзину для журналов в зависимости от типа документов или уровня приоритета. Любега сортирует каждую по следующим меткам: счета, сделать и подать. Она говорит, что, начиная со счетов, нужно отсортировать их все в отдельный файл, чтобы отслеживать каждый, требующий внимания, например, счета за коммунальные услуги. Поместите документы, требующие выполнения, которые могут быть чем угодно, от уведомлений ТСЖ и вариантов рефинансирования до предстоящих школьных мероприятий и других документов, которые не требуют немедленного уведомления, в отдельную корзину.
Затем, после того, как вы оплатили все счета, выполнили налоги за год или хотите спрятать памятные проекты от члена семьи, поместите все это в корзину «в папку».
Магазин на долгие годы.
В дополнение к вашей системе сортировки добавьте отдельные папки для удобного хранения и доступа к наиболее важным документам, таким как счета за газ, электричество и воду; оформление документов для каждой из ваших кредитных карт и банков; и файлы, связанные с жильем. «Внутри папок располагайте записи в хронологическом порядке (самые последние на передний план)», — отмечает Лубега. «Это может помочь вам отследить, как долго что-то находится в папке, и вы можете просто очистить его сзади, отсканировать и уничтожить через год».
Всегда храните бумажные копии ваших юридических документов, таких как свидетельства о рождении, паспорта, права собственности и карты социального страхования, говорит она. «Они могут храниться в сейфе в банке или в домашнем сейфе», — объясняет Лубега. «Если они дома, их следует хранить в водонепроницаемом и огнеупорном сейфе, который можно легко взять с собой в случае чрезвычайной ситуации, такой как торнадо, наводнение или пожар».
Поскольку полная замена этих документов может оказаться дорогостоящей, она предлагает инвестировать в сундук, такой как водонепроницаемый сундук Honeywell Lite Weight Weight ( 119,98 долларов США, lowes.com ).
Выбросьте «мусорную почту».
Если вы получаете «нежелательную почту», такую как листовки или рекламные объявления, Лубега говорит, что обычно их можно немедленно переработать. «Если оно адресовано «нынешнему резиденту», оно может уйти!» она сказала. «Однако, если на нем есть ваше имя и адрес, его стоит уничтожить в целях безопасности». Другие предметы для переработки? Купоны — это одно, тем более, что многие из них можно найти в Интернете.
Перейти на цифру.
После хранения документов в течение определенного времени их можно оцифровать. Вы захотите хранить оплаченные счета, банковские выписки, ипотечные документы в течение примерно года, в то время как вы захотите хранить медицинские записи или налоговую информацию в течение пяти лет.
По истечении этого времени Лубега советует отсканировать и сохранить их цифровую копию. «Многие ежемесячные выписки (такие как счета, банковские выписки и т. д.) имеют безбумажные варианты, что позволяет клиентам получать доступ и оплачивать выписки в электронном виде», — говорит Лубега. «Точно так же во многих кабинетах врачей (включая некоторых ветеринаров) есть порталы для пациентов, которые также надежно хранят медицинские записи и выписки». Поскольку вы можете получить доступ к этим типам выписок и квитанций в Интернете, вы сможете организовать свой дом без лишней бумаги.
Профессиональный совет? Она рекомендует записывать пароли в книгу, например, в Журнал личных интернет-адресов и паролей Peter Pauper Press ( $7,95, amazon.com ), так как там достаточно места для записи конфиденциальной информации, и вы всегда можете сохранить ее, а не устройство. «Хотя почти все безбумажные услуги позволяют вам платить кредитной картой, дважды проверьте, есть ли какие-либо комиссии, связанные с оплатой кредитом, а не прямым снятием средств с вашего текущего счета», — советует она.
«Последнее почти всегда является бесплатным вариантом».
Как организовать работу с важными документами дома
Как организовать работу с важными документами — это вопрос, который я действительно время от времени задаю себе.
Итак, сегодня я обратился за советом к своему любимому организатору.
Как организовать работу с важными бумагами и документами домаЗдесь часто возникает вопрос о том, как организовать работу с важными документами и документами дома.
Лично мне повезло иметь Эмили Майокко из Организация следующего уровня помогите мне с этой непростой задачей.
Поэтому, естественно, я направил этот вопрос прямо к Эмили, чтобы сегодня поделиться ее профессиональными знаниями…
Это Эмили!
Что хранить, как долго хранить, где хранить… Иногда все это может показаться немного ошеломляющим, не говоря уже о том, что это скучно.
В то время как бумажная организация может быть настоящим праздником дремоты, физическое и умственное пространство, которое вы создадите после продуманной установки правильной системы, того стоит!
Не нужно ждать Нового года или весенней уборки, самое время заняться бумажной работой.
Как домашний организатор я занимаюсь оформлением документов клиентов более 12 лет.
За годы работы я узнал, что существует несколько правильных способов организации важных документов.
Однако есть некоторые общие стандарты, которые следует учитывать при выборе того, что подходит именно вам.
Процесс поиска документации развивается со временем и будет меняться по мере изменения вашего пространства и потребностей.
Я проведу вас по трем большим темам по работе с документами и попытаюсь их для вас разбить.
СОВЕТЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОДАЧЕ ВАШИХ ДОКУМЕНТОВ:1.) Сократите количество получаемой почты.
Если можете, избавьтесь от бумажных счетов и выписок. Откажитесь от каталогов и журналов (или переключитесь на цифровые подписки). Сделай это!
В результате это сократит тонну бумаги. Это стоит затраченных усилий.
2.) Загрузите и освойтесь со сканером и цифровым запоминающим устройством.
Я использую Evernote и приложение Scannable на своем телефоне. Есть бесчисленное множество вариантов на выбор. Наличие файловой системы, которой вы доверяете и которая не является бумажной, всегда является хорошим вариантом.
В идеале ваш цифровой картотечный шкаф должен находиться на вашем компьютере в облаке. Не забудьте сделать резервную копию.
Если у вас много бумаги для сканирования, Fujitisu Scansnap получает отличные отзывы, и мои клиенты любят его.
Храните в цифровом виде вдохновляющие цитаты, медицинские записи и вообще все, что содержит информацию, которую вы хотите сохранить. не занимая места в вашем доме.
3.) Используйте висячие файлы для ваших категорий. Мне нравятся большие категории, такие как «Банковское дело», «Медицина», «Налоги» и т. д. Ниже мы углубимся в них подробнее.
4.) Добавьте 3,5-дюймовые вкладки папки с файлами к вашим подвесным файлам. Я использую этот больший размер вместо стандартных 2-дюймовых вкладок.
Они могут вместить больше информации и их легче читать. я использую мой производитель этикеток для их маркировки.
5.) Используйте папки с файлами для ваших подкатегорий. Например, подкатегории в разделе «Налоги» могут включать квитанции о пожертвованиях и налоговые формы.
6.) Создайте у себя дома место для длительного хранения.
Это может быть любое труднодоступное место. В моем доме в нашем подвале в пластиковый ящик для документов, как этот .
Он содержит старые налоги, старые домашние файлы и документы о закрытии нашего дома.
Вы можете выбрать защищенный от непогоды ящик для файлов, подобный этому . Кроме того, пожаробезопасная коробка, подобная этой , является хорошей идеей для важных документов.
ВАЖНЫЕ БУМАГИ И ДОКУМЕНТЫ: ОРГАНИЗУЙТЕ ПО «ЧТО, ГДЕ И НА КАК ДОЛГО» В моем доме есть несколько мест, где хранятся бумаги.
Вот как это выглядит:
Активные документы: Кухня – хранить 1-2 неделиАктивные документы необходимо просмотреть, чтобы о них позаботились. Потому что с глаз долой действительно не в уме.
Поэтому у меня на кухне есть консоль, куда идут эти бумаги. Здесь живут школьные активы детей и входящие счета. Мы обращаемся к ним в течение недели.
Если что-то не нужно сразу видеть, оно перемещается на открытую полку консоли внизу. Мы используем журнальный файл и соответствующим образом маркируем.
Затем он регулярно сортируется, чтобы поддерживать актуальность.
Справочные дела по хозяйству:
Офис –Храните эти 1 год навсегда.
В нашем домашнем офисе есть два ящика с папками. Один для домашних файлов, а другой для рабочих файлов.
Векселя-В основном разбрасываются в конце года.
Единственная причина, по которой мы храним их, — время от времени указывать, сколько мы платим за определенные вещи или для подтверждения места жительства.
Уничтожьте счет в конце каждого года.
Если какие-то счета сохраняются, они остаются в папке и идут вниз вместе с нашими налоговыми декларациями за тот же год.
Когда мы уничтожаем налоговые декларации, мы уничтожаем и эти счета.
Банковское дело –Уничтожить банковские выписки на конец года.
Школа –Обращение с ребенком. Больше всего я перерабатываю в конце каждого учебного года. У нас есть две папки с файлами в каждой школьной папке моих детей.
Один для документов за текущий год, который включает информацию для входа в приложения, календари и все, что мне может понадобиться в этом году. Это перерабатывается в конце учебного года.
Вторая папка с файлами предназначена для табелей успеваемости. Этот файл остается здесь. По мере того, как дети становятся старше и их записи перемещаются в Интернет, это может исчезнуть.
Я мог бы даже оцифровать их ранние академические записи.
На данный момент это работает для нас.
Хранить навсегда. Я держу одну папку с файлами на человека. Для некоторых семей я создам отдельный файл для каждого члена семьи.
Для космических целей это отличная категория для сканирования, если эта категория будет расти. Вы также можете хранить это в долгосрочной папке. Тогда храните только очень активные элементы в домашних папках.
Авто –Хранить до тех пор, пока вы владеете транспортным средством. У нас есть одна папка с файлами для каждой машины и одна папка для билетов (ой!!)
Это может называться Транспортные средства в некоторых домах, где есть лодки, мотоциклы и т. д.
Опять же, у каждого автомобиля есть своя папка с файлами.
Страхование —Сохраняйте полисы собственности, пока они активны и пока они не будут обновлены.
Health- Сохранять политики, пока они активны и пока не будут обновлены.
Хранить навсегда.
Домашние улучшения –Держите, пока вы владеете недвижимостью. Если вы подвергаетесь крупномасштабному ремонту, их, возможно, придется хранить в долгосрочном хранилище.
Налоги –Храните декларации с резервными копиями в течение 5 лет (по словам моего бухгалтера). Я храню только 1 год в моих текущих домашних файлах. Остальные идут на наше долговременное хранение до момента измельчения.
Финансовый –В зависимости от артикула. Храните ежегодные отчеты о дивидендах и инвестиционные сертификаты в долгосрочном хранилище.
Продолжительность хранения этих предметов действительно варьируется, и ее лучше всего обсудить с вашим бухгалтером или специалистом по финансовому планированию.
Городские документы – При условии, что они актуальны и полезны. Большую часть этого можно найти в Интернете или отсканировать, но на данный момент это удобно.
При крупных покупках храните до продажи или выбрасывания.
Важные документы –Хранить навсегда. К ним относятся карты социального обеспечения, паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, религиозные документы, доверительные отношения, завещания, доверенности и т. д.
Оригиналы следует хранить в несгораемом водонепроницаемом сейфе или в огнеупорном пакете для документов , подобном этому . Копии можно хранить в ваших домашних делах для удобства (в идеале под замком).
Выход на пенсию –Сохранить взносы и отчеты на конец года навсегда. Текущий год можно хранить в ваших домашних файлах для удобства хранения и перемещать в долгосрочное хранилище в конце года.
Долгосрочное хранение Подвал – хранить от 5 лет до вечности
Как я упоминал выше, наши долгосрочные файлы хранятся в нашем подвале.
Всего у нас там 5 ящиков для бумаги. Вот какие они:
Долгосрочные домашние дела –Хранить от 5 лет до вечности. У нас есть пластиковая папка.
Детская памятная бумага –Храните до тех пор, пока не сможете подарить своим детям. У меня есть две пластиковые корзины для папок, по одной для каждого из моих детей, а висящие папки помечены: «Ребенок», «Малыш», «Детский сад» и так далее.
Любые специальные документы из этих периодов хранятся здесь, чтобы у них был один день.
Хранение детских рисунков —Храните, пока не будете готовы выбросить, оцифровать или подарить своим детям.
У меня есть две прозрачные корзины, по одной для каждого ребенка, где он может хранить свои рисунки.
Другие предметы, для которых у меня нет файлов, но которые важно отметить: Чеки за мелкие покупки – выбросьте немедленно, если вы не можете вернуться.
Для этих предметов я храню квитанцию в моем кошельке.
По истечении периода возврата выбросить. Квитанции за дорогостоящие товары, которые я храню.
Записи об образовании —хранить вечно. Они могут быть сохранены в долгосрочном хранении.
Платежные квитанции —хранить до тех пор, пока вы не сможете совпасть с W2 в конце года. Я бы держал их в висящей папке «Финансы».
Контракты –хранить до окончания срока действия контракта. Я держу свою онлайн.
КАК ОРГАНИЗОВАТЬ РАБОТУ С ДОМАШНИМИ ДОКУМЕНТАМИ:Вот краткое изложение потока документов в моем доме.
Бумага обычно попадает в мой дом двумя путями:
1.) Из почтового ящика
2.) Из рюкзаков моих детей
Каждый день я получаю почту и сразу открываю ее.
Большинство из них отправляется прямо в корзину.
Если речь идет о личной информации, она отправляется прямо в шредер.
Остается только пара бумажек для адреса.
Если это счет, мой муж кладет его в стопку на кухонной консоли и оплачивает в течение нескольких дней.
Затем счет измельчается или, возможно, попадает в папку «Счета» в папке «Домашнее хозяйство» нашего офиса.
Если это приглашение или что-то, к чему я хотел бы вернуться, я добавлю требуемый элемент в свой список проектов в блокноте.
Затем я добавлю событие в свой цифровой календарь.
Наконец, я перемещаю приглашение в папку «Текущие» проекты в нашем офисе.
Из рюкзаков моих детей:
Когда мои дети возвращаются домой, они опустошают свои рюкзаки и кладут свои бумаги на стол кухонной консоли.
Как и большинство мам, с которыми я работаю, я съеживаюсь, когда на кухонном столе накапливаются бумаги. Битва за то, чтобы документы дома были организованы, идет постоянно!
Поскольку это соседнее место находится достаточно близко, чтобы его было видно, но при этом не мешало приготовлению еды, это подходит для нашей семьи.
Любые документы, содержащие информацию о предстоящих событиях и действиях, остаются на этой поверхности.
Таким образом, ничего не «потеряется», так как останется визуальным напоминанием о событиях этой недели.
Как только бумага перестает быть актуальной, она отправляется в корзину.
Обычно в выходные поверхность консоли очищается и готова к следующей неделе.
Если приходит газета, которая является справочной за учебный год, она попадает прямо в их годовую школьную папку в офисе.
Поскольку мои дети еще маленькие, их «текущими проектами» обычно являются рисунки и произведения искусства.
Я полагаю, когда они станут старше, это будет для более крупных домашних заданий.
Посмотрим, что изменится, и при необходимости подкорректируем.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОМАШНИХ ДОМАШНИХ ДОКУМЕНТОВ ВЫВОД: Я считаю важным упомянуть – оформление документов в моем доме довольно простое. Потому что моя семейная жизнь, хотя и полная, довольно прямолинейна.
Работа с документами может быть утомительной по многим причинам. Проблемы со здоровьем и потеря члена семьи — две проблемы, которые приходят на ум.
В таких ситуациях, как правило, семьи также испытывают стресс из-за сложившейся ситуации.
В результате становится намного сложнее контролировать ситуацию и вести бумажную работу.
В этих обстоятельствах я рекомендую связаться с вами.
Обратитесь за помощью, если вам трудно разобраться в системе документооборота или вообще разобраться с бумажным беспорядком.
Выговор и принятие помощи от друга или члена семьи могут помочь облегчить этот стресс. Кроме того, это может помочь вам придумать системы для краткосрочных или долгосрочных нужд.
Есть также поставщики услуг, включая организаторов, бухгалтеров, защитников здоровья и других, которые могут помочь.
Наконец , Как я говорю всем своим клиентам, я не бухгалтер. Я предлагаю поговорить с вами с любыми конкретными вопросами. Это просто то, что я делаю и что работает для нашей семьи.
Эта информация получена из моего собственного многолетнего опыта из многих источников. И я стараюсь делиться передовым опытом.
Спасибо, Эмили! Надеюсь, вы все нашли это таким же полезным, как и я!
Не пропустите Любимые товары Эмили для организации вещей на Amazon.
И, конечно же, вы захотите стать подписчиком Эмили в Instagram , ее советы ОЧЕНЬ полезны!
МАГАЗИН ИДЕЙ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ВАШИХ ВАШИХ ДОКУМЕНТОВ ДОМА:
Включите JavaScript для просмотра контента на их названиях ниже:
- Идеи организации кладовой
- Швейцарский кофе Benjamin Moore
- Лучшие продукты для организации от Amazon Профессиональные организаторы клянутся
- Морская соль Бенджамина Мура
- Как поддерживать порядок на кухонных столах.