Как правильно организовать документы дома. Как хранить важные документы и семейные архивы. Вам будет также интересно

Наверно у каждого человека складывались такие обстоятельства, при которых нужно было срочно найти дома какой-то документ. Было и у вас наверно такое? И как вы справлялись с этим? Поиск занимал всего несколько минут? Или целый день и всей семьей:wacko: ? Если второе, то вам пора задуматься об организации хранения документов. Звучит сухо, «по-казенному». Но что поделать… Реалии таковы, что «без бумажки ты букашка». Система хранения документов дома – это просто.

Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.

Здоровье или Медицина

В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.

Медицинские документы желательно все копировать, т.к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т.к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.

Коммунальные платежи

В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.

В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.

Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.

Банк

Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.

Работа

Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.

Авто или Транспорт (если имеются)

Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.

Недвижимость

В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т.д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.

Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.

Техника

В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.

Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.

Личные документы

Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.

Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.

Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.

• Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.
• Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.
• Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе. Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.
• Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.
• Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей:good: .

Доброе всем время суток! Сегодня нашей темой станет хранение документов в доме: как и где хранить, сколько нужно хранить чеки, квитанции, договоры и многое другое. Надеюсь, вам будет интересно, и вы с легкостью сможет навести порядок в домашних документах и бумагах. Я подготовила: чек-лист по сортировке документов, ссылки на органайзеры для хранения документов и несколько фото с идеями. Ну что, начнем?

Что будет, если хранение документов в доме не организовано?

Вначале давайте подумаем, а зачем оно нам? Какой смысл тратить целый день на организацию хранения документов в квартире. А такой: вы избавитесь от следующих «вреднючек», пожирающих ваше время, силы и порядок в доме. А уж говорить о достижении такой цели, как организация порядка в доме раз и навсегда, и говорить не придется.

Итак, правильно организовав хранение документов в доме, мы спасем себя от:

1. Долгих поисков в панике нужного документа, когда до выхода или их отправки остаются минуты;
2. От посягательств наших любимых: следов от кофе мужа, рисунков детей и зубов домашних любимцев;
3. От захламления наших полок, рабочих столов.

Кроме того, когда мы будем организовать хранение документов, то нам нужно позаботиться о том, чтобы сделать копии особо важных бумаг на случаях ЧП, а также скрыть их от посторонних глаз.

Я не буду перечислять их здесь, дабы не привлечь их

В чем хранить домашние документы. Как удобно хранить документы дома? Основные этапы на пути к порядку

Существует множество ситуаций, в которых мы используем страховые полисы, справки, грамоты. Поэтому, чтобы необходимые бумаги находились под рукой, люди вынуждены хранить документы дома. Но как правильно это делать, чтобы ничего не потерялось и не испортилось?

Какие документы нужно хранить?

Любой современный человек имеет массу бумажек на все случаи жизни. Но далеко не каждую из них стоит хранить.

Перечислим документы, иметь которые дома нужно обязательно:

• Список открывают паспорта и другие семейные документы. Например, завещания, свидетельства.
• Справки, доверенности, расписки и прочее, связанное с недвижимостью и транспортом.
• Грамоты, дипломы, аттестаты, сертификаты, подтверждающие наличие образования.
• Бумаги, связанные с профессиональной деятельностью: трудовые книжки, договоры, контракты.
• Результаты обследований, медицинские полисы и карточки.
• Гарантийные талоны, чеки к бытовым приборам и мебели.
• Связанные с налогами бумаги.

Отдельно можно выделить электронные документы или просто данные в цифровом формате. Как правило, они соответствуют одному из указанных выше пунктов и тоже подлежат хранению.

Как долго следует хранить бумаги?

Документы можно разделить по времени хранения. Оно зависит от срока действия каждой конкретной корочки.

• Перманентные. Такие бумаги должны находиться под рукой всегда. Это свидетельства о браке, рождении, дипломы, подтверждающие образование, медицинские данные, заверенные нотариусом сведения, завещания, пенсионные свидетельства.
• Долгосрочные. Документы на недвижимость, автомобиль и дорогие вещи. Также к ним относятся профессиональные бумаги. Сюда же можно определить чеки, квитанции. Это то, что хранится достаточно долго и остается актуальным на протяжении определенного периода времени.
• Краткосрочные. Справки об услугах врачей, юристов, учителей рекомендуется сохранять в течение трех лет. Коммунальные договоры и выписки предполагают тот же срок.
• Бесполезные. Сразу можно выбросить ненужные учебные, информационные материалы, инструкции к досконально изученным вещам, расчетные листы и прочее.

Отдельно можно отметить необязательные документы, которые, однако, имеют большое значение для их владельца. К ним относятся

Семейный архив, или как хранить старые фотографии и документы.

Организованное хранение вашей семейной «истории» означает их хранение в соответствии с определёнными правилами. В этой статье мы вкратце опишем 5 простых шагов, которые помогут вам привести в порядок ваш «семейный архив» документов и фотографий и обеспечить легкий поиск требуемой вещи в случае необходимости.

Шаг 1. Собрать всё в одном месте

Перед началом работы по архивации вашей истории или семейного архива вы должны определить довольно просторное место (комнату). Тут вы сможете собрать всё искомое воедино. Это поможет вам видеть все вещи сразу и не метаться по дому в поисках того или иного документа, фотоальбома, сувенира и пр. При этом следует придерживаться правила: если вещи размещены в определенных конвертах, коробках или папках, сначала держите их там, где они находятся первоначально. Хотя некоторая часть этих коробок, конвертов и папок наполнялась без какой–либо организации, большинство из них наверняка заполнялись с определённым смыслом. Например, в конверте собраны фотографии определённой даты, места, события и т.д.

Итак, первый шаг – ознакомиться с содержанием каждого конверта, папки, коробки. В большинстве случаев вы, скорее всего, столкнётесь со случаем, когда вещи сваливались безо всякой системы. И ваша задача теперь – разобрать этот хаос и определить будущую систему хранения каталогизации вещей.

Шаг 2.  Сканируйте документы и фото. Делайте заметки, упорядочивайте вещи по типу

Сгруппируйте фотографии, документы, вещи по их типу, дате и т.п. Разложите их в определённом вами порядке. Сразу делайте заметки, в какой «кучке» что собрано. Теперь можно приступить к сканированию фотографий и документов.

Сканируя документы и фотографии, сразу размещайте их сканы в соответствующие папки вашего компьютера с обязательным соблюдением «иерархии» этих папок. Назовите общую папку «Семейный архив», а внутри неё стройте дерево иерархии.

Шаг 3. Выберете коробки, папки и органайзеры для хранения вещей

Важный шаг выбор правильного типа коробок и папок для размещения ваших  рассортированных предметов.

• Фотографии желательно собирать в альбомы в зависимости от размера фотографий и строго придерживаться принятых правил: по субъектам, датам, возрасту субъекта и т.п.

• Важные бумажные документы в плохом состоянии стоит заламинировать. Это сохранит их дольше, чем файл. Но в случае невозможности этого, сложите их внутрь прозрачного файла вместе с листом обычной сухой бумаги, выдавите воздух и оденьте файлы в жесткую папку.
• Так же с листом чистой сухой бумаги хранят старинные бумажные деньги, по одной купюре в один файл. Есть файлы размером вполовину от обычного листа. Их обычно используют бухгалтера для банковских выписок.  

Очень хорошим местом хранения документов и фотографий являются специальные шкафы-стелажи или коробки. Коробки для хранения должны быть крепкими, с плотными крышками, разного размера для предметов разной величины.

Внутрь коробок положите пакетики с силикогелем, для предотвращения сырости. Для бумажного семейного архива сырость и сухость — враги номер один. Особо ценные для вас вещи следует хранить в банковских ячейках.

Почему влажность в доме — это ваше здоровье

Шаг 4: Выберите место, куда вы собираетесь сложить вещи

Теперь, когда вы рассортировали вещи и сложили их в соответствующие коробки, альбомы и пр., следует подумать о месте их хранения. Главным приоритетом при этом должна быть сохранность вещей. Соблюдайте следующие правила хранения:

• избегайте для хранения таких мест, как холодный чердак и сырой подвал дома;
• не располагать шкафы с вещами вблизи водопроводных труб или дождевых стояков;
• не складывайте ничего в неотапливаемых гаражах и навесах.

Шаг 5: Семейный архив — поделитесь документами и вещами с другими членами семьи

Поскольку вы не хотите, чтобы ваш поистине титанический труд пришлось повторять вновь вам или вашим близким, сделайте две важные вещи:

1. сфотографируйте большинство объектов хранения и поделитесь фотографиями  с другими членами семьи;
2. создайте в компьютере общую базу всех предметов. Для этого подойдут стандартные программы Excel, Access, и другие.

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

SaveКак ваш гаджет поможет в поездках

Как навести порядок в доме

Как удобно хранить бумажные документы дома – Газета «Право»

Понравилась статья? Следите за новыми идеями из мира строительства, дизайна, полезных советов в нашем канале. Подписывайтесь на нас в Яндекс.Дзене. Подписаться.

Все известна детская (а может и не очень детская), поговорка, которая гласит, что без бумажки – ты букашка, а вот с бумажкой – человек. Как бы это обидно не звучало, но в этих словах заключена стопроцентная истина, отсутствие нужного документа в определенной ситуации может испортить жизнь любому. Конечно, потеря важной «бумажки» – дело не смертельное, однако, зачастую ее восстановление требует столько времени и нервов, что сто раз пожалеешь о том, что с детства мама не приучила тебя к порядку и правильному обращению с документами с детства.

Какие документы есть в каждой квартире

Достаточно большое количество документов окружает любого человека с рождения. Через 3-4 дней после родов, родители выправляют ребенку его первый документ – свидетельство о рождении. Важно: этот документ будет нужен ему на протяжении всей жизни. Затем на ребенка заводят медицинскую карту, которая также, в идеале, будет нужна ему на протяжении всей жизни. Особенно, важным документам становиться медицинский полис (ОМС), по которому в России его будут лечить бесплатно в любой точке страны.

По наступлению 14- летнего возраста молодому человеку вручают основной документ – паспорт. Затем количество документов будет нарастать в геометрической прогрессии – свидетельство о среднем образовании, права, диплом ВУЗа, ИНН и прочая и прочая. Взрослая жизнь добавляет документы человеку постоянно, вплоть до пенсионного удостоверения (хотя,  как говорят, его скоро сделают виртуальным).

Документы о коммунальных платежах

Все документы, которые фиксируют какую-либо оплату, необходимо хранить длительное время. Особенно это касается коммунальных платежей и оплаты за телефон, компьютерную сеть, интернет и так далее. Самый лучший вариант – хранить эти документы в отдельных папках по тематике. На папку надо наклеить наклейку и написать на ней – «Платежки за коммуналку», например. Также надо поступить и с другими направлениями – оплатой за капитальный ремонт, за телефон, интернет.

Отдельно можно завести папку, где будут храниться листы с показаниями счетчиков – по газу, воде, электричеству.  В папках должны храниться квитанции об оплате за услуги. Учитывая то, что исковая давность большинства документов – три года, дольше этого срока платежки хранить нет смысла. Хотя в юридической практике есть примеры, когда старые квитанции помогали решить вопрос в пользу их владельца. Поэтому можно хранить их и дольше, было бы место.

В доме всегда есть бытовые приборы. К ним прилагаются разные документы:

• паспорт изделия;
• гарантийный талон;
• инструкция по эксплуатации.

Эти документы, особенно гарантийный талон и инструкция по эксплуатации, могут быть весьма важны. Конечно, после окончания гарантийного срока талон уже не имеет силы, но инструкция может пригодиться в любой момент, особенно учитывая тот факт, что у нас ее читают только тогда, когда устройство ломается. Эти документы надо разложить по направленности – кухонная техника, музыкальная, компьютерная и т.д. Для их хранения можно приспособить ненужную коробку, написав на ней перечень хранимых документов фломастером, чтобы было лучше видно.

Домашнее делопроизводство | Модный женский журнал – Виорина

Умение организовать хранение документов и важных бумаг дома не менее важно, чем делопроизводство в маленькой фирме. В краткосрочной перспективе это кажется пустяком, зато в долгосрочной перспективе может превратиться в головную боль. Особенно, если нужно срочно найти договор купли-продажи, паспорт, медицинскую выписку и т. д.

Как организовать хранение домашних важных бумаг

Организация хранения. Придумать систему подачи, например, все будет храниться в папках или коробках. Никогда не хранить все документы в одной папке.

Разные цвета папок. Файлы, папки или наклейки разных цветов превратят систему хранения в удобную и понятную. Помогут легче и быстрее найти различные документы или бумаги.

Безопасность. Держать домашние документы, только там, где есть уверенность в их безопасности. Документы не должны быть в легкодоступных местах, где их могут увидеть, а тем более взять случайно попавшие в дом люди (монтер, контролер и т. д.).
Не скупиться и выделить отдельную часть шкафа для домашних бумаг. Самые важные из документом можно хранить в сейфе, а их копии в папках с документами. При этом нужно вложить в папку лист бумаги с указанием, что, например, паспорт лежит в сейфе.

Классифицировать папки с документами по темам:
• Документация, связанная с автотранспортом.
• Банковские договоры на депозиты, карты, ПИН-коды к картам, ипотечные договоры и прочее.
• Паспорта.
• Свидетельства о рождении, о браке и тому подобное.
• Документы на жилье, дачные участки и постройки.
• Инструкции.
• Страховые полисы.
• Медицинские карты, выписки, рентгеновские снимки и прочее.
• Сервисные контракты, аварийные телефоны.
• Налоговые декларации за последние пять лет.
• Гарантии.
• Чеки на оплату коммунальных услуг за пять лет.
• Чеки на крупные покупки.

Некоторые из категорий разделить на несколько подразделов. Например, раздел «Банковские документы» можно сделать из файлов: «Карты», «Депозиты», «Ипотека».
Для всех важных документов должны быть сделаны ксерокопии.

Полезно иметь корзинку для новых документов. В нее складывают вновь поступившие документы (чеки, выписки, декларации). Затем раз в неделю или десять дней корзинку разбирать и складывать документы в нужные папки.

Если папка с документами переполнена, значит, пора менять ее на более объемную или сделать подкатегории для этой папки. Например, разложить чеки в файлы по месяцам. Так будет проще найти важные документы.

Admin Via

Похожие статьи:

Организация и хранение документов: удобно и красиво

С того момента как вы родились документы сопровождают вас всю вашу жизнь. Сначала это свидетельство о рождении с вашим полом, ФИО и другой основной информацией. После этого, когда вы начинаете наблюдаться в поликлинике, у вас появляется медицинская карта. В ней находится информация о здоровье, перенесённых болезнях и прививках. Далее, чтобы иметь право на использование медицинских услуг, вы получаете полис обязательного медицинского страхования. Когда человеку исполняется 14 лет, он получает свой первый паспорт гражданина Российской Федерации. Если вы изъявляете желание водить автомобиль, вам необходимо получить водительские права. Чтобы устроится на работу, вы должны иметь в наличии ИИН, страховое свидетельство (на него будут перечислятся пенсионные зачисления работодателем), а также резюме. Да для всего, оплаты услуг, квартиры и многого другого, нужны определённые документы. И все они должны где-то храниться так, чтобы вы не запутались и не потеряли не один из них.

Давайте разберём план сортировки документов по порядку. Для начала нужно выложить все документы перед собой на кровать, стол или что-то ещё. После этого выберите все старые чеки, ненужные платёжки и квитанции и выбросите их. Они вам не нужны и будут только занимать место. Так же можете со спокойной душой выкидывать старые загранпаспорта, полисы и проездные с истёкшим сроком годности. Оставшиеся документы нужно рассортировать по их назначению. В основном они делятся на деловые бумаги, различные договора, актуальные счета на оплату, банковые документы и так далее.

Хранение банковских карт и визиток

Те карточки и визитки, которые вы используете часто, нужно оставить в кошельке. Желательно, чтобы он был большим и имел много специальных отделений для карточек. Визитки, которыми вы пользуетесь редко, желательно убрать в визитницу, которая должна храниться на видном месте: в коридоре, на рабочем месте и так далее.

Банковские карты, которыми вы не пользуетесь, можно хранить вместе с остальными банковскими документами.

Хранение инструкция к технике

Для начала разложите их по группам: большие, маленькие и средние. Все ненужные сразу же выкиньте. Для хранения можно взять коробку из-под обуви. Желательно, чтобы она была прочная и длинная. Положите в неё инструкции и уберите коробку в шкаф или комод.

Так же можно использовать пластиковый контейнер. Для удобства можно приклеить стикеры с названиями приборов. Если вы не выбрасываете коробку из-под какого-то прибора, положите инструкцию в неё.

Хранения документов, связанных с бытовой жизнью

Храните отдельно документы каждого члена семьи, включая домашних животных, если таковые имеются.

В магазине канцелярских товаров всегда продаются разноцветные папки. У каждого члена семьи должен быть свой цвет.

Все документы складываем в файлы и вставляем в папку с кольцами. На папку можно приклеить бумажку, на которой будет написано имя человека, которому она принадлежит. Сначала должны идти файлы с небольшими документами: паспортами, трудовыми книжками и пенсионными свидетельствами. Далее идут документы, связанные со здоровьем. Это различные страховые полисы, медицинские карты и так далее. Потом документы о квартире.

Если говорить о месте для хранения папок, то самое лучшее – это шкаф или комод. Так же существуют специальные боксы я ящиками для хранения документов. Его можно установить на столе, за которым вы работаете. Вы сможете доставать документы во время работы по мере надобности, что очень удобно.

Организация и хранение документов дома. Как навести порядок в домашних бумагах (1 видео)

 

Аккуратное хранение документов (8 фото)

Как лучше хранить документы: сроки и места

• Новости
• Мода
• Отношения
• Гороскоп
• Красота
• Здоровье
• Звезды
• Стиль жизни
• Психология
• Конкурсы
• COSMO-ПУТЕШЕСТВИЕ
• Видео
• Блог редакции
• Спецпроекты
• Контакты

• Гороскоп совместимости
• Камасутра
• Счётчик калорий
• Калькулятор веса
• Полный шкаф

Подпишись на журналы