Desk sharing в офисе: Пространство представляет собой open space

Содержание

Multitran dictionary

English-Russian forum   EnglishGermanFrenchSpanishItalianDutchEstonianLatvianAfrikaansEsperantoKalmyk ⚡ Forum rules
✎ New thread | Private message Name Date
503 9534  Ошибки в словаре  | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 all 4uzhoj  23.02.2021  13:36
24 742  Новый список тематик. Вопросы и предложения  4uzhoj  24.04.2021  13:47
08.2021 23:36:21">40 598  "едва сводить концы с концами" по английски  i-tiger2018  18.08.2021  19:14
4 62  dismantling design психотерапия  lavazza  20.08.2021  12:16
7 89  Шапка заявления  gaynehayatka  20.08.2021  16:14
7 280  Перевод технических профессий  DaryaG_88888  17. 08.2021  17:31
29
824  «Но, на дерьмо сошла!»  miqcab  2.06.2021  17:06
1 123  Аббревиатуры образовательных званий/сертификаций в подписи  Eric Olkha  19.08.2021  6:53
10 174  Licensed Application  maricom  17.08.2021  20:02
9 105  Data Controller  maricom  19. 08.2021  20:59
5
113  experiencing high volume or downtime  A111981  18.08.2021  0:36
2 50  mechanism-based inactivator  biochemist  19.08.2021  13:36
63 4794  ОФФ: А давайте поговорим о просмотренных сериалах или фильмах?  | 1 2 3 all qp  28.06.2021  1:15
5 247  Пожалуйста проверьте мой перевод - Please, check this translation - well operation  vermont5  16.08.2021  12:23
3 90  preprinted terms and conditions  maricom  18.08.2021  14:46
10 202  Учебное пособие/методическое пособие :boredom:  Tae_tae  17.08.2021  15:18
18 249  гусак отводящий трубопровод  Aniss  16.08.2021  18:46
20 285  work damaged or destroyed  Maris  16.08.2021
 14:11
3 90  on a motion to dismiss basis or on a summary judgment basis  drifting_along  17.08.2021  11:01
4 134  Manufacturer shall submit loading instructions  Tirex  17.08.2021  8:49
2 170  Длительность плавки???  Lia_Naa  17. 08.2021  9:05
8 239  Слово "Box" в адресе  the_gnome  16.08.2021  15:36
4
118  Ошибки в официальных документах/Faustregel/Articel  i-tiger2018  16.08.2021  20:09
26 823  "I recall object V-ing ...", grammar rule  | 1 2 all VictorM2  11.08.2021  10:59
5 216  Тендер : особое мнение  i-tiger2018  16. 08.2021  8:52
9 140  перевод comprehensive manufacturer  SergeiSH  16.08.2021  13:08
2 90  Primary residential parent  the_gnome  16.08.2021  15:04
35 667  Мемсорс  wise crocodile  10.08.2021  9:53

Современные руководители отказываются от личных кабинетов

Александр Сент-Аман не скрывает, что его рабочее место выглядело весьма старомодно: запас галстуков, книги, бутылки с водой. .. С прошлой недели у него нет рабочего места в консалтинговой компании Gerson Lehrman Group (GLG). Нужно уточнить: нет постоянного рабочего места в компании, где Сент-Аман гендиректор. Теперь у него, как и у 250 подчиненных, есть только лэптоп, гарнитура и запирающийся шкафчик для личных вещей. Новый дизайн офиса GLG предлагает широкий выбор места для работы - от комфортных диванов и высоких табуретов в кофе-баре с профессиональным баристой до отгороженных от мира стеклянных кабинок.

«Забавно, что, когда у тебя много подчиненных, чувствуешь себя ужасно занятым, - констатирует Сент-Аман. - Но когда перед глазами нет толпы персонала, это позволяет тебе сконцентрироваться и заняться делом».

Не просто мода

У сотрудников GLG есть так называемые «районы» - зоны, где базируются их команды. Но они вольны выбрать для работы любое место на двух этажах, которые занимает компания в небоскребе на Манхэттене One Grand Central Place. В мире офисного дизайна концепция, примененная в GLG, называется activity-based working. На русский ее обычно переводят как «гибкий офис».

Отказ от рассаживания сотрудников за столами для таких крупных компаний, как GLG, пока редкость. Но исключений становится все больше, рассказывает гендиректор Serendipity Labs Джон Аренас. Его фирма предоставляет для мобильных работников рабочие места и помещения для переговоров.

Такие гиганты, как Microsoft, PricewaterhouseCoopers и Accenture, проводят эксперименты с нестандартным офисным пространством с 1990-х - начала 2000-х. Финансовая группа Macquarie наделала немало шума в 2009 г., когда внедрила гибкий офис для 3000 работников в Сиднее.

Занимающаяся недвижимостью группа CBRE в прошлом году открыла свою версию нового офиса в Лос-Анджелесе. К концу года новшество будет введено в 21 офисе, а всего у компании их более 350 по всему миру.

Варианты свободы

«Когда мы стали разбираться, что нужно сотрудникам, то выяснили, что им требуется больше свободы выбора и возможностей принимать решения о том, как им работать», - говорит старший управляющий директор CBRE Ленни Бодуэн, отвечающий за организацию рабочих мест.

Гибкие офисы, как ни странно, экономят рабочее место. Они подходят компаниям, стремящимся снизить издержки на аренду. Лос-анджелесский офис CBRE теперь вместит 250 человек на 4460 кв. м вместо 210 на 6700 кв. м, как при старом формате. Необычную планировку компании рассматривают и как свое преимущество при найме молодых работников, привыкших к мобильным технологиям.

«На своем рабочем месте офисные работники проводят в среднем 40% времени, - объясняет Бернис Буше, управляющий директор компании в сфере недвижимости Jones Lang LaSalle. - Мы знали это не один десяток лет. Вот почему полно разговоров о desk sharing (совместное использование рабочих мест) свободной рассадке и дистанционной работе».

Богатство вариантов рассадки, которые предлагает гибкий офис, дает работникам личное пространство, которого некоторым так не хватает. В конце концов, не все мечтают о сотрудничестве с коллегами, некоторым нужна атмосфера, позволяющая сконцентрироваться.

Радости адаптации

Новый офис GLG почти вдвое больше прежней штаб-квартиры на Третьей авеню - более 6000 кв. м. Сент-Аман уверяет, что большая площадь позволит назначать там тысячи встреч с бизнесменами. Раньше их приходилось проводить вне офиса.

Дневной свет струится сквозь окна в крыше над белой лестницей, которая ведет к скоплению красных кресел и белых столов. Рабочее пространство напоминает скорее элегантную жилую комнату. Повсюду виднеются столы с мониторами и стеклянные стены переговорных, названные в честь великих мыслителей: «Индира Ганди», «Томас Гоббс», «Уинстон Черчилль», «Томас Джефферсон».

«Мы хотим, чтобы вы почувствовали, что владеете всем офисом, а не только своим столом», - объясняет Клив Вилкинсон, чья фирма Clive Wilkinson Architects спроектировала это пространство. Он же делал австралийский офис группе Macquarie. «Это революционное изменение, ведь обычно работников держат на местах и кормят рассказами, что если будут хорошо работать, то получат в свое распоряжение целый офис».

Сотрудники GLG вроде бы адаптируются к новой среде. Они уже прозвали небольшие личные кабинки в форме высоких цилиндров «подводными лодками». А небольшие стеклянные переговорные входят в моду как место, где удобно делать презентации. Руководитель группы финансовых услуг GLG в Северной Америке Джим Шарп признается, что за два дня успел поработать уже в восьми разных местах офиса. Он доедает завтрак в кофе-баре и идет на встречу с коллегами в одну из стеклянных комнаток, смахивающую на закусочную, даром что эта переговорная названа в честь Джона Мейнарда Кейнса.

desk-sharing - перевод на русский, Примеры

The most common components of a flexible workplace are telecommuting, desk-sharing, hotelling and hot-desking.

Наиболее распространенными компонентами гибкого режима работы выступают телеработа, посменное/поочередное использование рабочего стола, «бронирование» рабочих мест и работа на временных рабочих местах.

UN-2

Touchdown areas provide ad hoc desk-sharing arrangements without advance reservation.

В так называемых «пунктах свободного доступа» создаются специально оборудованные компьютеризированные рабочие места, где можно работать без предварительной записи.

UN-2

Desk-sharing, whereby two staff share one desk, working in the office at different times;

посменное использование рабочих мест сотрудниками, работающими в разное время;

UN-2

Desk-sharing and hoteling would require staff to have remote access to files, applications and information technology services.

Системы поочередного и посменного использования рабочих мест потребуют обеспечить сотрудникам доступ к файлам, приложениям и информационно-коммуникационным услугам.

UN-2

The innovative girl and boy child proposals made by the Women’s Desk share this objective, as do the Girl Power projects.

Внесенные Бюро по делам женщин инновационные предложения в отношении девочек и мальчиков также преследуют эту цель, как и проекты "Возможности девочек" (Girl Power).

UN-2

The innovative girl and boy child proposals made by the Women's Desk share this objective, as do the Girl Power projects

Внесенные Бюро по делам женщин инновационные предложения в отношении девочек и мальчиков также преследуют эту цель, как и проекты "Возможности девочек" (Girl Power

MultiUn

The Board recommended that the Administration establish a group to assess the potential for desk sharing before the restacking of the Secretariat.

Комиссия рекомендовала Администрации учредить группу по оценке возможностей для гибкого использования рабочих мест до переезда сотрудников обратно в здание Секретариата.

UN-2

Flexible workplace strategies, including desk-sharing policies, are used by many organizations to make the most efficient use of office space, recognizing that each day people are absent from the office on business, attending conferences or training events, taking holidays or are ill.

Стратегии гибкого использования служебных мест, включая концепцию незакрепленных рабочих мест, применяются во многих организациях в целях оптимизации использования рабочего пространства с учетом того, что каждый день те или иные сотрудники не присутствуют на рабочем месте по причине деловых поездок, участия в конференциях или семинарах, отпуска или болезни.

UN-2

If a more comprehensive study were to confirm that current space utilization on an hourly basis is approximately 50 per cent across all office space at United Nations Headquarters, temporarily available space could be more efficiently utilized by implementing flexible working and desk-sharing.

Если в результате более всестороннего обследования путем наблюдений, повторяемых с интервалом в один час, подтвердится, что на сегодняшний день показатель использования служебных помещений действительно составляет порядка 50 процентов для всех служебных помещений в Центральных учреждениях Организации Объединенных Наций, это будет указывать на наличие резервов в плане использования имеющихся временно свободных площадей при условии введения гибкого графика работы и посменного/поочередного использования рабочих мест.

UN-2

The baseline for space allocation had been reduced from 250 to 200 gross square feet per workspace, taking into account the baseline of 220 gross square feet used for the capital master plan and alternative workspace strategies such as desk-sharing, hot-desking and hotelling.

Базовый норматив распределения полезной площади снизился с 250 до 200 квадратных футов на рабочее место с учетом базового норматива в 220 квадратных футов, используемого при осуществлении генерального плана капитального ремонта и альтернативных стратегий использования рабочих мест, таких как посменное и поочередное использование рабочих мест, и система бронирования, когда незакрепленные рабочие места резервируются через специальную интерактивную систему.

UN-2

V)), the Board, recognizing that the Administration was at a critical phase in planning its future accommodation needs, but also concerned that an opportunity was being missed, recommended that the Administration pilot and assess the operational and financial impacts of adopting a desk-sharing strategy.

V)) Комиссия, сознавая, что Администрация находится на критическом этапе планирования своих будущих потребностей в помещениях, но также не желая упускать существующей возможности, рекомендовала Администрации оценить в экспериментальном порядке операционные и финансовые последствия применения стратегии гибких рабочих мест.

UN-2

While the national ratios may appear sound, the data when disaggregated by division/province showed serious gaps such as classrooms being used by more than # children, a two-seater desk shared by three to four children, and a teacher holding a class of # or more pupils

Хотя в общенациональном масштабе положение в сфере образования представляется достаточно нормальным, данные в разбивке по округам/провинциям свидетельствуют о наличии серьезных недостатков, например о случаях, когда в одном классе обучаются свыше # детей, за двухместной партой вынуждены сидеть три-четыре ученика, а на одного учителя приходится # или более учеников

MultiUn

Pending further study of implementation modalities, it is currently assumed that the Organization could implement a basic version of hot-desking within existing technological infrastructure, with the addition of a desk booking system, while desk-sharing and hotelling would require staff to have remote access to files, applications and information technology services.

Без дополнительного изучения способов реализации все расчеты основываются на предположении о том, что в рамках существующей технической инфраструктуры Организация может реализовать базовый вариант поочередного использования рабочих мест с добавлением системы бронирования, тогда как системы поочередного и посменного использования рабочих мест потребуют обеспечения сотрудникам доступа к файлам, приложениям и информационно-техническим услугам.

UN-2

The Secretary-General will submit a report on the flexible workplace to the General Assembly at the main part of its sixty-eighth session in which the options under this concept (desk-sharing, hot-desking, etc.) will be considered and the potential benefits, costs and risks for the Organization will be outlined.

Генеральный секретарь представит доклад о гибком использовании рабочих мест в ходе основной части шестьдесят восьмой сессии Генеральной Ассамблеи, в котором будут рассмотрены возможные варианты в рамках этой концепции (поочередное и посменное использование рабочих мест и т. д.) и изложены возможные выгоды, издержки и риски для Организации.

UN-2

The Advisory Committee also notes that the report of the Secretary-General is silent with respect to the implementation of alternative workplace strategies affecting office space requirements, such as hot-desking, desk sharing and hoteling, which could reduce the overall amount of workspace required for different United Nations premises in the future.

Кроме того, Консультативный комитет отмечает, что в докладе Генерального секретаря ничего не говорится об осуществлении альтернативных стратегий использования рабочих мест, которые могут повлиять на потребности в служебных помещениях, а именно стратегий поочередного использования рабочих мест, совместного использования рабочих мест и отказа от закрепления рабочих мест за определенными сотрудниками, которые могли бы способствовать сокращению в будущем общего числа служебных помещений, необходимых для различных объектов Организации Объединенных Наций.

UN-2

The most common components of flexible working were telecommuting, which involved working at an alternative worksite; desk-sharing, in which a common desk or workstation was shared; hotelling, which involved working in multiple buildings depending on availability; and hot-desking, which increased the number of staff supported by a given building through the use of non-dedicated workstations.

Наиболее распространенными компонентами гибкого режима работы являются удаленная работа, подразумевающая выполнение своих функций вдали от привычного места работы; поочередное использование рабочего места, при котором общим столом или рабочим местом пользуются несколько сотрудников; «бронирование» рабочих мест, подразумевающее работу в нескольких зданиях в зависимости от наличия свободных рабочих мест; и работа на временных рабочих местах, которая подразумевает увеличение возможностей для размещения персонала в том или ином здании за счет использования общих рабочих мест.

UN-2

The Maldives, through SAARC Terrorism Offences Monitoring Desk (STOMD) and SAARC Drug Offences Monitoring Desk (SDOMD) share information with other countries in the South Asia region on terrorist incidents, tactics, strategies and methods

Мальдивские Острова через Группу СААРК по контролю за террористическими преступления и Группу СААРК по контролю за преступлениями, связанными с наркотиками, обмениваются с другими странами Южной Азии информацией о террористических инцидентах, тактике, стратегиях и методах

MultiUn

As mining profits to the Congo Desk have increased, the share of RCD-Goma has declined

По мере увеличения доли доходов Конголезского отдела от добычи колтана соответствующая доля КОД-Гома уменьшается

MultiUn

Why don't you share the desk with me and Harriet tonight?

У меня предложение - давай сегодня читать новости втроем.

OpenSubtitles2018.v3

Bart has been sharing a desk with their daughter, nikki.

Барт сидит за одной партой с их дочерью, Никки.

OpenSubtitles2018.v3

In all educational establishments (from kindergarten onwards), girls and boys from Armenian, Kazakh, Russian, Turkmen, Uzbek and other ethnic groups share desks and are taught together.

Во всех образовательных учреждениях (начиная от детских садов) сидят за одной партой и обучаются совместно дети туркменской, русской, узбекской, армянской, казахской и других национальностей, девочки и мальчики.

UN-2

Sharing the desk with the photo printer, while I stay young with the woman you love, immortal at my side.

Будешь делить стол с фотопринтером, а я останусь молодым с женщиной, которую ты любишь, бессмертной рядом со мной.

OpenSubtitles2018.v3

Official calculations of the Capital Master Plan, for example, indicate that if # staff would share # desks by use of telecommuting, the Organization would save over $ # million (approximately $ # per person

США на человека). Ожидается, что будет перемещено примерно # сотрудников, и экономия в размере # млн. долл

MultiUn

As many as four students share a common desk in the classroom

За одной партой в классе могут сидеть до четырех человек

MultiUn

I'm assuming that this list was on your desk during your little soul-sharing session?

Наверняка этот список лежал на столе во время вашей душещипательной беседы?

OpenSubtitles2018.v3

Hot Desking vs Desk Sharing - Roomzilla

Hot Desking vs Desk Sharing

Согласно нашим недавним исследованиям, прибл. 50% рабочих мест в организациях остаются неиспользованными - другими словами, это заполняемость всего лишь 50%. Могут ли организации сегодня профинансировать так много неиспользуемого пространства? Компании все чаще рассматривают возможность совместного использования рабочих столов (иначе говоря, размещение в гостиницах), принимая во внимание не только экономический аспект, но и свободное пространство, которое можно использовать более эффективно.

Весь офис - мое рабочее место

Представьте себе, вы приходите на работу утром. Вы входите в офис и сразу идете к своему шкафчику - шкафчику, в котором вы храните все свои вещи. Вы берете с собой ноутбук и необходимые документы, потому что день начинаете со встречи с начальником. Вы идете прямо в заранее забронированный номер. После встречи у вас назначена встреча с клиентом. Вы садитесь на диван, просматриваете записи на ноутбуке, чтобы подготовиться к звонку, и идете к телефонной будке, где звоните клиенту.Когда вы закончите, вы хотите ответить на несколько писем. Вам также нужно сделать отчет. Исключительная тишина для этого не нужна, поэтому вы выходите на открытый космос. Вы садитесь за любой свободный стол, включаете ноутбук и открываете почтовый ящик электронной почты…

Вот как может выглядеть часть рабочего дня в среде совместного использования рабочего стола. Это решение основано на идее совместного использования, которую все чаще можно встретить в гибких офисах. Сегодня, в эпоху тенденции совместного использования различных товаров - автомобилей, жилья или услуг - использование одного стола разными людьми уже не вызывает удивления, хотя по-прежнему вызывает много опасений и сомнений.В первую очередь потому, что это ошибочно связано с потерей собственной работы.

Фактически, совместное использование рабочего места (размещение рабочего стола) - это более широкая идея, которая предлагает различные удобства в помещении компании и является прибылью для сотрудника. Согласно этой концепции, эффективная и комфортная работа в офисе - это не наличие собственного стола, а доступ к различным местам, где вы можете выполнить поставленную задачу. Поэтому при реализации такой концепции следует проектировать дополнительные рабочие зоны - места для телефонных разговоров, комнаты для тихой работы, зоны неформальных встреч, комнаты для небольших встреч, творческие зоны или дизайнерские рабочие пространства.

Объединение кроватей - вдохновение

Откуда пришла идея совместного использования рабочего стола? Источником вдохновения для этой идеи послужило горячее размещение, которое раньше использовалось на большинстве военных кораблей, а сегодня в основном встречается на подводных лодках. Пространство там очень дорогое и используется в основном для хранения оружия. Поскольку моряки работают вахтовым методом, а часть экипажа постоянно дежурит, коек на борту меньше, чем всех людей. Моряки используют их по очереди, благодаря чему кровати постоянно используются и всегда теплые - отсюда и название hot bunk («горячая койка»).Количество коек зависит от действующей на судне вахтовой системы - обычно это одна койка на 2-3 моряков. Такое решение позволяет минимизировать пространство, необходимое для сна, а сэкономленные квадратные метры использовать для других целей. Идея совместного использования пространства перешла в офисные помещения в форме горячего рабочего стола и появилась в различных формах в 1980-х и 1990-х годах. Однако раннему желанию внедрить его препятствовали низкий уровень технологий и отсутствие инструментов для эффективной работы вне постоянного рабочего места.

Горячие рабочие столы против совместного использования рабочих столов

Сегодня, когда технологии допускают гибкость, существует множество форм совместного использования пространства. Два типа - горячий рабочий стол и совместное использование рабочего стола (размещение в отеле) - особенно популярны, поэтому стоит проводить различие между ними.

Горячий стол

Один стол используется людьми, которые работают в разное время. Форма, предназначенная для мобильных сотрудников или сотрудников, работающих посменно (например, консультантов по телефону). Часто в офисах зона горячего рабочего стола создается для сотрудников, приходящих из других отделов, или людей, которые хотят некоторое время работать вместе за столом, а расположение их фиксированных столов не позволяет этого.Короче говоря, горячее обслуживание - это импровизированное резервирование (предварительное планирование не требуется).

Совместное использование рабочего стола

Совместное использование рабочего стола - это метод управления офисом, при котором работники динамически планируют использование рабочих мест, таких как столы и кабинеты. Это альтернативный подход к более традиционному методу постоянного размещения. Размещение за столом - это нераспределенные места на основе бронирования; сотрудники резервируют рабочее место перед тем, как прийти на работу в офис. Люди заранее расписываются за столы vs.спонтанное бронирование, часто на более длительный срок (дни, недели, месяцы). По сути, это назначение места, но с учетом даты окончания.

Первое предположение, лежащее в основе совместного использования рабочего стола, заключается в том, что рабочий стол больше не является лучшим местом для выполнения ваших повседневных обязанностей.

Давайте рассмотрим, как мы работаем из дома? Если мы работаем над важным проектом, мы обычно садимся за стол; читаем сидя на диване или в кресле; мы молча обдумываем концепцию, принимая удобную позу.Современные концепции продвигают этот стиль работы и в офисе. Раньше мы все делали, сидя за столом - звонили, писали электронные письма, работали с документами, думали о новой идее. Сегодня проектируются места, обеспечивающие оптимальные условия для выполнения этих задач, поэтому письменный стол перестает играть прежнюю многофункциональную роль.

Второе предположение о совместном использовании рабочих столов связано с экономическими соображениями: пустые столы - это образ современных компаний, которые допускают гибкие формы работы, но еще не адаптировали для них свои офисы.Согласно проведенным исследованиям, заполняемость столов в организациях составляет 45%. Это означает, что более 55% рабочего времени - эти должности пусты, а каждый квадратный метр неиспользуемой площади означает ненужные затраты для работодателя. Совместное использование рабочих столов уменьшает эту проблему - меньшее количество рабочих мест, чем у сотрудников, позволяет сэкономить место и использовать его, например, в других зонах.

Как внедрить совместное использование рабочего стола в организации?

Внедрение совместного использования рабочего стола - большая проблема для компании.Это связано с изменением привычек и философии работы, метода управления (команда становится рассредоточенной), информационного потока или способов коммуникации. Это также требует технологических изменений и, прежде всего, иного расположения офисных помещений.

Решение о том, вводить ли в компании совместное использование рабочего стола, должно быть подтверждено рядом анализов. Несомненно, среди аспектов, которые следует изучить, следует отметить стиль работы отдельных организационных единиц и уровень использования рабочих мест в отдельных отделах.Подробные данные также имеют решающее значение в последующем процессе - проектировании офисного помещения (ознакомьтесь с нашей электронной книгой об этом). Это важно, потому что дизайн компоновки должен быть полностью адаптирован к специфике компании. Целевые пользователи офиса - сотрудники - должны иметь доступ ко всем необходимым рабочим зонам в новом офисе. Причем эти зоны должны быть оптимально расположены и спроектированы в соответствующем количестве.

Мягкие операции должны выполняться параллельно с жесткими процессами пространственного анализа и проектирования.Необходимо подготовить сотрудников к новому стилю работы, научить их пользоваться новым пространством, а управленческий состав вооружить знаниями и навыками эффективного управления в новой среде. Все действия в области управления изменениями на рабочем месте должны выполняться с привлечением внешних консультантов, которые являются экспертами в этой области и внедряют такие изменения на ежедневной основе.

Хотите узнать больше о горячих столах? Ознакомьтесь с нашей статьей для получения более подробной информации.

Что такое совместное использование рабочего стола? | Condeco Software

Совместное использование рабочего стола дает сотрудникам возможность выбирать, за каким столом они хотят работать. Это противоположно фиксированным столам, где каждому сотруднику выделяется отдельный стол. Если у каждого сотрудника нет рабочего стола, рабочие могут свободно перемещаться по офису и работать там, где они могут быть наиболее продуктивными, что также способствует командной работе и сотрудничеству.

Как вы делите рабочий стол?

Для эффективного совместного использования столов предприятиям следует развернуть систему планирования рабочего пространства. Наше программное обеспечение для управления рабочим столом обеспечивает резервирование рабочего места, а это означает, что сотрудники могут гибко выбирать, какое место они хотят зарезервировать, прежде чем они придут в офис.

Что такое политика совместного использования рабочего стола?

Политика совместного использования рабочих столов - это когда сотрудники используют общие рабочие столы, а не каждому сотруднику назначается постоянный стол. Сотрудник может записаться или работать на любом свободном столе, и как только они закончат, сотрудник может покинуть стол, а другой сотрудник сможет использовать его. Полезная особенность нашего программного обеспечения для управления рабочим столом заключается в том, что оно обеспечивает очистку рабочих мест после каждого использования с помощью автоматического рабочего процесса поставщика при смене пользователя на рабочем столе. С нашим программным обеспечением стол можно использовать только после того, как будут выполнены процессы дезинфекции.

Этикет совместного использования рабочего стола

Когда дело доходит до совместного использования рабочих пространств, есть ряд правил, которые следует и не следует делать всем сотрудникам, чтобы все участники общего пространства оставались довольными. Общий этикет совместного использования рабочего места включает следующее:

  • Рабочие места необходимо бронировать заранее
  • Всегда убирайте за собой, когда закончите использовать рабочую станцию ​​
  • Сведите шум к минимуму
  • Соблюдайте правила гигиены, установленные в офисе.
  • Покиньте общественные места, как вы их нашли
  • Уважать частную жизнь других работников
  • Если вы больны или больны, избегайте совместного использования рабочего места

Советы по совместному использованию рабочего стола

Вот несколько ключевых советов, которые помогут сделать совместное использование рабочего стола успешным в вашей организации:

  • Реализовать простое в использовании решение для планирования рабочего пространства
  • Вовлекать сотрудников в процесс внедрения
  • Убедитесь, что все сотрудники понимают вашу политику совместного использования рабочего стола
  • Создание руководящих принципов, касающихся этикета совместного использования рабочего стола
  • Обеспечьте доступ к различным пространствам, включая открытые пространства для совместной работы, комнаты для совещаний, индивидуальные пространства для приземления.
  • Держите свою рабочую станцию ​​в чистоте и всегда убирайте ее по окончании работы

Как реализовать совместное использование рабочего стола на рабочем месте

Внедрение любой новой концепции, программы или схемы на рабочем месте может быть проблемой, но эта проблема значительно усугубляется, когда влияет на то, как сотрудники управляют своими рабочими днями .

Традиция гласит, что наиболее эффективным и практичным подходом к офисной работе является выделение рабочего стола каждому сотруднику; этот стол становится их постоянным домом, их собственным пространством на рабочем месте, гарантированным рабочим местом для всего, над чем им приходится работать.

Однако, так же, как мы постепенно узнаем, что традиция считала 9-5 рабочих дней наиболее продуктивными , совершенно неверна, может ли идея о постоянно закрепленном столе быть неверной? Есть ли более эффективный способ управлять рабочим пространством , сократить накладные расходы и поощрять общение и сотрудничество между сотрудниками и командами?

Введите общий доступ к рабочему столу , также известный как hot desking, бесплатный адрес или рабочий стол hoteling . Основной принцип совместного использования рабочего стола заключается в том, что никто не владеет рабочим столом - рабочие станции вместо этого бронируются на временной основе, обычно с помощью программного решения, которое предлагает доступ через несколько различных платформ, включая общие онлайн-календари, мобильные приложения и физические экраны, размещенные на столах. .

Преимущества совместного использования рабочего стола

Совместное использование рабочего стола может позволить предприятиям значительно сэкономить, уменьшить используемое пространство, уменьшить воздействие на окружающую среду, улучшить баланс между работой и личной жизнью сотрудников и сохранить контроль над самим рабочим пространством с возможностью увеличения размера рабочей силы без фактического расширения офиса Космос.

Многие эксперты считают, что схемы совместного использования рабочих столов и общие рабочие столы играют важную роль в будущем устойчивых рабочих мест, и стоит отметить, что многие умные здания создаются с функциональностью совместного использования рабочих столов, уже установленной по умолчанию.

85% предприятий согласны с тем, что преобразование физического рабочего пространства важно - Condeco Modern Research Report 2019/20

Преодолевая трудности

Совместное использование рабочего стола - это относительно простая процедура , если сотрудники разберутся с ней, но как концепция она может быть сложной для сотрудников, привыкших к традициям.Многие «а что, если» возникают в связи с введением совместного использования рабочего стола - что, если у меня нет рабочего стола? Что, если я не сяду со своей командой?

«Использование Condeco Desk Booking позволило нам создать рабочие районы» - Пример из практики Oktra

Что, если мое бронирование будет отменено без моего ведома? Что произойдет, если я забуду заказать столик? Крайне важно, чтобы реализовал схему совместного использования рабочего стола как можно более безболезненно, с максимальной уверенностью и общением между сотрудниками.

Процесс внедрения

В основе успешной схемы совместного использования рабочих столов лежит надежное офисное решение, которое обеспечивает выполнение всех аспектов того, что требуется вашему бизнесу . Однако прежде чем вы сможете найти идеальное решение для совместного использования рабочего стола, вы должны оценить свою организацию. Что вам нужно? Какое у вас место? Как ваши сотрудники работают индивидуально и вместе?

После того, как вы должным образом проанализировали требования к своему пространству и персоналу, очень важно привлечь сотрудников ; спрашивают их мнение , и начинают диалог о концепции совместного использования рабочего стола .Начало коммуникативного процесса на ранней стадии поможет снизить беспокойство, страхи и «что, если», а также гарантирует, что ваши сотрудники будут чувствовать себя более сильными, и вовлеченными в предстоящие изменения. Сведение к минимуму сбоев также является ключевым моментом, поэтому обязательно создайте генеральный план, который исключает любые ненужные перерывы в работе во время реализации и периода «обкатки».

Найдите правильное решение

Как только ваши уникальные потребности будут осознаны, пора найти правильный подход к совместному использованию рабочего стола .Хотя некоторые организации, особенно небольшие, могут решить попробовать самостоятельно управлять процессом совместного использования столов, есть много положительных элементов в использовании надежной системы бронирования столиков.

Правильная платформа бронирования будет отличаться от организации к организации, но в конечном итоге все решения должны обеспечивать следующие ключевые характеристики:

  • Гибкость: позвольте вашим сотрудникам бронировать отдельные столы, банки, ряды или столы, или делать заказы в разные дни, или разделять заказы между AM и PM.
  • Минимальное изменение: позволяет сотрудникам легко оставаться в своих командах, поэтому неудобства сводятся к минимуму.
  • Безопасность: когда сотрудникам легко забронировать столик до того, как они придут в офис, например, через мобильное приложение, тогда каждый может чувствовать себя в безопасности при бронировании.
  • Функция поиска: дает сотрудникам возможность искать и находить коллег, обеспечивает душевное спокойствие, особенно в крупных организациях.
  • Обратная связь и отчетность: отчеты об использовании должны быть частью любого надежного решения для бронирования столиков - в конце концов, продолжение адаптации и улучшения услуг на основе аналитических данных имеет важное значение для обеспечения долговечности и успеха.

Продолжение поддержки

Заключительный этап внедрения успешной стратегии совместного использования рабочих мест заключается в обеспечении доступности поддержки со всех сторон - это означает, что ИТ и инфраструктура поддержка с выбранной вами платформы бронирования рабочих столов, но также должны оказывать ключевые фигуры в бизнесе. поддержка и возможность обсудить схему сотрудникам.

Регулярные обзоры стратегии в сочетании с вышеупомянутыми отзывами и отчетами должны давать четкое представление о том, что идет правильно, а что не совсем работает. Уточнение схемы - это часть процесса, и икота или задержка никогда не должны рассматриваться как проблемы, а скорее как ситуации, из которых каждый может извлечь уроки.

Заставьте его работать для вашего бизнеса

По мере того, как мир движется к современным технологиям и передовым системам, каждая область жизни претерпевает изменения в сторону улучшения.Изменения на рабочих местах также заметны в большом масштабе. От работы в офисе до внедрения гибридной модели работы на рабочих местах многие компании осознают важность новых практик.

Не только эти методы, такие как гибридная рабочая сила, нацелены на повышение производительности, но забота и забота сотрудников также становятся все более распространенными. Поскольку во многих исследованиях неправильный график работы подчеркивается как главный источник стресса, организации разрабатывают гибкие модели, которые облегчают работу как работодателям, так и сотрудникам.Мир после Covid не будет таким же, как мир до Covid, и отчасти причина заключается в появлении новых практик, которые показали лучшие результаты.

Согласно исследованиям, сотрудники показали повышенную продуктивность при работе на дому в прошлом году. Это заставило многих работодателей задуматься о предоставлении сотрудникам гибкости, чтобы они оставались более позитивными и продуктивными. Существует множество способов изменения гибкого режима работы; совместное использование рабочего стола является одним из таких. Совместное использование рабочего стола и горячая работа - два распространенных способа повышения производительности.Но что такое горячий стол? А что такое совместное использование рабочего стола? И какую пользу они приносят организации?

Что такое Hot Desking?

В обычный рабочий день почти 45% рабочего места не занято. Это может быть из-за отсутствующих, удаленной работы команды или некоторых сотрудников, работающих из дома. Это незанятое пространство считается непродуктивной площадью в квадратных футах, и это дорого обходится офисам.

Hot Desking предназначен для сотрудников, которые работают за одним столом, но в разное рабочее время.Разные люди могут впоследствии пользоваться общими столами в утреннюю или вечернюю смену. У каждого человека есть свой стол, но только на установленное время смены.

«Горячий стол» - это способ максимально эффективно использовать пространство и добиться лучших результатов. Тем не менее, есть некоторые правила поведения на рабочем месте, которым необходимо следовать, поэтому всех сотрудников приветствуют чистыми и организованными рабочими местами.

Что такое совместное использование рабочего стола?

Совместное использование рабочего стола - это когда у сотрудников нет определенного стола, но они могут занимать любой свободный стол.Закончив работу, они покидают стол, убирают его и приступают к работе. Совместное использование рабочего стола часто называют способом совместного использования рабочего стола между несколькими сотрудниками, когда ни один из них не может утверждать, что сидит за одним столом каждый день. Совместное использование рабочего стола достигается с помощью программного обеспечения для бронирования столов, где любой сотрудник может забронировать или занять стол, который он считает пустым или достаточным для своих нужд.

Существует множество причин, по которым организация выбрала бы систему совместного использования рабочего стола.Это быстрый способ увеличить использование пространства и снизить коммерческие расходы. С внедрением этой системы количество пустых столов остается от нуля до минимума, и сотрудники могут принимать решение в зависимости от наличия столов. Это также позволяет различным членам команды сидеть и работать вместе. Совместное использование рабочего стола имеет много плюсов и минусов, но совместное использование рабочего стола также является проблемой.

Плюсы и минусы общего доступа к рабочим столам

Плюсы и минусы совместного использования рабочего стола

Как сделать рабочий стол совместной работы

Создание общего рабочего пространства - это все о стратегии и планировании.Для начала вам нужно, чтобы в рабочих местах было достаточно рабочих столов. Если вы пытаетесь сэкономить на столе слишком много и оставить меньше, чем требуется, эта система превратится в хаос. Или, если вы покупаете дополнительный стол, это не повлияет на использование совместного использования стола в вашем офисе. Вот несколько полезных советов, которые помогут сделать совместное использование рабочего стола эффективным:

Сходство

Конечно, вам предоставляется возможность выбирать разные рабочие пространства каждый день. Цель состоит в том, чтобы способствовать командной работе и лучшему сотрудничеству между сотрудниками, которым необходимо работать вместе в течение определенного дня или проекта.Убедитесь, что вы инвестируете в ту же инфраструктуру, и все стулья и столы одинаково удобны.

Сотрудник, предпочитающий рабочее пространство, потому что оно предлагает больше комфорта, не является целью. Приобретайте удобные эргономичные кресла и удобные столы в оптовых магазинах офисной мебели, чтобы получить более выгодные цены и отсутствие фаворитизма по отношению к конкретному столу.

Обучайте сотрудников

Согласно модели SCARF, изменения являются одним из основных факторов стресса на рабочем месте, и вы не хотите, чтобы ваши сотрудники испытывали стресс.Вместо того, чтобы просто вносить изменения, расскажите своим сотрудникам о важности и преимуществах этой системы на рабочем месте.

Связь

При внедрении изменений, таких как система горячего рабочего стола или общие рабочие столы на рабочем месте, возникнут некоторые проблемы. Убедитесь, что вы все слышите об опасениях своих сотрудников, и постарайтесь решить их должным образом.

План на будущее

Определите, сколько общих столов вам понадобится, а затем подготовьте их соответствующим образом.Пожалуйста, примите во внимание количество рабочих, их смены и другие факторы, влияющие на занятость. Дополнительные столы означают, что они есть у всех в часы пик, что может показаться нелогичным в отношении сокращения затрат.

Руководящие принципы

Внедрить общие рабочие столы сложно, но труднее удержать сотрудников. Убедитесь, что все сотрудники соблюдают этикет при совместном использовании рабочего стола, и следят за чистотой своих рабочих мест до прихода следующего сотрудника. Подчеркните важность более чистых рабочих мест.Также убедитесь, что ваша организация регулярно уделяет пристальное внимание санитарной обработке и уборке рабочих мест. Общие столы также увеличивают вероятность передачи микробов.

Обратная связь

Узнайте, как ваши сотрудники адаптируются к этому изменению. Вместо того, чтобы просто прислушиваться к их озабоченности, попробуйте получить анонимные отзывы о практике совместного использования рабочего стола. Таким образом, сотрудники могут открыто говорить о том, что они думают по поводу этого изменения на рабочем месте.

Совместное использование рабочего стола повышает производительность | Acuity

Недавний опрос 400 транснациональные корпорации обнаружили, что две трети планируют внедрить общий рабочий стол рабочих мест к 2020 году.Но исследования показывают, что у этих механизмов есть ряд результаты, многие из которых отрицательны.

А недавно опубликованное исследование 1000 австралийских сотрудников показало, что Среды с совместным доступом создавали ряд проблем. К ним относятся увеличенные недоверие, отвлекающие факторы, отказ от сотрудничества и негативные отношения. На Кроме того, наблюдается меньшая поддержка со стороны надзорных органов.

Другое исследование показывает что среда с общим столом может привести к маргинализации сотрудников, равнодушие и невнимание к коллегам, потеря идентичности и снижение организационная приверженность.

Эти и другие исследования должны служить предупреждением о совместном использовании стола. договоренности.

Замена рабочие места

Офисные помещения быстро меняются благодаря удаленной работе, технологиям и потребности в инновациях. Но стоимость также большой фактор.

Офисное помещение обычно это вторая по величине стоимость для организаций. И некоторые исследования показывают это вверх до 40% офисных площадей остаются вакантными единовременно.

Стоимость офисов - один из драйверов совместной работы. аранжировки, которые делятся на две категории: горячие рабочие столы и мероприятия работающий.Используя эти механизмы, работодатель может больше рабочих в существующее пространство и более эффективно использовать доступное пространство.

Hot-desking - это где сотрудники либо делят стол с другими, либо им не назначают постоянный стол и должен найти его при необходимости. Hot-desking возник как стратегия экономии места и удовлетворить потребности сотрудников, которые в основном работают вне офиса.

На основе деятельности работа, напротив, предполагает, что все сотрудники работают гибко и будет искать множество разных пространств для выполнения различных задач.В качестве такие, эти рабочие области предоставляют ряд рабочих настроек для разных типов мероприятий, таких как встречи, сотрудничество, личная работа, творчество и концентрация. Ожидается, что сотрудники будут переключаться между этими настройками при необходимо.

Сторонники работы по видам деятельности утверждают, что стоимость не является основным фактором его распространения. Скорее, компании внедрили его в привлекать и удерживать таланты, расширять сотрудничество и инновации, сотрудники благополучие и устойчивость.

Но многие исследования показывают, что совместный рабочий стол имеет негативные последствия. рабочие места, которые потенциально перевешивают преимущества.

Дайвинг в исследование

Некоторые исследования показывают, что наличие постоянный стол может быть не так важен, как планировка офиса или свобода персонализировать пространство.

Но сотрудники без рабочих мест жалуются нехватки столов, трудностей с поиском коллег, потраченного времени и ограниченного возможность персонализировать свое пространство. И, как отмечалось ранее, горячие столы было обнаружено, что это приводит к более высокому уровню недоверия, меньшему количеству дружба с коллегами и снижение восприятия супервизии поддержки.

Между тем, исследования активная работа показала, что лучше всего подходит для сотрудников, которые считают себя мобильными и независимыми, в значительной степени замкнутыми рабочие процессы. Для тех, кто хорошо работает в этих условиях, возможность выбрать рабочее место или зону исходя из индивидуальных потребностей и предпочтений как положительный. Другой положительный - это способность избегать нежелательного социального взаимодействия при необходимости, работая, например, в тихом месте.

Однако обратная сторона деятельности, основанной на деятельности, - это ситуации, в которых трудно найти уединение. или тихо, чтобы сосредоточиться.Другое исследование показывает, что сотрудники редко, если вообще когда-либо, переключаются между работой настройки. Хотя те, кто сменил рабочие станции, остались более довольными, там были сильные возражения среди тех, кто этого не сделал.

Библиотека CA ANZ: есть ли будущее у офиса?

Только 53% сотрудников в Великобритании считают, что дизайн их рабочего места способствует повышению производительности. В этом онлайн-журнале Криса Максвелла рассматриваются различные подходы к изменению рабочей среды, чтобы сделать ее более дружелюбной к людям и, следовательно, более продуктивной.

Работа, ориентированная на деятельность, также может влиять на социальную динамику в рабочее место, создание напряженность между теми, кто регулярно пользуется определенными пространствами, и те, кто этого не делает. Наконец, это может создать дополнительную работу, поскольку работники должны найти и настройте рабочее пространство, перемещайтесь между локациями, а затем удалите все в конец дня.

Итак, в то время как горячие рабочие столы и работа, ориентированная на деятельность, рекламируются как увеличивающиеся коммуникация, сотрудничество и эффективность, исследования показывают, что есть и другие результаты тоже.Хотя эти среды могут хорошо работать для некоторых сотрудников - например, те, кто очень мобильны и автономны - исследования показывают, что многие сотрудники плохо работают в такой среде.

Универсальное решение вряд ли будет успешным. Реализация одного может иметь негативное влияние на организацию, а также на работников. Работодателей необходимо учитывать различия в индивидуальных сотрудниках и в типе работы они берутся. Кроме того, исследования показывают, что стиль управления, а также социальные и культурные факторы будут иметь значительное влияние на успех рабочих мест, основанных на деятельности.

Рабочие места должны поддерживать как благополучие, так и продуктивность. Это требует более тонкий подход.

Фокусировка на фокусе

Многие сторонники договоренностей о совместном использовании пространства утверждают, что они делают рабочие места более производительны. Но исследования фактически проделанной работы в офисах предполагают обратное - что договоренности с общим пространством часто могут уменьшить продуктивность.

Одна из причин заключается в том, что многие сотрудники тратят большую часть своего времени на задачи, которые требуют концентрации. Исследование 2012 года, проведенное глобальной дизайнерской фирмой Gensler, на основе опросы 90 000 человек показали, что большинство офисных работников проводят половину своего дня или больше в режиме «фокус».Это то, что вы делаете, когда работаете по контракту, проверьте электронную таблицу, напишите заметку для своей доски или поговорите по телефону с член команды. По сравнению с другими видами работы (исследование Генслера противопоставило ей с «сотрудничеством, обучением и общением») такого рода работа занимает больше всего времени уделяется почти всем, от руководителей высшего звена до стажеров по маркетингу. Кроме того, большинство людей считают его самой важной работой.

Файтинг прерывание

Работа в фокусе требует, чтобы работники полностью погрузились в решение стоящей перед ними задачи. из них состояние, которое известный психолог Михай Чиксентмихайи назвал состояние «потока».Исследователи подсчитали, что после прерывания может потребоваться от 10–25 минут до его восстановления. С перерывом каждые 15 минут в загруженное рабочее пространство открытой планировки, возможно, вы никогда не достигнете наиболее продуктивного, погруженного в атмосферу штат.

Большинство людей, кажется, интуитивно понимают это. Глобальное исследование 2016 г. 1200 сотрудников и руководителей Oxford Economics обнаружили, что жаждут одного из своих офисов больше, чем из любого другого: возможность сосредоточиться на работе без прерывания.

Оксфорд обнаружил, что почти две трети руководителей считают, что у сотрудников есть инструменты, которые им нужны, чтобы отвлекаться на работе.Но менее половины сотрудники согласились. Казалось, что большинство проигрывает битву против прерывания.

Исследователь Либби Сандер сообщает об исследовании сотрудника на рабочем месте. отметив, что они были прерваны 80 раз за одно утро. «Прерывания включали импровизированное утро дня рождения. чай на рабочих станциях в нескольких футах от них, двое коллег сидят стоя аргумент, и другой сотрудник проводит громкую конференц-связь по громкой связи в открытой рабочей зоне », - говорит она.

Сотрудник ответы на вопрос: Что из перечисленного наиболее важно для вас в ваша рабочая среда?

Итак, как люди, которым нужно сосредоточиться, справляются с договоренностями о совместном использовании пространства? Исследования показывают, что многие люди пытаются взломать свои рабочие места, чтобы обойти систему и создать частную и предсказуемую среду, которая поощряет сфокусировать работу.«Люди часто приходят в офис рано, или задерживаются допоздна, или отправляются в путь. бдительный поиск тихого уголка », - говорится в отчете офисной мебели за 2016 год. группа Haworth, ссылаясь на множество психологических исследований.

И, конечно же, некоторые решают проводить больше времени, работая дома.

Сотрудничество бывает везде

Исследование Хауорта, как и предыдущее исследование Генслера, показало, что сотрудничество обычно основывается на большой целенаправленной работе. «Сотрудничество не в состоянии выполнить свое обещание, когда сосредоточенная работа ставится под угрозу в погоне за группой усилия », - говорится в сообщении.

Но исследование Генслера 2012 года также делает наблюдение, которое редко слышно в обсуждение рабочих мест: люди могут эффективно сотрудничать практически в любом месте, от специального «инновационного пространства» до участка открытого газона. «Наиболее важные «фактор сотрудничества - это то, с кем вы сотрудничаете, а не где», - отмечается в нем. «Космос играет роль, но второстепенную».

Связано: Пять ежедневных способов практиковать внимательность на работе

Будь то в поезде или за вашим столом, эксперт по осознанности Сара Салас показывает, как регулярные ежедневные короткие перерывы для практики внимательности могут снизить стресс и помочь вам лучше справиться.

Дэвид Уокер - редактор журнала Acuity .

Либби Сандер - доцент кафедры организационного поведения в Bond Business School при Университете Бонда и соавтор книги 2017 года Работа в 21 веке: как мне войти в систему? Эта статья изначально была опубликована на сайте The Беседа.

Ресурсы для бронирования столов

| Горячий стол

Две из наиболее распространенных сегодня стратегий совместного использования рабочих столов - это горячие рабочие столы и размещение в офисных помещениях.Хотя они схожи, они отличаются тем, что размещение в офисном отеле позволяет сотрудникам зарезервировать стол на установленный период времени, в то время как горячие столы распределяют места для сотрудников по мере необходимости, избавляя всех от необходимости иметь постоянный стол. Если ваша компания рассматривает возможность реализации любой из этих стратегий, вам сначала необходимо выяснить, действительно ли ваша организация подходит для гибкой офисной программы. Признаки того, что этот вариант может быть подходящим для вашей компании, включают:

  • У вас в основном мобильная рабочая сила
  • Ваша организация состоит из консультантов, группы продаж, которая приходит и уходит, или подрядчиков, которые работают только в офисе на полставки
  • План этажа вашего офиса гибкий
  • У вас есть офисы в разных городах
  • Вы хотите сократить площадь в квадратных метрах и сэкономить на аренде помещения
  • Вы заинтересованы в улучшении сотрудничества между отделами
  • Вы хотите привлечь адаптируемую современную рабочую силу, которая ценит гибкость

Если это похоже на вашу организацию, вам нужно разработать надежную стратегию для следующих шагов.Это будет включать обучение персонала новым процедурам (например, резервирование столиков в их мобильных приложениях) и подготовку офисных помещений к новой рабочей среде. Все, от качественной мебели до частных конференц-залов, имеет важное значение для эффективной программы работы с горячими столами или офисными отелями, и поэтому их необходимо решить до того, как вы официально начнете внедрять новую политику.

Один из наиболее важных аспектов любого плана внедрения - это совместная работа с отделами кадров и ИТ вашей организации.Переход к разделению рабочего стола связан с изменением привычек сотрудников как в работе, так и с изменением физической планировки офиса, поэтому крайне важно, чтобы HR помогал сотрудникам адаптироваться к этой встряске. Независимо от первоначальной движущей силы (финансовой, культурной или физической) важно, чтобы реализация новой стратегии не приводила к падению производительности или эффективности - на самом деле, вероятно, C-Suite будет стремиться к повышению эффективности. Таким образом, чтобы стратегия была успешной, FM должны сотрудничать с HR, чтобы понять, как работают сотрудники и как можно улучшить взаимодействие и процессы в офисе (например, предоставить сотрудникам интерактивный план этажа и интерактивные карты).Точно так же участие ИТ является ключом к плавному развертыванию, поскольку любая новая стратегия будет включать технологические обновления, которые необходимо будет внедрять, управлять и оценивать. ИТ всегда будут привратником технологий внутри организации, поэтому их вовлечение на раннем этапе позволяет им сообщить о любых тревожных сигналах, которые у них есть на раннем этапе, чтобы ваш проект не сорвался.

Более того, корпоративная культура организации играет важную роль в успехе или неудаче горячих столов и офисных отелей.Например, если компания предоставляет сотрудникам достаточную гибкость для достижения своих целей на работе, то успешный переход к любой из этих стратегий бронирования столиков гораздо более вероятен. В «Делойт Канада» было решено, что «горячие столы» являются правильным вариантом для их корпоративной культуры - компания перешла на «горячие офисные устройства во всех своих зданиях по всей стране» и обнаружила, что команды Deloitte «более вовлечены и продуктивны, когда они могут контролировать, как и где они работают ». Решение о внедрении горячего рабочего стола по всей стране было бы принято после обширных исследований и внимательного изучения совместимости с корпоративной культурой, включая общую философию организации в отношении свободы и гибкости на рабочем месте.

В дополнение к этим важным соображениям, FM должны решить, в какую систему бронирования столиков инвестировать. Это решение повлияет на то, насколько легко и эффективно ваша политика будет принята в вашей компании.

Некоторые вещи, которые следует искать в решении для бронирования столиков, включают:

  • Упор на удобство использования и простота внедрения
  • Данные и отчеты в реальном времени
  • Облачная система
  • Специальная служба поддержки для всех членов вашей команды

Также важно отметить, что даже после того, как соответствующее программное обеспечение установлено и вы оптимизировали офисную среду для совместного использования рабочего стола, разработка стратегии не прекращается.Постоянная эффективность требует, чтобы вы собирали отзывы и измеряли результаты своей новой стратегии, чтобы убедиться, что ваша команда действительно извлекает выгоду из политики.

Ресурсы:

12 ключей к успешной работе Hot Desking

Во второй части нашей серии статей о горячих столах мы исследуем передовые методы, необходимые для перехода к горячим столам в вашей организации.


В то время как тенденции предполагают большие возможности для «горячих» рабочих столов (см. Первую часть этой серии блогов), существуют серьезные опасения среди команд по недвижимости и на рабочем месте по поводу того, чтобы сделать это правильно.Некоторым сотрудникам, выполняющим индивидуальные офисные задания, может не понравиться переход к программе, которая угрожает их личному пространству.

Итак, как перейти на рабочее место с горячим рабочим столом, чтобы это было положительно одновременно для руководителей и сотрудников?

Ключевым моментом является повышение вознаграждения сотрудников.

Например, когда я работал дизайнером опыта в IDEO, у нас было много клиентов из списка Fortune 500, которые хотели, чтобы мы помогли им лучше развивать внутреннюю культуру инноваций.Нашим первым шагом было улучшение среды, в которой сотрудники сотрудничают, что потребовало от нас попросить сотрудников отказаться от части рабочего пространства, которым они владели как частные лица (не всегда легкая задача). Чтобы сделать это эффективно, мы показали им, что гораздо больший спектр сред и инструментов, которые они хотели бы использовать для определенных аспектов своего дня (например, места для собраний для мозгового штурма, частные телефонные будки, места для импровизированных встреч и т. Д.), По-прежнему доступны для них поблизости. , и что они могут владеть всем пространством и персонализировать его по своему усмотрению.Оглядываясь назад, можно сказать, что такое приложение для работы на рабочем месте, как Comfy, было бы бесценным.

Вот двенадцать передовых практик от наших корпоративных клиентов и экспертов по проектированию рабочих мест, которые сделают ваш переход к горячему столу успешным.

НАСТРОЙКА

1. Соблюдайте баланс.

Поиск свободного стола в то время, когда офис загружен, иногда может вызывать беспокойство у новых сотрудников - вот почему правильное соотношение людей к общим столам является ключом к обеспечению работы системы.Также важно помнить, что не всем следует участвовать в горячих рабочих столах: сотрудники, которые обычно проводят 80% или больше своего времени за своим столом, должны выполнять служебное задание. Команды, работающие с клиентами, такие как отделы продаж, маркетинга, работы с клиентами и менеджеры, которые, как правило, путешествуют или реже работают в офисе, могут поддерживать высокий коэффициент совместного использования рабочего стола, в то время как офисные команды, такие как инженеры, финансы и администрация, обычно не делают этого. т.

Проведите исследование, чтобы понять привычки сотрудников - с помощью опросов сотрудников, качественных интервью или данных об использовании пространства, собранных с помощью таких технологий, как датчики, - чтобы решить, кто должен участвовать и сколько рабочих столов необходимо.И помните, что всегда есть место для повторения; Ошибка в отношении наличия большего количества рабочих столов - хороший способ начать, поскольку всегда легче познакомить больше людей с тем или иным этажом позже.

2. Помните: небольшое разнообразие (в рабочих местах) имеет большое значение.

Индивидуально назначенные столы и кабинеты обычно поддерживают множество различных форм работы, но на самом деле не подходят ни для одного из них особенно хорошо. Обеспечение доступа к разнообразным пространствам для каждого режима работы - самое большое преимущество гибкого рабочего места.Вот несколько обязательных мест:

Места для уединения , такие как телефонные будки и столы с большей акустической конфиденциальностью, должны быть расположены в нескольких минутах ходьбы от всех столов. Сотрудники должны иметь возможность быстро уйти в личное пространство, когда им нужно ответить на звонок.

Комнаты для совещаний также могут поддерживать импровизированные встречи один на один. Назначенные столы и кабинеты никогда не были хорошими для поддержки такого типа совместной работы, но эти типы пространств служат ей хорошо.

Пространства для приземления (например, мягкие зоны отдыха, прилегающие к кластерам рабочих станций) должны быть вложены по всему офису. Они служат прекрасным местом, чтобы временно остановиться на пути к тому, что будет дальше, или начать спонтанный разговор, а также служат прекрасной альтернативой сидению за столом.

Кафе и открытые кухни поощряют собирание и случайные беседы, а также они служат более социальной альтернативой индивидуальной работе, когда сотрудники не против быть немного общительными.

Альтернативные пространства для совместной работы , включая комнаты для интерактивных досок и мозгового штурма, а также пространства с возможностями телеконференций или проецирования, служат для развития и стимулирования различных способов сотрудничества (помимо стандартного конференц-зала со столом).

3. Создайте окрестности.

Еще один способ упростить процесс прибытия - разделить рабочее место на районы или определенные группы столов для команды. При совместном использовании столов с меньшим населением, изменение немного легче управлять, и это гарантирует, что сотрудники могут надежно находить коллег и сидеть рядом с членами команды.

4. Выделить места для вещей.

Одна из самых частых жалоб на горячий стол - нехватка места для ваших вещей. Шкафчики являются ключевыми, и их следует распределить по всему офису так, чтобы они были относительно близко к каждому кластеру рабочих станций.

В ФОКУСЕ ОПЫТА

5. Упростите выбор стола по прибытии.

Если вы можете сосредоточиться на том, чтобы правильно провести хотя бы одну часть пути сотрудника в течение типичного рабочего дня, сосредоточьтесь на прибытии.Поездка на работу может быть стрессовой, и сотрудники просто хотят успокоиться, как только они войдут в дверь.

Подобно тому, как Google Maps или Yelp помогают ориентировать пользователей на новое место и находить то, что им нужно, приложения для работы на рабочем месте, такие как Comfy, могут сыграть большую роль, помогая сотрудникам облегчить себе рабочий день. Предоставляя сотрудникам простой и интуитивно понятный способ найти доступный стол и потребовать его, приложения для работы на рабочем месте уменьшают трения, обычно связанные с моментами прибытия.Благодаря тому, что в режиме реального времени видно, какие рабочие столы доступны и насколько они близки к необходимым инструментам и ресурсам, сотрудники могут найти рабочее место и быстро освоиться.

В то время как некоторые люди и компании предпочитают резервировать стол заранее, другие предпочитают требовать стол, просто выбрав один и сев за него. Наше приложение поддерживает и то, и другое.

6. Помогите сотрудникам найти то, что им нужно.

В динамичной среде, где все является мобильным, обеспечение того, чтобы сотрудники находили то, что им нужно, может стать проблемой.И это может быть особенно актуально для новых сотрудников или людей, незнакомых с новым местоположением или в большом офисном городке. Приложение для работы на рабочем месте, такое как Comfy, которое предлагает возможность поиска ближайших удобств, таких как кафе, шкафчики, принтеры и доступные места для совместной работы - или даже расположение рабочего стола коллеги, - может иметь большое значение для того, чтобы сотрудники были счастливы и продуктивны, предоставляя то, что они нужно, где и когда им это нужно.

7. Не забывайте о мелочах.

Когда у сотрудников больше нет назначенного стола, мелкие детали имеют большое значение.Определите необходимые предметы для каждой рабочей станции и то, что вы дадите каждому сотруднику горячего рабочего стола, чтобы он мог носить их с собой (например, их собственную клавиатуру и мышь Bluetooth). В зависимости от стиля работы вашей компании мониторы на каждой рабочей станции, вероятно, просто необходимы. Там тоже должны быть донглы, и не забывайте про удобные дезинфицирующие салфетки, чтобы поддерживать чистоту и чистоту поверхностей общего оборудования.

8. Предоставьте сотрудникам возможность персонализировать свое пространство.

Выбор места работы - это лишь одна из составляющих того, как сотрудник переживает свой день.Им тоже нужно иметь возможность персонализировать свой опыт. Такие приложения для работы на рабочем месте, как Comfy, позволяют пользователям запрашивать настройки температуры и освещения, чтобы они чувствовали себя более комфортно в любом рабочем месте, которое они выбрали.

УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ

9. Заблаговременно заручитесь поддержкой всех заинтересованных сторон.

Как и любое управление изменениями в крупной организации, переход к оперативному управлению требует одобрения, поскольку вы сотрудничаете по плану с внутренними заинтересованными сторонами - все, от производственных помещений до ИТ-подразделения до отдела кадров, должны понимать, как это влияет на сотрудников, и быть в курсе доска, чтобы поддержать его.Получите поддержку со стороны высшего руководства как можно раньше. Убедитесь, что руководители групп вкладывают много средств в опыт и инструменты, которые сделают работу их команд лучше, чем это было раньше.

10. Сначала запустите пилот.

Попробуйте пилотный проект на одном этаже с преданной командой и повторите, чтобы показать людям, что он был протестирован и доказан, по мере того, как вы развертываете его более широко.

11. Помогите заинтересовать сотрудников!

Самое главное, общайтесь заранее и часто, задолго до запуска.Удивите сотрудников, сосредоточив внимание на всех новых удобствах и преимуществах, которые это изменение принесет на их рабочее место.

12. Регулярно получайте обратную связь и просматривайте данные, чтобы знать, как улучшить.

После запуска очень важно следить за тем, что происходит и как это работает. Регулярно опрашивайте сотрудников, чтобы узнать, как они реагируют на изменения, и внимательно изучите данные, чтобы определить, работают ли коэффициенты планирования пространства. Можете ли вы увеличить коэффициент и по-прежнему радовать сотрудников? Используйте данные, чтобы внести осознанные корректировки и найти правильный баланс.

В конечном счете, ключом к успеху «горячего рабочего стола» является предоставление сотрудникам возможности выбора и возможности персонализировать свое рабочее место. Мы считаем, что предоставляя сотрудникам более широкий спектр рабочих условий, которые поддерживают каждый способ сосредоточения внимания и сотрудничества, и предоставляя им инструменты для поиска людей, мест и вещей, необходимых для достижения успеха, мы считаем, что это может быть успешным.